Prix et reconnaissance Programme de prix de long

Prix et reconnaissance Programme de prix de long service Comité de consultation patronale-syndicale sur les ressources humaines Novembre 2019

Introduction À l’occasion de la réunion du CCPSRH du 30 octobre 2018, des membres se sont engagés à revoir le programme de Prix de long service et à faire état des résultats de l’examen au comité, pour de plus amples discussions. Les représentants des syndicats ont suggéré de réfléchir à une meilleure reconnaissance au terme du jalon de 20 (et potentiellement de 30) ans. Le présent document a pour but : a) d’offrir aux membres du Comité de consultation patronale-syndicale sur les ressources humaines (CCPSRH) un aperçu du programme de Prix de long service (PLS) commun à Santé Canada et à l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC); et b) de consulter les membres du CCPSRH sur les options pour améliorer le programme PLS en se basant sur des consultations avec les employés. 2

Contexte • À l’heure actuelle, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) n’a pas de politique en ce qui concerne les prix et la reconnaissance, car il a archivé l’ancienne politique en 1998, laissant à tous les ministères et agences le soin de gérer leur propre programme interne de reconnaissance. • L’Initiative de réinitialisation de l’ensemble des politiques du SCT ne prévoit pas l’inclusion d’un instrument de politique sur les prix et la reconnaissance. • Actuellement, Santé Canada et l’ASPC soulignent les jalons de long service au bout de 10, 15, 20, 25, 30 et 35 ans, et chaque employé reçoit un certificat de reconnaissance personnalisé, signé par l’administrateur général (AG) et le premier ministre (PM), ainsi qu’une lettre de félicitations signée par l’AG (Annexe A). Les anniversaires ultérieurs peuvent être reconnus, sur demande. • Les employés qui atteignent 15, 25 et 35 ans de service reçoivent aussi un article non monétaire d’une valeur de 150, de 250 et de 350 $ respectivement. • Le coût des articles non financiers dépend de l’offre à commandes établie par le SCT, qui doit être renouvelée en janvier 2020. Les coûts du certificat et de l‘article non monétaire incombent au responsable du centre de coûts de l'employé concerné. • Les employés peuvent choisir d’accepter ou de refuser des articles non monétaires de la série d’offres Seasons ainsi que du certificat imprimé signé par l’AG et le PM. 3

Considérations • Chaque organisation est libre d'administrer le programme de PLS de son choix ou de l'offrir conformément à l'offre à commandes principale du SCT avec des coûts fixes par certificat et des éléments non monétaires par jalon. (Annexes B et C) • Le SCT mettra en place une nouvelle offre à commandes principale, en vigueur à compter du 1 er janvier 2020, qui pourrait inclure le renouvellement des options de prix. • Selon de récentes consultations, les employés sont dans l’ensemble satisfaits du programme de PLS, leur plus fréquente question portant sur les raisons pour lesquelles aucun article non financier n’est remis aux employés admissibles à l’occasion des jalons de 10, 20 et 30 ans. (Annexe D) • Le nombre d’employés de Santé Canada et de l’ASPC admissibles aux prix de long service des 15, 25 et 35 ans a diminué de 2018 à 2019. Le coût moyen par employé était de 122 $ pour 2018 et il devrait être d’environ 101 $ pour 2019 pour SC, de 135 $ pour 2018 et de 94 $ pour 2019 pour l'ASPC. (Annexes E et F) • Comme l’indique le tableau à droite, le nombre d’employés admissibles à la retraite chutera considérablement d’ici la fin de 2019, puis demeurera stable durant les cinq années suivantes. Cela semble indiquer que les départs à la retraite des baby-boomers tirent dans l’ensemble à leur fin et qu’une population plus jeune a rejoint les rangs du personnel. Les prévisions ne tiennent pas compte des nouvelles embauches, et les mutations d’entrée et de sortie sont inconnues. Nombre d’employés admissibles à la retraite Année SC ASPC 2019 588 150 2020 169 49 2021 201 58 2022 165 50 2023 199 37 4

Options Option 1 : Commencer la reconnaissance de long service à l’étape de cinq ans et conserver le calendrier d’attribution actuel pour les étapes suivantes • Coût : augmentation estimée à 12 530 $ pour Santé Canada et à 4 340 $ pour l’ASPC en 2019 avec peu ou pas de changement du coût par employé • Incidence : légère augmentation du fardeau financier pour Santé Canada et l’ASPC; incidence positive sur le moral des employés et leur rétention, la reconnaissance des services rendus étant exprimée plus tôt dans la carrière Nombre de prix et valeur en dollars pour 2019 Nombre de PLS Années de service Prix 5 (nouveau) Coût des certficats et des articles non financiers (taxes non incluses) SC ASPC Certificat + cadeau (70 $) 179 62 12 530 $ 4 340 $ 10 Certificat (35 $) 425 141 14 875 $ 4 935 $ 15 Certificat + cadeau (185 $) 276 92 51 060 $ 17 020 $ 20 Certificat (35 $) 210 70 7 350 $ 2 450 $ 25 Certificat + cadeau (320 $) 65 17 20 800 $ 5 440 $ 30 Certificat (70 $) 65 13 4 550 $ 910 $ 35 Certificat + cadeau (420 $) 22 2 9 240 $ 840 $ 1242 397 120 405 $ 35 935 $ 97 $ 91 $ TOTAL Coût moyen par employé pour le nouveau calendrier d'attribution 5

