Processo Gesto e Manuteno do Patrimnio PR 07

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Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Responsável: Diretor

Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Responsável: Diretor de Serviços | Dr. João Tomé Calado Aprovador: Professor Doutor José Veríssimo Objetivo: Controlar os equipamentos do ISEG e as suas a atividades de manutenção periódica programada ou corretiva | Definir as regras para controlo dos meios e equipamentos aplicáveis às atividades do ISEG Riscos e oportunidades: Ver PLQ Agentes: Equipa ISEG Recursos: Financeiros, Sistemas de informação e comunicação, equipamentos e meios para a execução dos trabalhos. Monitorização: Indicadores, auditorias e revisão do SIQ Razão para a nova versão: Atualização do aprovador do processo e responsabilidades dos vigilantes MO-PR 18 -01/V 01 Pág. 2

Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Entradas: Legislação

Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Entradas: Legislação | Necessidades de acessos | Necessidades de intervenção| Necessidades de meios| PEI ISEG| Regulamentos | Relatórios | Orçamento Anual| Processos de Origem: : Estratégia e Planeamento e todos os outros 1ª Atividade Planeamento 2ª Atividade Disponibilização de Equipamentos e Meios 3ª Atividade Controlo e Melhoria Saídas: Cartões | Estacionamento| Viaturas parqueadas| Circulação de viaturas e pessoas| Relatórios| Meios e equipamentos disponíveis| Meios e serviços de segurança | Instalações limpas| Registos de manutenção/ intervenção | Simulacros Processos de Destino: Todos MO-PR 18 -01/V 01 Pág. 3

Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Atividades Descrição

Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Atividades Descrição das tarefas Responsabilidades CIRCULAÇÃO DE PESSOAS E VIATURAS • R: DLAT • Mantém atualizadas o “Regulamento de Parque de Estacionamento” e • P: ERH “Tabela de Preços do Estacionamento – Alunos, Funcionários e Docentes”, • D: Presidência disponíveis na internet • Recebe solicitação de cartões para os Alunos ou Colaboradores via Modelo “Estacionamento de Veículos Automóveis nos Parques do ISEG” , confere a identificação do pedido e procede segundo o regulamento. Em caso de solicitação para 2ª via, garante igualmente a anulação do cartão extraviado via SACS • Garante a emissão dos cartões de acesso via SI SACS e sua entrega PLANEAMENTO • Planeia a coordenação da segurança física das instalações, pessoas e bens, instruindo os fornecedores que prestam serviços ao ISEG quanto a regras e reportes a apresentar • Solicita a apresentação de documentação relacionada com a aplicação das boas práticas de HACCP. na fase de seleção dos concessionários de restauração • No final do ano letivo anterior, submete o planeamento da execução dos Simulacros do Plano de Emergência Interno (PEI) ao Presidente do ISEG Atividade 1 IDENTIFICAÇÃO DE MEIOS • Identifica os meios necessários para as atividades do ISEG, considerando as existências atuais e a perspetiva de evolução das atividades • Identifica necessidades de viaturas • Recebe pedido de aquisição via email ou helpdesk • Recebe solicitações para reserva de meios e limpeza de espaços MO-PR 18 -01/V 01 Pág. 4 • • • Informação Documentada • “Regulamento de Parque de Estacionamento” • “Tabela de Preços do Estacionamento – Alunos, Funcionários e Docentes” • “Estacionamento de Veículos Automóveis nos Parques do ISEG” • Cartões • Registos do Sistema de HACCP R: DLAT • Identificação de necessidades P: Colaboradores D: Diretor DSFA • Pedido de aquisição • Pedido de reserva de meios • Pedido de limpeza

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Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Atividades Atividade 2 DISPONIBILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E Descrição das tarefas CIRCULAÇÃO DE PESSOAS E VIATURAS • R: Segurança • Controla os acessos de Alunos e Colaboradores, garantindo que todos • P: Todos utilizam o cartão à entrada e saída • D: DLAT • No caso de esquecimento do cartão, solicita os dados de identificação e regista a hora de entrada e local onde se dirige assim como a hora de saída que regista no Registo de Visitas Diárias • Solicita a visitas / Fornecedores os dados de identificação e regista no Registo Visitas Diárias, a hora de entrada e local onde se dirige, assim como a hora de saída • Apresenta ao DLAT Relatórios Diários com ou sem Ocorrências (a Segurança Edifícios e Biblioteca) e Relatório Diário Segurança Noturna MEIOS MO-PR 18 -01/V 01 Responsabilidades Pág. 5 Informação Documentada • Registo Visitas Diárias • Relatórios Diários com ou sem Ocorrências • Relatório Diário Segurança Noturna

