PRM 2 2019 3 Realizace stavby Kontroln innost

PRM 2 – 2019 3. Realizace stavby Kontrolní činnost, přejímací řízení, předání dokumentace k archivaci, závěrečné vyhodnocení stavby, záruční servis Fakulta stavební Katedra ekonomiky a řízení ve stavebnictví Michal Vondruška

Obsah 1. Kontrolní činnost 2. Přejímací řízení 3. Předání dokumentace k archivaci 4. Závěrečné vyhodnocení stavby 5. Záruční servis

Realizace zakázky Kontrolní činnost Prováděná vedením stavební firmy Prováděná vedením divize Prováděná stavbou

1. Kontrolní činnost • Kontrolní činnost prováděná vedením stavební firmy Je kontrolní činnost nad činností realizačního týmu vedeného VP je prováděna orgány vedení stavební firmy. • Kontrolní činnost prováděná vedením divize VTN je odpovědný za kontrolu dodržování SOD z pohledu předmětu díla, časového harmonogramu, jakosti včetně její dokumentace, dodržování zásad BOZP, PO, ochrany ŽP a podmínek stavebního povolení. EN je odpovědný za kontrolu dodržování SOD z pohledu ceny díla a fakturace a za sledování a kontrolu skutečných výnosů a nákladů v porovnání s plánem. K tomu organizuje měsíčně rozpočtové kontroly. ŘD vyžaduje od VP vysvětlení a případné návrhy opatření k dosažení nápravy nalezených neshod. V případě hrubých porušení SOD nebo opakovaných neshod navrhuje ŘD výměnu VP.

1. Kontrolní činnost • Kontrolní činnost prováděná stavbou Při realizaci je vedoucím projektu organizována vlastní kontrolní činnost, která slouží: k včasnému zjištění neshod s předpoklady a jejím důsledkem je opatření k nápravě, případně požadavek na vyřešení nebo pomoc ze strany divize nebo podnikových útvarů. Tyto opatření projedná vedoucí projektu s finančním ředitelem a výkonným ředitelem a po té v rámci rozpočtových kontrol stavby. V okamžiku, kdy jsou práce dokončeny, avšak min. 2 týdny před přejímacím a předávacím řízením, provede VP kontrolu úplnosti a správného provedení díla. K této kontrole VP přizve zástupce OJZ. O výsledcích této kontroly VP provede zápis a v případě, že tato kontrola vykáže nedostatky i termíny pro jejich odstranění. Kopii zápisu o této kontrole (jedná se o interní dokument) VP zašle ŘD, VŘ a VOJZ.

1. Kontrolní činnost Náklady Základní kontrolní činností prováděnou THP stavby je průběžná kontrola spotřebovaných nákladů při realizaci (normohodiny, strojhodiny, zabudované materiály, čerpání energií apod). Vstupem pro tyto kontroly jsou rozpracované potřeby z kalkulací staveb, uzavřené smlouvy, objednávky apod.

1. Kontrolní činnost Časové postupy Vedoucí projektu provádí pravidelné vyhodnocování plnění schváleného harmonogramu, zpravidla 1 x v měsíci, v případě zjištění významných skluzů nebo naopak urychlení některých činností provádí jeho aktualizaci, podmínkou je dodržení smluvních ustanovení. Tento aktualizovaný HMG předá VP do útvaru VŘ. V případě změn, které mohou mít dopad do plnění SOD, projedná tento aktualizovaný HMG s VŘ. V případě zjištění rizika překročení termínů je nutné s dostatečným předstihem projednat změnu smluvních podmínek, nebo provést po dohodě s ŘD a VŘ opatření k eliminaci skluzů.

1. Kontrolní činnost Jakost Za provádění zkoušek dle KZP a dalších kontrolních plánů (a dodržování plánu jakosti) a běžné operativní kontroly, při nichž se zjišťuje soulad s předpokladem zodpovídá VP. Drobné neshody se odstraňují neprodleně. Závažnější neshody při realizaci se řeší v komisi neshod vedené VŘ. Z každé evidované neshody je nutné provést opatření k nápravě k zamezení dalšího vzniku. Dělíme je na závažné neshody (obchodní/ finanční ztráta) a neshody (provozní charakter).

