Pressemitteilungen als Kernstck der ffentlichkeitsarbeit Marianne Lehmann Leiterin

Pressemitteilungen als „Kernstück“ der Öffentlichkeitsarbeit Marianne Lehmann Leiterin Stabstelle Kommunikation

1. Öffentlichkeitsarbeit

Was gehört zur „klassischen“ Öffentlichkeitsarbeit? • Pressearbeit • Veranstaltungen • Infomaterial (Internet, digitaler Infobrief, Broschüren, Unternehmenszeitung. . . ) • Erreichbarkeit (Servicetelefon, E-Mail. . . ) • Bürgergespräche – insbesondere bei kritischen Themen • und, und. . .

Was bringt Öffentlichkeitsarbeit? • Das Veröffentlichen „richtiger“ Informationen kann eine negative/falsche Meinungsbildung häufig verhindern. • Kundenpflege • Ggb. Gebührenzahlern: Pflicht zu informieren • Imagepflege (Neues zeigen, Innovationen vorstellen, sich offen zeigen, kritische Themen offensiv angehen/ sich der Kritik stellen) • Transparenz • Kontakt – zum Bürger/Kunden, zum Auftraggeber, zur Politik, zu beauftragten Unternehmen und natürlich zur Presse • Größere Akzeptanz der jeweiligen Projekte bzw. des Verbandes/ des Unternehmens/ der Institution insgesamt

Warum macht es Sinn, das Repertoire der Öffentlichkeitsarbeit zu kennen - auch wenn man/frau nicht selber dafür verantwortlich zeichnet? • Öffentlichkeitsarbeit „anzustoßen“ fällt leichter, wenn deren Bandbreite bekannt ist. • Fachkenntnis in Kombination mit dem Wissen um die Varianten der Öffentlichkeitsarbeit ermöglicht die Einschätzung der Eignung eines Projektes für die Öffentlichkeitsarbeit. • Inhaltliche Aufbereitung der Fach-Themen für die Öffentlichkeitsarbeit kann gezielter erfolgen

2. Die Pressemitteilung als Kernstück der Öffentlichkeitsarbeit

Warum sind Pressemitteilungen so wichtig? • Weil annähernd jede Maßnahme der Öffentlichkeitsarbeit begleitet und gefördert werden kann durch eine Pressemitteilung – „Verstärkter-Effekt“ • Weil sie Qualität/Umfang/Richtigkeit der Berichterstattung positiv beeinflussen können • Weil sie eine Berichterstattung auch dann ermöglichen, wenn ein Journalist nicht selbst vor Ort war (optimal: Foto dazu!) oder keine Zeit/Möglichkeit zu umfangreicheren Maßnahmen besteht • Weil sie Neugier wecken können an der Arbeit des Absenders

Die geeigneten Themen • Innovationen • Angebote • Optimierungen • Veranstaltungen • Gebührenentwicklung • neue (neu aufgelegte) Informationsangebote • Kooperationen • neue Geschäftsfelder • . . . und, und. . .

Der gezielte Presseverteiler • Lokale Themen: gezielt an betroffene Lokalredaktionen und Gemeindeblätter • Generelle Themen: an einen flächendeckenden Verteiler • Fachthemen: geeignete Fachpresse

Der richtige Umfang • 1 -2 Seiten – mehr nicht • weniger ist oft mehr! • Die präzise Auswahl der Inhalte erfolgt durch den Verfasser, nicht durch den Journalisten! • Journalisten, die mehr wissen wollen, fragen nach und werden ggf. zum (Vor-Ort) Gespräch eingeladen.

Die Sprache • Inhaltlich korrekt, informativ, verständlich – aber nicht banal • Fachsprache auf ein Minimum beschränken • Sich in den Adressaten, den Leser hinein versetzen, der kein Fachmann ist, aber die Information aufnehmen soll • Umfangreiche technische Details machen fast nie Sinn – Ausnahme: Fachpresse • Frage: Was ist aus meiner Sicht wichtig und zugleich aus Lesersicht interessant/ von Bedeutung und nachvollziehbar?

