Procdure de remonte des dpenses 4 grandes catgories

Procédure de remontée des dépenses

4 grandes catégories de dépenses à déclarer 1. 2. 3. 4. Les frais de personnel (dépenses RH) Prestations de service Déplacements / voyages Equipement Pour chaque dépense, il faut remplir un formulaire et joindre les pièces justificatives qui prouvent la dépense (audit trail), et renseigner les marchés et contrat y afférents. >> Les partenaires de RUDI ont des statuts divers. Certains sont « autorités contractantes » , soumises aux procédures de marchés publics pour leurs dépenses. Il convient donc de respecter scrupuleusement les règles de ces marchés. D’autres, associations, start up, ne sont pas soumis à ces règles, mais devront quand même justifier de la recherche du meilleur prix. La procédure décrite ci-après est extraite et traduite du guide du programme UIA, disponible sur le site Yeswiki de RUDI

Site yeswiki • Un espace personnalisé et sécurisé est mis à disposition des partenaires pour permettre les remontées de leur dépenses. • Le site http: //rudi. datarennes. fr/yeswiki /? Intranet. General • Il est conseillé de mettre à jour la liste de dépenses de manière régulière et d’ajouter les pièces justificatives de manière progressive. • Une notification par mail sera faite à tous les partenaires (et rappel de la procédure) avant chaque remontée.

Un calendrier Calendrier des remontées dépenses 2019 janv. fév. mars avr. mai juin jt août sept. oct. nov. déc. 2020 janv. fév. mars avr. mai juin Remontée des dépenses 2021 janv. fév. mars avr. mai juin jt août sept. Remontée des dépenses Point d'étape oct. nov. Remontée des dépenses FC N° 1 (Financial Claim) = Remontée des dépenses vers UIA Quand déc. consommation atteint 35% du montant total du projet 2022 janv. Point d'étape fév. mars avr. Remontée des dépenses mai juin jt août sept. oct. nov. Remontée des dépenses FC n° 2 déc.

1 - Dépenses de personnel Les frais de personnel couvrent les coûts bruts d'emploi des personnes employées directement par l'organisation partenaire et travaillant à plein temps ou à temps partiel sur le projet conformément à leurs contrats de travail respectifs.

Dépenses de personnel Dépenses à déclarer (éligibles) > Salaires bruts chargés mensuels Montant à déclarer : Salaire brut chargé mensuel (= charges sociales et patronales comprises) X pourcentage du temps dédié au projet

Dépenses de personnel Principes et inéligibilité > Le travail volontaire non rémunéré n'est pas éligible ; > Les paiements volontaires (par exemple, les paiements non conformes au contrat de travail, à la politique de l'emploi du partenaire ou les paiements sans engagement juridique) ne sont pas éligibles ; > Les frais de personnel des employés qui ne sont pas officiellement affectés au projet ne sont pas éligibles.

Dépenses de personnel Pièces justificatives à fournir ü Contrat de travail ü Fiches de Salaire ü Preuve du paiement de salaire (décaissement) : - attestation signée de l’agent comptable pour les établissements publics ou - copie des relevés de compte avec la dépense surlignée ü Fiche "Staff Assignment" (document word fourni par UIA déclarant l'affectation de personnel au projet RUDI (% d'ETP). A compléter du détail des missions en anglais sur la période et signer.

Dépenses de personnel Où renseigner les dépenses et joindre les pièces justificatives 1 - http: //rudi. datarennes. fr/yeswiki/? Intranet. General 2 - Rubrique "Remontée de vos dépenses" : cliquez sur le bouton de votre organisme 3 - Ajouter une dépense RH « accédez au formulaire »

Dépenses de personnel Formulaire à remplir 1 - Formulaire "Dépense RH" Renseignez un formulaire par salarié/mois Précisions de certaines lignes > " Affectation du salarié (en %) au projet RUDI " : % du temps de travail passé sur le projet RUDI > "Montant du salaire brut" : il comprend les charges sociales ET patronales > "Montant déclaré" : correspond au montant du salaire brut multiplié par le pourcentage du temps du dedié Work package concerné 2 - Joindre les pièce justificatives 1, 2, 3, 4 : Contrat de travail, Fiche de salaire, preuve du paiement

