PRIPREMA TENDERSKE DOKUMENTACIJE PONUDA I ISHOD POSTUPKA JAVNE

PRIPREMA TENDERSKE DOKUMENTACIJE, PONUDA I ISHOD POSTUPKA JAVNE NABAVKE Dragana Ribić, dipl. pravnik 1

PRIPREMA TENDERSKE DOKUMENTACIJE • Uputstvo za pripremu modela tenderske dokumentacije i ponuda ( “Službeni glasnik Bi. H”, broj 90/14 i 20/15), • Primjer tenderske dokumentacije za nabavku roba/usluga/radova (dostupan na web stranici www. javnenabavke. gov. ba ) • Mora sadržavati sve potrebne podatke za izradu zahtjeva za učešće i/ili ponude, • Izrađuje se u dva dijela ( poziv za učešće/izrada ponude) za ograničeni postupak, pregovaračke postupke i takmičarski dijalog, • Uz tendersku dokumentaciju se može priložiti i dodatna dokumentacija: skice, nacrti, planovi, projekti, studije i sl. , • Ako se podnose ponude za lotove, tenderska dokumentacija izrađuje se na način koji omogućava izradu ponude za svaki lot posebno. 2

SADRŽAJ TENDERSKE DOKUMENTACIJE Opšti podaci: - podaci o ugovornom organu, - podaci o licu zaduženom za kontakt, - popis privrednih subjekata sa kojima je ugovorni organ u sukobu interesa, - redni broj nabavke – zbog čega je bitan? - veza sa Planom nabavki, - podaci o postupku javne nabavke ( vrsta postupka, procijenjena vrijednost javne nabavke, vrsta ugovora, predmet nabavke, da li je predviđen okvirni sporazum, period zaključenja ugovora/okvirnog sporazuma). 3

OKVIRNI SPORAZUM - za koje vrste nabavki se provodi? - sa koliko ponuđača se može zaključiti? - trajanje okvirnog sporazuma, - mini tenderisanje, - da li je dozvoljena žalba? - da li je dozvoljena narudžbenica? 4

SADRŽAJ TENDERSKE DOKUMENTACIJE Podaci o predmetu nabavke: - opis predmeta nabavke, - podjela na lotove, - količina predmeta nabavke, - tehničke specifikacije, - mjesto isporuke roba/pružanja usluga/izvođenja radova, - rok isporuke roba/pružanja usluga/izvođenja radova, - zbog čega je bitno definisanje rokova isporuke/izvršenja ugovora? 5

SADRŽAJ TENDERSKE DOKUMENTACIJE Uslovi za kvalifikaciju kandidata/ponuđača: - uslovi za kvalifikaciju –lična sposobnost, - ostali uslovi za kvalifikaciju: - sposobnost obavljanja profesionalne djelatnosti, - ekonomsko-finansijska sposobnost, - tehnička i profesionalna sposobnost, - učešće grupe ponuđača - da li svaki član grupe ponuđača mora preuzeti tendersku dokumentaciju sa portala nabavki? o DOKAZI 6

PRAVILNO DEFINISANJE KVALIFIKACIONIH KRITERIJA q Član 45. ( LIČNA SITUACIJA) - da nije osuđen za krivična djela organizovanog kriminala, prevaru, korupciju, pranje novca - da nije u stečaju/postupku stečaja ili u postupku likvidacije - da redovno plaća obaveze za PIO i zdravstveno osiguranje - da redovno plaća direktne i indirektne poreze q Izjava od strane nadležnog organa q Dokumentacija nakon odabira ponuđača q Definisati rok za dostavu dokumentacije q Reprogram obaveza q Obaveze u slučaju grupe ponuđača 7

PRAVILNO DEFINISANJE KVALIFIKACIONIH KRITERIJA q Član 46. ( OBAVLJANJE PROF. DJELATNOSTI) q Dokaz o registraciji za obavljanje djelatnosti q Rješenje, Izvod ili izjava nadležnog organa q Kopija u ponudi, original ponuđač ili ovjerena kopija odabrani 8

