Processer inom insamlingsadministrationen Hantera gvoreskontra Hantera skattereduktion 1

Processer inom insamlingsadministrationen • Hantera gåvoreskontra • Hantera skattereduktion 1

Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera reskontror Hantera leverantörsreskontra Hantera kundreskontra Hantera gåvoreskontra Hantera anläggnings -tillgångar Hantera finanser, moms och övriga skatter Hantera finansiella placeringar Hantera likviditet Hantera moms Hantera skattereduktion Hantera övriga skatter Hantera övrig löpande redovisning … … … … Upprätta bokslut … 2

Hantera gåvoreskontra Nivå 5 Styrning och generellt regelverk för processer inom insamlingsadministrationen Bokföringslagen PUL, personuppgiftslagen Inkomstskattelagen Lagen om godkännande av gåvomottagare vid skattereduktion för gåva Givarens rättigheter (FRII) Svensk insamlingskontroll Offentlighets- och sekretesslagen ”Bankregler” Insamlingsstrategi Insamlingspolicy Givarvårdsprogram (bemötande) Principer för tackbrev Principer för upplägg av öronmärkningsprojekt Arkivregler Riktlinje för hantering av skattereduktionsgrundande gåvor Riktlinje för hantering av ändamålsdestinerade gåvor Allmänna gåvor, testamenten, anslag m. m. till 90 -konton bankkonton via: OCR, SMS, autogiro, manuella inbetalningar Kontanter Administrera autogiro Hantera inbetalningar och göra korrigeringar Hantera kontanter och andra fysiska gåvor Skapa redovisningstransaktioner och stämma av system Vidareförmedla gåva till utlandsförsamling Ajourhålla givarregistret Korrekt information om givare Bokförda och avstämda totala gåvointäkter Underlag för transparens vad avser gåvans väg Förklaringar: Input/ output Process/ delprocess Aktivitet Kommentarer Annan process 3

Hantera gåvoreskontra; Administrera autogiro Aktivitetsflöde Digitalt autogiromedgivande eller som pappersunderlag (nya, ändrade belopp/konton, avslut) Hanterade autogiromedgivanden (från processen ”Ge löpande service”) Kontrollera och registrera autogiro samt skanna pappersmedgivande Initiera autogirodragning hos banken Hantera ofullständiga autogiro medgivanden Klarmarkera autogirodragning i systemet Skicka välkomst brev och arkivera Ändringar via ärenden genererar inga nya fysiska medgivanden och ska därför varken scannas, kopplas eller arkiveras. Underlag första dragning/dragning upphör från givares konto Arkiverat medgivande Välkomstpaket /bekräftelsebrev skickat Ofullständiga autogiromedgivanden (skickas till processen ” Ge löpande service ”) automatiserad Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) … … Periodicitet Specifik styrning … … Roller Informatör (givarservice) H, U H, U Externa roller Bank K Givare K IT-stöd Lime (U) Lime 4

Hantera gåvoreskontra; Hantera kontanter och andra fysiska gåvor Aktivitetsflöde Inlämnad gåva i reception respektive via post Inlämnad insamlingsbössa Periodicitet Specifik styrning Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) Roller Ta emot gåva Dualitetsprincip … Notera i värdebok och skriv kvittens Dualitetsprincip Vid kontanter: Räkna sedlar och mynt … … Redovisningsekonom Kontanter insatta på bankkonto Kvittens som underlag för registrering av gåva … I U U U H H U U Reskontrahandläggare Teamledare för EA-gruppen Utför bankinsättning Dualitetsprincip Insamlare Receptionist Vaktmästare Vid andra fysiska gåvor: Värdera och sälj gåva U H, U Externa roller Bank/vaktbolag U IT-stöd 5

Hantera gåvoreskontra; Hantera inbetalningar och göra korrigeringar Aktivitetsflöde Inkomna gåvor till 90 konton bankkonton via: OCR, SMS, autogiro, manuella inbetalningar Behov av omföring/justering av registrerad gåva i Lime Registrera manuella transaktioner i Lime Läsa in gåvor i Lime via fil Läsa in betalningsbesked för autogirobetalningar automatiserad Göra korrigeringar Uppdaterade inbetalningar och korrigeringar i Lime Periodicitet Specifik styrning Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) Roller Informatör (givarservice) Reskontrahandläggare H, U (MI/HY-inbetaln. ) H, U K, I H, U Externa roller K, I Givare IT-stöd Lime (U) Lime 6

