PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DIRECTAS Analisis a Cambios significativos
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DIRECTAS Analisis a Cambios significativos
CONTENIDO MODULO I Caja Chica Fondo fijo Contratos Documento Pendiente Ordenes de Compra
CAJA CHICA Norma 1: Los Decanos, Directores y Jefes de cada Unidad Ejecutora, en forma escrita autorizarán el monto de la caja chica La Autoridad Administrativa Superior Norma 2 … compras de Q 1, 000. 00 cuya suma no exceda de Q 10, 000. 00, por el mismo bien o servicio durante un cuatrimestre del ejercicio fiscal. El documento de legítimo abono y la solicitud de compra, deben publicarse en Guatecompras en la modalidad que corresponda Compras que no sean recurrentes;
CAJA CHICA la firma y páguese al reverso de la factura por los Jefes de las Dependencias de la administración Central, Jefes de las Dependencias de las Direcciones Generales, Secretarios Adjuntos o su equivalente en las Facultades, Escuelas no Facultativas y Centros Universitarios. No indicaba con claridad quien debía firmar Liquidación de los vales cinco (5) días hábiles… En el caso del trabajador universitario que tenga pendiente de liquidar un vale, no debe emitirse uno nuevo 3 días hábiles…
emitir el cheque a nombre del responsable del manejo de la Caja Chica por el valor exacto de lo autorizado por Auditoría Interna en la Forma SIC - CAJA CHICA No hubo cambio en las asignaciones que hace caja central Reintegro… seguidamente emitir el cheque a nombre del responsable del manejo de la Caja Chica por el valor exacto de lo autorizado por Auditoría Interna en la Forma SIC -15. Por el valor exacto de lo erogado Para la liquidación de compras por medio de caja chica, se fija un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir de la fecha de pago. Caso contrario la liquidación queda bajo la responsabilidad de la autoridad competente de la Unidad Ejecutora Esta en una norma adicional
Caja Chica cambios en el procedimiento Paso 1 Persona Interesada • Elaborar SIC-01 en el SIIF • Certificación Presupuestaria Paso 2 Persona interesada • Elabora SIC-14 Vale de Caja Chica Paso 4 Autoridad competente • Recibe formas SIC-01 y SIC-14 • Firma y autoriza la entrega de fondos
Caja Chica cambios en el procedimiento Paso 4 Tesorero • Recibe SIC-01 Y SIC-14 solicita firma en vale • Entrega el efectivo Pasos 5 y 6 Persona Interesada • 5 Revisa requisitos legales de la factura • 6. Entrega factura para exención IVA y entrega al proveedor Paso 9 y 10 • 9 publica en GUATECOMPRAS factura y SIC-01 • 10 Elabora SI-15 en el SIIF, cambia la distribución de fotocopias
FONDO FIJO NORMAS 1 2 3 • La DGF es responsable de autorizar el monto del FF para adquisiciones de baja cuantía de cada Unidad Ejecutora, de conformidad con lo solicitado por la autoridad competente • La autoridad administrativa de cada unidad ejecutora, fijara el monto del Fondo Fijo… • Ampliación del monto. . IDEM • Se pueden efectuar adquisiciones de baja cuantía por medio de FF, hasta por un monto de Q. 10, 000. 00 valor que incluye IVA. El documento de legítimo abono, proforma autorizada y solicitud de compra, se deben publicar en Guatecompras en la modalidad que corresponda. • Valor sin IVA
FONDO FIJO NORMAS 4 5 6 • El monto autorizado se debe liquidar al finalizar el ejercicio contable, caso contrario el módulo de compras del SIIF, no permitirá generar Solicitud de Asignación de FF para el nuevo ejercicio contable. La falta de liquidación total o parcial del FF, conlleva que el Depto. de Contabilidad de oficio haga el cargo a la cuenta de deudores a nombre de los responsables, por el valor que corresponda. Era la norma 5 • Esta norma se refería a la rotación del FF. Paso a ser la norma 11 • Para adquisiciones de baja cuantía por medio de Fondo Fijo, la unidad solicitante debe presentar la proforma del proveedor adjudicado, debidamente firmada y sellada por la autoridad competente de la Unidad Ejecutora. El tesorero debe verificar que la proforma del proveedor adjudicado, incluya la siguiente información: -NIT-, ISR…- (antes norma 6 ) • Compras mayores de Q 5, 000. 00`para efectos de comparación… debe presentar por lo menos 2 proformas • La erogación a través de Fondo Fijo queda implícita con el nombre y firma de autorización de pago en la factura por la autoridad competente • La adjudicación (Era norma 7)
