PRINCE 2 PROCESY TEMATY PRYNCYPIA Cykl zarzdzania projektam

PRINCE 2 PROCESY, TEMATY, PRYNCYPIA

Cykl zarządzania projektam

Aspekty efektywności projektu Metodyka ta definiuje sześć aspektów efektywności projektu, którymi należy zarządzać: • Koszty, ponieważ każdy projekt musi mieścić się w zakresie możliwości finansowych organizacji. • Czas, każdy projekt kiedyś się zaczyna i kiedyś kończy. • Zakres, ponieważ każdy projekt powinien dostarczyć określony produkt(-y). • Ryzyko, w odróżnieniu od zwykłej działalności biznesowej, projekty wiążą się z ryzykiem. • Korzyści, każdy projekt aby miał sens musi przynosić wymierne korzyści (nie zawsze finansowe).

Elementy metodyki

Pryncypia są wynikającymi z najlepszych praktyk zarządzania projektami nakazami. Aby można było powiedzieć, że projekt jest prowadzony z wykorzystaniem PRINCE 2 muszą być spełnione wszystkie: • Ciągła zasadność biznesowa (ang. continued business justification) • Korzystanie z doświadczeń (ang. learn from experience) • Zdefiniowane role i obowiązki (ang. defined roles and responsibilities) • Zarządzanie etapowe (ang. manage by stages) • Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji (ang. manage by exception) • Koncentracja na produktach (ang. focus on products) • Dostosowanie do warunków projektu (ang. tailored to suit the project environment)

Tematy Temat - aspekt zarządzania projektem, którym należy się stale zajmować i który wymaga określonego traktowania, aby procesy PRINCE 2 były skuteczne.

Uzasadnienie Biznesowe (ang. Business Case) - odpowiada na pytanie dlaczego? i zawiera ideę przyświecająca realizacji projektu tak, aby przekształcić go w inwestycję opłacalną z punktu widzenia organizacji. Jest to opis przyczyn i uzasadnienie projektu oparte zwykle na oszacowanych kosztach projektu, związanych z nim ryzykiem oraz spodziewanych korzyściach i oszczędnościach, oraz zawierające pozostałe kluczowe terminy, służące do ciągłego potwierdzania sensowności kontynuacji projektu.

Organizacja (ang. Organization) - odpowiada na pytanie kto? i przedstawia zadania przypisane kierownikom, którzy będą odpowiedzialni za sterowanie projektem aż do jego zakończenia. Opisuje strukturę zespołu zarządzania projektem wraz z przydzielonymi odpowiedzialnościami, określa zakresy obowiązków oraz relacje między wszystkimi rolami występującymi w projekcie.

JAKOŚĆ Jest zwykle definiowana jako ogół właściwości i cech inherentnych lub przypisanych produktowi, osobie, usłudze i/lub systemowi, które umożliwiają wykazanie, że spełnia on oczekiwania lub zaspokaja określone potrzeby, wymagania lub specyfikacje.

Jakość (ang. Quality) - odpowiada na pytanie co? , przedstawia początkową ideę w postaci zarysu i jak zostaje on opracowywany w trakcie projektu. Jest to ogół cech oraz inherentnych lub przypisanych charakterystyk produktu, osoby, procesu, usługi i/lub systemu, które umożliwiają wykazanie, że spełnia on oczekiwania lub zaspakaja określone potrzeby, wymagania lub jest zgodny ze specyfikacją.

