Prof Stefano Pigliapoco LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI

Prof. Stefano Pigliapoco LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI Sintesi dei lavori del Tavolo tecnico costituito dal CNIPA Bologna, 20 aprile 2006 s. pigliapoco@fastnet. it

Il tavolo tecnico costituito dal CNIPA ¤ Il tavolo tecnico sulla “Conservazione sostitutiva dei documenti” è stato costituito dal CNIPA nel mese di gennaio 2006 su indicazione del gruppo di lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale, a sua volta costituito con D. M. 10 novembre 2004 ¤ Il coordinamento dei lavori è affidato alla dr. ssa Maria Grazia Pastura del Ministero per i Beni e le Attività culturali ¤ L’obiettivo è la elaborazione di linee guida per la gestione e la conservazione delle diverse tipologie di documenti

Conservazione dei documenti informatici ¤ Il documento deve essere considerato come parte costitutiva di un fondo, come elemento unico di un complesso organico, e non solo come entità singola. ¤ Di conseguenza, la conservazione dei documenti informatici comporta la conservazione, oltre che dei documenti stessi, anche delle relazioni che li legano ai loro precedenti e susseguenti, ai dati descrittivi delle unità archivistiche li contengono, delle relazioni tra queste e le altre unità di pari livello o di livello superiore ¤ Ciò equivale a dire che non si può garantire la conservazione della memoria digitale se non si assicura preventivamente la formazione dei fascicoli informatici

Conservazione dei documenti informatici ¤ ¤ La conservazione della memoria digitale, pertanto, richiede una precisa volontà e un forte impegno del soggetto produttore, il quale deve creare le condizioni per renderla possibile. Al minimo, è necessario: • predisporre gli strumenti archivistici e organizzativi, individuando le responsabilità (ISO 15489) • utilizzare per la produzione dei documenti formati elettronici aperti, standard e documentati • utilizzare un sistema di protocollo informatico conforme alla normativa vigente e corretto sotto il profilo archivistico • valorizzare, per ogni unità documentaria e archivistica, nonché per il soggetto produttore, un insieme di metadati che tenga conto anche del processo di conservazione

Conservazione dei documenti informatici ¤ ¤ Il tempo di vita delle firme elettroniche è relativamente breve • i certificati elettronici sono conservati presso il Certificatore fino a un massimo di 10 anni dalla data di scadenza o revoca • vulnerabilità degli algoritmi crittografici Di conseguenza, occorre coniugare l’esigenza di avviare il processo di conservazione dei documenti informatici contestualmente alla loro registrazione nel sistema di protocollo informatico, per mantenere inalterate nel tempo le loro caratteristiche di autenticità, stabilità e intelligibilità, con l’esigenza di attendere il completamento dei procedimenti amministrativi prima di eseguire il processo di conservazione delle unità archivistiche con il relativo patrimonio informativo

Conservazione dei documenti informatici ¤ ¤ ¤ La generazione di marche temporali prima della scadenza dei certificati elettronici relativi alle firme apposte ai documenti informatici, per prolungarne la validità nel tempo, complica il processo di conservazione digitale Così come appare complesso il meccanismo che prevede l’apposizione ripetuta di firme elettroniche, da parte del Responsabile della conservazione e di un pubblico ufficiale, ai documenti conservati (o a un loro insieme o all’insieme delle loro impronte digitali) quando questi sono sottoposti al processo di conservazione o di riversamento sostitutivo Si sta valutando la possibilità di sostituire tali meccanismi con funzionalità del sistema di conservazione che permettano di verificare la correttezza di tutte le elaborazioni eseguite (modello OAIS)

Conservazione dei documenti informatici ¤ In altri termini, si sta valutando la possibilità di dare attuazione al principio della custodia ininterrotta, secondo il quale l’autenticità dei documenti informatici può essere garantita: • provando l’esistenza, dal momento della loro produzione, di una serie ininterrotta di custodi responsabili • dimostrando il regolare funzionamento del sistema di conservazione • dimostrando la puntuale esecuzione delle procedure che realizzano il modello conservativo

Centri di conservazione digitale (Ce. Co. Di) ¤ Il complesso delle attività da svolgere, i requisiti giuridici da soddisfare e le competenze professionali necessarie per la corretta formazione e conservazione della memoria digitale non sono alla portata della maggior parte delle amministrazioni pubbliche ¤ Per questo motivo è opportuna la costituzione di Centri di conservazione digitale (Ce. Co. Di), ovvero di strutture dedicate alla conservazione della memoria digitale di più soggetti produttori e dotate di tecnologie avanzate e personale archivistico informatico altamente qualificato

Centri di conservazione digitale (Ce. Co. Di) ¤ La formazione della memoria digitale avviene presso l’ente produttore ¤ Il Responsabile del servizio di protocollo informatico garantisce l’esecuzione delle operazioni di registrazione di protocollo, classificazione e formazione dei fascicoli informatici, predisponendo i necessari strumenti archivistici ed organizzativi ¤ Il Responsabile della conservazione opera presso il Ce. Co. Di e garantisce l’esecuzione del processo di conservazione della memoria digitale degli enti che si avvalgono dei servizi del Centro