Procdures de demandes davances et liquidations 1 a

Procédures de demandes d’avances et liquidations 1 a

• Le montant d’une avance est déterminé sur la base de l'analyse des conditions relatives au fonds de roulement d’une organisation, telles que spécifiées dans un contrat, une subvention ou un accord de coopération. • Le montant de l’avance doit être limité aux besoins immédiats pour une période de 30 jours calendaires (un mois). • Les avances ne peuvent être faites qu’après signature de l’accord de subvention. 2

• Les procédures de l’USAID prévoient des avances continues sur une période de 3 mois. Il s’agit d’une procédure facultative permettant au bénéficiaire d’une subvention de soumettre simultanément trois demandes de paiements anticipés couvrant des échéances de 30 jours sur une période totale de 90 jours. • Le paiement doit être effectué au début de chaque mois pour maintenir la marge de financement afin de permettre au bénéficiaire de posséder immédiatement les fonds dont il a besoin. 3

SCHEMA de demandes d’avances et de liquidations : 4

• Dès signature du Contrat, le bénéficiaire peut soumettre un bordereau de paiement (SF 1034) avec la mention «Demande d'avance» , pour financer le premier mois du projet. Le vérificateur des bordereaux de paiement (voucher examiner) se chargera d’analyser et de faire approuver ou non par le COR le montant demandé en fonction des besoins de trésorerie mensuels du Bénéficiaire. Chaque SF 1034 doit faire mention du numéro de contrat. 5

• Au cours du premier mois, le Bénéficiaire peut soumettre trois bordereaux de paiement (SF 1034) séparés pour demander des avances couvrant le premier trimestre. • Au quatrième mois, le Bénéficiaire doit soumettre un bordereau de paiement (SF 1034) pour liquider les trois premiers mois de fonctionnement avec la mention «Liquidation des avances» 6

Les remboursements • Le paiement est effectué sur la base d'une demande de remboursement émise par le bénéficiaire. Cette méthode est requise suivant les termes du contrat. • Dès lors, l'USAID est tenue d’effectuer le paiement dans les 30 jours qui suivent la réception du bordereau de paiement. • Le bordereau de paiement doit être accompagné d’un rapport financier détaillé et du budget de l’activité. • Toutes les pièces justificatives doivent être minutieusement gardées par le Bénéficiaire aux fins d’éventuels audits. 7

PER DIEM Le paiement des indemnités de déplacement pour les employés des partenaires est régi par les termes de l’accord d’exécution conclu avec l’USAID et aux termes desquels les indemnités de déplacement et dépenses sont prises en charge par chaque partenaire, conformément à ses politiques et procédures internes. 8

Règles générales : • Un partenaire ne doit pas payer des per diem dont les taux dépassent ceux appliqués par le Gouvernement des Etats-Unis, sauf autorisation contraire. • Les partenaires doivent obligatoirement mettre en place des politiques de per diem conformes aux règlements établis par le gouvernement des Etats. Unis, et les mettre à la disposition de l’USAID de temps en temps a des fin de contrôle et de vérification interne. 9

• Les taux de per diem payés par les partenaires pour des voyages d’employés de Gds ne doivent pas dépasser ceux fixés par le gouvernement du Sénégal pour couvrir les frais de restauration, et d’hébergement. (Voir la politique d’indemnisation de 2012) • Les dépenses journalières supplémentaires ne doivent pas être autorisées pour tout voyageur qui, pour des raisons de convenance personnelle, décide de prendre une voie indirecte qui l’amène à passer une nuit supplémentaire en déplacement et /ou entraine une augmentation des frais de transport. 10

• Les per diem seront uniquement approuvés pour couvrir les frais d’hébergement encourus pour la voie la plus directe, telle que déterminées par l’autorité chargée d’approuver la demande. • L’allocation de per diem sera uniquement autorisée lorsque le participant est en déplacement dans le cadre d’activités officielles. • Cliquer pour voir les taux quotidiens de rémunération en visitant ce site ci http: //aoprals. state. gov/web 920/per_diem. asp 11

Thank You- Jere. Je. F 12