Prioritering av ppna datamngder Hur organisationen kommer igng

Prioritering av öppna datamängder Hur organisationen kommer igång med inventering och prioritering ÖDIS - Ökad användning av öppna data i Stockholmsregionen

Det är viktigare att komma igång, än att fundera för länge på vilken datamängd som är bäst att börja med v Flera kommuner vittnar om att det viktigaste för en kommun som vill komma igång att arbeta med öppna data är att snabbt komma igång med publiceringen av ett antal datamängder som är lätta att tillgängliggöra v Det kan alltså vara en god idé att i början arbeta med tillgångsdriven publicering. I ett senare skede av arbetet kan det bli aktuellt med behovsdriven publicering, dvs publicera datamängder som efterfrågats av externa användare. Detta kan ibland innebära en större arbetsinsats, men ger stort värde till näringslivet (och interna behovsägare). Genom att inventera sina datamängder och tillgängliggöra resultatet av inventeringen får organisationen en bra grund för att arbeta med en mer efterfrågestyrd publicering framåt v Oavsett om publiceringen av datamängder är i sitt initiala skede och mer tillgångsdriven eller om arbetet har kommit en bit på vägen och har en mer behovsorienterad karaktär, så ställer sig många frågan: ”Hur ska vi prioritera publiceringen? I vilken ände börjar vi? ” v I det här materialet finns ett förslag till struktur att följa som stöd i prioriteringen mellan datamängder

Strukturen för att välja ut och prioritera mellan datamängder görs i tre steg 1. Gör en grov sortering av datamängder i ett första steg Olika data gås igenom 2. Värdera behov, nytta, kostnad och risker Prioriteringsordning 3. Jämför datamängderna i prioriteringsmatrisen

Steg 1 – Första utgallringen 1. ”Lågt hängande frukter” o Krångla inte till det, gör det lättaste först! Data som redan är publicerad t. ex. på hemsidan eller i verksamhetssystem, databaser eller Excel-ark är ofta strukturerade och enkla att publicera o Exportera data direkt från era verksamhetssystem till Excel. Ett billigt, snabbt och enkelt första steg o Publicera datamängder som ligger i linje med andra pågående initiativ inom kommunen 2. Kopiera det andra redan gjort o Publicera datamängder som andra redan publicerat. Öppna data når sin fulla potential när många aktörer publicerar samma datamängder. ”The More the merrier” gäller! o Återanvänd om möjligt samma dataspecifikation och standarder för att nå full potential 3. Wanted! – Efterfrågade datamängder o Företag: Välj med fördel datamängder som någon aktör har efterfrågat (se t. ex. ÖDIS lista med efterfrågade datamängder från små och medelstora företag i regionen) o Medborgare: Undersök vilka offentliga handlingar som efterfrågas oftast av er kommun, eller vilken information er hemsidas besökare är mest intresserade av. Kanske något av detta kan publiceras och frigöra arbetstid? 4. Bygg på och förfina o Redan publicerade datamängder kan ibland bli mer användbara om de kompletteras med mer detaljerad information o En datamängd kan ibland få fler användningsområden i kombination med en annan datamängd Andra tips §Välj data som är fri från sekretessreglerade uppgifter och tillåtet att publicera enligt dataskyddsförordningen och andra upphovsrättsliga skydd (även data som innehåller dessa uppgifter kan vara fria att publicera men här måste man göra en mindre juridisk analys av datan först) §Se till att datamängden är fri från krav på avgifter §Se till att informationsägaren ger sitt godkännande (och erkänner sitt ägande) av datamängden Not: Det finns egentligen ingen begränsning för hur många datamängder som man kan analysera och prioritera parallellt i följande steg. Dock kan kvantiteten ibland riskera att gå ut över kvaliteten i de steg man behöver göra djupdykningar. Därför rekommenderar vi att jämföra mellan 2 -10 datamängder åt gången.

