Procedura de recoltare etichetare pastrare transmitere probe de
Procedura de recoltare, etichetare, pastrare, transmitere probe de sange si dosare donatori CSH catre laboratorul de testare, comunicare cu RNDVCSH si arhivare a documentelor donatorilor de CSH Dr. Monica Dutescu Traian Puscas Annemarie Keyl Mihaela Berteanu RNDVCSH, Mai 2018
I. Donatori CSH nou inregistrati A. Inscrierea DCS nou Donatorul → informat, consiliat → 3 formulare de inscriere Donatorul → completeaza documentele – Consimtamant la inscriere Chestionar Medical Nota Informativa Personalul responsabil din CD → evalueaza eligibilitatea donatorului pentru a fi inscris in registru - criteriile de eligibilitate ale AMDM → verifica documentele de inscriere ale donatorului ( sa fie lizibile si complete) → semneaza pe toate 3 formulare Personalul responsabil din CD trece pe formulare codul CD ( Ex. : R 1035)
I. Donatori CSH nou inregistrati B. Recoltarea probelor de sange: • DCS donator de sange EDTA - 4 ml Simpla(*) - 7 ml • DCS ne-donator de sange EDTA - 4 ml Simpla(*) - 7 ml 1 1 1 2 Suplimentar : 1 proba pentru Grup sg / Rh in cadrul CD (*) Serul se pregateste imediat pentru a nu se produce hemoliza si se congeleaza
I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de etichetare probe sange CDS nou inregistrati A. Etapa de recoltare : Inscriptionare: - MAJUSCULE/MARKER PERMANENT / TIPARIRE NUME, PRENUME DATA RECOLTARII COD CD – Ex: R 1035 • Inscrierea in PROMETEUS: TOATE DATELE SE COMPLETEAZA CU MAJUSCULE !! - Introducerea tuturor datelor personale din formularele completate de donator - Atentie la completarea adreselor : strada, sector, oras, judet !!! - Setarea status-ului ``Temporary unavailable`` pentru minim 24 luni - Generarea codului unic de donator - Ex: RO 18357 D B. Etapa de codificare : Inscrierea pe toate documentele si probele de sange / ser ale donatorului, a codului generat de sistem - Ex: RO 18357 D
I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de pastrare probe sange • Eprubete EDTA : Frigider 4 - 8°C – timp de 14 -30 zile • Criotuburi ser : Congelator -20°C – timp de 14 -30 zile
I. Donatori CSH nou inregistrati Validarea donatorului nou inscris • Ultima pagina a consimtamantului - Gr. sg/Rh - MTS • PROMETEUS - Introducerea corecta si verificarea - Gr. sg/Rh - MTS • PROMETEUS- DCS ne-eligibili (confirmati pozitivi) → Status``DELETED`` / ``medical reasons``. → ``Comments`` - motivul deletarii ( Ex. : Ag. HBs Poz) • DCS cu status ``DELETED`` → pe prima pagina a Consimtamantului : ``DELETED`` • Responsabilul CD – verifica / valideaza / semneaza toate documentele fiecarui DCS nou inscris
I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori CSH catre laborator testare(LT) Reguli generale: • Probele de sange + documentele DCS → LT arondat • Lunar / bilunar (> 50 DCS noi) • Expediere - Gentile frigorifice RNDVCSH / genti frigorifice similare -Serviciul de curierat contractat de RNDVCSH / Modalitati proprii (ex: Masina transport produse sanguine) (*) Inscriptionare colet …………… sanguine)
I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori CSH catre laborator testare(LT) Reguli generale: • DCS eligibili -Formularele de inscriere : Verificate + Validate+ Semnate de personalul responsabil CD Consimtamint la inscriere Chestionar medical la inscriere Nota Informativa -Probele recoltate : 1 EDTA 1 criotub ( 2 ml ser) pentru DCS donatori de sange 2 criotuburi (4 ml ser) pentru DCS ne-donatori de sange • Documentele → intre cele 2 foi ale Consimtamantului se pune Chestionarul Medical, apoi Nota Informativa • Probele → in cofraje/’stative ``securizate``, in aceeasi ordine in care sunt asezate documentele
I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori CSH catre laborator testare(LT) Reguli generale: • DCS confirmati ne-eligibili, cu Status ``DELETED``, se trimit: -Formularele de inscriere : Verificate + Validate + Semnate de personalul responsabil de la CD * inscriptionate pe prima pagina ``DELETED`` * pe spatele Consimtamantului → rezultatul final = POZ al testelor MTS -Probele biologice ale DCS ne-eligibili NU se mai trimit → se distrug • DCS potentiali ne-eligibili ( Ex. DCS reactiv MTS) – se temporizeaza → confirmarea MTS ( Poz / Neg)
