Processus daide la cration de TPE Par en

Processus d’aide à la création de TPE Par en partenariat avec Un programme initié par Version Mars 2015

Introduction Promouvoir en Haïti la création de très petites entreprises de production et de services Depuis le séisme, pour contribuer à la relance économique du pays, Osez l’Entreprise accompagne la création et le développement de Très Petites Entreprises de production ou de services. Ces entreprises créent de l’emploi dans les zones où elles sont implantées. Acronymes utilisés Ad. C : Agent de Crédit OE : Osez l’Entreprise CM : Chargé de Mission PMS : Palmis Mikwofinans Sosyal Ed. M : Entrepreneurs du Monde RF : Responsable Formation LPF : Loan Performer TPE : Très Petite Entreprise Symboles utilisés L’équipe propose, selon les besoins : • Un appui dans l’élaboration du plan d’affaires. Activité menée • Un mécanisme de prêt (de 500 à 13 500 €) en partenariat avec une IMF locale (Palmis Mikwofinans Sosyal) et de subvention, complété dans certains cas par un crédit du Fonds pour le Développement Industriel (FDI). • Une subvention pour acheter des équipements énergétiques de qualité qui Durée cumulée pour le porteur de projet préservent l’environnement : batterie, onduleur, et, pour les petits restaurants, réchaud à gaz ou foyer à bois/charbon amélioré. • Un accompagnement : des formations de groupe sur la gestion d’entreprise (gestion de trésorerie, gestion de stock) et un suivi individualisé pour fixer les objectifs et résoudre les problèmes rencontrés. Objectif de l’activité • Un partage d’expériences et la construction d’un réseau entrepreneurs, au cours de tables rondes. Il est très important en effet de donner aux entrepreneurs, souvent isolés et confrontés à un environnement difficile, l’opportunité de parler de ce qu’ils vivent au quotidien et d’échanger informations et bonnes pratiques. Cette offre de services diversifiés aide les entrepreneurs à se mettre en situation de réussite à chaque étape de leur projet. Fruit d’un travail de capitalisation sur les pratiques du programme, ce document présente les étapes et les outils du processus d’aide à la création de TPE. Il est destiné à tout nouvel arrivant au sein du programme, aux partenaires techniques et financiers et visiteurs du programme et à tout programme similaire souhaitant partager ses pratiques et expériences avec Osez l’Entreprise. Personnes en charge de l’activité Lieu : Lieu où se déroule l’activité Timing : Fréquence et durée pour les personnes en charge de l’activité 1. 1. Documents listés en annexe et disponibles sur demande (cf. Contact page 11)

Vue d’ensemble du processus Jusqu’à la fin du remboursement, le suivi du crédit est assuré par l’institution de microfinance locale. Après vérification des données et validation du plan d’affaires, le dossier du porteur de projet est présenté à un comité de sélection. La rédaction du plan d’affaires permet au porteur de projet de suivre un programme de formation et de formaliser son projet. La sélection comprend les étapes avant même le démarrage de l’accompagnement du porteur de projet. 5. Suivi du crédit* 6. Accompagnement de l’entreprise 3. Instruction du dossier* 2. Rédaction du plan d’affaires 1. Sélection du porteur de projet 4. Décaissement* Le décaissement est assuré par une institution de microfinance locale. Dès lors, le porteur de projet peut démarrer son activité. Le porteur de projet reçoit un coaching personnalisé et individuel pour développer son entreprise. * Etapes au cours desquelles l’institution de microfinance locale Palmis Mikwofinans Sosyal intervient.