1. Kontrolní činnost BOZP, PO Pracovníci stavby pověření VP řízením stavby a souvisejících činností jsou povinni zajistit a kontrolovat dodržování pravidel BOZP a PO, školení a kontroly se zapisují do deníku BOZP a požární knihy. Z každé evidované neshody je nutné provést opatření k nápravě k zamezení dalšího vzniku.

1. Kontrolní činnost Ochrana ŽP Pracovníci stavby pověření VP řízením stavby a souvisejících činností jsou povinni zajistit a kontrolovat dodržování pravidel ochrany životního prostředí dle zpracované výrobní přípravy a řídit se pravidly uvedenými v příloze „Zásady ochrany ŽP na stavbách“. Z každé evidované neshody je nutné provést opatření k nápravě k zamezení dalšího vzniku.

2. Přejímací řízení Předání a převzetí díla Po dokončení stavby, provedení interní kontroly správného provedení a úplnosti díla, vypracování zprávy o kvalitě a zpracování dokumentace skutečného provedení požádá VP objednatele o svolání přejímacího řízení. Z tohoto řízení se pořizuje písemný zápis, ve kterém je nutné mimo jiné uvést zjištěné vady a nedodělky a termín pro jejich odstranění. Při přejímacím řízení, v případě, kdy uzavřená SOD požaduje předání a převzetí díla bez vad a nedodělků, je nutné při jejich zjištění přejímací řízení přerušit, případně opakovat. Po jejich odstranění požádá VP o pokračování, nebo svolání nového přejímacího řízení. Mohou-li se vady a nedodělky dle podmínek SOD vyskytovat, pak po jejich odstranění se oboustranně podepsaný protokol o odstranění stává nedílnou součástí zápisu o předání a převzetí. Další nutnou součástí je definování záručních lhůt na předávané dílo.

2. Přejímací řízení Dokumentace skutečného provedení je nezbytným dokladem o provedeném díle. Zpravidla se již během jeho realizace, do archivního paré RDS stavby, zaznamenávají veškeré změny a odchylky od RDS. Objednateli se předává počet výtisků dle smlouvy o dílo. Pro vlastní dokumentaci zakázky uvnitř stavební firmy je nutné předat jeden výtisk do spisovny útvaru VŘ, který zajistí jeho archivaci. Součástí této dokumentace je také geodetické zaměření v digitální podobě.

2. Přejímací řízení Závěrečná zpráva o jakosti Obsah závěrečné zprávy je zpravidla určen smlouvou o dílo a případnými dalšími požadavky objednatele.

2. Přejímací řízení Předání k záruce je soubor procesů, kterými přechází uvnitř stavební firmy zakázka z realizačního týmu na útvar VŘ. Zároveň je předání k záruce podkladem a podmínkou pro případné vyplacení odměn realizačnímu týmu. Skládá se ze dvou základních procesů: a) předání dokumentace k archivaci b) závěrečné vyhodnocení stavby. Za předání dokumentace ručí vedoucí projektu, za její převzetí ze strany útvaru VŘ zodpovídá pracovník pověřený výkonným ředitelem. Předání probíhá na základě protokolu o předání. Za zpracování a předložení závěrečného vyhodnocení stavby zodpovídá vedoucí projektu. Podmínkou případného vyplacení odměny realizačnímu týmu za provedení zakázky (v souladu s ostatními podmínkami projednanými a odsouhlasenými vedením stavební firmy) je odevzdání dokumentace k archivaci úplného a závěrečného vyhodnocení stavby do 3 měsíců po jejím převzetí objednatelem.

2. Přejímací řízení Předání dokumentace k archivaci Pro sledování stavby v záruční době, řízení případných reklamací a jako zdroj technických informací pro využití v jiných projektech předává VP útvaru VŘ dokumentaci stavby k archivaci v termínu nejpozději do 30 dnů ode dne předání/převzetí stavby objednatelem. Předmětem předání jsou následující doklady: • Kopie smlouvy o dílo včetně všech dodatků • Předávací protokoly • Kopie stavebních deníků • Závěrečná zpráva o jakosti, ochraně ŽP a BOZP, PO • Projekt skutečného provedení • Výrobně technická dokumentace • Údaje o subdodávkách • Další doklady

3. Předání dokumentace k archivaci Kopie smlouvy o dílo včetně všech dodatků K archivaci se předává smlouva o dílo v posledním platném znění, tj. včetně všech uzavřených změn a dodatků a příloh. Je-li pro danou zakázku podepsán souhrn smluvních dohod, k archivaci se předávají pouze ty dokumenty, které mají vazbu pouze ke konkrétní stavbě, jako jsou ZDP a ZTKP. Obchodní podmínky archivuje obchodní útvar, TKP, jejichž platnost skončila budou archivovány u VŘ. Za předání VŘ odpovídají jednotliví ŘD.