PRAVILNO DEFINISANJE KVALIFIKACIONIH KRITERIJA q Član 47. ( EKONOMSKO-FINANSIJSKA SPOSOBNOST) q Minimalni uslovi za kvalifikaciju q Jasno razgraničiti uslove od dokaza q Zakonom definisani dokazi koji se mogu tražiti i to: - odgovarajući dokument koji izdaje banka ili dr. fin. istitucija - garancija za pokriće osiguranja od odgovornosti - poslovni bilansi ili izvodi iz poslovnih bilansa za poslednje tri godine - Izjava o ukupnom prometu koju ovjerava nadležni organ q Kopija dokumenata uz izjavu kandidata/ponuđača q U slučaju ukupnog prometa mora se voditi računa o proporcionalnosti 9

PRAVILNO DEFINISANJE KVALIFIKACIONIH KRITERIJA q Član 48, 49, 50 i 51. ( TEHNIČKA I PROF. SPOSOB. ) q Minimalni uslovi za kvalifikaciju q Jasno razgraničiti uslove od dokaza q Zakonom definisani dokazi koji se mogu tražiti i to: - Referenc liste sa potvrdama naručioca posla - Opis tehničke opremljenosti i osposobljenosti - Navode (izjavu) o angažovanom tehničkom osoblju, - Uzorke, opise, fotografije - Uvjerenje institucija za kontrolu kvaliteta - Obrazovne i profesionalne kvalifikacije pružaoca usluga - Izjava o prosječnom godišnjem broju zaposlenih i rukovodećeg osoblja - Izjava o tehničkoj opremljenosti. . 10

PRAVILNO DEFINISANJE KVALIFIKACIONIH KRITERIJA q Uslove definisati na osnovu propisanih dokaza q Voditi računa o srazmjernosti i proporcionalnosti u odnosu na predmet nabavke u skladu sa podzakonskim aktom q Jasno precizirati uslove i dokaze pozivajući se tačno na ono što je definisano u zakonu i podzakonskim aktima q Definisati odredbe u slučaju grupe ponuđača q Definisati šta se kad dostavlja ( izjava-ostala dokumentacija) 11

SADRŽAJ TENDERSKE DOKUMENTACIJE Podaci o zahtjevu za učešće/ponudi: - sadržaj ponude i način pripreme ponude, - način dostave ponuda, - način dostave dokumenata koji su zajednički ( u slučaju lotova), - dopuštenost dostave alternativnih ponuda , - način određivanja cijene ponuda, - valuta ponude, jezik i pismo ponude, - kriterij za dodjelu ugovora, - rok važenja ponude. 12

KRITERIJI ZA DODJELU UGOVORA Najniža cijena Ekonomski najpovoljnija ponuda –podkriteriji: kvalitet predmeta nabavke, cijena, tehnička sposobnost predmeta nabavke, funkcionalne i ekološke karakteristike, operativni troškovi, ekonomičnost, postprodajni servis i tehnička pomoć, rok isporuke ili rok izvršenja i sl. Metodologija ocjene podkriterija mora biti razrađena u tenderskoj dokumentaciji. Kako izvršiti izbor najsvrsishodnijeg kriterija za selekciju i dodjelu ugovora? 13

SADRŽAJ TENDERSKE DOKUMENTACIJE Ostale informacije: - dostava uzoraka uz ponudu ( ako se traže), - mjesto, datum i vrijeme prijema ponuda, - mjesto, datum i vrijeme otvaranja ponuda, - nacrt ugovora/okvirnog sporazuma ili osnovni elementi ugovora/okvirnog sporazuma. 14

SADRŽAJ TENDERSKE DOKUMENTACIJE Ostali podaci: - garancija za ozbiljnost ponude, - garancija za dobro izvršenje posla, - obilazak mjesta ili lokacije ( usluge/radovi), - zaključivanje ugovora ili okvirnog sporazuma na duži period, - zaključivanje ugovora unutar okvirnog sporazuma, - podugovaranje, - rok za donošenje odluke o izboru, - rok, način i uslovi plaćanja izabranom ponuđaču. 15

SADRŽAJ TENDERSKE DOKUMENTACIJE Dodatne informacije: - trošak ponude i preuzimanje tenderske dokumentacije, - ispravka/izmjena tenderske dokumentacije, traženje pojašnjenja, - povjerljivost dokumentacije privrednih subjekata, - izmjena, dopuna i povlačenje ponuda, - neprirodno niska ponuđena cijena, - pouka o pravnom lijeku. 16