1. Sélection du porteur de projet Sensibilisation et communication Inscription Jour 1 Présenter le programme Osez l’Entreprise aux habitants au sein d’un quartier, aux comités d’organisations locales, aux associations et aux autorités. Équipe d’Osez l’Entreprise Lieu : Dans la zone d’action généralement délimitée avec le financeur. Le lieu précis est déterminé en fonction du public-cible. Timing : Chaque session dure 1 h de temps. L’activité a lieu pendant 1 mois en fonction de la portée potentielle du projet. 1. 1. Plaquette de présentation OE 1. 2. Diaporama de présentation OE En règle générale, sur 1 000 personnes sensibilisées… Réunion d’information Jour 2 Recueillir les inscriptions des personnes intéressées par le programme d’aide à la création de TPE. 1 à 2 CM OE de la zone Lieu : Au bureau de permanence ouvert par Osez l’Entreprise dans la zone d’action. Timing : 3 matinées par semaine. La durée dépend de la portée potentielle du projet. 1. 3. Log d’inscription …. 500 porteurs de projets s’inscrivent… Semaine 2 Entretien de validation Semaine 3 Informer les personnes inscrites sur les détails du programme. S’assurer de la pertinence du projet de l’entrepreneur et valider son engagement une fois l’inscription validée. 1 à 2 CM OE de la zone Lieu : Au bureau de permanence ouvert par Osez l’Entreprise dans la zone d’action. Timing : 1 réunion d’information de 3 heures par semaine. L’activité dure jusqu’à ce que l’ensemble des personnes inscrites soient informées. 1. 4. Exemple ordre du jour_Réunion d’information …. 300 entretiens sont menés…. Lieu : Au bureau de permanence dans la zone d’action ou au bureau d’Entrepreneurs du Monde. Timing : 20 minutes par entretien (soit environ 40 dossiers par matinée). NB : L’activité dure jusqu’à ce que la base de données soit entièrement traitée. 1. 5. Questionnaire d’entretien de validation 1. 6. Enquête de voisinage OE 1. 7. Dossier d’inscription 1. 8. Conditions de participation …. pour 100 porteurs de projet validés.

2. Rédaction du plan d’affaires (en groupe) Formation 2* Formation 1* Semaine 4 - Former des porteurs de projet ayant la même activité sur l’investissement nécessaire au démarrage de l’entreprise; - Commencer à remplir le plan d’affaires. 2 CM OE pour 15 porteurs de projet Session « pitch » Semaine 5 Semaine 6 - Former les porteurs de projet quant aux matières premières, aux ressources humaines, à la production et aux ventes; - Amener l’entrepreneur à - Continuer le remplissage - Valider la pertinence du Le porteur de projet suit alors un programme d’accompagnement de manière individuelle. (cf. étape 2. Rédaction du plan d’affaires (de manière individuelle), partie grisée). présenter son projet individuellement; du plan d’affaires. projet à ce stade. 2 CM OE pour 15 porteurs de projet 2 CM OE Validation du plan d’affaires et engagement Formation 3 Lieu : Au bureau d’Entrepreneurs du Monde Timing : 4 heures 2. 1 a. Plan d’affaires CM 2. 1 b. Annexes_Plan d’affaires CM 2. 2. Formation_Les clés pour créer un bon business 2. 3. Documents à remplir (série 1) Lieu : A la permanence ou au bureau d’Entrepreneurs du Monde Timing : 6 heures 2. 1 a. Plan d’affaires CM 2. 1 b. Annexes_Plan d’affaires CM 2. 4. Formation_Réaliser un bon plan d’affaires 2. 5. Documents à remplir (série 2) Lieu : Au bureau de permanence ou au bureau d’Ed. M Semaine 6* Semaine 7* - Relire le plan d’affaires avec le porteur de projet avant de le valider et signature du plan à présenter au comité - Définir les besoins en ressources humaines; -Estimer les ventes à venir. - Signer les engagements des 2 parties. Timing : 20 minutes par porteur de projet. 2. 1 a. Plan d’affaires CM 2. 1 b. Annexes_Plan d’affaires CM 1. 5. Questionnaire d'entretien et de validation Travail personnel du chargé de mission OE pour finaliser le plan d’affaires du porteur de projet. 1 chargé de mission OE Sur 1 à 2 heures 1 chargé de mission OE Lieu: Au bureau de permanence ou au bureau d’Ed. M Durée: 3 heures plan d’affaires factures pro formas Plan d’action et éléments à apporter pour la séance d’après 2. 1 Demande de financements 2. 2 Devis 2. 3 Engagements de l’entrepreneur * Si la promotion est composée de 100 personnes, la formation 2 aura lieu quand ces 100 personnes auront suivi la formation 1. À la fin de la formation, il est demandé à chaque porteur de projet de suivre un plan d’action jusqu’à la formation suivante (exemple: obtenir des factures pro formas du matériel à acquérir dans le cadre de son projet).

