Processos Administrativos 22 09 DPS Proc ADM A

Processos Administrativos 22. 09 DPS Proc ADM A 5 1

Ambiente de Tarefa 86 • Enquanto o ambiente geral influencia genericamente todas as empresas, o ambiente de tarefa é específico e singular em cada empresa. É o ambiente próprio da empresa e corresponde ao segmento do ambiente geral mais imediato e próximo da empresa. É constituído de empresas, instituições, grupos e indivíduos com os quais a empresa mantém interface e entra em interação direta para poder operar. • • Interface é uma palavra utilizada para descrever a área de contato entre uma empresa e seu ambiente. DPS Proc ADM A 5 2

Setores do ambiente de tarefa 87 • O ambiente de tarefa da empresa é constituído de quatro setores principais: • 1. Consumidores ou usuários dos produtos ou serviços da empresa (clientes da empresa). • 2. Fornecedores de recursos, isto é, os fornecedores de capital e dinheiro (o mercado de capitais tratado pela área financeira), de materiais (o mercado de fornecedores tratado pela área de suprimentos e compras), de pessoal (o mercado de recursos humanos tratado pela área de RH), de equipamentos ou serviços (composto de empresas prestadoras de serviços, como propaganda, contabilidade, processamento de dados etc), e de espaço de trabalho (imobiliárias ou aluguéis). Este setor é o mercado de suprimento de entradas e insumos necessários às operações da empresa. DPS Proc ADM A 5 3

87 • 3. Concorrentes: tanto para mercados (clientes, consumidores ou usuários) quanto para recursos (materiais, humanos, financeiros, tecnológicos, entre outros). • 4. Grupos reguladores: ou agências reguladoras, incluindo governo, sindicatos, associações entre empresas, associações de classe, ONGs (organizações não-governamentais) e outros órgãos. DPS Proc ADM A 5 4

88 • Mercado • O ambiente de trabalho se caracteriza por segmentos denominados mercados. O mercado pode ser definido como o conjunto de todas as pessoas ou organizações que compram ou podem ser induzidas a comprar um determinado produto ou serviço. • Arena de operações • Quando a empresa tem um único produto ou serviço, seu ambiente de tarefa torna-se simples e homogêneo. Mas quando ela tem uma variedade de produtos ou serviços diferenciados, o seu ambiente de tarefa passa a ser complexo e heterogêneo (diversidade de clientes, fornecedores, concorrentes etc. ) DPS Proc ADM A 5 5

Dinâmica ambiental 89 • Cada empresa está sujeita a influências e condições exteriores provindas do ambiente, independentemente das influências e condições interiores provocadas por sua tarefa e seu ramo de atividade e pela tecnologia que utiliza para realizar sua tarefa. DPS Proc ADM A 5 6

Restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades 90 • Logo, o ambiente apresenta continuamente uma série de restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades às empresas. • Quais são as diferenças entre tais influências ambientais? • 1. Restrição: é uma limitação causada pelo ambiente, que reduz o grau de liberdade da empresa. É o caso do salário mínimo, do tabelamento de preços pelo governo ou do racionamento de certos recursos escassos. • 2. Coação é uma imposição coercitiva do ambiente, à qual a empresa não se pode furtar. é o caso de pedidos de falências, quando algumas empresas se mostram extremamente impontuais em seus pagamentos. DPS Proc ADM A 5 7

90 • 3. Contingência: é um evento futuro provável (mas não certo) que pode afetar seriamente o trabalho de uma empresa, como greve, guerra, mudanças de preços ou da política governamental • 4. Problema: é um evento corrente que afeta desfavoravelmente o desempenho empresarial, como a quebra de um equipamento ou o atraso no fornecimento de matéria-prima. • 5. Oportunidade: é uma situação potencialmente favorável que deve, quando localizada e reconhecida, ser explorada pela empresa. • 6. Ameaça: é uma evento que produz alguma forma de perigo ou de cerceamento da atividade empresarial. É o prenúncio de qualquer coisa má ou atemoriza a empresa em função de possível castigo ou malefícios. DPS Proc ADM A 5 8

O impacto das mudanças ambientais sobre os três níveis da empresa 94 Ambiente do Sistema Nível Institucional Mudanças nos objetivos e nas estratégias Nível Intermediário Mudanças na estrutura organizacional: órgãos, funções, relações e recursos Nível Operacional Mudanças na tecnologia, nas tarefas e operações Mudanças no ambiente DPS Proc ADM A 5 Mudanças nos Produtos/Serviços 9

