PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN Para qu sirven los principios

PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

Para qué sirven los principios? § Son necesarios para identificar y agrupar el trabajo que se realiza en una organización

Los principios son: § § § § § La autoridad La delegación La responsabilidad La división del trabajo La unidad de Mando El tramo de Control La unidad de objetivos La eficiencia El escalonamiento La definición funcional

La autoridad § Es el derecho que tiene un jefe para requerir que un subordinado realice una tarea. § Es decidir y ejercer el mando § Es importante ya que liga las distintas partes de una organización

La delegación § La autoridad y el poder pueden ser delegados § Es el proceso mediante el cual un jefe da a un subordinado la autoridad necesaria para realizar una tarea. § Implica: a) Determinación de los resultados esperados b) Asignación de tareas c) Delegación de autoridad d) Asignación y exigencia de responsabilidad

La responsabilidad § Es el deber que tiene un subordinado de cumplir con las tareas ecomendadas. No se delega § División del trabajo: § Consiste en dividir y agrupar las tareas de la organización para que contribuyan al logro de los objetivos

Unidad de mando Para la ejecución de un acto un agente sólo debe recibir órdenes de un jefe. Tramo de Control: Se refiere al número de personas que puede controlar un jefe. Con este principio se resuelven los problemas de comunicación y el control

Tramo amplio de control

Tramo reducido de control

Unidad de Objetivos § Cada uno de los subsistemas deben contribuir al logro de los objetivos Principio de Eficiencia: Los objetivos deben lograrse con el mínimo de costos.

Cadena de mando § Es el conjunto interconectado y continuo de relaciones de dependencia, desde el máximo nivel hasta el más bajo.

Definición Funcional § Exige de cada área, departamento, división y puesto de trabajo, una definición clara en relación a las actividades que deben ser realizadas.

La departamentalización § Consiste en agrupar los puestos de trabajo en grupos homogéneos. Ventajas: - Aprovechamiento de la especialización - Facilita el control - Seguridad de una atención adecuada - Reconocimiento de condiciones locales. - Reducción de gastos

Criterios de departamentalización: Por funciones Gerencia Comercialización Administración Producción

Por procesos Dpto. de Producción Cosecha Secanza Molienda

Por producto o servicio Director Pediatría Clínica Médica Laboratorio

Por área geográfica Dtpo. De Comercialización Misiones Bs As Córdoba

Por tipo de cliente Dpto. De Comercialización Clientes Mayoristas Clientes Minoristas

Aspectos a tener en cuenta en la departamentalización § Tramo de control: definir la cantidad de subordinados a cargo § Descentralización y la delegación de autoridad § Cantidad de niveles: la mayor cantidad de niveles no sólo puede comprometer la eficiencia sino también los recursos

Manuales Administrativos § Facilitan el desarrollo de las funciones administrativas y operativas de una organización. § Son un instrumento de comunicación § Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrollan en una organización.

Ventajas de los Manuales § La gestión administrativa está regida por normas escritas. § Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir. § Evitan la formulación de la excusa. § Facilitan el control. § Son elementos informativos. § Ubican la participación.

Limitaciones § Existe un costo en su redacción y confección. § Exigen una actualización permanente § No incorporan los elementos propios de la organización informal. § Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis. § Su utilidad se ve limitada cuando la organización es reducida.

Clasificación de los manuales administrativos 1. Manual de Organización 2. Manual de Políticas 3. Manual de procedimientos y normas 4. Manual para especialistas 5. Manual del empleado 6. Manual de propósitos múltiples.

§ Manual de organización: describe la organización formal, para cada puesto de trabajo menciona los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad § Manual de Políticas: contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos. § Manual de Procedimientos: describe las operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución. § Manual para especialistas: contiene normas o indicaciones exclusivas para determinados oficios.

§ Manual del empleado: contiene aquella información que es de interés para los empleados. § Manual de propósitos: reemplaza total o parcialmente a los anteriores, cuando la dimensión de la empresa no justifique redactarlos.

Manual de Organización: Aspectos a tener en cuenta § Toda posición de supervisión debe tener asignada funciones y responsabilidades. § Toda asignación de resp. Debe ir acompañada de la correspondiente autoridad. § No debe quedar incertidumbre respecto a la definición de autoridad y responsabilidad. § Cada persona debe recibir órdenes de un solo jefe.

Contenido y Presentación § § § § Contenido: índice Objetivo del manual Objetivos y políticas de la organización Jerarquía ( los distintos niveles de jerarquía) Autoridad Control Misiones y funciones Atribuciones Delegación Relaciones Responsabilidad Organigramas Régimen de autorizaciones

Presentación § Se refiere al ordenamiento que observarán las partes componentes y a su formato. - Se recomienda el sigte. Orden: 1. Contenido. 2. Objetivos del Manual 3. Objetivos y Políticas de la organización 4. Conceptos generales 5. Contenido común de los entes del mismo nivel( misiones y funciones generales) 6. Contenido específico para cada dpto. 7. Organigramas 8. Régimen de autorizaciones.

