Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl

Procesbeschrijvingen opstellen en beheren in een departement incl. MOD bij EWI en WSE Rita Hauchecorne Departement EWI Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 1

Inhoud I. III. IV. V. VIII. IX. X. XII. Wat is een proces? Hoe starten? Hoe succes verzekeren? Ons doel m. b. t. procesbeschrijvingen Onze keuze Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’ Sjabloon Voorbeelden Optimalisatie Volgende fase: ontsluiting en beheer Onze ervaringen Nut Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 2

I - Wat is een proces? Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 3

II - Hoe starten? 1. Doel bepalen: waarvoor dienen de procesbeschrijvingen? 2. Keuze techniek : afstemmen op doel 3. Afbakening scope : aantal beperken - begin met eenvoudige processen III - Hoe succes verzekeren ? Kritische Succesfactoren KSF : Steun management Geïntegreerde aanpak in organisatiewerking, niet ‘iets aparts’ Communicatie organisatiebreed Gestandaardiseerd aanpak voor opmaak, ontsluiting, beheer en actualisatie Bewust stapsgewijze aanpak Procesbeschrijvingen maken is ook een (leer) proces verschillende fases Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 4

IV - Ons doel Procesbeschrijvingen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Praktisch nut in dagelijkse werking Eenvoudig qua techniek – lage drempel Participatie personeelsleden Borging kennis ‘procesmatig werken’ Duurzaam Voorbereiding aanpak (operationele) risico’s Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 5

V - Onze Keuze 1. Processen op operationeel niveau beschrijven 2. Software Word 3. Sjabloon Tabel : ‘Wat’ ‘Wie’ ‘Hoe’ en ‘Waar’ 4. aangevuld met ‘rand informatie’ 3. Personeelsleden beschrijven zelf hoe zij nu hun taak uitvoeren = huidig proces ‘as is’ 4. Coaching – standaardisatie = training en steun groepsbesprekingen = leertraject 5. Validatie door management Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 6

VI - Onze aanpak : project ‘procesbeschrijvingen’ 1. 2. Vraag van secretaris-generaal D. Vanderpoorten deel van Totaal project ‘Organisatiebeheersing’ 2. Aanpak project voorgelegd aan Directiecomité - start 3. Verder besproken op Afdelingsvergaderingen 4. draagvlak organisatiebreed – elk team 4. Keuze welke processen? 5. Procesbeschrijvingen opgesteld door teamleiders + dossierbehandelaars 6. Afdelingshoofd = coach 7. Validatie door Directiecomité Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 7

VI - Sjabloon Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 8

VII - Voorbeelden procesbeschrijvingen: MOD : Abonnementen woon-werkverkeer Dept WSE : Het schrijven van de beleidsbrief Werk Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 9

Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 5 pagina’s 10

Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 7 pagina’s 11

IX - Optimalisatie Huidige procesbeschrijvingen Layout Codering Inhoud: ‘Wie’ – kolom : functies ipv initialen Namen in afzonderlijke tabel: - handiger bij personeelsverschuivingen - overzicht m. b. t. functiescheidingen - zicht op potentieel voor courante vervangingen Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 12

Tabel: Wie heeft welke functie Bijvoorbeeld: Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 13

X - Volgende fase: ontsluiting en beheer 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Rollen : verantwoordelijkheden afbakenen Procedure voor ‘actualisatie’ Pdf van de ‘gehandtekende procesbeschrijvingen’ – extranet Formele ontsluiting - organisatiebreed Integreren in organisatie: Ploeg – Delegatieregeling - etc Evaluatie ‘project procesbeschrijvingen’ Periodieke evaluatie en bijsturing : Plan - Do - Check – Act 8. - Onderlinge relatie in kaart brengen : potentiële winsten 9. - Risico’s opsporen – optimalisatie organisatiebeheersing Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 14

XI - Onze ervaringen Begin is moeilijk - rendement komt pas later Arbeidsintensief - extra werk Iedere betrokkene kan eraan meewerken Gedragen door het hele organisatie ‘WIJ’-gebeuren Zelf opstellen – maakt vertrouwd Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 15

XII - Nut Maakt zichtbaar wat er in de organisatie gebeurt Ieders rol is duidelijk: ‘wie’ ‘doet’ ‘wat’ en ‘hoe’ Draagt bij tot responsabilisering Middel voor standaardisatie in ‘uitvoering taken’ standaardisatie van de dienstverlening Personeelsleden krijgen inzicht over hun taak als ‘schakel’ in het geheel - waardering Kennisborging en kennisdeling m. b. t. methodiek uitvoering opdracht - nut bij vervangingen Nieuwkomers zullen sneller renderen Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 16

Inhoud I. III. IV. V. VIII. IX. X. XII. Wat is een proces? Hoe starten? Hoe succes verzekeren? Ons doel m. b. t. procesbeschrijvingen Onze keuze Onze aanpak: project ‘procesbeschrijvingen’ Sjabloon Voorbeelden Optimalisatie Volgende fase: ontsluiting en beheer Onze ervaringen Nut Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 17

Veel succes ! rita. hauchecorne@ewi. vlaanderen. be Vlaamse overheid Departement Economie, Wetenschap en Innovatie 18