FONDO FIJO NORMAS 7 8 9 • Compra de Activos Fijos • Se eliminó Reprogramación por programación (era norma 8) • Transferencia de Fondos: 8. 1 Apertura de cuentas… a través de Solicitud de Asignación de Fondo Fijo y Documento Pendiente de los Programas Ordinarios y Autofinanciables. • Esta norma y los niveles de autorización contenidos, entrarán en vigencia a partir de la implementación del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-USAC integrado al Sistema de los Bancos responsables (Era norma 11) • . . se fija un plazo máximo de quince (15) días hábiles a partir de la fecha de pago. Caso contrario la liquidación queda bajo la responsabilidad de la autoridad competente de la Unidad Ejecutora. • Se eliminó 15 días calendario (Era la norma 12)
FONDO FIJO NORMAS 10 11 12 y 13 • El uso de las partidas presupuestarias es responsabilidad de… El Depto. de Contabilidad efectuará las correcciones contables cuando el caso amerite, posterior a la emisión de cheque y/o acreditamiento en cuenta, enviando copia de las mismas a la Tesorería y Auditoría Interna. • Se cambio titulo de Registros de Renglones de Gasto, por Registro de partidas presupuestarias • La solicitud de reintegro que se efectúa por medio de la Planilla de Liquidación y Reintegro de Fondo Fijo -Form. SIC-12 - se debe realizar oportunamente, considerando lo dispuesto en la norma 9, para evitar el riesgo de iliquidez • Se eliminó “se debe realizar al estar ejecutado un 25% del monto autorizado (era Norma 4) • 12 Se eliminó “y corrección” de la parte final de la norma de transferencia presupuestarias • 13 Son solidariamente responsables de cualquier situación que perjudique a la Universidad de San Carlos de Guatemala en el manejo de Fondos Fijos, la Autoridad Competente y Tesorero o Persona Designada, según Artículo 13 de la Ley de Probidad y Responsabilidad de Funcionarios y Empleados públicos
FONDO FIJO PROCEDIMIENTO 1 Vario su contenido y Se eliminó …compras menores de 5, 000 se debe adjuntar 2 proformas 3 4 Cambio el orden de conformar el expediente de pago Publica en Sistema Guatecompras donde corresponda: factura, solicitud de compra y proforma autorizada.
FONDO FIJO PROCEDIMIENTO 5 Se establece la responsabilidad del tesorero de generar SIC-12 O SIC-15 en el SIIF (era paso 4) No existen cambios significativos del 6 al 9 (antes eran 5 al 10) 11 Caja: Recibe expediente y previa autorización de Dirección General Financiera, efectúa transferencia bancaria…
FONDO FIJO PROCEDIMIENTO Caja: a. En caso de transferencia bancaria Imprime nota de débito, certifica y traslada al Departamento de Contabilidad Caja: b. En caso de emisión de cheque, traslada al Tesorero cheque original para depósito en cuenta de fondo fijo y copia del cheque voucher para archivo. 13 1 2 Contabilidad Recibe nota de débito certificada y/o voucher original, traslada al archivo 13
ORDEN DE COMPRA NORMAS SIC-07 1 Autorización del Monto de la compra directa Compras mediante oferta electrónica de 10, 000. 01 a 90, 000. 00 IVA incluido Se eliminó no incluye IVA, de conformidad a la LCE y su reglamento 2 Recepción (anterior norma 2 paso a ser 6) Ninguna Unidad Ejecutora de la USAC puede recibir bienes, suministros y servicios antes de que la orden de compra este autorizada, publicada y entregada la fotocopia al proveedor Es una nueva norma 3. Plazo para liquidación Para la liquidación del expediente de O/C, se fija un plazo hasta de cinco (05) días hábiles a partir de la fecha de pago (momento de cancelar el bien o servicio al Proveedor). Son solidariamente responsables por no cumplir esta disposición el Tesorero o Persona Designada y el Jefe de la Unidad Ejecutora. Es una nueva norma