3. Pressemitteilungen verfassen

Wichtige Kriterien: Die Pressemitteilung muss. . . • von der Aufmachung her direkt als solche erkennbar und das Thema umgehend erfassbar sein – Das gilt auch für den „Betreff“ bei Versand der EMail! • neu sein, d. h. noch nicht an anderem Ort veröffentlicht worden sein • aktuelle Themen behandeln • wertig sein, d. h. sie muss sich aus Sicht der Redaktionen und der Öffentlichkeit eine Nachricht wert sein • für die jeweilige Leserschaft von Interesse sein (s. Presseverteiler!) • „originell“ sein, d. h. keine Themen mehrmals verarbeiten – es sei denn, es haben sich für den Leser wichtige neue Aspekte ergeben

Was muss rein? Antworten auf die W-Fragen • Wer? • Wo? • Was? • Wie? • Wann? • Warum?

Generell gilt: Das Wichtigste zuerst! • Wenn alle in Frage kommenden W-Fragen im ersten Teil der Pressemitteilung abgearbeitet wurden, sind auch die wesentlichen Inhalte bereits transportiert. • So kann eine Meldung von hinten nach vorn gekürzt werden, ohne dass wichtige Inhalte verloren gehen.

Tipps zum Verfassen von Pressemitteilungen: • Dachzeile: Angabe vom Ort des Nachrichten. Absenders – zusätzlich Datum • Überschrift: knapp und prägnant die Hauptnachricht bringen • Ggf. Zwischenüberschriften (nur bei langen Meldungen) • Spitzmarke (= Ort der Handlung) – vor dem eigentlichen Text • Möglichst wenig Fachbegriffe, Fremdwörter und Abkürzungen verwenden • Nicht werten • Kurze Sätze • Verfasser = 3. Person • Möglichst wenig Hauptwörter mit der Endung auf –keit, -heit, und –ung • Aktiv schreiben • Absätze und Rand schaffen Übersichtlichkeit und lassen Raum zur Bearbeitung durch den Redakteur • Personen bei der 1. Nennung: Vor- und Zuname sowie Funktion, anschließend nur Familienname oder Funktion

Tipps zum Versand von PM: • Pressemitteilungen als Einladung zu Terminen: 10 Tage vor Termin versenden • Pressemitteilungen zu Ereignissen: am Termin versenden oder vor Ort ausgeben - Variante: Versand mit Sperrfrist • Bei Presseterminen darauf achten, ob alle Medienvertreter anwesend waren. Ansonsten: Pressemitteilung + Foto zusenden

4. . und jetzt zur Sache. . .

Beispiel 1: „Tag der offenen Tür“ auf der Kläranlage Überherrn

Einladung an die Bevölkerung

Meldung über/zur Veranstaltung

Ein ungewöhnliches Projekt

Eine unangenehme Nachricht, freundlich „verpackt“

5. „Verwendungsmöglichkeiten“ von Pressemitteilungen

Die 1: 1 – Wiedergabe (meist statt mit Namenskürzel mit dem Redaktionskürzel „red“ versehen) Beispiel: Berichterstattung zum Tag der offenen Tür auf der Kläranlage Oberesch (5. 9. 2006)

. . . dazu die Pressemitteilung

Pressemitteilung als Grundlage individueller Berichterstattung Beispiel: Berichterstattung über die Inbetriebnahme der Kläranlage Überherrn am 16. Juni 2007

. . . dazu die Pressemitteilung. . .

Fazit: • Pressemitteilungen garantieren, dass den Journalist. Innen die zur Berichterstattung benötigten wesentlichen Informationen in korrekter Form zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen. • Pressemitteilungen ermöglichen eine über spezielle Verteiler garantierte gezielte Vermittlung der Inhalte. • Pressemitteilungen wecken Interesse und schaffen Präsenz – ohne großen Aufwand zu verursachen.