Dépenses de personnel Remplir la fiche de « Staff assignment » • Remplir la fiche d’affectation 1 fois par an, à signer par l’employeur (Avril ou oct. 2020, puis à chaque FC) • Document word échangé par mail à la demande de RM • 1 fiche d'affectation par employé sur le projet • Étendue de la mission (= % du temps de travail consacré au projet par le membre du personnel) • Description complète et détaillée de la contribution de l'employé aux activités du projet pendant la période d'affectation • Indiquez l’estimation du temps passé par Work package > Base de calcul des coûts de personnel éligibles et pour les contrôles financiers Il doit y avoir une cohérence démontrée entre : • le % déclaré du temps de travail de l'employé consacré au projet UIA, • et les responsabilités, l'implication et les contributions effectives de l'employé aux activités du projet Être bien détaillé pour les contrôles financiers

Dépenses de personnel Remplir la fiche de « Staff assignment » • Pour définir le % d’affectation, 2 possibilités : • Cas du % constant sur l’année Le même % est affecté sur chaque ligne de dépenses RH / WP Le même pourcentage est utilisé pour la remontée de dépenses à 6 mois et 12 mois de la même période. Le staff assignment est signé par période de 12 mois. Ex : 1/09/2020 – 31/08/2021 • Cas du % moyen calculé à partir de saisie au réel au mois le mois La saisie des % / WP varie selon l’activité sur le projet au mois le mois et une moyenne est calculée en fin de période pour définir le % définitif d’affectation de la dépense RH. Un premier pourcentage moyenné intermédiaire est utilisé pour la première remontée de dépenses à 6 mois puis ajustée sur les 12 mois de manière définitive Le staff assignment est signé par période de 12 mois. Ex : 1/09/2020 – 31/08/2021 Être bien détaillé pour les contrôles financiers

2 - Prestations de service Cette ligne budgétaire couvre les dépenses liées aux services professionnels et à l'expertise fournis par des prestataires de services externes.

Prestations de service Dépenses à déclarer (éligibles) ü Prestations de : > Études ou enquêtes > Traductions > Développement des systèmes informatiques et du site web… > Promotion, communication, publicité ou information > Gestion financière > Evénementiels > Participation à des événements (frais d'inscription) > Conseil juridique, technique, financier… > Droits de propriété intellectuelle (DPI) > Frais de voyage et d'hébergement des experts externes > Les programmes de soutien à la distribution de contributions financières accordées en récompense à la suite d'un concours, telles que des prix. . .

Prestations de service Principes et inéligibilités > Les règles applicables aux marchés publics doivent être respectées ; > Comme base juridique, un contrat écrit (ou tout document de valeur probante équivalente) spécifiant le service à fournir est nécessaire entre le partenaire et le prestataire de services ; > Les services ou l'expertise sont essentiels au projet et doivent être liés aux activités prévues dans le formulaire de candidature ; > Toutes les dépenses basées sur des contrats conclus entre partenaires sont inéligibles ; > Les avances contractuelles sont éligibles si elles sont conformes au droit et aux pratiques commerciales normales, stipulées dans un contrat écrit entre le partenaire et l'expert/le prestataire de services ; > Les cadeaux promotionnels (par exemple, les gadgets de projet) sont éligibles à condition qu'ils soient liés aux activités de communication du projet. Le coût de l'article unique doit rester limité et en tout cas inférieur à 50 euros.