ORDEN DE COMPRA NORMAS SIC-07 4. Registro Contable El Depto. de Contabilidad debe registrar el gasto, con la O/C y doctos de legítimo abono. Se exceptúan de esta norma las compras que implican pagos parciales y los ajustes que con motivo de cierre contable se efectúen Norma nueva 5. Modificación a la Orden de Compra SIC-7 A procede: a. Por anulación, incremento, disminución al valor o por cambio de partidas presupuestales de una O/C. b. Con relación a la anulación y disminución de una O/C de años anteriores le corresponde la regularización contable al Depto. de Conta. c. Por cambio a mejores características del bien sin afectar su precio original, previo dictamen técnico y suscripción de Acta por autoridad administrativa superior. Nueva Norma 6. Adjudicación y erogación del gasto (era la norma 2 no se modificó
ORDEN DE COMPRA NORMAS SIC-07 Norma 7 pagos parciales sin importar el monto se debe realizar O/C sea por mantenimiento de equipo, arrendamientos entre otras c) Para los pagos parciales la Tesorería o el Depto de Proveeduría debe adjuntar: d) No se pueden efectuar a) Faccionar Contrato o original y fotocopia de: pagos parciales por medio Acta Administrativa según factura, exención de IVA, de Fondo Fijo y corresponda, que contenga b) El Departamento de retención de ISR cuando documentos pendientes, todos los pormenores de la Contabilidad registra la corresponda, constancia de ya que el expediente negociación, bajo la provisión contable con la publicación en completo queda responsabilidad de la base al expediente original GUATECOMPRAS de la controlado en el autoridad competente de factura, fotocopia de la O/C Departamento de la unidad ejecutora. provisionada y otros según Contabilidad. la naturaleza de la compra, los cuales serán el soporte para liquidar el cheque
ORDEN DE COMPRA NORMAS 8, USO DE GUATECOMPRAS (OFERTAS ELECTRONICAS) El Usuario Comprador Hijo Operador: Crea tipo de producto en el sistema de GUATECOMPRAS, las especificaciones técnicas para las compras y contrataciones de bienes, suministros y servicios. Anexa Solicitud o requerimiento de bien, servicio o suministro, adjuntando la Solicitud de Compra SIC-01 y otros documentos de respaldo El Usuario Comprador Hijo Autorizador: Publica y opera concursos en el SISTEMA DE GUATECOMPRAS El Usuario Comprador Hijo Operador; Opera y prepara el evento en el sistema, e imprime la “Declaración del Comprador”. Entre la publicación del concurso de Guatecompras y la recepción de ofertas electrónicas deberá mediar un plazo no menor de un (1) día hábil. El Usuario Comprador Hijo Autorizador imprime las ofertas electrónicas y anexas, traslada al jefe de la Unidad Ejecutora para la autorización de la oferta que más convenga a la institución de acuerdo al Artículo 43, literal b) de la Ley de Contrataciones de Estado
ORDEN DE COMPRA NORMA 8 USO DE GUATECOMPRAS (OFERTA ELECTRÓNICA) Si cumplido el procedimiento descrito en la literal b) del Artículo 43 de la Ley, no concurren interesados, la autoridad competente deberá prorrogar el plazo como mínimo un (1) día hábil para recibir ofertas y de no presentarse ninguna, deberá declarar el concurso desierto y queda facultado para iniciar un nuevo evento o contratar directamente por ausencia de ofertas. Adjunto a la oferta electrónica el proveedor debe incluir un archivo PDF con la siguiente información: Número de Identificación Tributaria –NIT-, Régimen de Impuesto Sobre la Renta –ISR- bajo el cual este sujeto, Nombre o Razón Social a quien debe emitirse el cheque, precio unitario y total con Impuesto al Valor Agregado –IVA- incluido, plazo de entrega y características de los bienes, suministros o servicios a prestar. El Usuario Comprador Hijo Autorizador, publica la oferta electrónica adjudicada por el Jefe de la Unidad Ejecutora.
