PRINCe GON metodika zen projekt Ministerstva vnitra 15

PRINCe. GON – metodika řízení projektů Ministerstva vnitra 15. 8. 2012

Proč mít zavedenou metodiku? § Optimalizovat výdaje a úsilí na realizaci projektových záměrů § Mít kontrolu nad realizovanými projekty § Sjednotit styl práce a komunikace § Zamezit nekontrolovanému chaosu a změnám

Metodika projektového řízení jako „kuchařka“ Co lze očekávat od metodiky: § Strukturovaný postup (proces) na základě „dobré praxe“ - SYSTÉM § Složitost úměrnou řešeným projektům § Míru univerzálnosti (vs. specializace) § Vhodné, jednoduché a jednotné šablony § Absorbovatelnost uživateli v časově reálném horizontu § Srovnávací základnu Co je obvykle k dispozici (je-li vůbec něco): § Soubor komplikovaných teoretických směrnic, které nikdo nepoužívá § Nejasné role a odpovědnosti v konfliktu s liniovou strukturou § Nejednotná dokumentace § Nejasná definice co je projekt

Metodika PRINCe. GON = Metodika řízení projektů Ministerstva vnitra (verze 1. 4, 08/2010) § V zásadě se jedná o projektovou metodiku PRINCE 2® adaptovanou na podmínky české VS. § Akceptuje projektové principy tam, kde existují; vytváří a zavádí je tam, kde nejsou. § Syntéza požadavků projektové metodiky jako takové a nároků plynoucích z kofinancování projektů ze SF EU. § Standardizace realizace projektu a projektových dokumentů. § Korekce rolí v projektu na realitu české VS (e-Government).

Metodika PRINCe. GON § Vznikla za účelem identifikace a popsání nezbytných kroků pro zavedení metodických a organizačních pravidel řízení typových projektů české VS. § Metodika vymezuje: § Standardy projektu a projektové dokumentace § Systém řízení projektu – organizační strukturu projektu § Životní cyklus projektu – procesy projektu § Řízení projektového portfolia MV § Cílem je zavedení / centralizace projektového řízení za účelem zjednodušení vykonávání typových aktivit projektu vyskytujících se v jednotlivých fázích životního cyklu.

Metodika PRINCe. GON v území = PRINCe. GON v území – metodika řízení projektů MV v organizacích územní veřejné správy (verze 01, 05/2011) § Primárně vychází z metodiky PRINCe. GON a mezinárodně uznávané metodiky PRINCE 2®. § Je rozdělena na dvě části: § základní dokument popisující principy řízení projektů v území § přílohu popisující principy řízení projektů v území, které jsou kofinancovány ze SF EU

Metodika PRINCe. GON v území § Metodika PRINCe. GON v území vznikla za účelem zjednodušení centrální metodiky PRINCe. GON pro účely realizace „jednodušších“ projektů územní VS. § Metodika PRINCe. GON v území vymezuje: ▪ rozsah projektové přípravy ▪ životní cyklus projektu ▪ organizační strukturu projektu ▪ řídící postupy ▪ standardy projektu

Metodiky ke stažení § Metodiky PRINCe. GON (verze 1. 4) a PRINCe. GON v území (verze 01) jsou ke stažení na stránkách Smart Administration v sekci Dokumenty: www. smartadministration. cz/dokumenty

Metody / nástroje procesního řízení

Proč řídit procesy ? ? ?

Úspěšně řídit (procesy, projekty, lidi) znamená: 1. Znát = kvalifikace 2. Mít pravomoc = hierarchie 3. Chtít = motivace 4. Stačit = zvládnutí bodu 1 - 3

Krátký příběh o čtyřech kamarádech… V jedné daleké zemi, žili, byli čtyři kamarádi… Jmenovali se pan KAŽDÝ, pan NĚKDO, pan KDOSI a pan NIKDO…

Krátký příběh o čtyřech kamarádech… Jednoho dne bylo nutné provést jistou důležitou práci… KAŽDÝ si byl jist, že to NĚKDO zajistí.