ÖDIS-projektet har intervjuat över 100 företag och har sammanställt de mest efterfrågade datamängderna Kultur / Fritid Miljö Utbildning Stadsbyggnad Transport Ekonomi / Övrigt Samhälle Idrotts- & fritidsanläggningar Returstationer & återvinningscentraler Grundläggande info, skolor Stadsbyggnadsprojekt & nybyggnation Position & tillgänglighet kommunala fordon Utegym Naturområden Skolval Markanvisningar Laddstationer Upphandlingsdokument Nämndhandlingar Motionsspår Snöröjning Kommande skolor Bygglov & detaljplaner Bilavgifter Försäljningsstatistik Vigslar Lekplatser Bullerkarta Skolor under avveckling Flygfoton & satellitbilder Avstängda & nya vägar Kommunala fakturor Turiststatistik Badplatser Sjökortsdata Kvalitetsmått förskolor Stads- & kommundelar (polygoner) Färdtjänst, skolskjuts i realtid Nya/indragna tillstånd Begravningsplatser Evenemang Luftkvalité Kursprogram skolor Arkitektskisser Drivmedelsstationer Nyföretagande Grundstatistik kommuner Offentlig konst Topografi Litteraturlistor skolor Planlösningar Drift kollektivtrafik Hälsa Hotellbeläggning Idrottsresultat Väder Event inom skola/omsorg Fastighets- & byggnadspolygoner Drift eller-trafikstörningar & Trafikflöden Information för funktionshindrade Verksamhet med speciella tillstånd Kulturklassade hus Vattenmiljö Kontaktinfo till lärare Fastighetsdata (infart)parkeringar Äldreboenden Servicepunkter Öppna wifi-nätverk Terrängmodeller Skolmatsedel Översiktsplaner Cykelvägar Placering vårdboenden Cykelpooler Historiska bilder Laserdata Markanvändning Cykelparkeringar Sängplatser i vården Gator 3 D byggnader Resmönster LSS boenden Företags ägarförhållanden Livsmedelskontroller

Nedan finns ett urval av vad andra kommuner har publicerat för inspiration Befolkning & samhälle Bergvärmepumpar Bygglov beslut Miljö Utbildning, kultur sport Region, Städer Ekologisk odlad åkermark, Bibliotekens besöks- och 360 graders panoramabilder andel (%) lånestatistik Badplatser med Fiskevårdsområden Historiska objekt Livräddningsutrustning Transport Bilflöden Bilpool Regeringen & off. sektorn Vetenskap & Teknik E-tjänster användningsstatistik Informationssäkerhetskrav Informationssäkerhetskr vid upphandling av vid upphandling Bygglov handläggningstid Fågeltorn Skolmat Skyddade byggnader Boendeparkeringszoner Bygglovsansökningar Genomsnittlig körsträcka med personbil Spolade isbanor Befolkningsstatistik Bullerutredning eller trafikbuller via karttjänst Kommunens kvalitetsredovisning Sensordata Detaljplaner Cykel - Lånecyklar positionering & cykelställ Leverantörsfakturor Tillgång bredband min. 100 Mbit/s, andel (%) Latrintömning Miljöbilar andel av tot. Antal Stadskartor i Minecraft bilar (%) Kolada kommunstatistik Mobilens täckningsgrad Lediga jobb Miljömålsuppfyllnad Terrängkarta, Minecraft Drönarbilder Cykelpumpar Livsmedelsanläggningar, Livsmedelsverksamheter Trafikkameror Lediga tomter Naturreservat Vandringsleder startpunkter Flygbilder Cykelvägar Hälsa Trafikmätningar Offentliga toaletter Radon hushållsmätningar Vandringsleder Kartor, höjdinformation Fotgängarmätning Pulkabackar Solkarta för placering av solceller Vintersportanläggningar Naturreservat Vägarbeten Verksamhetskritiska system Wifi GPS positioner där openwifi finns Wifi på offentliga platser Strandskydd - gällande Värdefulla kulturmiljöer Offentliga bryggor Parkering för husvagn och husbilar Godkända Vård- och omsorgsboenden Hemtjänst, godkända utförare Butiker som erbjuder hemleverans till riskgrupper Återvinningscentraler och -stationer Vattennivå, grundvattennivåer Motionsspår och motionsytor Polisstationer Parkering, betalzoner Jämförelsedata Servicehus Hotell och vandrarhem Parkering, Infartsparkeringar Jämförelsedata Äldreboenden Wifi offentlig statistik

Steg 2 – Uppskatta behov & nytta utifrån skalan 1 - 5 Datamängd A Datamängd B 1) Storlek på tänkbara målgrupper (interna, externa t. ex. medborgare och/eller företag) Medel Hög 2) Förväntade positiva effekter för den egna organisationen (ekonomiska, demokratiska m. m. ) Medel Mycket hög 3) Förväntade positiva effekter för tänkbara externa målgrupper Hög Mycket hög 4) Förväntad kvalitet på publicerade data Medel Hög 5) Förväntade positiva synergier med andra datamängder Medel Hög 6) Hur väl datamängden är i linje med strategi och pågående initiativ Medel Hög 19 26 SUMMA nyttovärde Datamängd C ………. . Datamängd X 1=Mycket låg 2=Låg 3=Medel 4=Hög 5=Mycket hög

