PRIMULA GRUNDUTBILDNING DEL 3 SABINA OLSSON PERSONALHANDLGGARE GTEBORGS

PRIMULA GRUNDUTBILDNING DEL 3 SABINA OLSSON, PERSONALHANDLÄGGARE GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN 2020 -09 -16

Upplägg del 3 • Nyanställning • Förändring/Förlängning GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Anställning • Nyanställning Helt ny person på GU eller person som återanställs med glapp mellan anställningarna • Förändring/Förlängning Personen är anställd vid GU men något i anställningen ska förändras, till exempel omfattning, befattning eller sektion/avdelning (org. enhet) GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

NYANSTÄLLNI NG GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Nyanställning – två olika sätt • Tjänsten har utlysts - Info tankas från Reach. Mee till Primula • Tjänsten har inte utlysts p. g. a. särskilda skäl - Registrering sker manuellt i Primula GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Tjänsten har utlysts • När personen får status ”Anställd” i Reach. Mee skickas data till Primula • Datan skapar ett nytt ärende i formuläret Nyanställning • Ärendet hamnar på den org. kod som angivits i Reach. Mee • Källrapportörer med behörighet till org. koden kan sedan avsluta ärendet Status ”Anställd” i Reach. Mee GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Datan som tankas från Reach. Mee • Födelsedatum Det som gör att det matchar mellan Reach. Mee och Primula är org. koden och befattningen • Förnamn • Efternamn • Utdelningsadress • c/o Adress Om ärendet inte skapas så registrera från början i Primula • Postnummer • Ort • Land Överföring av data sker varje halvtimme • Org. kod • Telefonnummer • Befattning GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Utlysta tjänster som inte är nyanställningar • Om tjänsten tillsätts med någon som redan är anställd vid GU ska inte nyanställningsformuläret användas • Förändring/Förlängning av anställningen eftersom personen inte säger upp sig från GU • Nyanställningsärendet måste tas bort av SSC • Skapa ärende i SSC Portalen, ange ärende-ID GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Formuläret Nyanställning • Person- och anställningsuppgifter fylls i • Om ärendet kommer från Reach. Mee kompletterar du ärendet med datan som saknas • (b) betyder att det är sådan data som skrivs ut på anställningsavtalet • Källrapportör – Attesterare – SSC lönehandläggare Steg för steg lathund finns på Primula formuläret nyanställning GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

FÖRÄNDRING/FÖRLÄNG NING GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Förändring/Förlängning • Används när personen är fortsatt anställd vid GU: - När man ska förlänga en anställning - När det sker en förändring i pågående anställning, till exempel anställningsform, omfattning, befattning eller sektion/avdelning (org. enhet) • Utan glapp mellan anställningarna GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Förändring/Förlängning • Kopierar den information som redan finns om medarbetaren i Primula • Bara uppgifterna i de fält som förändringen/förlängningen avser som ska ändras • De fält som har uppdaterats kommer markeras med (*) för att underlätta för attesteraren • Skriv i meddelandefältet vad förändringen avser • Fält markerade med (b) kommer på anställningsavtalet/beviset • Källrapportör – Attesterare – SSC lönehandläggare Läs förklaring till alla fält i lathunden Primula formuläret förändring/förlängning GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

OBS! Tänk på att vara noga med from- och tom-datum i Förändring/förlängning då all information ”slår igenom” och kan genera lön retroaktivt Exempel: • Tillfällig omreglering av anställning 50 % till 75 % 2019 -07 -01 till 2019 -12 -31 • Missade att ändra fr. o. m. -datumet 2019 -01 -01 som låg i formuläret • Retroaktiv lön om 25 % fr. o. m. 190101 betalas ut med nästa utbetalning GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

• Anställningslöpnum mer Vyn från Pers/Anst i Primula Alla anställningar har ett nummer mellan 1 -9 • Börjar normalt på nummer 1 • Om fortsatt anställd så blir det inget nytt nummer utan fortsätt på nummer 1 • Endast när personen har mer än en anställning samtidigt används ytterligare ett löpnummer • Nummer 4 används för tillfällig personal på org. enhet ” 81 Alla arvodister” • Vid återanställning av person som avgått med pension måste den nya anställningen läggas upp på ett nytt anställningslöpnummer GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN • Personen ovan har varit tillfällig personal (4) • Sedan Universitetsadjunkt (1) • Nu är hen tjänstledig för att vara doktorand (2)

Blanketter • I formuläret under ”Blanketter” skriver du ut dokumentet för anställningen • Datan markerat med (b) kommer från formuläret till avtalet • I nuläget använder GU endast 1 -Anställningsbeslut/bevis och 2 -Anställningsavtal • Dokumentet kommer som en word-fil • Du behöver manuellt infoga GU: s logga i det vänstra hörnet ---> GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

NÅGRA EXEMPEL GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Nyanställning eller Förändring/förlängning? • Jobbar idag hos annan arbetsgivare • Har sökt tjänst som universitetslektor på psykologiska institutionen • Tjänsten är utlyst och hen har markerats som anställd i Reach. Mee • Hen börjar 2020 -12 -01 ! g n i n l l ä t s n a y N GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Nyanställning eller Förändring/förlängning? • Jobbar idag som personaladministratör på HDK • Har sökt tjänst som personalhandläggare på HSM • Tjänsten är utlyst och hen markerats som anställd i Reach. Mee • Hen slutar vid HDK 2020 -10 -31 och börjar vid HSM 2020 -11 -01 GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN ! g n i n g n ä l r ö f / Förändring

Nyanställning eller Förändring/förlängning? • Arbetar idag som tekniker vid Marina vetenskaper • Hen ska få ny BESTA-kod ! g n i n g n ä l r ö f / g n i r d n ä r Fö GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Nyanställning eller Förändring/förlängning? • Arbetar idag hos annan arbetsgivare • Var senast anställd vid GU för tre år sedan • Har nu fått utlyst tjänst som studievägledare vid företagsekonomiska institutionen ! g n i n l l ä t s n a Ny GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

SE FLER DELAR AV DENNA UTBILDNING PÅ MEDARBETARPORTALEN GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN