Prodi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan FAKULTAS

Prodi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO Maulana Tomy Abiyasa, Amd. PK, SKM DESAIN FORMULIR Pertemuan 4 4. 1 Kontrol Formulir 4. 2 Tujuan kontrol Formulir 4. 3 Objek kontrol Formulir 4. 4 Ruang lingkup kontrol Formulir

Kontrol Formulir?

4. 1 Kontrol Formulir Menurut Turgandi (2010) kontrol formulir adalah kegiatan secara teratur dan terus menerus untuk: Mencegah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak sebagaimana mestinya. Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tanpa persetujuan sebelumnya. Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa persetujuan yang berwenang. Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, sehingga formulir tidak dirubah secara mendadak.

4. 2 Tujuan Kontrol Formulir Tujuan kontrol formulir menurut Huffman (1994) memastikan desain formulir yang benar untuk pengumpulan data yang perlu dengan efisien dan maksimum, penghilangan formulir yang kuno, penggabungan untuk meminimalkan duplikasi, dan meminimalkan biaya pencetakan.

4. 3 Objek Kontrol Formulir Menurut Huffman (1994) objek kontrol formulir adalah: Untuk menjamin desain dan konstruksi formulir yang efisien dan intregrasinya ke dalam semua fase sistem pemrosesan informasi, Untuk mengembangkan dan mempertahankan spesifikasi yang benar untuk pembuatan dan penggunaan formulir secara ekonomis, Untuk mendidik dan membantu petugas operasional dalam mendesain formulir mereka sendiri yang sesuai program pengontrolan formulir, Untuk menghentikan rencana pembuatan formulir yang tidak berguna, menggabungkan formulir-formulir yang melayani keperluan yang serupa, menghilangkan formulir yang tidak diperlukan, dan untuk menciptakan formulir tambahan kalau penambahan tersebut dapat melayani informasi lebih baik daripada formulir gabungan, Untuk menyediakan penahan yang efektif terhadap keinginan petugas untuk mengubah formulir yang ada tanpa manajemen yang baik.

4. 4 Ruang lingkup kontrol formulir Menurut Huffman (1994) ruang Lingkup Kontrol formulir kertas: 1. Inventarisasi formulir 2. Identifikasi formulir 3. Analisis formulir 4. Pembelian formulir (pengadaan)

Inventarisasi formulir Langkah pertama dalam penerapan kontrol formulir adalah mendapatkan inventory semua formulir. Inventarisasi ini kemudian harus dijaga supaya selalu up to date. Sebuah inventarisasi berisi file riwayat formulir dan file subjek/judul formulir.

File Riwayat Formulir Memberikan gambaran yang komplit mengenai setiap formulir di unit rekam medis mulai dari pengembangannya sampai dengan statusnya saat ini. File riwayat formulir dapat dibentuk dengan membuat sebuah folder untuk setiap formulir dan dengan pengarsipan sesuai dengan nomor formulir. File Subjek/Judul Formulir Menyediakan mekanisme untuk menghubungkan formulir-formulir yang saling berkaitan. Satu kopi dari setiap formulir diklasifikasikan menurut tujuannya dan ditempatkan di dalam folder subjek/judul.

Identifikasi formulir Menurut Huffman (1994) identifikasi formulir biasanya berupa nomor yang diterbitkan secara berurutan dan memiliki prefix atau suffix berupa kode yang menunjukkan departemen atau bagian asal pengguna formulir. Bila formulir rekam medis memiliki lembar bolak-balik maka: 0001 a untuk nomor halaman depan, 0001 b untuk halaman baliknya. 11/18 adalah keterangan bulan dan tahun terbit formulir yaitu bulan November pada tahun 2018.

Register kontrol formulir penting untuk pengontrolan nomor formulir yang telah diterbitkan, sebagimana juga untuk informasi pengindentifikasi lain. Register informasi tentang: a. Nomor Formulir b. Judul Formulir c. Ukuran Formulir d. Tanggal Penerbitan Formulir e. Tanggal Revisi Formulir f. Unit/Instalasi yang Mengeluarkan Formulir mencangkup

Analisis Formulir Menurut Huffman (1994) analisis formulir terdiri dari review dan revisi formulir, konfirmasi data, dan mengevaluasi formulir dengan membuat pengguna memikirkan keperluan dan biaya-biaya masing-masing item. 1. Review dan revisi formulir yang berkesinambungan merupakan langkah kritis dalam kontrol formulir. Analisis formulir harus dimulai dengan pencarian fakta, suatu proses yang memberikan informasi komplit mengenai formulir.

2. Konfirmasi data Fakta-fakta mengenai suatu formulir diringkas dan disajikan kepada pengguna-pengguna untuk pemeriksaan dan verifikasi. 3. Melakukan formulir dengan membuat pengguna memikirkan keperluan dan biaya kegiatan formulir.

Pengadaan Formulir Menurut Huffman (1994) bagian pembelian dan percetakan harus bekerja dengan prinsip yang sama yaitu bahwa tidak satupun formulir boleh dipesan, dipesan ulang, atau diubah tanpa persetujuan pimpinan komite formulir yang sesuai atau yang mewakilkannya. Biasanya cukup dipesan formulir untuk 6 -12 bulan, tergantung pada diskon yang didapatkan dan ruangan yang tersedia. Kalau formulir ini berkemungkinan akan ada perubahan dalam waktu singkat, maka hendaknya dipesan suplai yang sedikit.