3. Předání dokumentace k archivaci Předávací protokoly Realizační tým předává k archivaci veškeré protokoly o předání a převzetí díla objednatelem včetně všech příloh podle uzavřené smlouvy o dílo. Součástí je i protokol o odstranění všech vad a nedodělků.

3. Předání dokumentace k archivaci Kopie stavebních deníků Během realizace stavby zůstávají u odpovědného stavbyvedoucího originály zápisů ve stavebním deníku. Po ukončení stavebních činností, odstranění vad a nedodělků po tom, co jsou uzavřeny všechny zápisy v deníku se všechny stavební deníky stávají předmětem předání zakázky k záruce. Deníky musí být označeny názvem stavby, názvem objektu, dalšími údaji stanovenými obecně platnými předpisy a podmínkami smlouvy o dílo a dále na nich musí být vyznačena data prvního a posledního záznamu v deníku. Celkové soubory kopií stavebních deníků, které předávají průběžně VP do VÚ jsou v okamžiku archivace kompletovány do jednoho paré a přiřazovány k předávané dokumentaci.

3. Předání dokumentace k archivaci Závěrečná zpráva o jakosti, ochraně ŽP a BOZP, PO K předání k záruce se předává jedno vyhotovení závěrečné zprávy o jakosti, ochraně ŽP a BOZP objektu ve stejném věcném i formálním obsahu, jako se předává objednateli předání stavby. Obsah závěrečné zprávy je zpravidla určen smlouvou o dílo s případnými dalšími požadavky objednatele. K záruce se zpráva předává včetně všech příloh.

3. Předání dokumentace k archivaci Projekt skutečného provedení se předává k archivaci samostatně v případě, že není součástí závěrečné zprávy o jakosti. Součástí nebo doplňkem projektu skutečného provedení je grafický a textový výstup zaměření dokončeného díla a případně výsledky tzv. nultého měření tam, kde jsou osazeny geodetické značky pro sledování objektu.

3. Předání dokumentace k archivaci Výrobně technická dokumentace se předává k archivaci pouze tehdy, pokud sloužila k provedení definitivních částí stavby. Dokumentace dočasných pomocných konstrukcí, které nemohou ovlivnit chování díla v době záruky a ani dále, není předmětem předání.

3. Předání dokumentace k archivaci Údaje o subdodávkách K archivaci zakázky se předávají doklady o subdodávkách, které vypovídají o smluvních vztazích, dokumentují kvalitu provedení díla a jeho předání mezi subdodavatelem a společností. K těmto dokladům patří úplné konečné znění smlouvy o dílo včetně příloh, případná subdodavatelem zajišťovaná projektová dokumentace, originály listů stavebních a montážních deníků, korespondence a protokoly o přejímkách. V případě, že nejsou předávány společně, jsou součástí této dokumentace doklady o jakosti a projekt skutečného provedení prací subdodavatele. Doklady předávané v této části jsou dále záruky k nakupovaným materiálům a technologiím.

3. Předání dokumentace k archivaci Další doklady V případě, že v závěrečné zprávě nejsou uvedeny následující doklady, přiloží se v samostatné složce. Jedná se o doklady, z kterých jsou zřejmé důvody, původci a technická řešení změn, ke kterým došlo během realizace zakázky, případně na které jsou odkazy ve stavebním deníku. Dále se jedná o důležitou korespondenci, která obsahuje záznamy z jednáních a rozhodnutí majících jakýkoli vliv na kvalitu díla.

4. Závěrečné vyhodnocení stavby Předmětem závěrečného vyhodnocení stavby je posouzení, do jaké míry byly dodrženy předpoklady, za kterých měla být zakázka realizována. Vyhodnocení má tyto části: • Vyhodnocení dodržení limitů nákladů stavby • Vyhodnocení splnění podmínek smlouvy o dílo • Vyhodnocení dodržení podmínek BOZP a PO • Vyhodnocení podmínek dodržení zásad ochrany ŽP • Vyhodnocení činnosti subdodavatelů • Závěrečné zhodnocení zakázky

4. Závěrečné vyhodnocení stavby Vyhodnocení dodržení limitů nákladů stavby Toto vyhodnocení se provádí potom, co je stavba ukončena, jsou odstraněny všechny vady a nedodělky a do účetnictví byly zaúčtovány všechny relevantní náklady. Zpracovává je realizační tým ve spolupráci s odd. controllingu. Výsledkem je porovnání plánovaných nákladů celé stavby, jak byly písemně odsouhlaseny vedením stavební firmy, a skutečně zaúčtovaných nákladů.

