Prikupljanje i pohrana slubene dokumentacije RH sa slubenih
Prikupljanje i pohrana službene dokumentacije RH sa službenih web sjedišta – problemi pri izradi digitalnog dokumenta Tanja Didak Prekpalaj Tamara Horvat Hrvatska informacijsko-dokumentacijska referalna agencija AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
2 Hrvatska informacijsko-dokumentacijska referalna agencija § Ø Ø Ø pruža jedinstven pristup javnim službenim publikacijama i dokumentaciji Republike Hrvatske po: naslovu tijelu javne vlasti odgovornom za objavu sadržaju § prikuplja elektroničke dokumente tijela javne vlasti sa 808 službenih web sjedišta § pohranjuje elektroničke dokumente u Digitalni Arhiv Mrežnih Izvora AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
3 Prikupljanje službene dokumentacije § § § 2004. – projekt “Prikupljanje, odabir, obrada i pohrana dokumenata sa službenih mrežnih stranica tijela javne vlasti Republike Hrvatske” razvoj pobirača AMD (Arhiv mrežnih dokumenata) prikuplja službenu dokumentaciju i arhivira u Digitalni arhiv mrežnih izvora (DAMIR) profili prikupljanja: 1. mrežno dostupnih službenih dokumenata (jednom mjesečno) 2. službenih web stranica (jednom godišnje) AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
4 Kriteriji za odabir službene dokumentacije Kriteriji odabira mrežnih izvora službenih dokumenata za postupak arhiviranja odnose se na: § identifikaciju odgovornog tijela kao tijela javne vlasti RH (tijelo javne vlasti kao autor ili izdavač dokumenta) § kategoriju službenosti dokumenta (dokument se odnosi na rad određene institucije) § strukturu/cjelovitost dokumenta (potrebni su identifikacijski podaci te cjelovit sadržaj) § domenu i format objavljivanja (. hr domena; različiti formati -. doc, . pdf, . xls, . ppt, . zip) AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
5 Preporuke za izradu elektroničkog dokumenta Problemi: - organizacija informacija na službenim web sjedištima - metapodaci Rješenje “Arhiviranje mrežnih stranica tijela javne vlasti Republike Hrvatske: Preporuke autorima i nakladnicima” ü Preporuke uključuju korištenje standarda Dublin Core AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
6 Preporuke za izradu elektroničkog dokumenta Potrebni identifikacijski podaci: § § naslov (glavni naslov, podnaslov, prijevod naslova) intelektualna odgovornost (naziv odgovornog tijela) podaci o izdanju i objavljivanju (mjesto i vrijeme izdanja, nakladnik, vrijeme objave, učestalost objavljivanja) materijalni opis (opseg sadržaja, identifikacijske oznake, numerirane stranice) AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
7 Primjer primjene metapodataka u elektroničkom dokumentu AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
8 Preporuke za izradu elektroničkog dokumenta Tehničke preporuke za izradu mrežnih izvora odnose se na: § § § linkove i navigaciju unutar web sjedišta (osnovni zahtjevi su da robot može prepoznati linkove na stranici koji vode na druge web stranice te da se koriste relativni linkovi kako bi prikupljene stranice bile pravilno povezane u arhivi) uporabu formi za navigaciju (navigacija pomoću formi nije poželjna praksa budući robotski programi nisu u mogućnosti slijediti linkove kroz web forme) dinamički generirane stranice (kompleksne web aplikacije i dinamički generirani linkovi mogu stvoriti poteškoće u prikupljanju budući se radi o velikom broju različitih URL-ova koji na različit način prikazuju iste podatke) Format dokumenta - PDF kao najpogodniji format za prikupljanje i dugotrajnu pohranu dokumenata AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
9 Broj prikupljenih dokumenata prema tipu dokumenta razdoblje 11/2004 – 11/2008 AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
10 Broj prikupljenih dokumenata prema tipu dokumenta razdoblje 2005. – 2008. (usporedba) AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
