Proceso del Reporte de Horas Trabajadas Timesheets y

Proceso del Reporte de Horas Trabajadas (Timesheets) y Nuevo Sistema de Nómina de Salario (CMIPS II) 1

Agenda 2 Visión General del Entrenamiento e Introducción Vídeo del Timesheet del Estado Repaso de Información Importante y Ejercicios de Práctica Resumen de Preguntas y Respuestas

Objetivos 3 Familiarizarse con el nuevo proceso del Timesheet Completar correctamente el Timesheet de CMIPS II Reconocer y evitar errores comunes en el Timesheet que podrían retrasar el proceso y el pago

¿Que es CMIPS II? CMIPS II es el nuevo sistema de computadoras en uso por el Programa de Servicios de Apoyo en el Hogar (IHSS) y la Autoridad Pública (PA) › CMIPS II reemplaza un sistema viejo de más de 30 años (Legado) › Lanzamiento en todo el estado en seis fases CMIPS II comenzará a ser utilizado por el Condado de Riverside el 1° de mayo del 2013 4

¿Qué Significa el Cambio para Usted? 5 A partir de mayo del 2013, su Timesheet se verá diferente El tiempo trabajado será registrado en horas y minutos Todos los Timesheets serán procesados por el departamento estatal del proceso de reportes de horas trabajadas (Timesheet Processing Facility – TPF) en Chico, CA

Nuevo Timesheet (Frente) 6

Nuevo Timesheet (Reverso) Recipient Signature 7 Date Provider Signature Date

Repaso – 14 Consejos sobre el uso del Timesheet Registrando las Horas Precisión del Timesheet Envío y Proceso del Timesheet 8

Declarando Horas Escriba el tiempo trabajado en horas y minutos, no en decimales Pago basado en las horas / minutos declarados cada día, no del total Escribá los números de esta manera 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Declarando Tiempo– Ejemplo 1 Registre las siguientes horas que trabajó: 16 – 3 horas y 35 minutos 17 – No trabajó 18 – 2 horas y 5 minutos 19 – 1 hora y 50 minutos Previamente Día del Mes Horas Trabajadas 16 3. 6 17 18 19 2. 1 1. 9 CMIPS II Timesheet Horas 3 3 5 18 2 0 5 19 1 5 0 3 0 16 17 Total Recuerde: piense en “horas” cuando sume el total 10 Minutos 7 :

Declarando Tiempo– Ejemplo 2 Registre las siguientes horas que trabajó: 16 - 2 horas y 10 minutos 17 - 3 horas y 20 minutos 18 - 2 horas y 10 minutos 19 - 3 horas y 45 minutos Previamente Día del Mes Horas Trabajadas 16 17 18 19 2. 2 3. 4 2. 2 3. 8 CMIPS II Timesheet Horas 2 1 0 17 3 2 0 18 2 1 0 19 3 4 5 2 5 16 Total Recuerde: piense en “horas” cuando sume el total 11 Minutos 1 1 :

Ahora Inténtelo Usted – Ejemplo 3 CMIPS II Timesheet Registre las siguientes horas que trabajó: 16 - no trabajó 17 - 10 horas y 30 minutos 18 - 2 horas y 15 minutos 19 - 2 horas y 35 minutos Previamente Día del Mes Horas Trabajadas 16 17 18 19 10. 5 2. 3 2. 6 Horas ? ? 17 ? ? 18 ? ? 19 ? ? 16 Total Recuerde: piense en “horas” cuando sume el total 12 Minutos :

Ejemplo 3– ¿Estuvo Correcto? CMIPS II Timesheet Registre las siguientes horas que trabajó: 16 - no trabajó 17 - 10 horas y 30 minutos 18 - 2 horas y 15 minutos 19 - 2 horas y 35 minutos Previamente Días del Mes Horas Trabajadas 16 17 18 19 10. 5 2. 3 2. 6 Horas 16 th 0 3 0 18 th 2 1 5 19 th 2 3 5 2 0 17 th Total Recuerde: piense en “horas” cuando sume el total 13 Minutos 1 1 5 :

Una Vez Más – Ejemplo 4 CMIPS II Timesheet Registre las siguientes horas de trabajo: 16 - 4 horas y 10 minutos 16 ? ? 17 - 3 horas y 15 minutos 17 ? ? 18 - 2 horas y 30 minutos 18 ? ? 19 - 2 horas y 30 minutos 19 ? ? 20 ? ? 21 ? ? 22 ? ? 20 - no trabajó 21 - no trabajó 22 - 1 hora y 45 minutos 14 Minutos Horas Recuerde: piense en “horas” cuando sume el total Total :

Ejemplo 4 - ¿Estuvo Correcto? CMIPS II Timesheet Registre las siguientes horas que trabajó: Minutos Horas 16 - 4 horas y 10 minutos 16 4 1 0 17 - 3 horas y 15 minutos 17 3 1 5 18 - 2 horas y 30 minutos 18 2 3 0 19 - 2 horas y 30 minutos 19 2 3 0 20 - no trabajó 20 21 - no trabajó 21 22 - 1 hora y 45 minutos 22 1 4 5 1 0 15 Recuerde: piense en “horas” cuando sume el total Total 1 4 :