4. Závěrečné vyhodnocení stavby Vyhodnocení splnění podmínek smlouvy o dílo Vyhodnocení splnění termínů plnění a to jak konečných, tak dílčích v případě, že měly vliv na výši a délku doby pozastávek nebo penalizaci ze strany objednatele a že byly obsaženy v podmínkách pro hodnocení výsledků realizačního týmu vedením stavební firmy. Do tohoto vyhodnocení se promítnou všechny změny smluvních termínů. Vyhodnocení dosažené kvality díla, které se provádí na základě závěrů zprávy o jakosti zpracovávané pro objednatele, zpráv o výsledcích interních auditů prováděných oddělením jakosti a zkušebnictví, zpráv z externích auditů (byly-li prováděny) a na základě zápisů o předání a převzetí díla nebo jeho částí. U auditů se vyhodnocuje také účinnost nápravných opatření.

4. Závěrečné vyhodnocení stavby Vyhodnocení dodržení podmínek BOZP a PO Součástí vyhodnocení stavby je i vyhodnocení dodržení podmínek bezpečnosti práce a požární ochrany. Podkladem jsou zápisy v knize bezpečnosti práce a záznamy a protokoly o řešení případných úrazů a požárů na stavbě. Kopie těchto dokladů tvoří povinné přílohy vyhodnocení.

4. Závěrečné vyhodnocení stavby Vyhodnocení podmínek dodržení zásad ochrany ŽP Splnění podmínek EMS je v závěrečném vyhodnocení stavby dokladováno zprávami o provedených interních a externích auditech, které tvoří jeho povinné přílohy. Vlastní vyhodnocení obsahuje konstatování, do jaké míry byly podmínky předepsané zavedeným systémem EMS u stavební firmy dodrženy. V případě, že jsou ve smluvních podmínkách uvedeny zvláštní požadavky na ochranu životního prostředí, je závěrečné vyhodnocení doplněno o dokladování splnění těchto podmínek.

4. Závěrečné vyhodnocení stavby Vyhodnocení činnosti subdodavatelů VP provede vyhodnocení všech zúčastněných subdodavatelů. Zkoumá se dodržení smlouvy z hlediska termínů (a to i dílčích), ceny a kvality a zároveň se posuzuje celkový přístup subdodavatele k projektu – VP zhodnotí úsilí, které musel on nebo další zaměstnanci stavební firmy vynaložit k tomu, aby subdodavatel splnil své smluvní závazky.

4. Závěrečné vyhodnocení stavby Závěrečné zhodnocení zakázky V této části zpracovatel celkově zhodnotí zakázku a dosažené výsledky: • ve vztahu k plánu, tj. jaké byly předpokládané náklady a skutečně dosažené, kde jsou největší rozdíly a příčiny jejich vzniku s případnými návrhy na změny v kalkulacích nových zakázek s obdobnými podmínkami. • ve vztahu k použité technologii, tj. posouzení její vhodnosti s ohledem na pracnost, rychlost výstavby a celkovou efektivitu s případnými návrhy na její změnu, úpravu nebo doplnění pro příští použití. Na závěr uvede zpracovatel své vlastní závěry a doporučení pro postup u obdobných zakázek v budoucnosti.

4. Závěrečné vyhodnocení stavby Využití závěrečného vyhodnocení stavby Závěrečné vyhodnocení stavby je projednáno na schůzce vedení stavební firmy, vedení divize a projektového týmu. Termín této schůzky stanoví po projednání s vedením stavební firmy ŘD a pozve na ní všechny výše uvedené osoby. Schůzku svolá ŘD po osobním přezkoumáním Závěrečného vyhodnocení stavby a po jejím případném doplnění vedoucím projektu. Závěrečné vyhodnocení stavby předá pak 14 dní před termínem schůzky ve třech kopiích VŘ.

