Procjena okvira za sustav unutarnjih kontrola praksa Slube

Procjena okvira za sustav unutarnjih kontrola - praksa Službe za unutarnju reviziju Europske komisije g. Mirco Barbero Europska komisija, IAS. C 1

Okvir za sustav unutarnjih kontrola (ICF) u Europskoj komisiji (EK) • Utemeljen na međunarodno priznatom COSO-ovom Integriranom okviru za unutarnje kontrole (ICIF) • Prvotno zamišljen da bude prilagođen specifičnostima, zrelosti, kulturi i fokusu EK-a • ICF je postupno napredovao s godinama i zrelošću organizacije, od okvira temeljenog na usklađenosti (detaljni osnovni zahtjevi) do okvira temeljenog na načelima • Temelj na načelima • omogućuje fleksibilnost prilagodbe okvira specifičnostima svake službe i okolnostima. . . • . . . istovremeno osiguravajući robusnu unutarnju kontrolu uz kontinuiranu procjenu diljem Komisije • Sada je ICF u potpunosti usklađen s COSO-om

Travanj 2017. : Razvoj ICF-a u EK-u 2000. 24 standarda za unutarnje kontrole 2002. 24 standarda uz osnovne zahtjeve 2007. 16 standarda za unutarnje kontrole (Standard unutarnje kontrole za učinkovito upravljanje) sa 61 osnovnim zahtjevom 2014. Revidiranje 16 standarda „Pojednostavljeni i smanjeni zahtjevi za unutarnje kontrole” (35 osnovnih zahtjeva) 2000. – 2001. 2013. Uspostavljanje mogućnosti provedbe unutarnje revizije u svakoj glavnoj upravi i osnivanje Službe za unutarnju reviziju 3 COSO pregled Donošenje novih Načela unutarnje kontrole (17) Nema osnovnih zahtjeva Provedba još traje u 2018. 2015. Reorganizacija Službe za unutarnju reviziju (nema više mogućnosti unutarnje revizije u svakoj glavnoj upravi) Predstavlj eno PEMPAL-u u Bruxellesu 2017.

Trenutačni ICF u EK-u: elementi za provedbu i procjenu • Načela s obilježjima • Vodič za provedbu ICF-a Detaljan vodič za samoprocjenu službi, definiranje odgovornosti za provedbu ICF-a • Obvezni referentni dokumenti Postojeći propisi, pravila, odluke, strategije, uspostavljeni postupci i procesi, povelje, radni aranžmani, provedbene odredbe, praktični vodiči i smjernice relevantni za svako načelo unutarnje kontrole • Popis (neobveznih) pokazatelja Pokazatelji koji se predlažu po potrebi, ili druge moguće pokazatelje, definira svaka služba/odjel • Obrasci za godišnju samoprocjenu • Potpuna provedba: 2018. izvještajna godina

Načela kontrolnog okruženja ICF-a u EK-u COSO kocka (izdanje iz 2013. ) 1. Komisija pokazuje predanost integritetu i moralnim vrijednostima 2. Kolegij povjerenika pokazuje da su neovisni od rukovodstva i vrše nadzor razvoja i učinka unutarnjih kontrola. 3. Rukovodstvo uspostavlja, uz politički nadzor, strukture, linije izvještavanja i prikladne ovlasti i odgovornosti sukladno ciljevima. 4. Komisija pokazuje predanost privlačenju, razvijanju i zadržavanju sposobnih pojedinaca u skladu s ciljevima. 5. Komisija pojedince smatra odgovornima za njihove dužnosti u pogledu unutarnjih kontrola u skladu s ciljevima. Operations = poslovanje Reporting = izvještavanje Compliance = usklađenost Controln environment = kontrolno okruženje Risk assessment = procjena rizika Control activities = kontrolne aktivnosti Information & communication = informacije i komunikacija Monitoring Activities = aktivnosti monitoringa Entity = Subjekt Division = Odjel Operating unit = Poslovna jedinica Function = funkcija

Prakse Službe za unutarnju reviziju u pogledu procjene kontrolnog okruženja: pregled • Predane revizije: etika, upravljanje, ljudski resursi • Plus, u standardnoj reviziji: • Odabir ICF-a kao referentnog okvira za reviziju • Obvezni referentni dokumenti služe kao kriteriji za rezultate • Procjena rizika vezana uz kontrolno okruženje (npr. za sukob interesa, dodjelu ovlasti, načelo „tona na vrhu”) • Pregled samoprocjene provedbe ICF-a • Trenutačna radna skupina u Službi za unutarnju reviziju (IAS) uspostavlja revidiranu metodologiju IAS-a nakon ažuriranja ICF-a

Prakse Službe za unutarnju reviziju u pogledu procjene kontrolnog okruženja: primjer 1. Revizija etike: • Upotreba anketa kako bi se među osobljem procijenila opća etička atmosfera u organizaciji (načelo „tona na vrhu”), osviještenost osoblja po pitanju etičkih pravila i standarda • Pregled upotrebe izjava o nepostojanju sukoba interesa (vanjske aktivnosti, zaposlenje bračnih drugova itd. ) • Pregled edukacije o etici: učestalost, sudjelovanje, sadržaj • Pregled slučajeva zviždača

Prakse Službe za unutarnju reviziju u pogledu procjene kontrolnog okruženja: primjer 2. Revizija upravljanja: • Pregled međunarodnih uređenja upravljanja za usporedbu • Pregled internih pisanih aranžmana između službi, uloga i odgovornosti (uključujući misije jedinica, opis poslova), postupaka donošenja odluka/sastanaka uprave, podnošenja izvještaja za nadzor/odgovornost

Prakse Službe za unutarnju reviziju u pogledu procjene kontrolnog okruženja: primjer 3. Revizija ljudskih resursa: • Pregled strategije i planiranja ljudskih resursa • Pregled potreba za edukacijom, ponude i učinkovitosti edukacije • Pregled mobilnosti osoblja i aranžmani za nastavak poslovanja • Pregled ciljeva za zaposlenike i procjena

Prakse Službe za unutarnju reviziju u pogledu procjene kontrolnog okruženja: primjer 4. Aspekti procjene kontrolnog okruženja u standardnim revizijama Načelo 1. : • Pregled istraživanja mišljenja zaposlenika, gdje je to potrebno, za indikaciju načela „tona na vrhu”; • Pregledati poštovanje Kodeksa dobrog administrativnog ponašanja (npr. kašnjenje u davanju odgovora građanima) • Pregled izjava o sukobu interesa Načelo 2. : • Pregled godišnjih izjava davanja uvjerenja i podnošenje izvještaja Povjereniku (za pošteno i potpuno predstavljanje informacija); • Pregled zapisnika sa sastanka upravnog odbora; • Pregled izvještaja o iznimkama i vanjskim pritužbama

Prakse Službe za unutarnju reviziju u pogledu procjene kontrolnog okruženja: primjer 5. Aspekti procjene kontrolnog okruženja u standardnim revizijama Načelo 3. : • Pregled organizacijske sheme (odobrena, ažurirana, obuhvaća sve zaposlenike), opis misija i poslova (uloge i odgovornosti u skladu s ciljevima i odrađenim poslom); • Test financijskih krugova (razdvajanje dužnosti, punomoć za potpisivanje) • Analiza kašnjenja u postupcima odobrenja (za učinkovitost nadzora) Načelo 4. : • Pregled relevantnosti, učestalosti, sudjelovanja i zadovoljstva edukacijama; • Pregledati kako je što uređeno za nastavak poslovanja Načelo 5. : • Pregledati provedbu akcijskih planova u svrhu ispravaka/unaprjeđenja; • Utvrditi prilike za unaprjeđenje efikasnosti zaposlenika

Izazovi • Provedba načela prilagođenih specifičnostima svake organizacije zahtijeva da revizori dobro poznaju stvarnu situaciju => upravitelji za račune u IAS-u za svaku GU/Službu • Procjena na temelju načela zahtijeva zrelu prosudbu i ispravne dokazane argumente revizora

Pitanja? Hvala na pozornosti! 13