O imperativo ambiental 99 Ambiente Estável Certeza e Previsibilida de Organizações Mecanísticas Burocracia Ambiente Instável Incerteza e Imprevisibili dade Organizações Adhocracia DPS Proc ADM A 5 10

A Tecnologia e sua Administração 101 • As empresas precisam utilizar uma certa tecnologia para executar suas operações e realizar sua tarefa. • A tecnologia pode ser rudimentar (como a limpeza com a vassoura ou o escovão) ou sofisticada (como o processamento de dados em computadores). • Todavia, uma coisa é certa: todas as empresas dependem de algum tipo de tecnologia ou conjunto de tecnologias para funcionar e alcançar seus objetivos. • A tecnologia é algo que se desenvolve predominantemente nas empresas por meio de conhecimentos acumulados e desenvolvidos sobre tarefas (know-how) e pelas suas manifestações físicas decorrentes – como máquinas, equipamentos, instalações – constituindo um complexo de técnicas usadas na transformação dos insumos recebidos pela empresa em resultados, isto é, em produtos ou serviços colocados no ambiente de tarefa. DPS Proc ADM A 5 11

Noções de tecnologia 102 • Desde eras imemoriais sempre existiu alguma forma de tecnologia em toda e qualquer organização social. • Desde a pedra lascada e pedra polida o ser humano buscou ferramentas e utensílios para melhorar seu desempenho, seja na defesa, no ataque, na alimentação, no abrigo e na autopreservação. • Com essa preocupação ao longo dos tempos, o ritmo de inovação tecnológica vem se tornando cada vez mais rápido e impressionante: uma verdadeira bola de neve. DPS Proc ADM A 5 12

102 • A tecnologia pode ser física e concreta ou pode ser conceitual e abstrata. • 1. Tecnologia física e concreta: a tecnologia pode envolver aspectos físicos e concretos (hardware) – como, por exemplo, máquinas, equipamentos, instalações, circuitos. • 2. Tecnologia conceitual e abstrata: a tecnologia pode envolver aspectos conceituais e abstratos (software) – como políticas, diretrizes, processos, procedimentos, regras e regulamentos, rotinas, planos, programas e métodos de trabalho. Muitas vezes, recebe o nome de know-how. DPS Proc ADM A 5 13

102 • Por outro lado, existem tecnologias de capital intensivo e de mão-de -obra intensiva. • 1. Tecnologia de capital intensivo: baseia-se na utilização intensiva de máquinas e equipamentos com forte ênfase na mecanização e automação. • 2. Tecnologia de mão-de-obra intensiva: baseia-se na utilização intensiva de pessoas com habilidades manuais ou físicas e com forte ênfase na manufatura. DPS Proc ADM A 5 14

A divisão do mundo 102 • Impacto relativo dos fatores humanos e tecnológicos. Fatores Tecnológicos Fatores Humanos Operação de Tecnologia Intensiva Operação de Média Tecnologia • Exemplos: Refinarias de petróleo Processamento de dados Produção de cimento Siderúrgicas Exemplos: Crediário e cobrança Injeção de plásticos Tecelagem semiautomatizada DPS Proc ADM A 5 Fatores Tecnológicos Fatores Humanos Operação de Mão-de-obra Intensiva Exemplos: Construção civil Montagens manuais Serviços de escritório 15

A tipologia de tecnologias segundo o arranjo da empresa. 107 TECNOLOGIA PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS Elos em seqüência Interdependência serial entre as diferenças tarefas. Ênfase no produto. Tecnologia fixa e estável. Repetitividade do processo produtivo, que é cíclico. Abordagem típica da Administração Científica. Mediadora Diferentes tarefas padronizadas são distribuídas extensivamente, em diferentes locais. Ênfase em clientes separados, mas interdependentes, que são mediados pela empresa. Tecnologia fixa e estável, produto abstrato. Repetitividade do processo produtivo, que é padronizado e sujeitos a normas e procedimentos. Abordagem típica da Teoria da Burocracia. Intensiva Diferentes tarefas são focalizadas e convergidas sobre cada cliente tomado individualmente. Ênfase no cliente. Tecnologia flexível. Processo produtivo envolvendo variedade e heterogeneidade de técnicas que são determinadas por meio da retroação fornecida pelo próprio objeto (cliente). Abordagem típica DPS Proc ADMda A 5 Teoria da Contingência. 16

108 • Quanto ao seu produto ou resultado, a tecnologia pode ser: • 1. Produto concreto: é o produto ou serviço que pode ser descrito com grande precisão, identificado com grande especificidade, medido e avaliado. É o produto fisicamente palpável e tangível, como o automóvel, artigos de consumo, utilidades domésticas e a grande massa de produtos e serviços fisicamente identificáveis. • 2. Produto abstrato: é o produto ou serviço que não permite descrição precisa, nem identificação e especificação adequada. É o produto ou serviço que não tem correspondente físico ou concreto capaz de permitir uma dimensão descritível ou perfeitamente identificável, como ensino ou educação, serviços de rádio, informação e propaganda falada, boa parte da atividade política e a grande massa de serviços oferecidos de forma conceitual, abstrata ou simbólica. DPS Proc ADM A 5 17

Influência da tecnologia 110 • A tecnologia não funciona apenas como mera ferramenta de produção ou de informação. • Ela constitui tudo o que nos permite fazer coisas com maior eficiência e eficácia. • Na verdade, a tecnologia permite reconfigurar os recursos com que a empresa trabalha. Logo, os três tipos de tecnologia – produção unitária, produção em massa e produção por processamento contínuo – envolvem diferentes abordagens na manufatura do produtos, cada qual com processos de produção diferentes. DPS Proc ADM A 5 18

O imperativo tecnológico. 111 Pouco Padronizada Ou Automatizada Mão-deobra intensiva Baixa Previsibilida de do Processo Produção em Massa Mecanizada Tecnologia Estável Linhas de Montagem Rotina e Estabilidade do processo Sistema Mecanístico Produção Em Processo Contínuo (Automatiz ada) Totalmente Padronizado e Automatizado Tecnologia Intensiva Elevada Previsibilida de do Processo Sistema Orgânico Produção Unitária (oficina) DPS Proc ADM A 5 Sistema Orgânico 19

113 • • Estratégia Empresarial Como o contexto ambiental muda dinamicamente a cada instante, as empresas precisam continuamente redistribuir reajustar e reconciliar seus recursos e competências disponíveis com seus objetivos e com as oportunidades percebidas no ambiente de tarefa. Cada empresa procura desenvolver seus negócios e operações de um modo coerente e consistente por meio de padrões distintos e personalizados de estratégia. Noções de estratégia A noção de estratégia surgiu da atividade militar desde os tempos de Sun Tzu, 2500 anos atrás, passando por Clauzewitz e chegando aos tempos atuais. O antigo conceito militar define estratégia como sendo a aplicação de força em larga escala contra algum inimigo. Em termos empresariais, Lodi define a estratégia como “a mobilização de todos os recursos da empresa em âmbito global visando atingir objetivos a longo prazo”. DPS Proc ADM A 5 20

Abordagens da Estratégia 115 • A estratégia pode constituir um padrão de comportamento, uma posição desejada ou uma perspectiva futura. Isso depende de como ela é entendida e interpretada para ser colocada em ação. Mintzberg, Ahlstrand e Lampel apresentam uma classificação das escolas sobre estratégia empresarial. Processo de Mensagem Pretendida Mensagem Contribuição Realizada Prescritivas e Normativas Design Planejamento Posicionamento Concepção Formal Analítico Ajuste Formaliza Analise Pense Programe Calcule Descritivas e Explicativas Empreendedorismo Cognitiva Aprendizado Poder Cultural Ambiental configuração Visionário Mental Emergente Negociação Social Reativo Transformação Vislumbre Crie Aprenda Promova Combine Reaja DPS Proc ADM A 5 Integre Centralize Preocupe Jogue Entesoure Perpetue Capitule Acumule Olhar para o futuro Olhar para o passado 21

Componentes da estratégia empresarial 116/117 • 1. Ambiente: isto é, as oportunidades visualizadas no ambiente de tarefa, e mais especificamente no mercado, bem como as restrições, limitações, contingências, coações e ameaças nele existentes. • 2. Empresa: isto é, a organização, sua missão e visão de futuro, os recursos de que ela dispõe ou pode utilizar com vantagem, suas competências e habilidades, bem como seus pontos fortes (que precisam utilizados) e fracos (que devem ser corrigidos ou melhorados), compromissos e objetivos. • 3. Adequação entre ambos: isto é, que postura a empresa deverá adotar para compatibilizar seus objetivos, recursos, competências, potencialidades e limitações com as condições ambientais no sentido de extrair o máximo das oportunidades externas e expor-se o mínimo às ameaças, coações e contingências ambientais. Esta adequação deve necessariamente produzir alguma vantagem competitiva diante dos concorrentes. DPS Proc ADM A 5 22

