PRIMULA GRUNDUTBILDNING DEL 2 SABINA OLSSON PERSONALHANDLGGARE GTEBORGS

PRIMULA GRUNDUTBILDNING DEL 2 SABINA OLSSON, PERSONALHANDLÄGGARE GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN 2020 -0901

Upplägg del 2 • Roller & behörigheter • Organisationsträdet & attestkedjor • Ärendesökning • Om något blev fel GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

ROLLER & BEHÖRIGHET ER GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Beställa behörighet • Blankett för att beställa eller avbeställa behörighet • Behörighet för viss organisationsenhet • Skrivs under av behörig chef • Förtydliga under ”Upplysningar” vid behov • Ärende i SSC Portalen • Du hittar blanketten i blankettarkivet GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Roller som kan tilldelas i En roll kan ha en eller flera behörigheter Primula • Medarbetare • Källrapportör • Kännedom • Granskare • Ändra kontering • HR Utdata • Granska Resor och Utlägg • Attesterare 3 • Lönehandläggare GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen Medarbetare • En medarbetare kan rapportera sina egna ärenden • Till exempel sjuk, semester, personuppgifter, reseräkning och föräldraledighet • Denna roll får alla medarbetare automatiskt • Det är egenrapportering som gäller! GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen Källrapportör • Kan rapportera ärenden för annan person • Tillgång till menyn "Handlägga" och kan därmed till exempel lägga upp anställningar • Tillgång till menyn ”Tjänster” och kan därmed till exempel ta ut rapporter och se lönespecifikationer • Får inte ärenden att hantera förutom nyanställningar som kommer från Reach. Mee GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen Kännedom • Tar del av ärenden för kännedom - Ledighetsansökningar - Egen uppsägning - Sjukanmälningar - Sjuk längre än sju dagar • Bevakningsrapporter en gång i månaden - Anställning upphör - Uppdragstillägg upphör - Provanställning upphör - Ledighet upphör • Vanligtvis har man både rollen Källrapportör och Kännedom GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen Granskare • Får ärenden för granskning • Behörighet att granska ledigheter och ersättningar/arvoden • Skapa ärenden för andra för samma ärendetyper som de kan granska (likt en källrapportör) • Tillgång till menyn "Tjänster" med rapporter med mera GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen Granska Resor och Utlägg • Granskar ärenden avseende resor och utlägg • Resor: reseräkningar när medarbetare varit på tjänsteresa, till exempel kvitton för tågresor • Utlägg: Friskvård, läkemedel, läkarvård • Tillgång till rapporten för friskvårdsaldo • Kan även skapa ärenden för de ärenden de kan granska, likt en källrapportör GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen Ändra kontering • Vanligtvis ekonomer som ändrar grundkontering • Ta del av rapporter, till exempel bokföringsunderlag och personalredovisning • Lönekostnadsspecifikation under menyn Tjänster GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen HR Utdata • Vid behov av en ”visa-behörighet” • Ta del av information, men inte handlägga • Till exempel anställningsinformation, ärendehistorik och rapporter • Utöka till flera org. enheter än den ”egna” • Kan komplettera annan roll GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen Attesterare • Endast chefer • Attesterar (godkänner/beviljar) ärenden • Sist i kedjan på GU • Attesterar inte sjukdom (rapporteras av medarbetare) • Attesterar inte doktorandtid (rapporteras av källrapportör) • Tillgång till menyn "Tjänster" och därmed bland annat olika rapporter GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen Attesterare 3 • Specifikt till för prefekt • Attestering av bisyssla • Bisyssla ska inte godkännas lägre än prefekt GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Rollen Lönehandläggare • Endast Statens servicecenters handläggare • Sist i vissa flöden, till exempel anställningsärenden och timersättningar GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Vem har vilken roll? • Tjänster → Rapportgenerator • Rapport ”Behörighet användare per roll” • Visar vem på din institution/motsvarande som har vilken roll GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