ORDEN DE COMPRA NORMAS 9 Compra y recepción de Equipo o Suministros especializados En el caso de las compras y recepción que por su naturaleza así lo requieran (reactivos, equipo especializado utilizado para estudios específicos), la unidad ejecutora debe requerir dictamen técnico para la compra y recepción de los mismos. Se elimino la norma 5 sobre la compra y recepción del Equipo de Computo, redes y sistemas computarizados y la norma 7 sobre Construcciones de obras, Estudios, Diseños y Similares
ORDEN DE COMPRA PROCEDIMIENTO 1 4 5 • Con base a la programación presupuestaria y –PAC-, procede: • Consulta catálogo de Contrato Abierto en el Sistema GUATECOMPRAS; IMPRIME HOJA de consulta. • Si el bien o servicio existe en el catálogo, pero no cumplen con todas las especificaciones, elabora constancia indicando que no cumple con lo solicitado. • Elabora en el –SIIF- la Solicitud de Compra -Form. SIC-01 - • Hijo operador • Recibe expediente, opera y prepara en el sistema de GUATECOMPRAS, las especificaciones técnicas de las compras o contrataciones de bienes, suministros y servicios, traslada • Hijo autorizador • Recibe expediente, publica y opera concurso de las compras y contrataciones de bienes, suministros y servicios, imprime ofertas electrónicas, traslada
ORDEN DE COMPRA PROCEDIMIENTO 7 8 9 • Se incluye la responsabilidad del tesorero de generar el SIC-07 en el SIIF y la producción de fotocopias • El Depto. De Presupuesto certificará disponibilidad presupuestaria a partir del monto que fije el CSU en las normas de apertura presupuestaria de cada año • Publica la orden de compra como CDP • Elabora Constancia IVA • Elabora y entrega al proveedor el formulario de Retención–ISR- cuando corresponda. (antes solo se elaboraba, no se entregaba)
ORDEN DE COMPRA PROCEDIMIENTO 13 • En este paso se elaboraba la constancia IVA, ahora solo entrega • En este paso se entregaba la constancia ISR
• Las unidades ejecutoras, previo a emitir la orden de compra para adquisiciones por contrato abierto, debe verificar los precios de referencia que publica–INE-, y dejar constancia de dicha verificación para garantizar que en el mercado, los precios de los bienes a adquirir son iguales o mayores a los de contrato abierto. Compra y recepción de Equipo de computo. • No se podrán hacer compras de productos en contrato abierto si éste no se encuentra vigente. 4. Responsabilidad • Se fusionó norma 1 y 2 • Modalidad de excepción a la cotización y licitación, siempre que cumplan con los requerimientos de la unidad ejecutora 3 Vigencia del Contrato Abierto 1 obligatoriedad y condiciones para compra CONTRATO ABIERTO NORMAS • Se eliminó era la norma 7
CONTRATO ABIERTO PROCEDIMIENTO 1. Con base a la programación presupuestaria, PAC y Bases de Cotización o Licitación Consulta en GUATECOMPRAS catalogo de contrato abierto Emite SIC-01 en el SIIF
CONTRATO ABIERTO PROCEDIMIENTO 5. Autoridad competente: Recibe expediente, adjudica … adjunta las Impresiones de: Contrato Abierto, Aprobación del Contrato, sus ampliaciones si este fuera el caso, y las Pólizas de Fianzas o Seguros de Caución. 6. Tesorero; emite SIC-07 en el SIIF , obtiene firmas de la autoridad responsable. Traslada para disponibilidad presupuestaria (se eliminó literales a y b) y producción de fotocopias 7. Presupuesto: Revisa calificación del gasto y certifica disponibilidad expediente proveniente del Departamento de Proveeduría y que implican pagos parciales, sin importar el monto.
CONTRATO ABIERTO PROCEDIMIENTO 8. Tesorero: a. Publica en el sistema de GUATECOMPRAS Orden de Compra como constancia de disponibilidad presupuestaria –CDP- 8 b… y cuando corresponda verifica presentación de garantías, fianzas o seguros de caución. 8 d… elabora Constancia de Exención –IVA-, anota número de factura. Solicita firmas a las personas registradas en la SAT.
DOCUMENTO PENDIENTE NORMAS • El DP se utiliza para el pago de salarios por planillas al Personal por Jornal o a Destajo de las Unidades Ejecutoras. • Que con carácter de salario se pagan por cada dia o por hora, asi como los pagos que se 1 Utilización del ajustan a un tanto alzado o precio que se fija a determinada cantidad de trabajo DP • La Solicitud de DP para pago de planilla debe ser autorizada por la Autoridad Competente de la Unidad Ejecutora • …debe ser autorizada por la autoridad responsable de la unidad ejecutora solicitante y la 2 era la 3 Autorización pago certificación presupuestal y calificación del gasto le corresponde al Depto. De Presupuesto. planillas 3 Transferencias de fondos era la 4 • Apertura de Cuenta: … de los fondos asignados a través de Solicitud de Asignación de FF y DP de los Programas Ordinarios y Autofinanciables, así mismo… • La DGF, autoriza las aperturas de cuentas bancarias a las Unidades Ejecutoras para la administración de los fondos asignados a través de DP de los Programas Ordinarios y Autofinanciables … Salvedad
DOCUMENTO PENDIENTE NORMAS • Los DP deben liquidarse por medio del Form. SIC-013, en un plazo no mayor de quince (15) días calendario contados a partir de la fecha del pago de la planilla. Caso contrario se procederá a efectuar el respectivo cargo en la cuenta deudores a nombre del o de los responsables. 4. Liquidación • … 15 días hábiles contados a partir de la situación de fondos a travès de Transferencias Bancaria. de DP era la 5 5 Pago Planillas era la 6 6 Asignación de nuevos DP • Adjuntar fotocopia certificada del Form. SIC-016, debidamente autorizada por la CGC • Adjunta y llena formulario SIC-016. • La DGF no debe autorizar y el Depto. de Presupuesto no debe certificar Solicitud de DP alguno, si la Unidad Ejecutora solicitante tiene dos (2) o más documentos pendientes por liquidar, posteriormente se procederá de acuerdo a la Norma 4 • La DGf y Presupuesto no autorizarán otra solicitud de DP sino han liquidado el DP inmediato anterior
DOCUMENTO PENDIENTE NORMAS 7. Excepciones 7 Excepciones • Para gastos fortuitos y emergentes previamente calificados por la DGF, en la Solicitud de DP, deben adjuntar el detalle y montos máximos de los renglones presupuestarios a ejecutar, los pagos no deben sobrepasar los Q. 10, 000. 00, valor con IVA por cada factura. En la liquidación de los DP, se debe observar los Pasos 1 al 3 del Procedimiento de Compra y Pago por FF y Norma 4 de este procedimiento, estos DP pueden liquidarse de forma parcial o total de acuerdo a las circunstancias. (Era norma 9) • Las Unidades Ejecutoras que perciban ingresos por sus actividades podrán solicitar a la DGF a través de un DP la cantidad de quinientos quetzales (Q. 500. 00) para cambios (vueltos), el cual deben liquidar al final del ejercicio contable. (Era norma 7)
COTIZACIÓN MODULO II
COTIZACIÓN NORMAS Norma 2 • Se incluye la Guía para estimaciones y pagos parciales Norma 3 • Incluye obligación de elaborar el PAC , el cual debe identificar los bienes, suministros o servicios a contratar o arrendar, valor estimado del contrato, modalidad de compra y fecha aproximada en la cual se dará inicio al proceso de contratación. Norma 5 • Los formularios…son de uso obligatorio y no deben ser modificados
COTIZACIÓN NORMAS 7 8 9 Las bases de cotización y sus modificaciones deben ser firmadas por la autoridad administrativa superior de la Unidad Ejecutora. (las modificaciones se deben publicar en GUATECOMPRAS. El trabajador o autoridad competente debe cumplir con los pasos, plazos, en la recepción y traslado de los expedientes, así como desvanecer los avisos de auditoría o notas de devolución Todas las Juntas de Cotización deben ser nombradas por la Autoridad Administrativa Superior de la Unidad Ejecutora.
COTIZACIÓN NORMAS 10 …deben excusarse aquellos a que se refiere el Artículo 13 de la misma Ley, en un plazo no mayor de un (1) día 11 Toda compra por el Régimen de Cotización…Dictamen Presupuestario emitido por el Tesorero de la Unidad Ejecutora. 13 Para la aprobación o improbación de la adjudicación de la compra debe requerirse Acuerdo de la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora
COTIZACIÓN NORMAS 21 • Todos los cheques de las cuentas de la USAC deben contener…y firmas mancomunadas de las personas registradas en las cuentas bancarias correspondientes 24 • Los expedientes de compra serán anulados… en consecuencia, debe hacerse efectiva la fianza o seguro de caución de cumplimiento… 25 • Para la liquidación del expediente de compra por Régimen de Cotización, se fija un plazo hasta de cinco (05) días hábiles a partir de la fecha de pago.
COTIZACIÓN NORMAS 26 Registro contable al gasto Se Exceptúa 28 30 Proveeduría • c. Cualquier bien importado por el cual no se emita la factura previo a la emisión de cheque, en éste caso se registrará como pendiente de liquidar, queda bajo la responsabilidad de la Unidad Ejecutora la liquidación inmediata. • En el caso de prescindir de la negociación o rescindir el contrato, se aplicarán las sanciones que establece la LCE anulando el expediente, si persiste la necesidad de adquirir el bien o servicio, debe iniciarse un nuevo proceso de compra. • Apoya en lo que corresponda a las Juntas de Cotización nombradas por el Rector, para compras de las dependencias de la Administración Central, sin embargo la Junta de Cotización, debe cumplir con sus atribuciones, responsabilidades y obligaciones. .
COTIZACIÓN NORMAS ESPECIFICAS A DEPTO. DE PRESUPUESTO 31 33 Codificación de las partidas • El Depto. de Presupuesto certificará como disponibilidad presupuestaria en el Formulario (CDP) -FORM SIC-05. • Se eliminó que el Depto. De Contabilidad efectuará las correcciones contables cuando el caso lo amerite, posterior a la emisión del cheque, según modificaciòn de la O/C
COTIZACIÓN NORMAS, CASOS DE EXCEPCIÓN 39 40 41 • Los plazos establecidos en el presente procedimiento son aplicables a cada expediente • El plazo por expediente empieza a partir del día hábil siguiente de ser recibido por la Dependencia involucrada en el proceso, según lo estipulado en el Artículo 45, numeral e) de la Ley del Organismo Judicial. • Se interrumpen los plazos establecidos en el presente Procedimiento, por lo siguiente:
COTIZACIÓN NORMAS, CASOS DE EXCEPCIÓN 41 • Asuetos, permisos para no laborar y períodos vacacionales según lo dispuesto en el Reglamento de Relaciones Laborales entre la USAC y sus trabajadores, Pacto Colectivo y disposiciones legales • Toma de instalaciones de las unidades ejecutoras de la Universidad • Casos de fuerza mayor como desastres naturales que interrumpen el normal funcionamiento de actividades administrativas y estudiantiles • Falta de accesibilidad al Sistema GUATECOMPRAS y EXENIVA • Impugnaciones presentadas por los proveedores oferentes • Expedientes inconclusos de un período contable – presupuestario anterior al que se está ejecutando
COTIZACIÓN PROCEDIMIENTO PERSONA INTERESADA Paso 1. Con base a la programación presupuestaria y Plan Anual de Compras –PAC-, procede: a) Consulta catálogo de Contrato Abierto en el Sistema GUATECOMPRAS; imprime hoja de consulta. b)Si el bien o servicio existe en el catálogo, pero no cumplen con todas las especificaciones, se elabora constancia indicando que no cumple con lo solicitado. c) Imprime formulario FORM. SIC-08, este debe colocarlo y mantenerse al frente del expediente. d) Elabora Proyecto de Base de Cotización.
COTIZACIÓN PROCEDIMIENTO 2. Tesorero Recibe expediente y procede de la forma siguiente: a. Publica Proyecto de Bases de Cotización en el Portal de GUATECOMPRAS. b. Recibe comentarios y sugerencias del proyecto de bases de cotización publicadas y traslada 3. Autoridad Recibe comentarios o sugerencias y procede: Responde técnica y legalmente a los interesados que hayan planteado comentarios o sugerencias al Proyecto de Bases publicado. Traslada 5. Persona designada 4. Tesorero Recibe respuesta, publica y anexa expediente, traslada. Recibe e incorpora las sugerencias si corresponden a las Bases definitivas, traslada.