Hantera gåvoreskontra; Skapa redovisningstransaktioner och stämma av system Aktivitetsflöde Gåvor registrerade i Lime, och KOB Testamentsgåvor och minnesfonder uppdaterade i Agresso Periodicitet Uppdatera KOBtransaktioner i Lime Uppdatera redovisnings transaktioner i Agresso Uppdatera testamentsoch anslagstransaktioner i Lime Stämma av system Bokförda och avstämda gåvointäkter i Agresso och Lime Avstämda och korrekta system Automatiserad process som sker varje natt Specifik styrning Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) Roller Systemförvaltare Reskontrahandläggare H H H I (vid problem) KOB - Lime - Agresso - Lime H, U Externa roller IT-stöd 7

Hantera gåvoreskontra; Ajourhålla givarregistret Aktivitetsflöde En gåva kommer in från en ny givare Förändrade kontaktuppgifter hos befintliga givare Returer postala utskick Periodicitet Registrera nya givare Löpande Uppdatera givares kontaktuppgifter Hantera dubbletter Personnummersätt givare Automatiserad Varje lördag Dagligen Månatligen Importera presumtiva givare Två ggr/år Rensa givarregistret Korrekt givarregister Årligen Specifik styrning Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) … Roller Informatör (givarservice) Reskontrahandläggare H, U (autogirogivare) H, U U (manuella) U( manuella) H Systemförvaltare H, U (manuella) H H H, U Externa roller IT-stöd Lime (U) Lime 8

Hantera gåvoreskontra: Vidareförmedla gåvor till utlandsförsamlingar Aktivitetsflöde Bokförd gåva som är öronmärkt till utlandsförsamling Ta ut rapport över gåvointäkter per utlandsförsamling Boka om intäkten via utlandsförsamlingens avräkningskonto Begär utbetalning från avräkningskontot Utbetala saldo från avräkningskonto Skicka tackbrev Gåva vidareförmedlad till utlandsförsamling Både automatiserad och personligt tack Automatiserad Periodicitet Specifik styrning … Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) … … … Roller Redovisningsekonom H, U Teamledare för EA-gruppen H, U H Externa roller Kyrkoherde I H, U Administratör i utlandsförsamlingar IT-stöd Agresso (U) 9

Hantera skattereduktion Nivå 5 Styrning och generellt regelverk för processer inom insamlingsadministrationen Bokföringslagen PUL, personuppgiftslagen Inkomstskattelagen Lagen om godkännande av gåvomottagare vid skattereduktion för gåva Givarens rättigheter (FRII) Svensk insamlingskontroll Offentlighets- och sekretesslagen ”Bankregler” Beslut om att ansöka/förnya godkännande som gåvomottagare Planerade, pågående och avslutade avdragsgilla insatser Hantera Skatteverkets godkännande som gåvomottagare (trossamfundet Sv. K) Insamlingsstrategi Insamlingspolicy Givarvårdsprogram (bemötande) Principer för tackbrev Principer för upplägg av öronmärkningsprojekt Arkivregler Bedöma om insats främjar social hjälpverksamhet samt hur det sociala hjälpbehovet ska prövas Sammanställa och stämma av skattereduktionsgrundande gåvor Individpröva hjälpbehov och ansöka om medel för social hjälpverksamhet Riktlinje för hantering av skattereduktionsgrundande gåvor Riktlinje för hantering av ändamålsdestinerade gåvor Rapportera kontrolluppgifter Korrekt rapporterade kontrolluppgifter Underlag för skatteduktionsgrundande gåvor som ska ianspråktas Sammanställda och avstämda skattereduktionsgrundande gåvor Förklaringar: Input/ output Process/ delprocess Aktivitet Kommentarer Annan process 10

Hantera skattereduktion: Hantera Skatteverkets godkännande som gåvomottagare (Trossamfundet Svk) Aktivitetsflöde Godkänd gåvomottagare för skattereduktionsgrundande gåvor Förnya ansökan som godkänd gåvomottagare för skattereduktion Bevaka och hantera förändringar i regelverk Hantera tillsynsärende Godkänd gåvomottagare t om 2015 -12 -31 Förnyad period som godkänd gåvomottagare Avsluta processen för att hantera skattereduktionsgrundande gåvor Förändrade regelverk Avslutat tillsynsärende Periodicitet Specifik styrning Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) Roller Generalsekreterare Ekonomi- och finanschef delegerat till redovisningschef Verksamhetsledningen Lag (2011: 1269) om godkännande av gåvomottagare vid skattereduktion för gåva Besluta om att ansöka/förnya godkännande som gåvomottagare H I I U H, U K, I Externa roller Givare I IT-stöd 11