Options (suite) Option 2 : Inverser le calendrier d'attribution actuel et démarrer la reconnaissance au jalon de 5 ans • Coût : augmentation estimée à 44 915 $ pour Santé Canada et à 15 420 $ pour l’ASPC en 2019 et une augmentation d’environ 30 à 40% du coût par employé • Incidence : augmentation assez modeste du fardeau financier pour le ministère et l’agence; incidence positive sur le moral des employés et leur rétention, un article non financier leur étant offert plus tôt dans la carrière par rapport au programme actuel Nombre de prix et valeur en dollars pour 2019 Années Calendrier Nouveau calendrier de service d’attribution actuel d’attribution Nombre de PLS Coût des certificats et des articles non financiers (taxes non incluses) SC ASPC 5 (nouveau) n/a Certificat (35 $) 179 62 6 265 $ 2 170 $ 10 Certificat (35 $) Certificat + cadeau (135 $) 425 141 57 375 $ 19 035 $ 15 Certificat + cadeau (185 $) Certificat (35 $) 276 92 9 660 $ 3 220 $ 20 Certificat (35 $) Certificat + cadeau (235 $) 210 70 49 350 $ 16 450 $ 25 Certificat + cadeau (320 $) Certificat (70 $) 65 17 4 550 $ 1 190 $ 30 Certificat (70 $) Certificat + cadeau (370 $) 65 13 24 050 $ 4 810 $ 35 Certificat + cadeau (420 $) Certificat (70 $) 22 2 1 540 $ 1242 397 152 790 $ 47 015 $ 123 $ 118 $ TOTAL Coût moyen par employé pour le nouveau calendrier d'attribution 6

Options (suite) Option 3 : Offrir un certificat et un article non financier à chaque jalon de cinq ans à compter du cinquième anniversaire • Coût : augmentation estimée à 116 530 $ pour Santé Canada et à 36 340 $ pour l’ASPC en 2019 et une augmentation d’environ 100% du coût par employé • Incidence : augmentation considérable du fardeau financier pour le ministère et l’agence; incidence positive sur le moral des employés et leur rétention Nombre de prix et valeur en dollars pour 2019 Années de service Calendrier d’attribution actuel 5 (nouveau) n/a 10 Certificat (35 $) 15 Certificat + cadeau (185 $) 20 Certificat (35 $) 25 Certificat + cadeau (320 $) 30 Certificat (70 $) 35 Certificat + cadeau (420 $) TOTAL Nouveau calendrier d’attribution Certificat + cadeau (135 $) Certificat + cadeau (185 $) Certificat + cadeau (235 $) Certificat + cadeau (320 $) Certificat + cadeau (370 $) Certificat + cadeau (420 $) Nombre de PLS Coût des certificats et des articles non financiers (taxes non incluses) SC ASPC 179 62 12 530 $ 4 340 $ 425 141 57 375 $ 19 035 $ 276 92 51 060 $ 17 020 $ 210 70 49 350 $ 16 450 $ 65 17 20 800 $ 5 440 $ 65 13 24 050 $ 4 810 $ 22 2 9 240 $ 840 $ 1242 397 224 405 $ 67 935 $ 181 $ 171 $ Coût moyen par employé pour le nouveau calendrier d'attribution 7

Discussion Nous aimerions connaître vos réflexions et commentaires au sujet des options présentées. 8

Annexe A Programme actuel de PLS à Santé Canada et à l’ASPC Années de service Certificat signé par le PM et l’AG Lettre signée par l’AG Article non financier Certificat et sousverre ou porte-clés d’Arbres Canada* Épinglette* 10 Oui (valeur de 35 $) Oui Non 15 Oui (valeur de 35 $) Oui (valeur de 150 $) Oui 20 Oui (valeur de 35 $) Oui Non 25 Oui (valeur de 70 $) Oui (valeur de 250 $) Oui 30 Oui (valeur de 70 $) Oui Non Oui 35 Oui (valeur de 70 $) Oui (valeur de 350 $) Oui * Ces articles sont offerts aux employés admissibles conformément à la pratique standard du fournisseur par rapport aux employés du gouvernement du Canada. 9