Os componentes básicos da estratégia empresarial • • Como compatibilizar todas as variáveis envolvidas? • O que há no ambiente? • • • 117 Objetivos Globais da Empresa Análise Organizacio nal Análise Ambiental Oportunidades e ameaças, Restrições, coações e contingências. O que temos na empresa? Pontos fortes e pontos fracos, recursos disponíveis, talentos, habilidades e competências. Estratégia Empresarial O que fazer? DPS Proc ADM A 5 23

O desdobramento de planos estratégicos em planos táticos e operacionais 121 Missão Organizacional • Análise Ambiental Visão de Futuro Planejamento Estratégico Nível Institucional Planos estratégicos para o alcance de objetivos globais da empresa. Longo Prazo Planejamento Tático Nível Intermediário Planos táticos para o alcance de Médio Prazo objetivos departamentais ou de cada unidade da empresa. Planejamento Operacional Nível Operacional Planos Operacionais para o cumprimento de tarefas para o alcance de metas operacionais. Curto Prazo Execução das Operações DPS Proc ADM A 5 24

123 Os desdobramentos estratégicos como conseqüência dos objetivos empresariais. • Níveis da Organização Objetivos Globais da Empresa Políticas Gerais Planos Estratégicos • Intermediário Normas e Procedimen tos Planos Táticos • Operacional Regras e Planos Regulamen Operacionais tos DPS Proc ADM A 5 • Institucional Programas e Orçamentos Sistemas de Avaliação e Controle 25

Estratégias empresariais e suas repercussões nos três níveis da empresa. 128 Nível Institucional Nível Intermediário Nível Operacional Estratégias Empresariais Problema empresarial. Problema administrativo. Escolha do domínio Estruturação de atividades produto/mercado. e estabelecimento de normas e processos Problema de adequação tecnológica. Escolha e utilização de técnicas de produção. Defensiva Manutenção do atual domínio de produtos/mercados Garantir, defender e conservar o domínio atual de produtos/mercados Busca da estabilidade do domínio. Planejamento e controle das operações da empresa para assegurar ou aumentar a eficiência atual. Ênfase na conservação. Produção de bens ou serviços da maneira mais eficiente, por meio de intensificação da tecnologia atual. Ênfase na tecnologia utilizada. Ofensiva Ampliação e busca de novos domínios de produtos/mercados Explorar e localizar novas oportunidades de produtos/mercado. Busca de novos domínios mesmo que transitórios. Facilitar e coordenar as Freqüentes e diversas mudanças nas atividades e operações da empresa. Ênfase na mudança organizacional. Manter flexibilidade nas tecnologias para acompanhar as mudanças nos domínios e modificar continuamente as operações. Ênfase na flexibilidade 26 tecnológica. DPS Proc ADM A 5

Analítica Manutenção de domínios estáveis e busca e conquista de novos domínios de produtos/mercados. Reativa Nível Institucional Nível Intermediário Nível Operacional Garantir um domínio atual e ao mesmo tempo buscar, localizar e explorar novas oportunidades de produtos/mercados. Busca de estabilidade de um domínio e, simultaneamente, busca de novos domínios. Diferenciar a estrutura e os processos organizacionais para acomodar e equilibrar áreas de operação estável com áreas dinâmicas e instáveis. Ênfase tanto na conservação quanto na mudança organizacional. Adotar tecnologia dual para servir a um domínio híbrido: estável e mutável. Complexidade tecnológica. Falta de relacionamento coerente entre estratégia e estrutura e processos organizacionais, provocando dificuldades de integração e coordenação organizacional. Pouca eficiência nas operações. Resposta Busca improvisada e empresarial despreparada, despreparada de improvisada e uma saída para pouco eficaz, fugir de um utilizando problema ou estratégias pressão ambiental. inadequadas e envelhecidas. DPS Proc ADM A 5 128 27

128 O processo administrativo nos diversos níveis da empresa. Níveis de Atuação Planejamento Organização Direção Controle Institucional Determinação de objetivos e planejamento estratégico. Desenho da estrutura organizacional. Políticas e diretrizes de direção e condução do pessoal. Controles globais e avaliação do desempenho empresarial Intermediário Planejamento tático e colocação de recursos. Estrutura dos órgãos e de cargos. Rotinas e procedimentos. Gerência e aplicação de recursos com vistas à ação empresarial e liderança. Controles departamentais e avaliação do desempenho departamental. Operacional Planos Operacionais. Métodos e processos de trabalho e de operação. Chefia, supervisão e motivação do pessoal. Controles individuais e avaliação do desempenho individual. DPS Proc ADM A 5 28