TEHNIČKE SPECIFIKACIJE „ Tehničke specifikacije označavaju skup svih tehničkih zahtjeva sadržanih i opisanih u posebnom dijelu tenderske dokumentacije. Ti zahtjevi definišu karakteristike koje mora ispinjavati materijal ili proizvod koji je predmet nabavke, usluga koja treba da se izvrši odnosno radovi koji treba da se izvedu, i na osnovu kojih se roba, usluga ili radovi mogu opisati tako da odgovaraju namjeni koju je predvidio ugovorni organ. “ 17

TEHNIČKE SPECIFIKACIJE -obaveza poštovanja principa jednakog tretmana i nediskriminacije -definisanje tehničkih specifikacija u formi izvedbenih i funkcionalnih zahtjeva - upotreba ekoloških oznaka prilikom pripreme tehničkih specifikacija 18

TEHNIČKE SPECIFIKACIJE -primjena termina „ili ekvivalent“ u pripremi tehničkih specifikacija -kada se smije koristiti termin „ili ekvivalent“? - ko je dužan osigurati dokaze ekvivalentnosti? - „Nepoznavanje predmeta nabavke ne oslobađa ugovorni organ obaveze za definisanje predmeta nabavke na stvarno konkurentskoj osnovi. “ 19

IZMJENE I DOPUNE TENDERSKE DOKUMENTACIJE -ugovorni organ može napraviti izmjene i dopune tenderske dokumentacije pod uslovom da se one dostave zainteresovanim kandidatima/ponuđačima istog dana, a najkasnije pet dana prije isteka utvrđenog roka za prijem zahtjeva za učešće ili ponuda -ako su izmjene suštinske prirode rok za prijem zahtjeva/ponuda se produžava za najmanje 7 dana 20

POJAŠNJENJA TENDERSKE DOKUMENTACIJE - pojašnjenje se može tražiti najkasnije deset dana prije isteka roka za podnošenje zahtjeva za učešće ili ponuda - obaveza ugovornog organa da odgovori u roku od tri dana, a najkasnije pet dana prije isteka roka za podnošenje zahtjeva za učešće ili ponuda, - ako odgovor ugovornog organa dovodi do izmjena tenderske dokumentacije, i te izmjene zahtijevaju znatne izmjene ponude, ugovorni organ mora produžiti rok za podnošenje zahtjeva za učešće ili ponuda najmanje za 7 dana 21

PITANJA IZ PRAKSE o o Da li se ugovorni organ smije u tehničkoj specifikaciji pozvati na određeni proizvod ( marku) ili na određenog proizvođača? Da li ugovorni organ smije, s ciljem dobijanja originalnog proizvoda, u postupku nabavke tražiti autorizaciju proizvođača ili ovlaštenog distributera? Prilikom uvida u ponudu, koji podaci se mogu smatrati povjerljivim ( da li su to podaci o ličnoj situaciji, referenc lista, cijena. . . ) Da li se odbacuje ponuda koja ima cijenu iznad procijenjene vrijednosti nabavke? 22

PITANJA IZ PRAKSE o o Šta uraditi sa ponudama koje se zaprime za vrijeme obustave postupka zbog žalbe na tendersku dokumentaciju? Da li je ugovorni organ obavezan tražiti izjavu iz čl. 45. ZJN u slučaju nabavke usluga iz Aneksa II dio B zakona? Da li je obavezno kod konkurentskog zahtjeva, pored dodatne objave obavještenja na portalu javnih nabavki, uputiti zahtjev za dostavljanje ponude na tri adrese? Da li je obavezna izjava o ispunjavanju uslova iz čl. 45. ZJN u postupku konkurentskog zahtjeva? 23

PITANJA IZ PRAKSE o o Da li se može tražiti garancija za dobro izvršenje ugovora kod konkurentskog zahtjeva za dostavljanje ponuda? Da li ugovorni organ mora izvršiti objavu internog Pravilnika o direktnom sporazumu na svojoj web stranici? Da li je obavezno donošenje odluke o pokretanju postupka nabavke u postupku direktnog sporazuma? Da li je obavezno donošenje odluke o izboru najpovoljnijeg ponuđača u postupku direktnog sporazuma? 24

