Prezentacja treci rozdziau 2 podrcznika I Flor Organizowanie

Prezentacja treści rozdziału 2 podręcznika I. Flor „Organizowanie pracy małych zespołów” (wyd. 2015). PLANOWANIE PRACY ZESPOŁU

Plan prezentacji 1. Definiowanie zadań cząstkowych. 2. Kolejność wykonania zadań cząstkowych. 3. Terminy wykonania zadań cząstkowych. 4. Harmonogram realizacji zadania.

Praca ludzi w organizacji �W każdej organizacji występuje pewna praca, którą trzeba wykonać, aby organizacja mogła osiągnąć swoje cele, np. : ◦ wyprodukować określoną liczbę produktów; ◦ wykonać określoną ilość usług; ◦ sprzedać określoną ilość towaru. � Pracę tę wykonują ludzie przy użyciu dóbr kapitałowych (maszyn, narzędzi, ziemi, informacji i wiedzy). � Pracę, która istnieje w organizacji, należy podzielić pomiędzy pracowników, przydzielając im do wykonania konkretne zadania.

Zadania i zespół Zadanie – to, co należy wykonać. � Zadanie indywidualne: ◦ takie, które może być wykonane przez jedną osobę. � Zadanie zespołowe: ◦ takie, którego wykonanie należy powierzyć wielu osobom, gdyż przerasta ono możliwości jednej osoby. � Pracownik, któremu przydzielono do realizacji zadanie zespołowe, musi zaplanować pracę zespołu, który będzie wykonywał przydzielone zadanie. Zespół – grupa ludzi wspólnie pracujących nad wykonaniem przydzielonego zadania.

Etapy planowania pracy zespołu 1. Zdefiniowanie zadań cząstkowych. 2. Określenie kolejności wykonania zadań cząstkowych. 3. Określenie terminów wykonania poszczególnych zadań cząstkowych. Zadanie cząstkowe – czynność lub zespół czynności, które mogą być wykonane przez jedną osobę przy jednym stanowisku pracy z wykorzystaniem jednego zestawu maszyn i narzędzi.

Definiowanie zadań cząstkowych

Kroki definiowania zadań cząstkowych 1. Wypisanie wszystkich czynności, które przychodzą nam do głowy, jako tych, które należy zrobić, aby wykonać zadanie. 2. Sprawdzenie, czy te same działania nie występują pod różnymi nazwami (czy się nie powtarzają). ◦ W przypadku czynności powtarzających się należy usunąć tę, która jest mniej precyzyjnie opisana. 3. Sprawdzenie, czy zakres wypisanych czynności nie nachodzi na siebie, tzn. czy nie zawierają one tych samych elementów, czyli czy są rozłączne. 4. Opracowanie ostatecznego zbioru zadań cząstkowych: ◦ ◦ Należy połączyć te czynności, które się da potraktować łącznie jako jedno zadanie cząstkowe. Pozostałe czynności (których nie da się połączyć) od tego momentu stają się samodzielnymi zadaniami cząstkowymi.

Kolejność wykonania zadań cząstkowych

1. Sporządzenie listy, na której znajdą się wszystkie zadania cząstkowe, uporządkowane w kolejności od zadania, które trzeba wykonać jako pierwsze, do zadania, które trzeba wykonać jako ostatnie. 2. Przeanalizowanie, czy poszczególne zadania cząstkowe zależą od wykonania zadań poprzednich: ◦ ◦ wskazanie zadań, które mogą być realizowane równocześnie; pozostałe zadania mogą być wykonane jedynie w przypadku zrealizowania zadania poprzedniego. � Uporządkowany pod względem kolejności oraz zależności pomiędzy poszczególnymi zadaniami cząstkowymi zbiór nazywamy procesem wykonania przydzielonego zadania. � Mapa procesu – graficzna prezentacja procesu.

Przykładowa mapa procesu Proces: produkcja broszury reklamowej

Terminy wykonania zadań cząstkowych

Sposób ustalania terminów poszczególnych zadań cząstkowych Krok 1. Sprawdzić termin wyznaczony na realizację całego przydzielonego zadania. � Od tego terminu będzie postępować wyliczanie wstecz poszczególnych terminów. Krok 2. Oszacować czas potrzebny na wykonanie zadania ostatniego w kolejności i odjąć ten czas od terminu wykonania całego zadania. Krok 3. Oszacować czas potrzebny do realizacji kolejnego zadania od końca i odjąć go od terminu wykonania zadania z poprzedniego punktu. W kolejnych krokach postępujemy tak jak w kroku 3, aż do pierwszego zadania cząstkowego.

Wyliczony termin rozpoczęcia przypada po dniu, w którym przeprowadzany jest proces planowania pracy

Wyliczony termin rozpoczęcia przypada przed dniem, w którym przeprowadzany jest proces planowania pracy Rozwiązanie A: skrócenie czasu potrzebnego do wykonania wybranych lub wszystkich zadań cząstkowych

Wyliczony termin rozpoczęcia przypada przed dniem, w którym przeprowadzany jest proces planowania pracy Rozwiązanie B: Wynegocjowanie przesunięcia terminu wykonania całego zadania z osobą przydzielającą zadanie

Porównanie rozwiązań A i B Zalety Osoba zlecająca wykonanie całego zadania nie dostaje Rozwiązanie A sygnału, że czegoś nie da się wykonać w wyznaczonym terminie. Rozwiązanie B Nie trzeba modyfikować szczegółów opracowanego wstępnie planu. Wady Wymaga dużo dodatkowej pracy związanej z analizą dotyczącą tego, które z zadań cząstkowych nadają się do skrócenia. Możliwość posądzenia osoby planującej przez osobę zlecającą zadanie o braki w kompetencjach.

Harmonogram realizacji zadania � Zbiorczy dokument określający kolejne zadnia, terminy ich wykonania oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie zadania (ostatni element wypełniany w kolejnym etapie organizowania pracy zespołu).