Kryteria akceptacji uporządkowana według priorytetu lista kryteriów, które musi spełnić produkt projektu zanim zostanie zaakceptowany przez klienta, tj. lista cech określonych w kategoriach mierzalnych, które musi mieć grupa produktów, aby była akceptowalna dla kluczowych interesariuszy. Ich określenie powinno pomóc w znalezieniu odpowiedzi na pytanie: "jak udowodnimy, czy i kiedy produkt projektu został skończony i czy jest akceptowalny dla klienta? "

Rejestr Jakości

Role przeglądu jakości (pj) Kierownik pj - przewodniczy naradzie przeglądu jakości i odpowiada za jej zorganizowanie, program, przebieg, uzgodnione zadania oraz ustalenie wyniku wspólnie z testerami Prezenter - dostarcza stosowne produkty do przeglądu jakości i reprezentuje ich wytwórców; jego zadaniem jest także koordynowanie i śledzenie prac po przeglądzie jakości - np. zastosowanie w produkcie uzgodnionych zmian.

Kontroler/Recenzent - dokonuje przeglądu produktu, ocenia jego zgodność z kryteriami, potwierdza, czy dokonane zostały poprawki i/lub ulepszenia. Administrator - zapewnia pomoc administracyjną kierownikowi pj, notuje wynik przeglądu oraz działania następcze.

PLANY Zgodnie z PRINCE 2 plan jest dokumentem opisującym jak, kiedy i przez kogo ma być osiągnięty cel lub zbiór celów. Cele te mogą dotyczyć produktów projektu, terminów, kosztów, jakości i korzyści.

Plany (ang. Plans) - odpowiada na pytania jak? , za ile? i kiedy? i zawiera zatwierdzone plany, na podstawie których postępują prace nad projektem. Szczegółowa propozycja wykonania lub osiągnięcia czegoś wykazująca dokładnie co zostanie dostarczone, kiedy, jak, przez kogo i za ile. Celem planu jest usprawnienie komunikacji i kontroli. [1] Obejmuje Plan Projektu, Plan Etapu i ewentualnie Plany Zespołów.

Poziomy planowania PRINCE 2

Metodyka PRINCE 2 wykorzystuje planowanie oparte na produktach – jest to technika tworzenia wszechstronnego planu wychodząca od określenia produktów, które mają być wytworzone i dostarczone. Technika ta uwzględnia warunki wstępne planu, produkty, wymagania jakościowe oraz zależności między produktami

RYZYKO zagrożenie lub szansa, niepewne zdarzenie lub grupa zdarzeń, które w przypadku ich wystąpienia mogą mieć wpływ na osiągnięcie celów. Miarą ryzyka jest wartość iloczynu miary prawdopodobieństwa wystąpienia dostrzeganego zagrożenia lub szansy oraz miary wielkości jego/jej wpływu na cele

Ryzyko (ang. Risk) - odpowiada na pytanie co jeśli? i opisuje jak kierownictwo projektu zarządza niepewnościami w ramach wytwarzanych przez siebie planów. To zagrożenie lub szansa, niepewne zdarzenie lub grupa zdarzeń, które w przypadku ich wystąpienia mogą mieć wpływ na osiągnięcie celów. Miarą ryzyka jest wartość iloczynu miary prawdopodobieństwa wystąpienia dostrzeganego zagrożenia lub szansy oraz miary wielkości jego/jej wpływu na cele.

Procedura zarządzania ryzykiem

1. Identyfikacja - jej celem jest zrozumienie kontekstu projektu oraz identyfikacja ryzyka (przyczyny ryzyka, ryzykownego zdarzenia i jego skutków) dla określenia obowiązującej dla niego strategii zarządzania ryzykiem 2. Ocena - oszacowanie ryzyka pod względem jego prawdopodobieństwa i wpływu na projekt, a także ewaluacja efektu netto zidentyfikowanych szans/zagrożeń 3. Planowanie - przygotowanie określonych reakcji kierownictwa projektu na ryzyko, najlepiej takich, które maksymalizują szanse i redukują lub całkowicie likwidują wszelkie zagrożenia