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Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Atividades Atividade 2 DISPONIBILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E MEIOS MO-PR 18 -01/V 01 Descrição das tarefas Responsabilidades SEGURANÇA FÍSICA DAS INSTALAÇÕES, BENS E PESSOAS E LIMPEZA • R: Segurança • Coordena a limpeza das instalações, garantindo o preenchimento do • P: Todos “Relatório Diário da Limpeza dos Edifícios” • Pessoal de Limpeza – apresentando o Registo Entradas e Saídas de Pessoal • D: DLAT • Garante a segurança : • Contrata e garante o funcionamento de sistemas de alarme de intrusão/ incêndio e sistema de vídeo – vigilância • Assegura o funcionamento dos meios de higiene e segurança no trabalho, de acordo com a legislação em vigor • Exige às empresas subcontratadas os Relatórios das intervenções efetuadas • Verifica a operacionalidade das salas de aula e respetivos equipamentos, registando e reportando ao responsável da manutenção quaisquer falhas ou avarias. • Garante a imediata atuação de emergência de acordo com o Plano de Emergência Interno Pág. 6 Informação Documentada • Relatório Diário da Limpeza dos Edifícios • Registo Entradas e Saídas de Pessoal • Registos de intervenção de Fornecedores • Plano de Emergência Interno

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Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Atividades Atividade 2 DISPONIBILIZAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E MEIOS MO-PR 18 -01/V 01 Descrição das tarefas AQUISIÇÃO E ATRIBUIÇÃO DE MEIOS • Se o meio existir em armazém, garante a autorização de entrega pelo Diretor DSFA • Sempre que o meio não existe, aprova a aquisição de acordo com o definido no procedimento PR 10 “Aprisionamento e Avaliação de Fornecedores” • Após a compra, confere o bem ou serviço adquirido face aos seus requisitos especificados e zela preservação da documentação associada ao equipamento, quando aplicável. • Anualmente, regista os equipamentos, áudio, vídeo e telecomunicações no SI SAP e garante a emissão da etiqueta identificativa do equipamento • Sempre que necessário ou quando solicitado pelo requisitante para eventos, mudanças, conferências, o DLAT assegura a atribuição dos meios segundo datas e locais da requisição • O requisitante garante a adequada utilização dos meios associados e preservando os meios e solicitando ao DLAT a limpeza do espaço, sempre que considere necessário • Após evento, garante a reposição do “Layout” • Para viaturas: • Solicita a aquisição de viaturas de serviço ANCP • Assegura a preservação do bom estado da viatura em seu poder e dos seus registos no Livro de Revisões • Mensalmente, acede ao portal da ANCP e regista o histórico Pág. 7 Responsabilidades • • • R: DLAT P: Requisitante/ Fornecedor D: Diretor DSFA Informação Documentada • Registo dos equipamentos, áudio, vídeo e telecomunicações SI SAP • Etiqueta identificativa do equipamento • Pedido de reserva de meios • Solicitação de viaturas • Livro de Revisões de cada viatura • Histórico viaturas no portal ANPC

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Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Atividades Descrição das tarefas Responsabilidades 2 Atividade EXECUÇÃO DA MANUTENÇÃO • Recebe pedidos de manutenção via OTRS e solicita a intervenção dos serviços subcontratados • Prioriza e garante as atividades de manutenção, corretivas e preventivas, obtendo o registo da intervenção via Modelo “Folha de Manutenção” ou recebendo um registo de intervenção de Fornecedores • Quando previsto acompanha a manutenção preventiva subcontratada • Recebe os relatórios de intervenção preventiva e procede à aceitação do serviço DISPONIBILIZAÇÃO DE • Regista falsos alarmes, anomalias e incidentes utilizando os modelos EQUIPAMENTOS E “Falsos alarmes, anomalias e incidentes – Incêndios” ou “Falsos alarmes, anomalias e incidentes – Intrusão” MEIOS • Controla os pedidos de manutenção em OTRS por fechar MEDIDAS DE AUTOPROTEÇÃO E REALIZAÇÃO DE SIMULACROS • Sempre que necessário, elabora/revê o PEI e submete à Presidência para validação e aprovação, incluindo proposta de plano de divulgação • Posterior à aprovação pela Presidência, submete o PEI a aprovação pela ANPC • Logo que aprovado pela ANPC, divulga via email e/ou através dos canais de comunicação do ISEG (site, correio eletrónico, etc. ) MO-PR 18 -01/V 01 Pág. 8 • • • Informação Documentada R: DLAT P: Requisitante/ Fornecedor D: Diretor DSFA • Pedidos de manutenção em OTRS • “Folha de Manutenção” • Relatórios de intervenção de fornecedores • “Falsos alarmes, anomalias e incidentes – Incêndios” • “Falsos alarmes, anomalias e incidentes – Intrusão” R: DLAT P: Fornecedores/ Colaboradores D: Presidência/ ANPC • PEI • Divulgação PEI

