Prisvindende praktisk teori til samarbejde om hurtig udvikling

Prisvindende praktisk teori til samarbejde om hurtig udvikling løsninger på vigtige udfordringer www. fairproces. dk r e p a p t s Be 2 201 n o st Bo . . . i t g a r b g a r d d U 6* i Danske Kommuner 5* i JP www. fairproces. dk

Sammenhængende borgerforløb: En koordinationsudfordring Borger Fag-funktion 1 Pårørende/ netværk Fag-funktion 2 Fag-funktion 7 Type af borgerforløb Fag-funktion 6 Fag-funktion 3 Fag-funktion 5 Faglige funktioner i forløbet Fag-funktion 4

Sammenhæng i borgerforløb på tværs af siloer: en koordinationsudfordring Silochef Siloled er A Fagperson 1 Siloled er B Fagperson 2 Silochef Siloled er C Fagperson 3 Fagperson 4 Silochef Siloled er D Fagperson 5 Fagperson 6 Siloled er E Fagperson 7 �� (Type af) borgerforløb Siloled er F Fagperson 8 Et borgerforløb går ofte på tværs af flere siloer Dygtige fagpersoner+god koordinering på tværs af siloerne=høj kvalitet og effektivitet

Må deles med angivelse af kilden: Bo Vestergaard (2016): By bro mellem siloerne. www. faiorproces. dk To veje til bedre sammenhæng i borgerforløb som går på tværs af siloer Brobygning Om-organisering Uændret ledelses- og organisations-struktur Ny ledelses- og organisations-struktur Intervention: Udvikling og afprøvning af arbejdsproces for Ændringer i hvem, der leder hvem. borgerforløbet som bygger bro mellem siloerne Fx: flere enheder organiseres i et nyt center. Ingen ændringer i hvem som leder hvem. Fx: omplacering af en delmængde af medarbejdere fra to eller flere enheder i en Eventuelt omplacering af medarbejderne fra to nyetableret enhed med ny ledelse. siloer til samme lokaler/bygning, så daglig koordinering lettes. Tidsperspektiv: ca. 12 uger Tidsperspektiv?

Oversigt over ledelses- og samarbejdsprocessen "Fair proces brobygning mellem siloer" Fase 1 Politisk niveau/topledelsen fremsætter strategisk initiaitiv Fx “Vi vil have mere sammenhæng i borgerforløbene. Kvalitet og effektivitet skal øges. Hvilke ideer har ledere og medarbejdere til indsatser, de gerne vil afprøve? Ansøgninger skal gå være på tværs af mindst to enheder” Deltagere i siloprojektet: Minimum 1 silochef, 2 siloledere og fagpersoner involveret i type af borgerforløb (blå) 1 uge 6 -11 uger Fase 2 Siloledelserne analysere om der er grundlag for brobygning (Hvis ja sendes projekt til godkendelse og optagelse i projektbølge/fase 3) Fase 3 Ledere og medarbejdere udvikler og afprøver løsninger. Hvis det virker ophøjes det til drift 1. 2. 3. 4. 5. 1. Silocheferne sætter kontekst 2. Involvér i analyse 3. Beslut og forklar Silochef Siloled er A Fagperson 1 Siloled er B Fagperson 2 Sæt ramme-retning Involvér i udvikling Beslut og forklar Involvér i afprøvning Gør til drift Silochef Siloled er C Fagperson 3 Fagperson 4 Siloled er D Fagperson 5 Fagperson 6

Oversigt over ledelses- og samarbejdsprocessen "Fair proces brobygning mellem siloer" 1 uge Fase 1 Politisk niveau/topledelsen fremsætter strategisk initiaitiv Fx “Vi vil have mere sammenhæng i borgerforløbene. Kvalitet og effektivitet skal øges. Hvilke ideer har ledere og medarbejdere til brobyggende indsatser, de gerne vil afprøve? Ansøgninger skal gå være på tværs af mindst to enheder” Deltagere i siloprojektet: Minimum 1 silochef, 2 siloledere og fagpersoner involveret i type af borgerforløb (blå) 6 -11 uger Fase 3 Ledere og medarbejdere udvikler og afprøver løsninger. Hvis det virker ophøjes det til drift Fase 2 Siloledelserne analyserer om der er grundlag for brobygning (Hvis ja sendes projekt til godkendelse og optagelse i projektbølge/fase 3) 1. 2. 3. 4. 5. 1. Silocheferne sætter kontekst 2. Involvér i analyse 3. Beslut og forklar Silochef Siloled er A Fagperson 1 Siloled er B Fagperson 2 Sæt ramme-retning Involvér i udvikling Beslut og forklar Involvér i afprøvning Gør til drift Silochef Siloled er C Fagperson 3 Fagperson 4 Siloled er D Fagperson 5 Fagperson 6

Må deles med angivelse af kilden: Bo Vestergaard (2013): Fair proces: fra upopulære forandringer til medarbejdere, der udvikler løsninger. Proces Holdning Adfærd Ramme og retning Involvering Forklaring Tillid til: Lederen Beslutningen Strategien Aktiv og frivillig i udvikling og afprøvning af løsninger Ledelsen overtræder mindst et princip Mistillid til: Lederen Beslutningen Strategien Passiv eller modvillig i implementering af beslutninger Fair proces dynamikken. Baseret på Kim & Mauborgne 1997, 1998, 2005 samt Colquitt 2001; Cohen-Charash 2001 og Dirks 2002

Må deles med angivelse af kilden: Bo Vestergaard (2013): Fair proces: fra upopulære forandringer til medarbejdere, der udvikler løsninger. Lederens styring Rammer: Hvad ligger fast/er ikke til diskussion? Vilkårsrum Rammer- og retning Hvad bliver der involveret i? Hvad kan gruppen selv beslutte? Mulighedsrum Organisationsmedlemmernes indflydelse Involvering: - Analyse af sammenhæng i borgerforløbet - Udvikling og afprøvning af løsninger Model: Vilkårs- og mulighedsrum Retning: Hvad skal lade sig gøre bagefter som ikke kan lade sig gøre nu? Fælles mål?