Steg 2 – Europeiska dataportalens klassificering av nyttor kan användas för inspiration i bedömning Utveckling av innovativa tjänster Skapande av nya affärsmodeller Förbättrad kvalitet Ökad effektivitet inom offentlig förvaltning Ökad transparens Ekonomi Prestanda Demokrati Ökad delaktighet Bildtolkning för synskadade: Bilden visar en illustration av Europeiska dataportalens klassificering av nyttor. Bilden visar en halvmåne med två delar; en kärna och en yttre del. Kärnan består av tre fält, ett för varje område där det finns nyttor med öppna data. Den yttre delen av halvmånen visar sedan sex fält där två och två hör ihop med varje nyttoområde i kärnan. Följande finns presenterade, med nyttoområdet först, följt av de två nyttorna som hör samman med nyttoområdet, 1. Prestanda - Ökad effektivitet inom offentlig förvaltning och förbättrad kvalité, 2. Ekonomi – Utveckling av innovativa tjänster och skapande av nya affärsmodeller, 3. Demokrati - Ökad transparens och ökad delaktighet.

Steg 2 – Uppskatta risk & kostnader utifrån vilken inverkan den har Datamängd A Datamängd B Mycket låg Hög Medel Mycket hög 9) Uppskattade löpande förvaltningskostnader (Behöver datan uppdateras ofta? Kan detta göras automatiskt eller krävs manuell handpåläggning? ) Låg Mycket hög 10) Uppskattad ev. risk och osäkerhet kopplade till personuppgifter/GDPR eller immateriellt skydd Låg Hög 11) Förväntade tids- eller kostnadsdrivande ändringar kommande åren? (Ev. nya standarder och specifikationer, nya verksamhetssystem eller nya behov som kommer att kräva anpassningar? ) Mycket låg Hög 12) Uppskattade övriga ev. risker och osäkerheter (t. ex. gällande anseende för den publicerande organisationen eller annan part) Medel Låg 12 23 7) Uppskattade ev. tekniska kostnader för genomförande (t. ex. kräver anpassat API för läsning) 8) Uppskattat arbete och tidsåtgång till förarbete och publicering (t. ex. manuellt granskningsarbete etc. ) SUMMA kostnadsvärde Datamängd C ………. . Datamängd X 1=Mycket låg 2=Låg 3=Medel 4=Hög 5=Mycket hög

Högt Steg 3 – En matris i Excel underlättar prioritering av de olika datamängderna utifrån analyserna 1 Nyttovärde A Lågt 3 Lågt 2 B § Ruta 1: Hög prioritet – Låg kostnad, hög nytta § Ruta 2: Medel prioritet – Hög kostnad, hög nytta. Beroende på § 4 Kostnadsvärde § Då behov och nytta vägs mot risk och kostnad, blir det lättare att jämföra olika datamängder mot varandra § En lägre nytta kan vara att föredra vid prioritering om kostnad och risk är låga. Dvs en så kallad ”lågt hängande frukt” § omständigheter kan det motiveras att dessa ska prioriteras högt. Ruta 3: Medel prioritet – Låg kostnad, Låg nytta. Beroende på var i rutan man hamnar och ev. andra omständigheter kan det motiveras att dessa ska prioriteras högt Ruta 4: Låg prioritet– Hög kostnad, Låg nytta. Här prioriteras sällan datamängder Högt Bildtolkning för synskadade: Bilden visar ett fyrfälts-matris över nyttan av datamängden (Y-axeln) mot kostnaden (X-axeln). Rutorna är numrerade 1 till 4, med 1 och 2 högst upp och 3 och 4 längst ned. I bilden ligger exempel på två stycken punkter som motsvarar var sin analyserad datamängd. Ena punkten (A) ligger i ruta 1, dvs har ett högt nyttovärde och lågt kostnadsvärde. Den andra punkter (B) ligger i rutan två, dvs högt nyttovärde och högt kostnadsvärde.

När prioriteringen är klar, så är det dags att gå vidare med att publicera datamängderna A. Identifiera B. Förbered publicering A 1. Identifiera data B 1. Definiera öppenhet och välj licens A 2. Undersök behov B 2. Detaljplanera publicering A A 3. Undersök förutsättningar B C 1. Publicera och lansera C B 3. Kvalitetssäkra och besluta C 3. Avveckla C 2. Förvalta C. Publicera och förvalta Till er hjälp finns ÖDIS Guide för att publicera öppna data som finns på smartstad. stockholm/odis

Du hittar mer information och stödmaterial på ÖDIS hemsida Detta material är framtaget av projektet Ökad användning av öppna data i Stockholmsregionen (ÖDIS), som var en gemensam satsning av samtliga 26 kommuner i kommunsamarbetet Storsthlm. Projektet pågick april 2018 – december 2020. Läs mer om projektet och hitta mer stödmaterial likt detta på smartstad. stockholm/odis