Prestations de service Pièces justificatives à fournir ü Preuve des résultats ou des services fournis ü Contrat écrit (ou tout document de valeur probante équivalente) établissant les services à fournir avec une référence claire au projet ü Factures ü Preuve du paiement (décaissement) : - attestation signée de l’agent comptable pour les établissements publics ou - copie des relevés de compte avec la dépense surlignée ou - attestation de réception du règlement de la facture par le fournisseur. ü Marchés publics ou contrats : Pièces de marchés publics et de contrats cadres dépenses le cas échéant. ou ü Preuve de respect des principes d'utilisation économiques et efficace des fonds (hors marchés) : documents d'étude de marché, devis, recherche de prix sur Internet, etc). > si la dépense est supérieur à 5000 € pour les acteurs privés

Prestations de service Où renseigner les dépenses et joindre les pièces justificatives 1 - http: //rudi. datarennes. fr/yeswiki/? Intranet. General 2 - Rubrique "Remontée de vos dépenses" : cliquez sur le bouton de votre organisme 3 -Rubrique "Marchés et contrats" : avant de renseigner les dépenses, renseignez le cas échéant, leur marché et contrat cadre puis 4 - Rubrique « Dépenses externes – accédez au formulaire » Renseignez toutes les dépenses

Prestations de service Formulaires à remplir 1 - Formulaire : "Renseignez les marchés et contrats cadres dépenses" Remplissez un formulaire par marché ou contrat Précisions de certaines lignes > Ligne "Procédure de mise en concurrence" : Précisez si la procédure est formalisée (européenne) ou adaptée (MAPA). , et la publication. Les procédures et publications varient en fonction des montants des marchés. Pour rappel, se référer : https: //www. service-public. fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F 32049 https: //www. service-public. fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F 23371 2 - Joindre les pièces justificatives : Pièces de marchés publics ou contrats 3 - Formulaire "dépenses externes" Remplissez un formulaire par dépense Précisions de certaines lignes > Ligne "montant déclaré" : elle correspond la plupart du temps à la dépense net. Il s'agit de la dépense éligible telle que vous la réclamez. Elle peut être différente du « montant net » dans certains cas. Par exemple en fonction du statut des Partenaires, la TVA est recouvrable ou non. Pour les Partenaires qui ne peuvent pas recouvrer la TVA, elle devient donc une dépense éligible qui peut être inclue dans le « montant déclaré » . 4 -Joindre les pièces justificatives : Factures, preuves de paiement, preuve de respect des principes d'utilisation économiques et efficace des fonds, contrat écrit, preuves des résultats ou services fournis.

3 - Déplacements / voyages Cette ligne budgétaire couvre les frais de voyage et d'hébergement des employés des partenaires qui sont liés aux activités du projet

Déplacements / voyages Dépenses à déclarer (éligibles) ü Transport (avion, train, voiture, assurance voyage et automobile, carburant, kilométrage, péage et frais de stationnement) ü Repas ü Hébergement ü Visa ü Indemnités journalières

Déplacements / voyages Principes et inéligibilités > Ces coûts sont pris en charge par le partenaire (le paiement direct des coûts par un membre du personnel doit être justifié par une preuve de remboursement de l'employeur) ; > Les frais de déplacement et de logement des experts et des prestataires de services externes ne sont pas éligibles au titre de cette ligne budgétaire (ils doivent être déclarés sous la ligne budgétaire Expertise et services externes conformément au contrat correspondant) ; > Les éléments des frais de voyage couverts par l'indemnité journalière du partenaire ne sont pas remboursés en plus de l'indemnité journalière (par exemple, le coût d'un repas n'est pas éligible si l'agent concerné reçoit une indemnité journalière) ; > Les transports publics ont la priorité sur les voitures privées ou de société et les taxis ; > Les frais d'annulation ou les coûts de tout billet ou réservation de voyage non utilisé (en raison de voyages annulés) ne sont en aucun cas éligibles.