COTIZACIÓN PROCEDIMIENTO 6 Autoridad Competente Recibe expediente con Bases, adjunta anexos, revisa y solicita dictamen presupuestario. 9 Persona designada Recibe fotocopia de Bases de cotización y documentos generados, revisa y emite Dictamen Técnico, traslada a Unidad solicitante 7. Tesorero Recibe fotocopia de Bases y documentos generados, revisa y emite Dictamen Presupuestario, traslada 9. Asesor Jurídico Recibe expediente original completo, revisa y emite Dictamen Jurídico, traslada a Unidad solicitante. 11 Tesorero Recibe expediente de Bases de Cotización, revisa, y elabora en el Sistema de Integrado de Información Financiera –SIIF-, la Solicitud de Compra -Form. SIC-01 -, certifica disponibilidad presupuestaria en el apartado correspondiente, adjunta formulario y traslada. 8 Autoridad Competente Recibe expediente con Bases, adjunta anexos, revisa y simultáneamente solicita dictamen técnico y jurídico. . 10 Asesor Jurídico Recibe expediente y aprueba Bases de Cotización y demás documentos que respaldan la compra, según Guía Para Actuación de Las Autoridades de la Universidad de San Carlos de Guatemala, traslada, (anexo IV). 1 -111 1 -11
COTIZACIÓN PROCEDIMIENTO DEL PASO 12 AL 14 SE DECRIBEN LAS ACTIIVDADES RELATIVAS TESORERO-PROF. PRESUPUESTO-TESORERO SOBRE LA PUBLICACION DE LAS BASES EN EL SISTEMA GUATECOMPRAS Y LAS ACLARACIONES SOBRE DUDAS O ACLARACIONES A LOS PROVEEDORES Y EN EL PASO 15 LA AUTORIDAD COMPETENTE FIRMA EL SIC-05 QUE LE HA SIDO TRASLADADO EN PASO 12 POR EL TESORERO 12 -18
COTIZACIÓN PROCEDIMIENTO En el paso 18 se adiciona la responsabilidad de la Junta de Cotización de aclarar las inconformidades que se deriven de la publicación de la adjudicación del compra Se adiciona la responsabilidad de Presupuesto de certificar disponibilidad presupuestaria en Orden de Compra, según paso 22 En el paso 21 el tesorero pública el Acuerdo en donde se aprueba lo actuado por la Junta de Cotización, así la como la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP-, FORM. SIC-05 En el paso 24 la Autoridad competente recibe expediente y firma Orden de Compra para autorización de la erogación del gasto de acuerdo al Artículo 129 del Estatuto de La USAC, traslada.
COTIZACIÓN PROCEDIMIENTO Paso 25 el tesorero recibe Expediente, publica Orden de Compra en GUATECOMPRAS, traslada a Jurídico. (el anterior paso 17 de jurídico se dividió en los nuevos pasos 26 y 28) 19 -29 paso 27 La autoridad suscriptora del contrato recibe póliza de la garantía, fianza o seguro de caución y será responsable de verificar la autenticidad de la misma, traslada El paso 30 al 32 se refiere al proceso de pago y liquidación del expediente 29 Corresponde a la responsabilidad del tesorero de conformar el expediente para pago con 30 -32 33 archivo
LICITACION Normas Idem Cotización Procedimiento varia al de cotización en pasos 2, 3 y 15 Guías idem cotización Minutas escrituras publicas
LICITACIÓN PROCEDIMIENTO Paso 2 Autoridad competente Recibe expediente y procede a nombrar Comisión Multidisciplinaria para elaborar Proyecto de Bases de Licitación de acuerdo a la Guía “Actuación de las Autoridades” (anexo 4) 1 -14 Paso 3 Comisión Multidisciplinaria Elabora Proyecto de Bases de Licitación de acuerdo a la Guía para “Elaboración de Bases de Licitación” (anexo 1). Traslada. 1 -14 Paso 15 Tesorero publica en : (Nota: entre ambas publicaciones debe mediar un plazo no mayor de cinco días calendario) a) El Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado GUATECOMPRAS b) Una vez en el Diario Oficial.
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