ORGANISATIONSTR ÄDET & ATTESTKEDJOR GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Organisationsträdet • Varje institution/motsvarande har en organisationskod • Organisationskoden är en del av ”organisationsträdet” som finns i Primula • Koden för institutionerna/enheterna är sexsiffrig, ibland med en bokstav i slutet GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Organisationskod • Varje medarbetare är registrerad på en organisationskod • Sektion/avdelning i Primula • Organisationskoden styr till vilken granskare och attesterare ärendet skickas • Ärendet hamnar hos de med behörighet till ärenden på organisationskoden GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Attestkedjor • Attestkedjan visar vilken väg ärendet går i Primula • Vilka roller som ska hantera ärendet • Olika ärenden har olika attestkedja beroende på ärendets karaktär GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Attestkedja Ersättningar/arvoden GÖTEBORGS UNIVERSITET | Beredskap GU Anst/Källrapportör – Granskare – Attesterare Beredskap (beloppsrapport) Anst/Källrapportör – Granskare – Attesterare Kvällsundervisning GU Anst/Källrapportör – Granskare – Attesterare OB-tillägg GU Anst/Källrapportör – Granskare – Attesterare Skrivvakt GU Anst/Källrapportör – Granskare – Attesterare Timersättning (dagrapport) Anst/Källrapportör – Granskare – Attesterare Fast löne- och uppdragstillägg Källrapportör – Attesterare Övriga arvoden (beloppsrapport) Källrapportör – Granskare – Attesterare Övertid/mertid GU Anst/Källrapportör – Granskare – Attesterare Förmånsvärde (kost, övrigt) Anst/Källrapportör – Attesterare – SSC lönehandläggare PERSONALENHETEN

Attestkedja Anställning/avslut Avsluta anställning Källrapportör – Attesterare – SSC Lönehandläggare Egen uppsägning Anst - Attesterare – Kännedom – SSC lönehandläggare Funktion Källrapportör – Attesterare Förändring/förlängning Källrapportör – Attesterare – SSC lönehandläggare Grundkontering Källrapportör Nyanställning Källrapportör – Attesterare – SSC Lönehandläggare GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Attestkedja Resor/utlägg GÖTEBORGS UNIVERSITET | Reseräkning inrikes Anst/Källrapportör – Granska res/utlägg – Attesterare Reseräkning utrikes Anst/Källrapportör – Granska res/utlägg – Attesterare Reseförskott Anst/Källrapportör – Granska res/utlägg – Attesterare Enbart utlägg Anst/Källrapportör – Granska res/utlägg – Attesterare Friskvård Anst/Källrapportör – Granska res/utlägg – Attesterare Sjukvård och läkemedel Anst/Källrapportör – Granska res/utlägg – Attesterare PERSONALENHETEN

Attestkedja Ledighet, uttag komp Anst/Källrapportör – Attesterare Ledighetsärende utan lön Anst/Källrapportör – Granskare – Attesterare – Kännedom – SSC Lönehandläggare Ledighetsärende med lön Anst/Källrapportör – Granskare – Kännedom – Attesterare Ledighetsärende tillfällig föräldrapenning Anst/Källrapportör – Granskare – Kännedom – Attesterare GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Attestkedja Övrigt Bisyssla Anst/Källrapportör – Attesterare 3 Löneväxling Anst/Källrapportör – Attesterare – SSC Lönehandläggare Doktorandtid Källrapportör – SSC Lönehandläggare Kompetens Anst/Källrapportör – Granskare – Attesterare Minirapportering Källrapportör Semester Anst/Källrapportör – Attesterare Sjuk Anst/Källrapportör – Attesterare (endast kännedom) – SSC Lönehandläggare GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