5. Záruční servis vychází z SOD a dokumentace stavby předávané v souladu s předchozími kapitolami a průběžného ověřování díla v záruční době. Ve většině případů začíná v okamžiku předání/ převzetí díla/jeho částí. Předchází mu přejímací řízení a předání zakázky k záruce. Záruční servis zpravidla zahrnuje: • sledování staveb v záruce, • řízení reklamací, • ukončení bankovní záruky, • vyřazení zakázky ze záručního servisu.

5. Záruční servis Sledování staveb v záruce Pokud nedojde k předání k záruce, odpovídá za záruční servis plně VP (ŘD). V okamžiku, kdy dojde předání k záruce mezi VP a VÚ zaeviduje pověřený pracovník útvaru VŘ uvedenou zakázku a zahrne ji do plánu pravidelných prohlídek tak, aby byl po dobu záruky min. 1 x za rok vizuálně ověřen její technický stav. Pověřeného pracovníka určí VŘ. Souběžně s prohlídkami prováděnými společností prověřuje stav předané zakázky i objednatel nebo jeho zástupce.

5. Záruční servis Řízení neshod Pokud je zjištěna neshoda, sepíše pracovník, pověřený kontrolou v rámci kontrol záznam o neshodě a předloží ji výkonnému řediteli. Podle závažnosti neshody a podmínek stanovených ve smlouvě o dílo rozhodne výkonný ředitel nebo jím pověřený zástupce o dalším postupu (místní šetření, analýza příčin, opatření k nápravě, preventivní opatření).

5. Záruční servis Řízení reklamací Pokud zákazník uplatňuje reklamaci je třeba aby to učinil písemně a v souladu s SOD. Pověřený pracovník VÚ vyzvedne ze spisovny/archivu uloženou dokumentaci. Podle závažnosti reklamace a podmínek stanovených ve smlouvě o dílo rozhodne výkonný ředitel o dalším postupu (místní šetření, odmítnutí reklamace, uznání reklamace, analýza příčin, opatření k nápravě, preventivní opatření).

5. Záruční servis Uznání/odmítnutí reklamace Po projednání reklamace zašle výkonný ředitel písemně (ve lhůtě stanovené ve smlouvě o dílo) zákazníkovi oficiální stanovisko stavební firmy k uplatňované reklamaci (odmítnutí reklamace/ uznání reklamace). V případě uznání reklamace zpracuje pověřený pracovník VÚ záznam o neshodě a ve spolupráci s VŘ a realizačním týmem stanoví opatření k nápravě.

5. Záruční servis Odstranění reklamace/neshody (způsob, termíny) projedná výkonný ředitel nebo jím pověřený zástupce s odpovědným zástupce objednatele nebo jím písemně pověřeným správcem/ provozovatele stavby. V případě, že se jedná o reklamaci/neshodu na části zakázky, kterou realizovala společnost, jmenuje VŘ realizační tým a reklamace/odstranění neshody je řešeno jako realizace zakázky. Pokud jde o reklamaci/neshodu na pracích zajišťovaných dodavatelem pro společnost je postupováno v souladu se smlouvou o dílo, kterou má uzavřenou společnost s dotyčným dodavatelem.

5. Záruční servis Vyhodnocení, zpětná vazba Po odstranění reklamace/neshody a jejím předání stavby zpět zákazníkovi projedná výkonný ředitel v rámci komise neshodu/reklamaci a na základě důkladné analýzy stanoví preventivní opatření, které bude zahrnuto do systému tak, aby riziko opakování se neshody bylo minimalizováno.

5. Záruční servis Ukončení bankovní záruky Po ukončení záruční lhůty požádá finanční ředitel o uvolnění bankovní záruky. Vyřazení zakázky ze záručního servisu Pokud je záruční doba ukončena a zákazník již neuplatňuje žádné oprávněné reklamace a je vyplacena bankovní záruka, je zakázka vyřazena ze záručního servisu. Dokumentace je archivována v souladu s archivačním řádem stavební firmy. Statistika Pro každou jednotlivou zakázku sleduje útvar VŘ počet neshod/reklamací a náklady na odstranění v čase. Tuto statistiku pak pravidelně v pololetních intervalech předává VŘ ve formě souhrnné zprávy o neshodách a reklamacích vedení stavební firmy a ŘD. Jednotliví ředitelé zajistí seznámení s údaji uvedenými v Souhrnné zprávě všech svých THP.

5. Záruční servis