Krátký příběh o čtyřech kamarádech… NĚKDO to udělat mohl, ale NIKDO mu to neřekl, ani to NIKDO neudělal…

Krátký příběh o čtyřech kamarádech… KDOSI se rozzlobil, protože to byla práce pro KAŽDÉHO… KAŽDÝ myslel, že to mohl KDOSI udělat, ale NIKDO nevěděl, že to KAŽDÝ neudělal…

Krátký příběh o čtyřech kamarádech… Nakonec KAŽDÝ tvrdil, že je vinen KDOSI, protože NIKDO neudělal, co NĚKDO udělat mohl…

Co je to proces ?

Proces vs. Projekt § Proces (definice dle ČSN EN ISO 9001): Soubor vzájemně souvisejících nebo vzájemně působících činností, který přeměňuje vstupy na výstupy. § Proces je opakovaná (opakovatelná) sekvence činností generující přidanou hodnotu.

Proces § Forma transformace vstupů do přidané hodnoty výstupu (produkt, služba). § Vede od požadavku zákazníka k jeho uspokojení, jasné hranice, začátek a konec. § Je opakovatelný, shodné vstupy jsou shodným provedením činností transformovány na shodné výstupy. § Zákazník procesu je (interní, či externí) subjekt, který má přímý užitek z výstupu procesu.

Projekt § Celek koordinovaných činností, které jsou realizovány k dosažení požadované změny ve vymezené lhůtě, s vymezenými zdroji a podle stanovených podmínek

Projekt – obvyklá praxe ?

Projekt – obvyklá praxe ?

Proč používat metody / nástroje procesního řízení?

Úvod do metod / nástrojů procesního řízení Pro řízení a koordinaci procesů je nezbytné: § Identifikovat jednotlivé činnosti procesů a jejich sled. § Definovat vstupy a požadavky na ně. § Definovat výstupy a požadavky na ně. § Identifikovat zdroje potřebné pro realizaci procesu. § Stanovit vlastníka procesu, který je za proces zodpovědný. § Definovat měřitelné ukazatele (parametry) procesu odvozené od stanovených cílů organizace.

Metody / nástroje procesního řízení § Metoda analýzy procesu SIPOC § RASCI matice – přiřazení rolí a odpovědností v procesu § Faktory ovlivňující efektivitu procesu – diagram příčin a následků § PDCA cyklus § Zlepšovací cyklus DMAIC

Metoda SIPOC § Metoda vysokoúrovňové mapy procesu, která je zaměřena na exaktní systematizovaný popis všech prvků procesu a centrální správu jejich parametrů. § Umožňuje pohled na proces pomocí 5 kroků: § Proces je série aktivit, která přijímá vstup, transformuje jej a produkuje výstup pro zákazníka.

Metoda SIPOC Účel zpracování SIPOC: § Získání první obecné představy o procesu. § Vymezení hranic procesu, kterým se budeme zabývat. § Určení účastníků procesu. SIPOC je metoda, která Vám pomáhá ujistit se, že jste na nic nezapomněli, až budete mapovat proces.

Metoda SIPOC

SIPOC diagram Popisuje provázanost jednotlivých procesů a jejich vstupů a výstupů:

SIPOC diagram § § Na obrázku je zachycen proces jako takový a zároveň všichni dodavatelé spojení s procesem, procesní kroky spojené se vstupem a výstupem a odběratelé (zákazníci). Mapa poslouží k dalšímu zmapovaní možných faktorů, které mohou způsobovat defekty a nestabilitu procesu.