PITANJA IZ PRAKSE o o o Da li su obavezne tri ponude u postupku direktnog sporazuma? Da li je obavezna primjena preferencijalnog tretmana domaćeg i u postupcima male vrijednosti ( direktni sporazum i konkurentski zahtjev)? Da li je obaveza komisije za nabavku da priprema tendersku dokumentaciju? 25

OCJENA PONUDA Okvir javnih nabavki- tenderska dokumentacija + dostavljene ponude Komisija za nabavku Zapisnik o ocjeni ponuda Ugovorni organ Odluka o izboru najpovoljnijeg ponuđača/odluka o poništenju postupka nabavke Rješavanje žalbe Potpisivanje ugovora 26

OCJENA PONUDA Faze ocjene ponuda: Kvalifikacija ponuđača q Ocjena ponuda q Tehnička ocjena ponuda Ekonomska ocjena ponuda Ukupna ocjena ponuda 27

OCJENA PONUDA Dostavljene ponude se ocjenjuju na zatvorenim sjednicama Komisije za nabavku. Minimalni podaci koji moraju biti sadržani u Zapisniku o ocjeni ponuda su: naziv ugovornog organa; predmet nabavke; naziv ponuđača čije su ponude odbijene i razlozi njihovog odbijanja; dodjela bodova po potkriterijima za ocjenu ponude, ako je kriterij ekonomski najpovoljnija ponuda, prema metodologiji utvrđenoj u tenderskoj dokumentaciji; rang-lista ocijenjenih ponuda, počev od najuspješnije ka najmanje uspješnoj; naziv ponuđača čija je ponuda ocijenjena najpovoljnijom; vrijednost ugovora ili okvirnog sporazuma. 28

NEPRIRODNO NISKA CIJENA Kada ugovorni organ ocijeni da je cijena koju je ponudio ponuđač neprirodno niska, od ponuđača će zatražiti pismeno obrazloženje o ponuđenoj cijeni. Ponuđači su dužni pismeno dostaviti detaljne informacije o relevantnim sastavnim elementima ponude, uključujući elemente cijene odnosno razloge ponuđene cijene. Ako ponuđač ne pruži zadovoljavajuće objašnjenje, ili ugovorni organ nije zadovoljan objašnjenjem, ugovorni organ može ponudu odbiti. Ako ugovorni organ utvrdi da je ponuda neprirodno niska zbog činjenice da je ponuđač primatelj državne pomoći, ponuda se može odbiti samo ako ponuđač nije u mogućnosti dokazati, u razumnom roku koji odredi ugovorni organ, da je državna pomoć dodijeljena u skladu s važećim zakonom. 29

PREFERENCIJALNI TRETMAN DOMAĆEG U skladu sa članom 67. Zakona o javnim nabavkama Bi. H, donesena je Odluka o obaveznoj primjeni preferencijalnog tretmana domaćeg („Službeni glasnik Bi. H“, broj 83/16). Prema ovoj odluci i isključivo u svrhu poređenja ponuda, cijene domaćih ponuda snižavaju se za: 15% za ugovore dodeljene u 2015. i 2016. godini, 10% za ugovore dodeljene od 2017. do 2018. godine, 5% za ugovore dodijeljene 2019. godine i do 01. 06. 2020. godine. Domaće ponude su ponude koje podnose pravna ili fizička lica sa sjedištem u Bosni i Hercegovini i koja su registrirana u skladu sa zakonima u Bosni i Hercegovini i kod kojih, u slučaju ugovora o nabavkama roba, najmanje 50% ukupne vrijednosti od ponuđenih roba imaju porijeklo iz Bosne i Hercegovine, a u slučaju ugovora o uslugama i radovima, najmanje 50% radne snage za izvršenje ugovora su rezidenti iz Bosne i Hercegovine. 30