Hantera skattereduktion: Bedöma om insats främjar social hjälpverksamhet samt hur det sociala hjälpbehovet ska prövas Aktivitetsflöde Trossamfundet Sv. K godkänd som gåvomottagare avseende skattereduktion för att bedriva social hjälpverksamhet bland behövande Planerade, pågående och avslutade insatser Bedöma om insats främjar social hjälpverksamhet och om den är avdragsgill Bedöma om det sociala hjälpbehovet ska gruppeller individprövas Blankett: Bedöma om insats inom utvecklingssamarbetet främjar social hjälpverksamhet Blankett: Bedöma om insats främjar social verksamhet för svenska kyrkan i utlandet Periodicitet Avdragsgill verksamhet som - är grupprövad - ska individprövas Ej avdragsgill verksamhet Jan - feb Specifik styrning Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) Roller Chef för det internationella arbetet H H Enhetschef för Bistånd, HUM och Kyrkorelationer U U H H Roller i utlandsförsamling Kyrkoherde för respektive utlandsförsamling Diakon Administratör i utlandsförsamling U U IT-stöd 12

Hantera skattereduktion: Utföra gåvomedelsavstämning för skattereduktionsgrundande gåvor Aktivitetsflöde Uppgifter om: • Projektkostnader för insatser med avdragsrätt • Erhållna skattereduktionsgrundande gåvointäkter Periodicitet Sammanställ kostnader för genomförda insatser samt erhållna skattereduktionsgrundande intäkter Analysera och stäm av att utrymme finns för egen finansiering Blankett: Redovisningsblankett för gåvomedelsavstämning för skattereduktionsgrundande gåvor Per tertial Avstämning som säkerställt att erhållna gåvor ryms inom ramen för den verksamhet som ger avdragsrätt Per tertial Specifik styrning Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) Roller Ekonomi- och finanschef H H Controller inom Intek U U Agresso Externa roller IT-stöd 13

Hantera skattereduktion: Rapportera kontrolluppgifter Aktivitetsflöde Inbetalda skattereduktionsgrundande gåvor för ett kalenderår Ta ut en rapport över inbetalda skattereduktionsgrundande gåvor Skapa fil till Skatteverket med uppgift om inbetalda skattereduktionsgrundande gåvor per givare Skapa fil med underlag för utskick av brev med kontrolluppgifter till givare Rapporterade uppgifter till Skatteverket om inbetalda skattereduktionsgrundande gåvor Jan - feb Periodicitet Specifik styrning … Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) Roller Systemförvaltare Reskontrahandläggare K K K H, U U I Teamledare för insamling H H Teamledare för EA-gruppen I Givarservice Insamlare I U Externa roller IT-stöd 14

Hantera skattereduktion: Individpröva hjälpbehov och ansöka om medel för social hjälpverksamhet Aktivitetsflöde Avdragsgill verksamhet som - är grupprövad - ska individprövas Medmänniska som har fått ett socialt stöd Individpröva hjälpbehovet Betala ut ersättning för kostnader för hjälpinsatsen Ansöka om medel (skattereduktionsgrundande gåvor) för social hjälpverksamhet Besluta om utbetalning av ansökta medel Ta fram underlag för utbetalning till utlands-församling Blankett: Individprövn. med ek. bidrag Blankett: Beslut om ekonomisk bistånd för individprövad insats Blankett: Ansökan om medel för utförd hjälpinsats Underlag: Protokoll från VLmöte Underlag : Ansökan från församling o protokoll från VL Jan - feb … Mar Senast 31 maj Periodicitet Specifik styrning Hanteringsbeslut som tas av huvudansvarig (H) Underlag för skatte-reduktions -grundande gåvor som ska ianspråktas Beslut om insats varit ett socialt hjälpbehov. Beslut om utbet. till utl. församling Beslut om ekonomiskt bistånd Roller H, U (beslut) Avdelningschef K, I Controller H U Redovisningsekonom Roller i utlandsförsamling Kyrkoherde H Diakon U Administratör i utlandsförsamlingar H, U (beslut) K, I U (utbet) U I I IT-stöd 15

Processer inom insamlingsadministrationen 16