I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de expediere probe sange – Etape: 1. CD contacteaza LT cf. arondare * ( Ziua – 2) → detaliile transportului: ziua de expediere / primire, intervalul orar pentru primire etc. * La indicatia RNDVCSH arondarea se poate modifica → RNDVCSH informeaza CD 2. CD → LT - Continutul detaliat al pachetului in format electronic – Tabel standardizat (Ziua -1) 3. CD comanda transportul, cu retur pentru geanta frigorifica → curierul contractat de RNDVCSH 4. CD pregateste coletul si documentele insotitoare Coletul: -Conditii pentru transport : geanta frigorifica Eprubete EDTA- DCS validati Criotuburi ser – DCS validati Documente : Notificare expediere probe sange , semnate de responsabil CD Continutul detaliat al pachetului, semnate de responsabil CD Documentele DCS validati ( Consimtamant + Chestionar medical + Nota informativa) Documentele DCS deletati ( Consimtamant + Chestionar medical + Nota informativa) 5. LT primeste si verifica continutul Coletului → CD ( max Ziua +5) : Notificare primire probe sange
I. Donatori CSH nou inregistrati
I. Donatori CSH nou inregistrati
I. Donatori CSH nou inregistrati
Neconformitati 2016 / 2017 2016 • • DCS fara Gr. sg si Rh • Documente DCS ne-semnate de catre responsabil CD ( = NEVALIDATE ? ? ? ) • MTS = Reactiv + Status DELETED ( A fost confirmat ? ? ? ) Documente incomplete / lipsa (Nota informativa) • Probe de sange trimise pentru DCS DELETED • Documente DCS FARA PROBE SANGUINE • Documente amestecate • Probe amestecate • Discrepante de nume, prenume / Cod DCS • Discrepante intre documente si probele trimise 2017 • • • Scris indescifrabil pe eprubete Probe MTS hemolizate Lipsa ID CTS pe documente (1) Probe amestecate Discrepante RO. . proba / RO. . . Documente • Discrepante de aranjare intre documente – probe - tabel format electronic • Continutul detaliat al pachetului in format electronic – Tabel standardizat – Nume si prenume trecute GRESIT in aceeasi coloana - Tabel trimis GRESIT in format Word
I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori CSH catre laborator testare(LT)
I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori CSH catre laborator testare(LT)
I. Donatori CSH nou inregistrati Procedura de transmitere probe sange / dosare donatori CSH catre laborator testare(LT)
II. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti romani Procedura de recoltare probe sange 1. RNDVCSH – Dr. Florianda Neagu / Dr. Marilena Popa → CD - DCS selectat ca potential compatibil NOTIFICARE RNDVCSH – CD , Pg 1 + Pg 2 2. CD → DCS selectat - telefon / email – > informare -> consiliere -> programare pentru prelevare probe noi 3. CD → RNDVCSH - saptamanal in scris – email → stadiului activitatii de cautare * RNDVCSH hotaraste si informeaza CD asupra intreruperii / suspendarii cautarii unui donator CSH selectat 4. CD → curier ( Ziua -1) - programeaza transportul probelor nou recoltate *Transportul se face in ziua recoltarii 5. DCS informat, consiliat - primeste 2 formulare pentru a fi completate : – Consimtamant pentru testarea de verificare - Chestionar Medical pentru testrea de verificare Personalul responsabil din CD evalueaza eligibilitatea donatorului pentru donare - criteriile de eligibilitate AMDM → verifica documentele donatorului ( lizibile si complete) → semneaza pe cele 2 formulare 6. Recoltarea probelor de sange: DCS selectat - cf. NOTIFICARE
Donatori CSH pentru TE/TV
II. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti romani Procedura de etichetare probe sange – TE / TV Inscriptionare /Etichetare probe noi : MAJUSCULE/MARKER • • PERMANENT/TIPARITE COD DCS – ex: RO 13526 D NUME, PRENUME DATA RECOLTARII COD CD – ex: R 1035 Procedura de pastrare probe sange TE / TV • Probele da sange la TE / TV se pastreaza la frigider si se expediaza in aceeasi zi
II. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti romani Procedura de transmitere probe sange + dosare donatori de CSH la TE / TV Reguli generale: • Documentele → RNDVCSH • Probele nou recoltate → LT indicat de RNDVCSH - Notificarea RNDVCSH-Centrul Donatorilor, pg. 1 *Exceptie – TE / TV destinate LT din INHT – un singur transport pentru probe si documente • Conditii pentru transport probe sange / ser : ambient • Pentru expediere se utilizeaza : - Cutie medpack ambient (TNT) pentru transport probe sânge - Serviciul de curierat contractat de RNDVCSH / Modalitati proprii(ex: Masina transport produse sg. ) Procedura de expediere probe sange TE / TV si documente: • Transport probe : CD ( ziua – 1) → curierul TNT contractat de RNDVCSH → LT * Transportul se comanda pentru ziua programata pentru recoltarea probelor de sange • Transport documente : CD ( ziua – 1) → curierul TNT contractat de RNDVCSH → RNDVCSH *Transportul se comanda pentru ziua programata pentru recoltarea probelor de sange • CD pregateste si verifica coletul si documentele Coletul - Probele se transporta in cutie medpack ambient (TNT) pentru transport probe sânge Documentele - Notificare RNDVCSH-CD , pg. 2 - Consimtamant pentru testarea de verificare - C hestionar medical la testarea de verificare
III. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti straini Procedura de recoltare probe sange Recoltarea probelor de sange: • In functie de solicitarea primita - NOTIFICARE RNDVCSH - Centrul Donatorilor, pg, 1 • + 1 proba pentru Grup sg / Rh → CD (daca nu au fost testate la inscriere)
III. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti straini Procedura de etichetare probe sange la TE / TV NU SE INSCRIPTIONEAZA PE EPRUBETE !! ETICHETAREA EPRUBETELOR → RNDVCSH Informatii CD : • codul donatorului alocat de PROMETEUS (exemplu: Donor ID: RO 50858 D) • data nașterii (exemplu: DOB: 1985/01/20) • Grup sanguin si RH (exemplu: A+) • • • Sexul donatorului (exemplu: M) codul ISBT alocat Centrului (exemplu: FIN: R 1035 pentru CTSMB -CD) anticoagulant si volum (exemplu: K 3 E – 3, 5 ml) data si ora recoltării (exemplu: collection date: 2016/03/01: 10: 00 AM) numarul de tuburi (exemplu: blood sample tube no. 1) anticoagulant si volum (ex. : K 3 E – 3, 5 ml)
III. Donatori CSH pentru TE/TV → pacienti straini Procedura de transmitere probe sange + dosare DCS la TE/TV Reguli generale: • Documentele si probele → RNDVCSH • Conditii pentru transport probe sange: ambient • Expediere → cutie medpack ambient (TNT) pentru transport probe sânge → Serviciul de curierat TNT contractat de RNDVCSH / Mijloace proprii Procedura de expediere probe sange TE / TV si documente: • CD ( ziua -1) → serviciul de curierat TNT contractat de RNDVCSH * Transportul se comanda pentru ziua programata pentru recoltarea probelor de sange • CD comunica la RNDVCSH –email, in ziua anterioara expedierii probelor TE / TV, detaliile coletului • CD pregateste si verifica coletul /documentele Coletul - Probele - cutie medpack ambient (TNT) pentru transport probe sânge - Documentele - Notificare RNDVCSH-Centrul Donatorilor de CSH , pg. 2 - Consimtamant pentru testarea de verificare - Chestionar medical la testarea de verificare
Raportari PNS IV - Sp 3. 2 LUNAR / TRIMESTRIAL si ANUAL – Pana la data 04 luna urmatoare - Intreaga activitate a unui CD 1. Confirmare de executie A. Indicatori B. Financiar 2. Raport detaliat + pontaje 3. Rapoarte evenimente
Raportari PNS IV - Sp 3. 2 DEFICIENTE 2017 : – Raportare tardiva !! 1. Confirmare de executie Indicatori - 1. Nr de donatori CSH – discrepant de raportarea din PROMETEUS 2. Nr. de probe de sange recoltate – lipsa raportare / lipsa istoric / lipsa RO pacient 3. Nr. donatori selectati pentru donare, consiliati si evaluati medical – raportare inexacta / in plus 4. Nr. evenimente – Nr. ore trecute la total indicatori realizati cumulat - Lipsa istoric annual Financiar – greseli de calcul / ``Total solicitat`` eronat 2. Raport detaliat – repetitiv / foatre simplist / nr. ore alocate penrtu donator inregistrat Pontaje – fara total ore / total diferit fata de orele din raportul detaliat 3. Rapoarte evenimente – lipsa raport detaliat de eveniment
Probe TE/TV de la DCS RO- 2016 / 2017 71%
Raportari PNS IV - Sp 3. 2 CD Indicatori eficienta 2016 (Cost/DCS) Indicatori eficienta 2017 (Cost/DCS) % Donatori sg. 2016 % Donatori sg. 2017 Evenimente 2016 Evenimente 2017 Consil. 2016 Consil. 2017 1034 67 72 ↑ 96% 97% → 0 3 461 768 1032 37 59 ↑ 98%→ 0 1 642 887 1035 43 52 ↑ 41% 37% ↓ 7 14 2923 4900 1040 35 55 ↑ 100% 99% → 1 7 202 600 1012 71 74, 5 ↑ 89% 77% ↓ 11 10 5117 5135 1036 66 74, 2 ↑ 95% 96% → 5 11 1170 1000 1041 68 75 ↑ 100% 93% ↓ 11 11 2800 1500 1022 47 75 ↑ 94% 89% ↓ 78 33 5812 4287 1009 0 0 0 0 1017 80 67, 9 ↓ 92% → 1 1 450 482 1020 64 73, 1 ↑ 69% 96% ↑ 6 8 1012 1200 1026 61 73, 6 ↑ 88% 92% ↑ 18 21 2184 2471 1028 69 60, 8 ↓ 66% 90% ↑ 1 5 180 690 TOTAL 61 67 ↑ 88% 77% ↓ 139 125 → 22953 23920 ↑
- Slides: 28