Que es un procedimiento administarivo? Implica la definición de: 1. Funciones y tareas para cada área que se halle estructurada en una organización. 2. Formularios a utilizar, especificando emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado, et. 3. Archivos a utilizar en cuanto a contenido, período de resguardo legal y operativo, etc. 4. Un esquema de control operativo y patrimonial.

Manuales de Procedimientos § Es una fuente de información que facilita al personal de una empresa la correcta ejecución de tareas normalizadas y que regula la participación de los distintos sectores de una organización.

Ventajas de su uso § Permite normatizar las tareas y facilita la toma de decisiones programadas. § Evita la superposición de tareas § Simplifica la ejecución de tareas § Simplifica la capacitación a nuevos empleados.

Cursogramas § Son la representación gráfica de los procedimientos o rutinas administrativas. . § Representan una secuencia de operaciones en un circuito dado. § Permiten a través de su análisis detectar las deficiencias del circuito, debilidad o ausencia de controles necesarios, la duplicidad de trabajo, y fallas del relevamiento. § Los gráficos son dibujados mediante convenciones preestablecidas. ( normas IRAM)

Cursogramas Compuestos por: a. Símbolos que representan las distintas acciones que se puede realizar con la información. b. La forma de representación ( técnica de diagramación. )

Representación Gráfica: simbología( norma IRAM 34. 501) § § Operación Control ( cuadrado) Archivo transitorio Demora

Símbolos § § § § Archivo definitivo Formulario/registros Alternativa Conector Formulario Traslado Toma de Información

Qué se muestran en los cursogramas: 1. Los sectores y personas que actúan como receptores y emisores de información 2. Los procesos a que son sometidos los datos 3. Los soportes físicos donde la información se archiva 4. Una breve descripción del procesol

Conector Rutina no Relevada Traslado Físico de la Información Transmisión de Información

Limitaciones § § § No se considera el factor Tiempo No se visualiza la carga de trabajo Se visualizan personas o sectores pero no la relación de jerarquía entre ellos.

Para suplir sus deficiencias § Cronogramas: indican los tiempos de proceso en cada sector. § Diagramas de Sistemas y de Lógica: programa de incorporación de equipamiento electrónico o definición de manejo de archivo. § Organigramas: si se necesita ubicar a las personas en sus funciones y sus interrelaciones jerárquicas

Cuándo se utilizan § Etapa de relevamiento: realizando una gráfica de cómo es el circuito real, para detectar fallas de relevamiento. § Etapa de diagnóstico: para detectar las fallas del sistema administrativo, detectando asi: a) sectores quedan al margen de recibir información necesaria b) sectores sobreinformados c)operaciones, controles archivos innecesarios d) Controles necesarios que no se realizan.

Cuándo se utilizan § Etapa de Diseño: evita omitir ramificaciones lógicas que el sistema en construcción le exija. Le permite trabajar con más seguridad para no omitir sectores ni procesos relacionados. § Etapa de implementación: Facilita la redacción de nstrucciones para cada sector interviniente en el proceso rediseñado

Técnicas de Diagramación a) Diagramas que solamente muestren los símbolos de procesos. b) Diagramas que además muestren los formularios y registros que se movilizan c) Diagramas que además de lo anterior presentan una breve descripción de las operaciones.

Etapas del análisis y diseño de sistemas § Relevamiento: § Recolección Interna de Datos § § § Encuestas Entrevistas Observación directa § Recolección Externa de Datos § Sistematización de la Información § § § Programa de Trabajo Antecedentes de la Estructura Antecedentes de los Sistemas de Información.

Análisis de Sistemas Administrativos El análisis organizacional y administrativo implica: . Análisis estructural. Análisis de procedimientos. Análisis de control interno. Análisis de relevamiento

Análisis estructural § Implica la verificación de que las funciones estén agrupadas o separadas cumpliendo los principios de administración. § Funciones de ejecución, registración y control separadas

Ejemplos § Sector Tesorería que § No debería ser resguarda los fondos. responsable de registrar los movimientos de caja § Sector Almacén responsable de la custodia § No debe ser responsable de la registración valorada de los movimientos y de las existencias

Análisis de procedimientos: pautas a considerar § División del trabajo: especialización § Homogeneidad en la ejecución de procedimientos § Disposición de oficinas. § Tecnología actualizada y métodos de trabajo. § Diseño de formularios y distribución de ejemplares.

Qué es el control interno § Es un sistema de control § Comprende un plan de organización, un conjunto de medidas y métodos coordinados y la aplicación de principios.

Qué intenta § Salvaguardar los bienes § Controlar la exactitud y confiabilidad de los datos contables. § Lograr que el trabajo de un empleado sirva para controlar el trabajo de otro § Evitar que un procedimiento se encuentre bajo el control independiente y absoluto de una personal

Análisis de control interno § Verificación de la presencia o incorporación de puntos de control en los procedimientos administrativos a fin de que sean confiables. § Qué es el control interno? Conjunto de directivas o instrucciones que emanan del dueño.

Análisis de relevamiento § Detecta omisiones o incongruencias en las afirmaciones manifestadas en forma narrativa en la descripción de procedimientos administrativos. § CURSOGRAMAS