Prof Dr Nilay ABUK KAYA Ankara niversitesi Dil

Prof. Dr. Nilay ÇABUK KAYA Ankara Üniversitesi Dil ve Tarih-Coğrafya Fakültesi Sosyoloji Bölümü E-mail: cabukkaya@gmail. com

YÖNETİM YÖNETSEL DÜŞÜNCE PLANLANMA VE ÖRGÜTLEME

İÇERİK GİRİŞ 1 -ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK 1. 1. Yetki 1. 2. Yetkinin Özellikleri 1. 3. Yetkinin Kaynağı 1. 4. Yetkinin Önemi 1. 5. Yetki Devri 1. 6. Sorumluluk 1. 7. Yetki Miktarı 1. 8. Denetim alanı

1 -GİRİŞ-I Bu derste geçtiğimiz derste ele aldığımız örgütleme ilgili konulara devam edeceğiz. Özellikle örgütsel yetki ve sorumluluk, denetim alanı, kurullar, örgüt şemaları ve doğal örgütler ele alınacaktır.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-1 1. 1. Yetki: Bir örgüt içinde bulunan yönetsel makamlara verilmiş bir özelliktir. Yetki karar verme, diğerlerini harekete geçirme ya da örgütsel amaçları başarmak için belirli görevleri yaptırma hakkıdır. Yetki, örgütü birarada tutan bir yapıştırıcıdır. Örgütleme açısından yetki, yöneticinin bir işin yapılması karşısında örgütsel amaçlara ulaşmada kendi astına ricada bulunmak veya astın o işi yapmasını istemek hakkıdır. Bir örgütte yöneticinin yetkisi şu davranışları içerir: 1. Kendi yetkisi ile karar vermek. 2. Astların görevlerini belirlemek. 3. Astlardan yeterli bir başarı sağlanmasını beklemek ve istemek. Yetki devredilebilir. Örgütlerde yetki devri bir yöneticinin kendi işini yapması konusunda astlarına yetki vermesidir. Yetki devrinin varlığı sadece yöneticilerin değil, işgörenlerin de iş yapma hakkına sahip olmalarını sağlar.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-2 Her bireyin bir takım sorumlulukları vardır; çünkü, herkesin yapısal bir işi veya fonksiyonu bulunur. Sorumluluk devredilemez. Bir yöneticinin, astına yetkisini devretmesi halinde kendi sorumluluğunda en küçük bir azalma söz konusu değildir. İşi başkaları yapsa bile sorumluluk her zaman yöneticidedir. Öyleyse yetki verme işi ancak çok dikkatli hazırlanmış bir plan dahilinde yapılmalıdır. Üst bir yönetici işin nasıl gittiğini düzenli olarak takip etmelidir. Yetkilendirme, bireyin hem kendine hem de başkalarına güven duymasını bir ön koşul olarak gerektirir. Dolayısıyla, yönetici, güveninin kötüye kullanılması veya görevin tatmin edici bir biçimde yerine getirilmemesi riskini göze almak zorundadır. Bu durumda bile, birine görev vermiş olan yönetici bir üst otoriteye hesap verebilmelidir. Plan geri teptiğinde işgörenleri suçlamak hiç de iyi bir izlenim yaratmaz.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-3 1. 2. Yetkinin Özellikleri: Tanım incelendiğinde yetkinin dört özelliği ortaya çıkmaktadır: - Birincisi, yetki bir haktır. - İkincisi, yetkili kişi hakkın kullanılması ile dolaysız olarak kendi davranışları üzerinde, dolaylı olarak da başkalarının davranışları üzerinde söz sahibidir. - Üçüncüsü, yetkili kişinin, istediği davranışlarda bulunabilmesi için ödüllendirme ve cezalandırma gücüne sahip olmasıdır. - Dördüncüsü ise, yetkiyi kullanma hakkı bireylere değil, yöneticiye bir makamı işgal ettiği için verilmiştir ve o mevkiye bağlıdır. O mevkiyi kim işgal ederse, bu hakkı o kullanacaktır.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK 4 1. 3. Yetkinin kaynağı: Geleneksel görüşe göre yetki makama bağışlanmıştır. Fayol’a göre yetki, «emir verme hakkı ve uymaya zorlama erki» dir. Organizasyondaki yönetsel yetkinin kaynağına ilişkin farklı yaklaşımlar mevcuttur. Bu konuda başlıca üç teori geliştirilmiştir. Bunlar: - Biçimsel Yetki Teorisi - Kabul Teorisi ve - Bilgisel Yetki Teorisidir

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-5 Biçimsel Yetki Teorisi: Biçimsel yetki teorisine göre yönetsel açıdan yetki, organizasyonun üst basamaklarında yer alır ve yukarıdan aşağıya doğru belli sınırlar içinde azalarak iner. Bu görüşe göre, yönetsel yetki, biçimsel organizasyonda yetkinin kaynağı olarak üst kademeler gösterilmektedir. Üst kademe denildiği zaman bu, organizasyon içindeki yere bağlıdır ve bir üst kademe anlaşılmaktadır. Buradaki önemli nokta, organizasyondaki her bir yöneticinin yetkisi, doğrudan bağlı bulunduğu bir üst kademeden kaynaklanmaktadır.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK -6 Kabul Teorisi: Organizasyonu davranışsal açıdan ele alan Chester Bernard tarafından geliştirilmiş bir teoridir. Kabul teorisine göre yetki, daha önceleri ileri sürüldüğü gibi yukarıdan aşağıya doğru bir sistem değil, tam tersine astların kabulüne dayanmaktadır. Bu yaklaşımda yöneticinin yetkisi, astların yöneticinin karar almadaki ve uygulamadaki gücünü kabul etmeleriyle gerçekleşmektedir. Astlar emirlere uyuyorsa ve verilen görevleri yerine getiriyorsa, yetkiden söz edilebilir.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-7 Bilgisel Yetki Teorisi: Bilgisel yetki teorisine göre, yetki kişinin teknik bilgi ve tecrübesinden kaynaklanmakta ve bilgisinden dolayı verilmektedir. Bir kişinin yetkisinin kabul edilmesi, bir bakıma o kişinin teknik bilgisinin ve yönetim becerisinin kabul edilmesidir. Herhangi bir konuda uzmanlaşmış bir kişi için, yetkili olduğu belirtilir. Kişiler çeşitli konularda çalışarak uzmanlaştıkları için, konularında yetkili olurlar. Burada yetki, belirli bir mevki sahibi olmadan ziyade, teknik bilgiden dolayı kazanılmakta, bu nedenle bu kişilere danışılmakta ve önerileri kabul edilmektedir. Teknik yetki kişiye bağlı bir yetkidir, mevkiye bağlı olmadığı için, kişiler değişinc 3 yetki de kişilerle gider. Bilgisel yetki, biçimsel olmayan organizasyonun bir görüntüsüdür. Bu yetki hiyerarşik kademelere bağlı değildir, akıl, zeka, tecrübe ve öğrenme arzusu gibi kişisel özelliklerle yakından ilgilidir.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK -8 1. 4. Yetkinin Önemi: q Yetki yönetim faaliyetinin temelini oluşturur. q Yöneticiler başkaları vasıtasıyla iş gördükleri için, onlarla çeşitli ilişkileri olması ve sayısız işle ilgili isteklerin bulunması doğaldır. q Bu sistem içinde çeşitli ast-üst ilişkileri doğar ve bu ilişkilerin yürütülmesinin temelinde yetki yer alır. q Yetki olmadığı sürece, biçimsel organizasyonlar gerekli birimlerin çalışmasıyla tamam olamazlar

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK 9 1. 5. Yetki Devri: v İşletmeler büyüdükçe, yöneticiler işlerinin arttığını ve yeni durumun getirdiği yükleri kaldıramaz duruma geldiklerini görürler. Yetki sahibi yöneticinin herşeyi kendisinin yapması imkansızdır. Biçimsel organizasyonun başarısı, üst yöneticinin yetki devrindeki başarısına bağlıdır. Yetki devri, işletmenin her kademesinde yapılan bir iştir. v v v

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-10 v v Büyü işletmelerde başvurulan bir yol gibi görünmesine karşın, küçük işletmelerde de uygulanır. Yetki devri, yalnızca işlerin bir kısmından kurtulmak değil, çok yönlü bir faaliyettir. Yetki devri sorumluluk ve yetkinin çeşitli yönetim basamaklarında çeşitli seviyelerde toplanmasını sağlar. Yönetim piramidinde en üstten başlayarak, yetkiler aşağıya doğru azalarak iner. Yetki devri olmazsa, bu sistem bozulur ve yetki en üst düzeyde kalır.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-11 Yetki devredilebilir. Örgütlerde yetki devri bir yöneticinin kendi işini yapması konusunda astlarına yetki vermesidir. Yetki devrinin varlığı sadece yöneticilerin değil, işgörenlerin de iş yapma hakkına sahip olmalarını sağlar. Yetki devri, organizasyonda yetkilerin aşağı kademelere kaydırılmasıyla sağlanan bir organizasyon faaliyetidir. Yetki devriyle astların daha üst seviyede görev yapmaları ve yeni sorumluluklar almaları sağlanabilir. Yetki devri yalnızca bazı görevlerin yapılması ya da karar almanın alt kademlere bırakılması değil, aynı zamanda astların yetiştirilmesi anlamına gelir. Yetki devrinde beklenen, üstlerin astlarla uyum içinde çalışmasının sağlanmasıdır.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-12 Yetki devri bir anlamda , örgütteki kişilere özel görevlerin verilmesi ve bu görevleri başarmak için tekiyle desteklenmesi sürecine denir. Yetki devredilmedikçe, örgütsel kademeler, bir anlamda astlar da olmayacak ve sonuçta örgüt ortaya çıkmayacaktır. Yetki Devrinin Aşamaları: Görev verilmesi Görevin yerine getirilme imkanının sağlanması Sorumluluk taşıma ve Denetim sisteminin kurulmasıdır.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK -13 Görev Verilmesi: Yetki devrinde görev verilmesiyle ilgili ilk iş, yöneticinin görevlerini gözden geçirmesi ve bu görevleri nitelik ve nicelik yönünden sınıflandırmasıdır. Bundan sonraki adım, hangi görevlerin dağıtılacağı hakkında karar vermektir. Bazı görevlerin devredilmesi, işletmenin politikası açısından ya da yöneticinin düşüncesi yönünden sakıncalı olabilir. Bu görevlerin devredilmesi yoluna gidilmeyebilir. Hangi görevlerin dağıtılacağına karar vermek kesin çizgilerle ortaya konamayabilir. Görevlerin dağıtımında üst yöneticinin tutumu ve astların yetenekleri rol oynar. Görevler, bir organizasyonda yapılması gereken ya da üstlerin yapılmasını istediği işlerdir

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK -14 Görevin Yerine Getirilme İmkanının Sağlanması: Görev yapmak, yetkinin varlığına ve gücün sağlanmasına bağlıdır. Yetki verilmemişse ya da görünüşte verilmişse, görev yapma imkanı kalmaz. Yetki devrinde verilmesi gereken yetki görevle ilgili olmalıdır. Yetkinin tam olarak verilmesiyle yetki devri sağlanabilir. Yetki devrine konu olan görevle ilgili karar alma yetkisi tanınmadıkça, yetki devri gerçekleştirilemez.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-15 1. 6. Sorumluluk Taşıma: Görevle ilgili yetki verildikten sonra, yetkinin kullanılması ile sorumluluk taşıma söz konusu olur. Ast, görevin gerektirdiği sorumluluğu yüklenmek durumundadır. Burada sözü edilen sorumluluk, astın yetkisinin asıl sahibine karşı olan sorumluluğudur.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-16 Denetim Sisteminin Kurulması: Yetki devrindeki son aşama denetim sisteminin kurulmasıdır. Yönetici, devrettiği yetkinin sorumluluğunu, üstlerine karşı taşımaya devam eder. Bu nedenle zaman astların davranışlarını denetlemek zorundadır.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK 18 William H. New yetki devrinin üç temel yönünü ele alıyor. Görevlerin Astlara Dağıtılması: İşlevler ve işler belirlendikten sonra, bunlar astlar arasında dağıtılmalıdır. Yönetici kendisine ait işlevleri iyice gözden geçirdikten sonra, bunlardan hangilerini dağıtacağını kararlaştırır.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-19 Yetki verme: Görevler dağıtıldıktan sonra, bu görevleri devralan astların, işlerini yapabilmeleri, bağlantıya girebilmeleri ve kaynakları kullanabilmeleri için yetkileri olmalıdır. Yetkinin kapsamının belirlenmesi oldukça önemlidir: 1 -Genel ya da özel devri 2 -Paylaşılmış ve parçalanmış yetki 3 - İstisna ilkesi 4 - Devredilen yetkinin geri alınması 5 - Yetki devrinin yarar ve sınırları 6 - Yetki devretmek ve devralmaktan kaçınma

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-20 Sorumluluk: İşe ilişkin faaliyetleri başarma yükümlülüğüdür. Yetki devrinin ayrılmaz parçasıdır. Teki akımı yukarıdan aşağıya doğru olurken sorumluluk aşağıdan yukarıya doğru olmaktadır. Görevle ilgili yetki verildikten sonra, yetkinin kullanılması ile sorumluluk taşıma söz konusu olur. Ast, görevin gerektirdiği sorumluluğu yüklenmek durumundadır. Burada sözü edilen sorumluluk, astın yetkisinin asıl sahibine karşı olan sorumluluğudur.

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK-21 Yetki ve Sorumluluğa İlişkin ilkeler: Kumanda birliği ilkesi Eşit yetki ve sorumluluk Hesap verme ilkesi Dikey yetki zinciri

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK -22 1. 7. Yetkinin Miktarı: Merkezden-yerinden Yönetim 1 - merkezden yönetim: Daha küçük örgütlerde görülür. Genel müdür bütün işlemlerle ilgilenir. Tüm karar ve emirleri o verir. 2 - yerinden yönetim: Sınırlı yerinden yönetim Aşırı yerinden yönetim Örgütün büyüklüğü ve karmaşıklığı Örgütün yayılması Mevcut personelin yetenek durumu İletişim sisteminin yeterlik durumu

ÖRGÜTSEL YETKİ VE SORUMLULUK 23 1. 8. Denetim Alanı: Denetim, planlanan hedeflere ve amaçlara erişilip erişilmediğinin saptanması, amaçtan sapmalar olduğunda bunun nedenlerinin araştırılması ve değerlendirilmesi için yapılan tüm iş ve işlemlerdir. 1. Denetim sistemi işletme amaçlarına ve planlara dayanmalıdır 2. Denetim sistemi yapılan işi kapsamalıdır. 3. Denetim esnek olmalıdır. 4. Denetim örgüt yapısına uygun olmalıdır. 5. Denetim yansız olmalıdır. 6. İşleyiş ile ilgili standartlar önceden belirlenmelidir. 7. Denetimde kullanılan araçlar anlaşılabilir olmalıdır. 8. İşletmenin işleyişi ile ilgili verileri toplayabilecek bir sistemin kurulmuş olması gerekir. 9. Denetim ortaya çıkan sapmaları en kısa zamanda ve etkili biçimde gidermelidir. 10. Yöneticiler gerekli gördüklerinde yanlışları düzeltebilme yetkisine ve sorumluluğuna sahip olmalıdırlar. 11. Denetim işlevi sık gözden geçirilmelidir. 12. Denetim tüm örgütü kapsamalıdır.

HAFTAYA GÖRÜŞMEK ÜZERE TEŞEKKÜRLER…. .