11 Objavljeni dokumenti na službenim web sjedištima Razlozi za nesrazmjer između broja prikupljenih i prihvaćenih dokumenata: § tehnički (AMD sustav prepoznaje isključivo promjene u tipu, veličini i datumu nastanka, pa će isti dokument biti prikupljen svaki puta kada se dogodi neka od navedenih promjena) § sadržajni (dokumenti koji svojim sadržajem ne odgovaraju definiciji javne dokumentacije ili su objavljeni na više web sjedišta, ne ulaze u daljnju obradu) § nepostojanje metapodataka unutar samoga dokumenta AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
12 Odnos prikupljenih i prihvaćenih dokumenata u DAMIR-u prema državnom ustroju razdoblje 01/2008 – 10/2008 Institucije Broj web sjedišta Broj prikupljenih dokumenata Broj prihvaćenih dokumenata % prihvaćenih Tijela državne vlasti RH 257 12242 1607 13% Ustanove javnog sektora 269 22273 565 3% 20 2585 1524 59% 345 10950 1678 15% 40 31 0 0% 984 48184 5374 11% Poduzeća od javnog interesa Jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave Diplomatsko-konzularna predstavništva RH Ukupno AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
13 Primjeri objavljenih dokumenata na službenim web sjedištima autor? naslov? vrijeme objave? a ic n a r st a etn nta č o p ume dok AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
14 Primjeri objavljenih dokumenata na službenim web sjedištima podaci važni za opis dokumenta AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
15 Primjeri objavljenih dokumenata na službenim web sjedištima autor? izdavač? AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
16 Primjeri objavljenih dokumenata na službenim web sjedištima autor? izdavač? mjesto i godina izdanja? AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
17 Primjeri objavljenih dokumenata na službenim web sjedištima početna stranica dokumenta autor? naslov? vrijeme nastanka? AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
18 Primjeri objavljenih dokumenata na službenim web sjedištima autor? izdavač? mjesto izdanja? AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
19 Primjeri objavljenih dokumenata na službenim web sjedištima početna stranica službenog glasnika tko je izdavač? AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
20 Primjeri objavljenih dokumenata na službenim web sjedištima početna stranica službenog glasnika vidljiv izdavač naslovnica? AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
21 Web sjedišta institucija s najvećim brojem objavljenih dokumenata razdoblje 01/2008 – 10/2008 Institucija Broj objavljenih dokumenata Broj prihvaćenih dokumenata % prihvaćenih dokumenata 1 Ministarstvo mora, prometa i infrastrukture RH 2768 9 0, 3 % 2 Ministarstvo zaštite okoliša, prostornog uređenja i graditeljstva RH 1901 24 1, 3 % 3 Ministarstvo poljoprivrede, ribarstva i ruralnog razvoja RH 1621 11 0, 6 % 4 Hrvatska narodna banka 1412 29 2, 1 % 5 Hrvatska gospodarska komora 1177 89 7, 5 % 6 Hrvatski sabor 1069 530 49, 6 % 7 Međimurska županija 1044 58 5, 5 % 8 Vlada Republike Hrvatske 869 388 44, 6 % 9 Prehrambeno-biotehnološki fakultet Sveučilišta u Zagrebu 810 1 0, 1 % 10 Varaždinska županija 573 146 25, 5 % AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
22 Web sjedišta institucija s najvećim brojem prihvaćenih dokumenata razdoblje: 01/2008 – 10/2008 Institucija Broj prihvaćenih dokumenata Hrvatski sabor 530 Vlada Republike Hrvatske 388 Predsjednik Republike Hrvatske 378 Šibensko-kninska županija 235 Sisačko-moslavačka županija 220 Krapinsko-zagorska županija 167 Varaždinska županija 146 Hrvatska gospodarska komora 89 Dubrovačko-neretvanska županija 88 Hrvatski centar za razminiranje 64 AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
23 Zaključak Korištenje standardiziranih formata dokumenata s ciljem: § lakšeg pronalaženja informacija i dokumenata § kvalitetnije prezentacije rada tijela javne vlasti § jednostavnijeg i bržeg protoka informacija i interoperabilnosti u sektoru koji uključuje izradu službenih dokumenata § lakšeg snalaženja unutar samoga dokumenta § bolje komunikacije između tijela i građana § dugotrajnog očuvanja elektroničkog gradiva AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
24 Hvala na pažnji! HIDRA didak@hidra. hr thorvat@hidra. hr AKM, Poreč, 26. -28. studeni 2008.
- Slides: 24