Déplacements / voyages Pièces justificatives à fournir ü Preuve de participation : Ordre de mission précisant l’objet du déplacement et la mention « Projet RUDI » ; documentation conforme à la politique/règles de voyage et d'hébergement du partenaire ; liste de participation signée ; carte d'embarquement, billets, programme de l'événement (par exemple, réunion, séminaire, conférence) ü Factures ü Preuve du paiement (décaissement) : - attestation signée de l’agent comptable pour les établissements publics ou - copie des relevés de compte avec la dépense surlignée ou - attestation de réception du règlement de la facture par le fournisseur. ü Marchés publics ou contrats : Pièces de marchés publics et de contrats cadres dépenses le cas échéant. ou ü Preuve de respect des principes d'utilisation économiques et efficace des fonds (hors marchés) : documents d'étude de marché, devis, recherche de prix sur Internet, etc). > si la dépense est supérieur à 5000 € pour les acteurs privés

Déplacements / voyages Où renseigner les dépenses et joindre les pièces justificatives 1 - http: //rudi. datarennes. fr/yeswiki/? Intranet. General 2 - Rubrique "Remontée de vos dépenses" : cliquez sur le bouton de votre organisme 3 -Rubrique "Marchés et contrats" : avant de renseigner les dépenses, renseignez le cas échéant, leur marché et contrat cadre puis 4 - Rubrique « Dépenses externes – accédez au formulaire » Renseignez toutes les dépenses

Déplacements / voyages Formulaires à remplir 1 - Formulaire : "Renseignez les marchés et contrats cadres dépenses" Remplissez un formulaire par marché ou contrat Précisions de certaines lignes > Ligne "Procédure de mise en concurrence" : Précisez si la procédure est formalisée (européenne) ou adaptée (MAPA). , et la publication. Les procédures et publications varient en fonction des montants des marchés. Pour rappel, se référer : https: //www. service-public. fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F 32049 https: //www. service-public. fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F 23371 2 - Joindre les pièces justificatives : Pièces de marchés publics ou contrats 3 - Formulaire "dépenses externes" Remplissez un formulaire par dépense Précisions de certaines lignes > Ligne "montant déclaré" : elle correspond la plupart du temps à la dépense net. Il s'agit de la dépense éligible telle que vous la réclamez. Elle peut être différente du « montant net » dans certains cas. Par exemple en fonction du statut des Partenaires, la TVA est recouvrable ou non. Pour les Partenaires qui ne peuvent pas recouvrer la TVA, elle devient donc une dépense éligible qui peut être inclue dans le « montant déclaré » . 4 -Joindre les pièces justificatives : Factures, preuves de paiement, preuve de respect des principes d'utilisation économiques et efficace des fonds, preuves de participation à réunion/événement.

4 - Equipement Cette ligne budgétaire couvre l'équipement acheté, loué ou pris en leasing par un partenaire, autre que ceux couverts par la ligne budgétaire bureaux et administration. Elle comprend également les coûts des équipements déjà en possession de l'organisation partenaire et utilisés pour mener à bien les activités du projet

Equipement Dépenses à déclarer (éligibles) ü Équipements de bureau ü Matériels et logiciels informatiques ü Meubles et accessoires ü Équipement de laboratoire ü Machines et instruments ü Outils ou dispositifs ü Véhicules Distinction entre : > Un équipement considéré comme (faisant partie) d'un résultat de projet (investissements inclus) est un outil ou un dispositif qui reste utilisé par le groupe cible après l'achèvement du projet : Le prix d'achat total est éligible. > Un équipement nécessaire à la mise en œuvre du projet est un outil ou un dispositif utilisé pour réaliser les activités du projet. Il doit être nécessaire à la réalisation des résultats du projet et utilisé à cette fin. Le prix d'achat total est éligible s'il est utilisé uniquement aux fins du projet et amortissable dans la période éligible. Dans le cas contraire, une valeur d'amortissement au prorata doit être calculée sur la base d'une méthode justifiée et équitable. Cette méthode doit tenir compte de la période d'amortissement et du pourcentage d'utilisation par le projet.