¿Qué Pasa si Cometo un Error? El día 16 trabajó 3 horas y 35 minutos, pero por error registró 3 horas y 55 minutos: CMIPS II Timesheet con Error Horas 16 3 Minutos 5 5 16 Horas 16 Minutos 3 3 5 5 2 0 5 17 17 18 CMIPS II Timesheet con Corrección 2 0 5 18 Cuidadosamente dibuje una sola línea sobre el número incorrecto y escriba el número correcto en la misma caja

Precisión del Timesheet Los Timesheets son leídas por una maquina de imagen computarizada › Use tinta negra solamente › Sólo escriba información donde se le indique › No escriba arriba de la información impresa: Nombres Períodos de pago Ceros › Tanto el proveedor y beneficiario deben firmar y poner la fecha al reverso del nuevo Timesheet 17

Precisión del Timesheet cont. Declare solamente las horas trabajadas haciendo servicios autorizados No declare horas ANTES de la fecha de inicio de los servicios autorizados para el beneficiario No declare horas DESPUES de la fecha final de la ultima fecha de los servicios autorizados del beneficiario de IHSS 18

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? Ejemplo 1 19

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? ERROR: Más de 24 Horas 20

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? Ejemplo 2 21

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? ERRORES: Varios números en una caja; y cruce incorrecto 22

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? Ejemplo 3 23

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? Este reporte está libre de errores 24

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? Ejemplo 4 25

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? ERRORES: Números ilegibles, línea en el 7, y tinta roja 26

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? Ejemplo 5 27

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? Este reporte está libre de errores 28

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? Ejemplo 6 29

Ejercicio de Precisión del Timesheet ¿Contiene un error común este Timesheet? ERRORES: Números fuera de las cajas y no escritos de forma clara y sencilla, línea en el 0 y 7. 30

Envío y Proceso del Timesheet Corte el Timesheet a lo largo de la línea de puntos y envíe el original al TPF en Chico, CA No envíe ninguna documentación adicional con su Timesheet Envíe por correo su Timesheet después del día 15 y el último del mes. No anote una fecha antes de haberla trabajado ni agregue una fecha que no pertenezca al período de pago. 31

¿Qué Debo Hacer si Cambio de Domicilio o Teléfono? Llene una forma de cambio de dirección/teléfono: › Descargue la forma en el sitio web del estado: http: //www. dss. cahwnet. gov/cdssweb/entres/forms/Span ish/SOC 840_SP. pdf › llame a su oficina del distrito para que se la envíen por correo o para recogerla en persona Después de completar la forma, envíe a, o entréguela a, su oficina local del distrito. 32

¿Qué Hago si Necesito Otro Timesheet? Llame al Centro de Prestación de Servicios para los Timesheets de IHSS al 1 -800 -575 -2588, o a su oficina local del distrito, si su Timesheet: › › Se perdió Fue robado Hizo un error Necesita reemplazarlo El reemplazo de su Timesheet se le enviará por correo. 33

¿Dónde Está mi Cheque? Los cheques de pago continuarán emitiéndose dentro de 10 días de trabajo en que el TPF recibe el Timesheet. Después de 12 días de trabajo a partir de cuando envió su Timesheet, llame al Centro de Prestación de Servicios para los Timesheets de IHSS al 1 -800 -5752588 para el estado de su Timesheet. No lláme al trabajador social de IHSS para obtener un Timesheet o para saber el estado de su cheque de pago. No podrán asistirle. 34

¿Quiere su Dinero Más Rápido? Inscríbase para Depósito Directo › Elegible si usted tiene una cuenta de cheques o ahorros y ha trabajado para el Programa de IHSS al menos 90 días › Una vez establecido, si usted NO entrega un Timesheet durante 60 días, su Depósito Directo será cancelado › Para cualquier otra pregunta o para inscribirse, lláme al Centro de Procesamiento de Depósito Directo de IHSS al 1 -866 -3767066 35

Asistencia Adicional Repase esta presentacion y la lista de entrenamientos adicionales en: www. rivcoihsspa. org o www. udwa. org Si necesita ayuda para completar su Timesheet, repase los folletos de esta clase, llame a la oficina de nómina de IHSS al 1 -800 -575 -2588, llame a su oficina local del distrito, o llame a su unión al 1 -866 -417 -7300 Para saber el estado de su cheque de pago, llame al Centro de Prestación de Servicios para los Timesheets de IHSS al 1 -800 -575 -2588 36

¿Preguntas? 37

¿Cómo Hicimos? Repaso de Objetivos y Evaluaciones 38 Familiarizarse con el nuevo proceso del Timesheet Completar correctamente el Timesheet de CMIPS II Reconocer y evitar errores comunes en el Timesheet que podrían retrasar el proceso y el pago Complete su evaluación