ÄRENDESÖKNING GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Söka fram ärenden i Primula • Varje händelse, varje ärende, får ett unikt ärende-ID i Primula • Tjänster → Ärendesökning • Din behörighet styr vilka ärenden du kan se • Går att söka fram pågående och avslutade ärenden • Du ser var ärendet ligger i attestkedjan och vad som har registrerats • Ärenden som rör dig själv ser du under Min sida → Mina ärenden GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN Sökperioden får inte vara längre än 6 månader Bocka i ”Arkivsökning” för att få fram avslutade ärenden

Exempel söka fram ärende • Vill veta när personen ansökte om sin semester • Anger personnummer • Anger sökperiod när jag tror att ärendet skapades • Bockar i ”Arkivsökning” då ärendet är avslutat GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Informationen i • ärendet Personnummer och namn • Pågående eller avslutat ärende När ärendet senast behandlades • Period: Vilken period ärendet avser • Organisationsenhet • Handläggare: Den som senast hanterade ärendet • Beslut i ärendet • Visa detaljer: Öppnar upp formuläret och visar vad som registrerats GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN Ärendets ID-nummer

Visa detaljer i ärendet • Ser vilken period ärendet avser • Medd/Bil: Anteckningar i ärendet • Se attestkedjan: När det beviljades och av vem (x-konto) GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

OM NÅGOT BLEV FEL GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Om något blev fel • Returnera, återta eller korrigera ärende • Extra utbetalningar • Hantera för mycket utbetald lön • Lön/ersättning i retur • Support från SSC GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Returnera ärende • Granskare och attesterare kan returnera ärenden till medarbetaren • Markera ”Ej korrekt” • Skriv kommentar varför ärendet skickas tillbaka under Medd/Bil • Klicka på returnera • Ärendet skickas då tillbaka till medarbetaren som kan göra nödvändiga ändringar och sedan skicka ärendet på nytt GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Återta ärende • Om ärendet inte har lönekörts • Försvinner från kommande löneutbetalning • Görs av medarbetaren själv eller källrapportör • Ärendet ”kasseras” och försvinner • Sök fram ärendet och klicka på knappen "Återta ärende" • Finns inte knappen har ärendet lönekörts, medarbetaren får istället korrigera ärende GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Korrigera ärende • Medarbetaren kan korrigera ett ärende om det har gått med i lönekörning • Skapar nytt ärende i samma formulär som ärendet avser • Till exempel korrigering av semester görs under Min sida → Semester • Bocka i rutan GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Hantera för mycket utbetald lönen medarbetare har fått för mycket utbetald Om lön finns det två sätt att korrigera: 1. Korrigering på en eventuell nästkommande lön 2. Hela eller del av beloppet faktureras (av personalenheten) Observera att medarbetare som fått för mycket utbetald lön blir återbetalningsskyldig med bruttobeloppet. Detta på grund av nya skatteregler fr. o. m. 1 januari 2019 GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Lön/ersättning i retur – inom Sverige När en svensk utbetalning inte når sin mottagare 1. Pengarna går i retur till universitetet 2. Personalenheten omför beloppet till konto 25929 på institutionens ansvar 3. Institutionen kontaktar den anställde för komplettering av uppgifter, aktuellt konto eller rätt adress 4. Institutionen gör en utbetalning via Agresso, se blankett Se HR-process här GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Lön/ersättning i retur – till utlandet När en utländsk utbetalning inte når sin mottagare 1. Pengarna går i retur till universitetet 2. Personalenheten kontaktar institution för komplettering av uppgifter (bankkonto) 3. Institution kontaktar personen och meddelar sedan uppgifter till personalenheten 4. Personalenheten gör en ny utbetalning via Agresso Se HR-process här GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

Support från SSC • I vissa fall kan inte ärenden ändras i Primula • Då behöver SSC hjälpa till • Exempelvis korrigering av ärende där det inte finns någon korrigera-knapp i formuläret, t. ex. timersättning GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN

SE FLER DELAR AV DENNA UTBILDNING PÅ MEDARBETARPORTALEN GÖTEBORGS UNIVERSITET | PERSONALENHETEN