Annexe B Analyse contextuelle • 107 ministères et agences administrent leur programme conformément à l’offre à commandes principale du SCT, qui détermine les coûts admissibles pour le certificat et l’article non financier offerts à chaque jalon. • Chaque ministère ou agence a le loisir de décider s’il souhaite ou non offrir un certificat ou un article non financier à un jalon ou un autre. • De ces 107 ministères et agences : o 38 offrent un article non financier à chaque jalon à partir des cinq ans de service et incluent un certificat à compter du jalon des 25 ans; o 14 offrent un certificat et un article non financier tous les cinq ans (cinq d’entre eux commencent dès le cinquième anniversaire, sept, à compter du dixième anniversaire, et deux, à compter du quinzième); o Huit offrent un certificat et/ou un article non financier tous les dix ans (à compter du jalon des 15 ans); o Seuls Santé Canada et l’ASPC offrent un certificat tous les cinq ans (à compter du dixième anniversaire) et un article non financier tous les dix ans (à compter du quinzième anniversaire). 10

Annexe C Valeur des anniversaires et des PLS selon l’offre à commandes principale du SCT Années de service Certificat signé par le PM et l’AG Article non financier Total 5 Valeur de 35 $ Valeur de 50 $ 70 $ 10 Valeur de 35 $ Valeur de 100 $ 135 $ 15 Valeur de 35 $ Valeur de 150 $ 185 $ 20 Valeur de 35 $ Valeur de 200 $ 235 $ 25 Valeur de 70 $ Valeur de 250 $ 320 $ 30 Valeur de 70 $ Valeur de 300 $ 370 $ 35 Valeur de 70 $ Valeur de 350 $ 420 $ 40 Valeur de 70 $ Valeur de 350 $ 420 $ 45 Valeur de 70 $ Valeur de 350 $ 420 $ 50 Valeur de 70 $ Valeur de 350 $ 420 $ 11

Annexe D Synthèse des commentaires pertinents • La majorité des personnes qui ont exprimé un avis sont sensibles à la reconnaissance de leurs années de service et souhaitent que le processus se poursuive; • Plusieurs employés ont indiqué qu’ils aimeraient recevoir un article non financier au jalon des 10, des 20 et des 30 ans, en plus des articles prévus aux jalons des 15, des 25 et des 35 ans; • Plusieurs employés ont suggéré l’octroi de jours supplémentaires de congé à la place de la remise d’un article non financier et d’un certificat et la possibilité de faire un don de bienfaisance plutôt que de recevoir un article non financier; • Certains employés aimeraient avoir la possibilité de « refuser » le certificat encadré habituellement remis à titre de prix de long service ou de recevoir à la place un certificat papier; • Certains employés sont d’avis qu’il s’agit d’un programme dépassé constituant un gaspillage de ressources, qu’il voudrait mieux affecter à un meilleur usage. Note: Des consultations ont eu lieu avec un échantillon aléatoire d’employés, dont les coordonnateurs de la reconnaissance des directions générales de Santé Canada et de l’ASPC, les directeurs des RH et leur équipe respective, ainsi que les employés du Réseau des jeunes professionnels 12

Annexe E Analyse des tendances en matière de PLS à Santé Canada Nombre de prix de long service Années de service Prix 10 Coût des certificats et des articles non financiers (taxes non incluses) 20171 2018 20192 Certificat (35 $) 450 633 425 15 750 $ 22 155 $ 14 875 $ 15 Certificat + cadeau (185 $) 458 438 276 84 730 $ 81 030 $ 51 060 $ 20 Certificat (35 $) 398 196 210 13 930 $ 6 860 $ 7 350 $ 25 Certificat + cadeau (320 $) 209 170 65 66 880 $ 54 400 $ 20 800 $ 30 Certificat (70 $) 67 83 65 4 690 $ 5 810 $ 4 550 $ 35 Certificat + cadeau (420 $) 80 49 22 33 600 $ 20 580 $ 9 240 $ 1662 1569 1063 219 580 $ 190 835 $ 107 875 $ 132 $ 122 $ 101 $ TOTAL Coût moyen par employé 1 Employés de la DGSPNI inclus 2 Chiffres et coûts estimés à ce jour 13

Annexe F Analyse des tendances en matière de PLS à l’ASPC Nombre de prix de long service Années de service Prix 10 Coût des certificats et des articles non financiers (taxes non incluses) 2017 2018 20191 Certificat (35 $) 95 124 141 3 325 $ 4 340 $ 4 935 $ 15 Certificat + cadeau (185 $) 93 145 92 17 205 $ 26 825 $ 17 020 $ 20 Certificat (35 $) 23 38 70 805 $ 1 330 $ 2 450 $ 25 Certificat + cadeau (320 $) 38 39 17 12 160 $ 12 480 $ 5 440 $ 30 Certificat (70 $) 9 24 13 630 $ 1 680 $ 910 $ 35 Certificat + cadeau (420 $) 4 11 2 1 680 $ 4 620 $ 840 $ 262 381 335 35 805 $ 51 275 $ 31 595 $ 137 $ 135 $ 94 $ TOTAL Coût moyen par employé 1 Chiffres et coûts estimés à ce jour 14