RAZLOZI ZA ODBACIVANJE ZAHTJEVA ZA UČEŠĆE ILI PONUDE nedostavljanje traženih dokaza ili podnošenje nepotpunih ili lažnih dokaza; sukob interesa ili korupcija; ako cijena nije navedena u ponudi u skladu sa zahtjevima navedenim u tenderskoj dokumentaciji; ako ne dostavi garanciju za ozbiljnost ponude, ako to zahtijeva tenderska dokumentacija; davanje ponuda za više lotova nego što je navedeno u tenderskoj dokumentaciji i obavještenju o nabavci; ako je u ponudi data alternativna ponuda, a ona nije dopuštena; neuklanjanje nedostataka ili nejasnoća u pisanom obliku; ne prihvata pismeno ispravljanje računske greške; podnošenje nepotpune ponude koja ne ispunjava uslove iz TD; i u drugim opravdanih slučajeva. Ugovorni organ može pozvati kandidate/ponuđače da u roku od tri dana pojasne dokumente, ili da dostave originalne dokumente radi poređenja sa kopijom koja je dostavljena uz ponudu, a sve u cilju otklanjanja formalnog nedostatka dokumenata. 31

ISHOD POSTUPKA JAVNE NABAVKE Postupak javne nabavke može se okončati: zaključenjem ugovora o javnoj nabavci ili okvirnog sporazuma; ili poništenjem postupka javne nabavke. Postupak javne nabavke smatra se završenim nakon što je ugovorni organ donio odluku o izboru najpovoljnijeg ponuđača ili odluku o poništenju postupka javne nabavke. Odluka se mora donijeti u roku koji je u tenderskoj dokumentaciji određen kao rok važnosti ponude, a najkasnije u roku od sedam dana od dana isteka važenja ponude. Ponuđači moraju biti obaviješteni pismenim putem, elektronskim ili drugim sredstvima o gornjoj odluci u roku od tri dana, a najkasnije u roku od sedam dana od dana donošenja odluke. 32

PONIŠTENJE POSTUPKA JAVNE NABAVKE Ugovori organ je obavezan poništiti postupak javne nabavke u sučaju da: nije dostavljena nijedna ponuda u određenom krajnjem roku; nije dostavljen nijedan zahtjev za učešće u ograničenom postupku, u pregovaračkom postupku sa ili bez objave obavještenja ili u takmičarskom dijalogu; nije dostavljen broj ponuda određen u članu 32. stav (4) ZJN, ako je bilo predviđeno zaključenje okvirnog sporazuma; nijedna od primljenih ponuda nije prihvatljiva; cijene svih prihvatljivih ponuda znatno su veće od osiguranih sredstava za predmetnu nabavku. Ugovorni organ može otkazati postupak javne nabavke samo zbog dokazivih razloga koji su izvan kontrole ugovornog organa i koji se nisu mogli predvidjeti u vrijeme pokretanja postupka javne nabavke. 33

ZAKLJUČIVANJE UGOVORA U ovoj fazi zaključivanja ugovora nije dopušteno pregovaranje između ugovornog organa i odabranog ponuđača, niti se cijena navedena u najuspješnijoj ponudi i uslovi definisani u tenderskoj dokumentaciji mogu mijenjati. Ugovorni organ mora ponuđaču ponuditi prijedlog ugovora, u skladu s nacrtom ugovora ili glavnim elementima ugovora uključenim u tendersku dokumentaciju, a on mora prihvatiti ovaj ugovor. Ugovor se ne može potpisati prije 15 dana, računajući od dana kada su svi ponuđači obaviješteni o izboru najuspješnije ponude, osim u slučaju dodjele ugovora nakon pregovaračkog postupka bez objave obavještenja o nabavci, kada nema ponude ili u prethodnom otvorenom ili ograničenom postupku nije podnesena nijedna prihvatljiva ponuda. 34

ZAKLJUČIVANJE UGOVORA Ugovorni organ će dostaviti prijedlog ugovora onom ponuđaču čija je ponuda po rang listi na drugom mjestu nakon ponude najuspješnijeg ponuđača, u slučaju da najpovoljniji ponuđač: ne dostavi originale ili ovjerene kopije dokumentacije koja dokazuje usklađenost s kvalitativnim kriterijima (član 45. i 47. ZJN), a ne starija od tri mjeseca od dana dostavljanja ponude, u roku koji je odredio ugovorni organ, ili ne dostavi garanciju za izvršenje ugovora u skladu sa uslovima tenderske dokumentacije u roku koji je za to utvrdio ugovorni organ; ili odbije pismeno dodijeliti ugovor; ili odbije zaključiti ugovor pod uslovima definisanim u tenderskoj dokumentaciji i ponudi koju je dostavio; ne potpiše ugovor o nabavci u roku koji je odredio ugovorni organ. 35

HVALA NA PAŽNJI 36