2. Rédaction du plan d’affaires (de manière individuelle) Semaine 4 - Former le porteur de projet sur l’offre et la demande; - Définir les grandes lignes du projet; - Collecter les premières factures pro formas. 1 CM OE Validation du plan d’affaires et engagement Rencontre 3* Rencontre 2* Rencontre 1* Semaine 6** Semaine 5 - Former le porteur de projet sur l’organisation de la production, le marketing et la commercialisation; - Continuer la collecte de Semaine 7** - Relire le plan d’affaires - Définir les besoins en - Estimer les ventes à avec le porteur de projet avant de le valider et de le signer. venir. - Signer les engagements ressources humaines; des 2 parties. pro formas. 1 CM OE Travail personnel du chargé de mission OE pour finaliser le plan d’affaires du porteur de projet. 1 CM OE Sur 1 à 2 heures Lieu : Au bureau de permanence ou au bureau d’Ed. M Timing : 3 heures 2. 1 a. Plan d’affaires CM 2. 1 b. Annexes_Plan d’affaires CM 2. 3. Documents à remplir (série 1) 2. 1 a. Plan d’affaires CM 2. 1 b. Annexes_Plan d’affaires CM 2. 5. Documents à remplir (série 2) * À la fin de la formation, il est demandé au porteur de projet de suivre un plan d’action jusqu’à la formation suivante (exemple: obtenir des factures pro formas du matériel à acquérir dans le cadre de son projet. 3 à 4 rencontres en moyenne. Parfois 6. ** Approximativement. 2. 1 a. Plan d’affaires CM 2. 1. b Annexes_Plan d’affaires CM 2. 1 a. Plan d’affaires CM 2. 1 b. Annexes_Plan d’affaires CM 1. 5. Questionnaire d'entretien de validation

3. Instruction du dossier Vérification des informations Évaluation du plan d’affaires Mois 2 Passage en comité de sélection Mois 3 Mois 2 Vérifier le plan d’affaires et la réputation du porteur de projet Analyser le plan d’affaires et la capacité de remboursement du porteur de projet 1 agent de crédit TPE (PMS) Valider (à l’unanimité) ou ajourner* le dossier présenté. Palmis Mikwofinans Sosyal Osez l’Entreprise Entrepreneurs du Monde Lieu : Bureau d’Ed. M Lieu : Agence PMS Timing : 2 fois par mois Timing : 1 fois par cycle de crédit 1 heure Par projet : 10 minutes de présentation + 10 minutes de questions/réponses en présence de l’entrepreneur 2. 1 a. Plan d’affaires CM 2. 1 b. Annexes_Plan d’affaires CM 3. 1. Guide méthodologique d'analyse du crédit 3. 2. Grille d'analyse crédit TPE 3. 3. Enquête de voisinage 2. 1 a. Plan d’affaires CM 2. 1. b Annexes_Plan d’affaires CM 2. 1 b. Annexes_Plan d’affaires CM 3. 1. Guide méthodologique d'analyse du crédit 3. 2. Grille d'analyse crédit TPE * Dans ce cas le dossier peut être de nouveau présenté au cours du mois lors d’un nouveau comité. 3. 2. Grille d'analyse crédit TPE 3. 4. Procès Verbal du comité de sélection

4. Décaissement (1) Enregistrement du dossier Signature du contrat à PMS et 1 er décaissement Mois 3 Enregistrer le dossier de crédit dans LPF. Relire et signer le contrat de prêt avec le porteur de projet et opérer au 1 er décaissement. Directrice d’agence (PMS) et Agent administratif (PMS) Lieu : Agence PMS Timing : 10 minutes Timing : 30 minutes 4. 1. Accord cadre entre PMS (ex. IDM) et OE 4. 2. Fiche évaluation temporaire du crédit TPE 4. 3. Politique de crédit TPE 4. 4. Manuel des procédures opérationnelles 4. 5. Guide LPF 4. 6. Demande de trésorerie 4. 7. Contrat de crédit TPE 4. 8. Carte de remboursement PMS À partir de cette étape, la durée cumulée dépend de chaque projet…

4. Décaissement (2) Vérification de l’utilisation du 1 er Vérification de l’utilisation décaissement du 2 nd Vérification de l’utilisation décaissement du 3ème décaissement Vérifier que le local est conforme avec le plan d’affaires Vérifier que les aménagements réalisés sont conformes avec le plan d’affaires Vérifier que les achats effectués sont conformes au plan d’affaires Agent de crédit TPE (PMS) Lieu : TPE Timing : n/a 2. 1 a. Plan d’affaires CM X. X. Factures 2 nd décaissement 3ème décaissement Agent administratif (PMS) Lieu : Agence PMS Timing : n/a 4. 6. Demande de trésorerie X. X. Copie des chèques PMS faits aux fournisseurs Le remboursement du crédit démarre après ce dernier décaissement. Une période de grâce de 3 mois est appliquée, pendant laquelle l’entrepreneur ne paie que les intérêts sur le capital initial.