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Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Atividades Atividade 3 CONTROLO E MELHORIA Descrição das tarefas Responsabilidades CONTROLO DAS ATIVIDADES DOS FORNECEDORES • Controla as atividades contratualmente definidas com as empresa contratadas • Solicita os resultados de auditorias HACCP efetuadas por empresas especializadas R: DLAT P: Fornecedores D: Presidência CONTROLO DAS MEDIDAS DE AUTOPROTEÇÃO E REALIZAÇÃO DE SIMULACROS • Informa antecipadamente da realização do simulacro por email e promove • R: DLAT a sua execução • P: Fornecedores • Recebe o Relatório do Simulacro do Fornecedor, analisa-o e promove a • D: Presidência realização de ações de melhoria • Analisa relatórios de incidentes, anomalias ou alarmes reportados durante o ano e promove a realização de ações de melhoria CONTROLO DAS ATIVIDADES DO PROCESSO • Controla o cumprimento dos prazos definidos pela Lei, Tutela, Administração Fiscal e Presidente ISEG • Identifica eventuais riscos ou desvios e introduz as ações necessárias, recorrendo ao Administrador MO-PR 18 -01/V 01 • • • Pág. 9 • • • Informação Documentada • Registos / relatórios de fornecedores • Registos do Sistema de HACCP • Email de aviso de simulacro • Relatório do Simulacro • Registos de ações de melhoria R: DLAT • Registos associados ao controlo e gestão P: Administrador D: Presidência

Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Informação documentada

Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Informação documentada de origem interna Código Nome RF-PR 07 -01 Regulamento de Parque de Estacionamento MO-PR 07 -01 Tabela de Preços do Estacionamento Alunos, Funcionários Docentes Local arquivo Rede interna DLAT Tempo de preservação Enquanto em vigor mais 3 anos Página internet Intranet 1 ano MO-PR 07 -02 Estacionamento de Veículos Automóveis nos Parques do ISEG ----- Cartões ----- Identificação de necessidades Pedido de aquisição Pasta “Pedidos de cartões acesso - Alunos” Pasta “Pedidos de cartões acesso – Docentes e Colaboradores” Arquivo de email ----- Pedido de reserva de meios Arquivo de email 1 ano ----- Pedido de limpeza Arquivo de email 1 ano ----- Registo Visitas Diárias Pastas “Relatórios de Segurança”, por dia 6 meses MO-PR 07 -08 Relatórios Diários com ou sem Ocorrências Relatório Diário Segurança Noturna Relatório Diário da Limpeza dos Edifícios Pasta “Limpeza aos Edifícios – Ano” 1 ano ----- Entradas e Saídas de Pessoal Pastas “Relatórios de Segurança”, por dia 5 anos ----- Registo dos equipamentos, áudio, vídeo e telecomunicações SI SAP Permanente ----- Etiqueta identificativa No equipamento Enquanto em vigor ----- Pedido de reserva de meios Arquivo de email 1 ano ----- Solicitação de viaturas Arquivo de email 1 ano ----- Livro de Revisões de viatura Na Viatura --- Portal da ANCP atualizado Permanente ----- Histórico Viaturas MO-PR 18 -01/V 01 Pág. 10 1 ano

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Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Informação documentada de origem interna Código Nome Local arquivo Tempo de preservação ----- Pedidos de manutenção OTRS Permanente MO-PR 07 -04 Folha de Manutenção Pasta “Manutenção – Ano” 1 ano MO-PR 07 -05 Pasta “Manutenção – Ano” 1 ano ----- Falsos alarmes, anomalias e incidentes Incêndio Falsos alarmes, anomalias e incidentes Intrusão Plano de Emergência Interno (PEI) Pasta “PEI” Permanente ----- Divulgação PEI Arquivo de email 1 ano ----- Registos associados ao controlo e gestão Arquivo informático 3 anos ----- Registos do Sistema de HACCP Pastas “HACCP” ----- Aviso de simulacro Arquivo de email Durante a vigência do contrato com empresa 1 ano ----- Relatório do simulacro Pasta “PEI” Permanente MO-PR 07 -06 MO-PR 18 -01/V 01 Pág. 11

Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Informação documentada

Processo Gestão e Manutenção do Património PR 07 / V 13 21/05/2019 Informação documentada de origem externa Código Nome --- Normas e Legislação aplicável ----- Registos de intervenção de Fornecedores Local arquivo Tempo de preservação Em ficheiro informático, em SI Aquila Qualidade/ Legislação Pasta “Nome do fornecedor” Enquanto em vigor Permanente Relatórios de intervenção de fornecedores Siglas e abreviaturas SIGLA Descrição e/ou significado DLAT Divisão de Logística e Apoio Técnico DSFA Direção de Serviços Financeiros e Administrativos PEI Plano de Emergência Interno HACCP Hazard Analysis and Critical Control Points SI SAP Sistema de Informação SAP DR Diário da República SIQ Sistema Integrado da Qualidade SACS Parking Information Management System MO-PR 18 -01/V 01 Pág. 12