Må deles med angivelse af kilden: Bo Vestergaard (2013): Fair proces: fra upopulære forandringer til medarbejdere, der udvikler løsninger. Vilkårsog mulighedsrum Retning: Hvad skal lade sig gøre, som ikke kan lade sig gøre nu? Hvorfor er det vigtigt? Rammer: hvad ligger fast/er ikke til diskussion? Involvering: Hvad kan/skal der involveres i? Sammenhæng: Hvordan hænger det sammen med/skal hænge sammen med organisationens strategi og øvrige indsatser? Tid: Hvad skal være sket hvornår? Involver i udvikling

Må deles med angivelse af kilden: Bo Vestergaard (2016): Byg bro mellem siloerne Beslutningsprocesser i organisationer Design 1 Lederen beslutter Ingen indholds- og beslutningsmagt Lederen alene udtænker og formulerer løsning Problem og løsning er besluttet Design 2 2 a lederen beslutter 2 b gruppen beslutter Indholdsmagt Lederen fremsætter påtænkte løsning(er) og beder gruppen kvalificere dem Problem og mulig løsning er defineret Design 3 3 a lederen beslutter 3 b gruppen beslutter Design 4 4 a lederen beslutter 4 b gruppen beslutter Indholdsmagt Lederen beder gruppen udvikle løsninger Lederen beder gruppen definere problemer (og udvikle løsninger) Problem defineret. Løsning er ikke defineret Design af beslutningsproces Hverken problem eller løsning er defineret

Må deles med angivelse af kilden: Bo Vestergaard (2015): By bro mellem siloerne. www. faiorproces. dk Formel beslutningsmagt i grupper Besluttes hvis alle er for Besluttes hvis 2/3 flertal Besluttes hvis almindeligt flertal Kan kombineres med vetoret. Fx ingen eller højst 2 må nedlægge veto. Veto er udtryk for principielle indvendinger og kraftig modstand mod beslutningsforslaget Besluttes hvis ingen principielle indvendinger Vetoret indbygget. Afgør om 1 veto er tilstrækkeligt

Må deles med angivelse af kilden: Bo Vestergaard (2013): Fair proces: fra upopulære forandringer til medarbejdere, der udvikler løsninger. Beslut & forklar Sæt kontekst Retning: Hvad skal lade sig gøre, som ikke kan lade sig gøre nu? Rammer: hvad ligger fast/er ikke til diskussion? Hvad kan der involveres i? Kontekst: Hvordan hænger det sammen med organisationens øvrige strategi? Involver i kortlægning af sammenhæng i borgerforløb og udvikling af løsninger. Skab dialogisk kommunikation (kollektiv intelligens)+fælles viden i arbejdet mod et fælles mål Involver i udvikling Forklar rationale bag beslutning og kriterier for at revidere, til- og fravælge forslag. Forklaring viser lederen har reflekteret over forslagene ift. ramme og retning Gør til drift Udtryk klare forventninger til at medarbejderne gør deres bedste for at få løsningerne til at virke i praksis. Hold hyppige, korte møder for at støtte fremskridt: Hvad skete der? Hvordan giver det mening, at gå videre herfra? Hvem Involver i afprøvning Ledelsesproces for udvikling og afprøvning af løsninger Løsninger der skaber værdi ophøjes til drift.

Må deles med angivelse af kilden: Bo Vestergaard (2013): Fair proces: fra upopulære forandringer til medarbejdere, der udvikler løsninger. Debrief: Det korte møde Hvad skete der? Hvordan giver det mening at gå videre herfra? Hvem gør hvad hvornår? Feed forward Sæt kontekst (Hvad kommer nu til at lade sig gøre? Tydelige tegn vi skal se efter) (Formål, form og længe på møde) Tid: 15 minutter Hold mødet kort=stram struktur+stå op Forskningen bag: Scott Tannenbaum and Christopher Cerasol. Do Team and Individual Debriefs Enhance Performance? A Meta-Analysis. Human factors. The Journal of the Human factors and ergonomics Society. June. 2013. Amabile and Kramer (2012): The Progress Principle. Harvard Business Press

Connect med mig på Linkedin eller www. fairproces. dk og få updates med artikler, slides og værktøjer Vurdér oplægget på www. speakerscore. com/ Der tager 57 sekunder. Du får mine slides efter sidste spørgsmål Ny bog på vej: “Byg bro mellem siloerne” Bo Vestergaard fairproces. dk www. agora. as fairproces@fairproces. dk

Hvad kan jeg hjælpe med? • Nogle gange er jeg sparringspartner for direktioner/ledergrupper • Andre gange er jeg med til at designe forandringsprocesserne sammen med lederne, men deltager ikke i selve processerne • Atter andre gange er jeg helt ude sammen med ledere og medarbejdere og hjælper med at sætte processer op og facilitere dem på stedet. Skriv hvis det kunne være interessant for Jer, at tage en dialog om, hvordan jeg kan hjælpe Jer Bo Vestergaard www. fairproces. dk www. agora. as fairproces@fairproces. dk