4. Wdrożenie - zapewnienie realizacji planowanych reakcji na ryzyko, monitorowania ich skuteczności oraz podjęcia działań naprawczych tam, gdzie reakcje nie przyniosły oczekiwanych rezultatów 5. Komunikowanie - zapewnienie obiegu informacji na temat zidentyfikowanych szans/zagrożeń zarówno wewnątrz projektu, jak i na zewnątrz - do jego interesariuszy; zwykle poprzez produkty zarządcze - różnego rodzaju raporty

Macierz prawdopowobieństwo/wpływ ryzyka

Reakcja na ryzyko

ZMIANA Zmiany są nieuniknionym elementem w czasie trwania projektu i każdy projekt wymaga usystematyzowanego podejścia do identyfikacji, oceny oraz sterowania zagadnieniami, które mogą przynieść zmiany.

Zmiana (ang. Change) - odpowiada na pytanie jaki jest wpływ? i obejmuje działania kierownictwa projektu związane z zagadnieniami, które mogą wywrzeć wpływ na którykolwiek z podstawowych aspektów projektu. Zagadnienie - cokolwiek, co zdarzy się w projekcie a brak rozwiązania tego może spowodować zmiany zatwierdzonego produktu, planu lub celu (czas, koszt, jakość, zakres, ryzyko i korzyści).

Procedura sterowania zagadnieniami i zmianami

Postępy (ang. Progress) - odpowiada na pytania gdzie jesteśmy teraz? , dokąd zmierzamy? i Czy mamy kontynuować? . Niezbędne jest ustanowienie mechanizmów monitorowania i porównywania faktycznych osiągnięć z planowanymi, dostarczania prognozy dotyczącej osiągnięcia celów projektu oraz zapewnienia ciągłej zasadności biznesowej projektu.

Postępy są miarą osiągnięcia celów planu. Jest to temat pozwalający na udzielenie odpowiedzi na pytania gdzie jesteśmy teraz? , dokąd zmierzamy? Ważne jest dokonywanie porównania postępów realizacji projektu z planem i ocena, czy zachowane są tolerancje.

Raporty • Raport z Punktu Kontrolnego – opracowywany przez Kierownika Zespołu, informuje o szczegółach dotyczących postępów odnośnie do Grupy Zadań. Wykorzystywany przez Kierownika Projektu do oceny postępów podczas przeglądu stanu etepu.

• Raport Okresowy – przygotowywany przez Kierownika Projektu. Jest wykorzystywany przez Komitet Sterujący do zarządzania z wykorzystaniem tolerancji. Dostarcza informacji, czy postępu mieszczą się w tolerancjach, a także informuje o mogących pojawiać się problemach.

• Raport Końcowy Etapu – opracowywany przez Kierownika Projektu pod koniec każdego etapu zarządczego. Pozwala na podejmowanie decyzji przez Komitet Sterujący na temat dalszego postępowania.

• Raport Końcowy Projektu – przygotowywany przez Kierownika Projektu w procesie Zamykania Projektu. Wykorzystywany przez Komitet Sterujący do oceny projektu i wydania zgody na jego zamknięcie.

Sytuacje nadzwyczajne • Na poziomie Grupy Zadań – w przypadku prognozowanego przekroczenia tolerancji Kierownik Zespołu zgłasza zagadnienie do Kierownika Projektu, który informuje o niezbędnych działaniach korygujących

• Na poziomie etapu – w przypadku prognozowania przekroczenia tolerancji dla etapu Kierownik Projektu opracowuje Raport o Zagadnieniu, a następnie dostarcza Komitetowi Sterującemu Raport Nadzwyczajny. KS może zlecić na tej podstawie KP opracowanie Planu Nadzwyczajnego, może usunąć przyczynę, zaakceptować i skorygować tolerancję.