RASCI matice (matice odpovědnosti) Přiřazuje k jednotlivých činnostem procesu role, které se na nich podílejí, a těmto rolím jednoznačně definuje odpovědnosti v rámci dané činnosti. RASCI matice (tabulka): • R – Responsible (zodpovědný): kdo je zodpovědný za vykonání činnosti, kdo činnost sám vykonává • A – Accountability (vlastník): kdo je zodpovědný za celou činnost, kdo definuje, jak má být činnost vykonána • S – Support (spolupracuje): kdo zajišťuje podporu v průběhu realizace činnosti (pomáhá vykonávat činnost) • C – Consultation (konzultuje): kdo poskytuje konzultace před začátkem nebo v průběhu výkonu činnosti • I – Information (je informován): kdo je informován o výsledku činnosti

RASCI matice (matice odpovědnosti) PROCESY / RASCI R A S C I ŘÍZENÍ A PLÁNOVÁNÍ Strategie / koncepce ICT Odbor 01 Metodické řízení Odbor 01 Řízení lidských zdrojů Odbor 01 Řízení financí Odbor 01 Odbor 02 Řízení bezpečnosti Odbor 01 Odbor 04 Odbor 03 VÝSTAVBA A ROZVOJ Definice business logiky Odbor 03 Definice funkcionality IS Odbor 03 Odbor 01 Požadavky na infrastrukturu Odbor 01 Odbor 03 Instalace / implementace Dodavatel Odbor 05 Zkušební provoz (testování) Dodavatel Odbor 05 Akceptace změny Odbor 03 Odbor 01 Odbor 03 Odbor 05

RASCI matice (matice odpovědnosti)

RASCI matice (matice odpovědnosti)

Diagram příčin a následků (diagram rybí kosti) § Nástroj pro generování potenciálních kořenových příčin problému. § Dobrá vizualizace díky strukturovanému postupu – rozložení příčin i následků. § Definování co nejširší množiny potenciálních kořenových příčin.

Diagram příčin a následků (diagram rybí kosti) Určení pravděpodobné příčiny problému: § Pomocí brainstormingu § Hledání všech potenciálních zdrojů problému § Hlava rybí kostry = PROBLÉM § Hlavní kosti vedoucí od páteře = oblasti či kategorie, ve kterých se může problém nacházet § Vedlejší kosti = konkrétní potenciální příčiny Užití rybí kosti: § Řešení situací, kdy tým inklinuje k myšlení „ve vyjetých kolejích“ § Pro konstrukci je vhodné použít skupinové setkání

Diagram příčin a následků (diagram rybí kosti)

Diagram příčin a následků (diagram rybí kosti)

Diagram příčin a následků (diagram rybí kosti)

PDCA (Demingův) cyklus Účel PDCA cyklus: § proces trvalého zlepšování kvality Fáze PDCA cyklus: § P – Plan (Plánuj): naplánování zamýšleného zlepšení (záměr) § D – Do (Dělej): provedení změny podle připraveného plánu (realizace) § C – Check (Kontroluj): ověření výsledku realizace oproti původnímu záměru (sledování dosažených výsledků a jejich porovnání s plánem) § A – Act (Jednej): úprava záměru i vlastního provedení na základě ověření a plošné implementace zlepšení do praxe

Zlepšovací cyklus procesu DMAIC Metoda pro zlepšování stávajících procesů. § D – Define (definování): definice procesů, jejich vstupů, výstupů, parametrů a cílů § M – Measure (měření): zmapování procesu, nalezení potenciální příčiny a odhalení plýtvání (změření klíčových ukazatelů) § A – Analyse (analýza): analýza dat a potvrzení kořenové příčiny (pomocí datové a procesní analýzy) § I – Improve (zlepšování): nalezení řešení a jeho implementace (zlepšení procesu využitím výsledků z předchozí etapy) § C – Control (kontrola): zajištění výkonnosti a vyčíslení přínosů (kontrola a trvalé monitorování procesu)

Zlepšovací cyklus procesu DMAIC

DISKUZE

Děkujeme za pozornost Odbor programového řízení Ministerstvo vnitra www. smartadministration. cz sekretopr@mvcr. cz