5. Suivi du crédit Saisie dans LPF Banque * Entrepreneur Remboursement mensuel 4. 4. Manuel des procédures opérationnelles (à partir du relevé bancaire) ou Point de service Sogexpress* 4. 7. Contrat de crédit TPE 4. 8. Carte de remboursement PMS Situation de défaut de remboursement Action de recouvrement Passage en perte Agent de crédit TPE (PMS) Directrice d’agence (PMS) Agent administratif (PMS) Lieu : Agence PMS Timing : Remboursement J+1 (sauf si le remboursement a été effectué en agence ou s’il s’agit d’un recouvrement sur le terrain) Réconciliation Lieu: TPE * En dessous de 20 jours de retard, l’emprunteur doit rembourser à la banque ou à un point de service Sogexpress. Passé ce délai, l’agent de crédit TPE est autorisé à collecter l’argent sur le terrain. (entre LPF et le compte bancaire) Lieu: Agence PMS Agent administratif (PMS) Timing : Dès lors que l’emprunteur a 90 jours de retard par rapport à la date de remboursement prévue dans l’échéancier Lieu : Agence PMS Timing : fin de journée Timing: en fonction du planning de l’agent de crédit TPE Réconciliation 4. 4. Manuel des procédures opérationnelles 4. 7. Contrat de crédit TPE 5. 1. Guide de recouvrement 5. 2. Lettres de notification 1 et 2 5. 3. Fiche de suivi crédit en retard (entre LPF et la comptabilité) 5. 4. Procédure de prise en charge des crédits radiés Comptable (PMS) 5. 5. Demande de prise en charge Lieu : Bureau central PMS Timing : 1 fois par mois

6. Accompagnement de l’entreprise Accompagnement collectif de 12 à 36 mois Programme de formation Inventaire de l’entreprise Vérifier que l’inventaire de l’entreprise est conforme avec le plan d’affaires Dès validation du dossier par le comité de sélection 1 chargé de mission (OE) Former les entrepreneurs à la gestion et au développement de leurs entreprises. Foire des entrepreneurs Favoriser les échanges d’expériences, de bonnes pratiques et de contacts. Supervisé par RF OE mais animé par 2 CM 1 CM OE Équipe OE Lieu : Bureau Ed. M Timing : 1 formation de 4 heures par mois (sur 7 mois et par groupe de 15 personnes) Lieu : Bureau Ed. M ou café/restaurant Timing : 1 soirée de rencontres tous les 3 mois Lieu : Zone d’action Timing : 1 fois par an (1ère édition prévue en mai 2015) 6. 5. Trame de discussion Table Ronde (non disponible) n/a 6. 4. Programme de 8 formations* Lieu : TPE Table ronde Timing : Pendant 3 heures Pendant cette période, l’ équipe d’Osez l’Entreprise répond aux demandes entrepreneurs de façon continue. 1 fois par mois pendant 12 mois en même temps que l’accompagnement individuel 2. 1. Plan d’affaires CM 6. 1 a. Procédures d'accompagnement postfinancement 6. 1 b. Annexes_Résumé du manuel de procédures 6. 2. Fiche du premier entretien 6. 3. Fiche entretien évaluation initiale A partir du 1 er décaissement seulement (soit 6 mois maximum après la validation par le comité de sélection) * Thématiques abordées : a. Marketing; b. Calcul des coûts; c. Gestion de caisse; d. Gestion des stocks et des ventes; e. Techniques de vente; f. Gestion des ressources humaines ; g. Gestion de la production; h. Formalités administratives Signature du contrat d’accompagnement Mise en place d’outils de gestion Conseils sur demande Formaliser l’accompagnement d’Osez l’Entreprise à l’entrepreneur Appuyer l’entrepreneur dans la structuration de son entreprise 1 CM OE Équipe OE Lieu : TPE, téléphone, bureau Ed. M Timing : n/a Timing : jusqu’à 36 mois 6. 6. Contrat d’accompagnement Timing : jusqu’à 36 mois 6. 7. Fiche de calcul du BFR 6. 8. Fiche de suivi individuel 6. 9. Fiche de suivi de l'entrepreneur sur la durée 6. 10. Outils de gestion de l’entreprise 6. 11. Synthèse du suivi des entrepreneurs Accompagnement individuel de 12 à 36 mois

CONTACT Hélène MAUDUIT Responsable suivi et développements Osez l'Entreprise helene. mauduit@entrepreneursdumonde. org D’autres travaux de capitalisation sont disponibles en libre téléchargement sur Pratiques Microfinance