Equipement Principes et inéligibilités > L'équipement et l'amortissement sont éligibles s'ils ne sont pas couverts par les frais de bureau et d'administration (par exemple, le système informatique du partenaire est couvert par la ligne budgétaire bureau et administration alors que tout système informatique développé spécifiquement pour le projet peut être inclus dans l'équipement) ; > Les règles applicables aux marchés publics doivent être respectées et correctement documentées par tous les partenaires soumis à la législation sur les marchés publics ; > Les coûts des équipements achetés, loués ou pris en leasing par un autre partenaire ne sont pas éligibles > Les équipements d'occasion sont éligibles s'ils n'ont pas été acquis à l'origine avec le soutien de fonds de l'UE et si leur prix ne dépasse pas le prix du marché généralement accepté > Les coûts liés à la préparation du site, à la livraison ou à l'installation de l'équipement sont éligibles

Equipement Pièces justificatives à fournir ü Schéma d'amortissement : Schéma de calcul applicable pour l'amortissement d'un équipement nécessaire à la mise en œuvre du projet ü Factures ü Preuve du paiement (décaissement) : - attestation signée de l’agent comptable pour les établissements publics ou - copie des relevés de compte avec la dépense surlignée ou - attestation de réception du règlement de la facture par le fournisseur. ü Marchés publics ou contrats : Pièces de marchés publics et de contrats cadres dépenses le cas échéant. ou ü Preuve de respect des principes d'utilisation économiques et efficace des fonds (hors marchés) : documents d'étude de marché, devis, recherche de prix sur Internet, etc). > si la dépense est supérieur à 5000 € pour les acteurs privés

Equipement Où renseigner les dépenses et joindre les pièces justificatives 1 - http: //rudi. datarennes. fr/yeswiki/? Intranet. General 2 - Rubrique "Remontée de vos dépenses" : cliquez sur le bouton de votre organisme 3 -Rubrique "Marchés et contrats" : avant de renseigner les dépenses, renseignez le cas échéant, leur marché et contrat cadre puis 4 - Rubrique « Dépenses externes – accédez au formulaire » Renseignez toutes les dépenses

Equipement Formulaires à remplir 1 - Formulaire : "Renseignez les marchés et contrats cadres dépenses" Remplissez un formulaire par marché ou contrat Précisions de certaines lignes > Ligne "Procédure de mise en concurrence" : Précisez si la procédure est formalisée (européenne) ou adaptée (MAPA). , et la publication. Les procédures et publications varient en fonction des montants des marchés. Pour rappel, se référer : https: //www. service-public. fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F 32049 https: //www. service-public. fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F 23371 2 - Joindre les pièces justificatives : Pièces de marchés publics ou contrats 3 - Formulaire "dépenses externes" Remplissez un formulaire par dépense Précisions de certaines lignes > Ligne "montant déclaré" : elle correspond la plupart du temps à la dépense net. Il s'agit de la dépense éligible telle que vous la réclamez. Elle peut être différente du « montant net » dans certains cas. Par exemple en fonction du statut des Partenaires, la TVA est recouvrable ou non. Pour les Partenaires qui ne peuvent pas recouvrer la TVA, elle devient donc une dépense éligible qui peut être inclue dans le « montant déclaré » . 4 -Joindre les pièces justificatives : Factures, preuves de paiement, Preuve de respect des principes d'utilisation économiques et efficace des fonds, schéma d'amortissement

Validation des états des dépenses tous les 12 mois 1 - Etats des dépenses soumis à la signature de l’expert-comptable tous les 12 mois Les états sont compilés et fournis par Rennes Métropole avec vérification de la complétude et contrôle de cohérence. 2 - Staff Assignment soumis à la signature tous les 12 mois La saisie des % des temps d’affectation au projet RUDI mais aussi affectés par WP est réalisée à la remontée des dépenses à échéance 6 mois de la période puis à échéance 12 mois. La moyenne des temps est réalisée à échéance 12 mois. Les trames des fiches Staff Assignment sont alors compilées et fournies par Rennes Métropole. Ces trames sont à complétées du détail des missions réalisées par WP, en anglais, sur la période des 12 mois puis soumis à la signature du salarié et de son employeur. 3 - Tableau financier budgétaire et financier Un tableau budgétaire et financier récapitulatif est alors transmis par Rennes Métrople pour faciliter le suivi des dépenses et le % de réalisation.