• Na poziomie projektu – jeżeli prognozowane jest przekroczenie tolerancji projektu, Komitet Sterujący musi przekazać informację o tym kierownictwu organizacji

Procesy • Przygotowanie Projektu - PP (ang. Starting up a project - SU) • Zarządzanie Strategiczne Projektem - ZS (ang. Directing a project - DP) • Inicjowanie Projektu - IP (ang. Initiating a project - IP) • Sterowanie Etapem - SE (ang. Controlling a stage - CS) • Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów - WP (ang. Managing product delivery - MP) • Zarządzanie Zakresem Etapu - ZE (ang. Managing a stage boundary - SB) • Zamykanie Projektu - ZP (ang. Closing a project - CP)

PROCESY

Przygotowanie Projektu (PP) (Przygotowanie założeń projektu, Uruchamianie projektu) - pierwszy, krótki proces poprzedzający projekt, w ramach którego sprawdza się warunki wstępne oraz zbiera podstawowe informacje niezbędne do podjęcia decyzji o jego realizacji. Wykonanie tego procesu prowadzi do uruchomienia podprocesu Zezwolenie na inicjowanie projektu (ZS 1) lub skutkuje odstąpieniem od inicjowania źle przemyślanych projektów.

Przygotowanie Projektu

Zarządzanie Strategiczne Projektem (ZS) Realizuje funkcje, za które odpowiedzialny jest Komitet Sterujący. Kierownik Projektu informuje KS w raportach okresowych o stanie projektu. Bieżące zarządzanie pozostawione jest w wyłącznej kompetencji Kierownika Projektu. Komitet Sterujący angażuje się tylko na granicach etapów zarządczych, decydując, czy należy kontynuować prace przechodząc do następnego etapu. Fundamentalną zasadą PRINCE 2 jest zarządzanie poprzez wyjątki (management by exception) - Komitet Sterujący angażuje się w podejmowanie decyzji projektowych jedynie, gdy uzyska informacje, że projekt jest zagrożony wyjściem poza zakres tolerancji.

Zarządzanie Strategiczne Projektem

Inicjowanie Projektu (IP) umożliwia Komitetowi Sterującemu przez Zarządzanie strategiczne projektem zadecydowanie o tym, czy projekt jest wystarczająco zbieżny z celami organizacji lub programu, aby zatwierdzić jego kontynuację. Projekt musi być starannie zaplanowany w sposób wystarczająco precyzyjny, aby uzyskać jednakowe zrozumienie, co do tego, jak mają być zrealizowane jego cele. Wymaga to szczegółowego szacowania pracochłonności i kosztów. Wszystkie te parametry stanowią podstawę do zdefiniowania głównego dokumentu procesu, tj. Dokumentacji Inicjowania Projektu (DIP), która musi zostać zaakceptowana przez Komitet Sterujący zanim etap realizacji zostanie uruchomiony.

Inicjowanie Projektu

Sterowanie Etapem (SE) To proces, w którym realizowane jest bieżące zarządzanie projektem przez Kierownika Projektu.

Sterowanie Etapem

Zarządzanie Wytwarzaniem Produktów (WP) to proces, w którym wytwarza się produkty specjalistyczne projektu, dla których został on uruchomiony i w tym procesie użytkowana jest zdecydowana większość zasobów.

Zarządzanie Dostarczaniem Produktów

Zarządzanie Końcem Etapu (ZE) proces, w którym weryfikowane jest, czy etap dostarczył wszystkie wymagane produkty i czy pierwotne parametry biznesowe nie uległy zmianie. Planowany jest też w tym kontekście uszczegółowiony plan następnego etapu.

Zarządzanie Końcem Etapu

Zamykanie Projektu (ZP) - proces, w który w sposób uporządkowany i kontrolowany następuje zamknięcie projektu. Wszystkie doświadczenia zdobyte w trakcie prowadzenia projektu są rejestrowane, tworzony jest dokument przekazania i planowany jest przegląd powdrożeniowy. - Po zakończeniu projektu w zaplanowanym momencie pozwalającym na należytą ocenę skutków biznesowych projektu przeprowadzany jest przegląd poprojektowy.

Zamykanie Projektu