Presentation ELin 2014 04 09 Earkiv Tjnsteman AllmnhetForskning

? Presentation E-Lin 2014 -04 -09

E-arkiv Tjänsteman Allmänhet/Forskning Söktjänst/E-tjänster Producenter Linköpings kommuns verksamheter W 3 D 3 Agresso Linweb Bygg-R Tjänsteman Treserva Ecos Övrigt från verksamheterna Ansvarsöverföring System för bevarande Stadsarkivet

Nyttor Långsiktig informationsförsörjning Ökad tillgängligheten för forskare Effektiv extern åtkomst Minska kostnader Effektiv intern åtkomst Ökad insyn och delaktighet

Rapporten Syfte: Att utreda möjligheterna för ett framtida E-arkiv i Linköpings kommun Målet: Att framställa en rapport som beskriver förutsättningarna i nuläget och föreslå inriktningen för framtiden

Förstudierapporten • Klar september 2013 • Fortsatt arbete mot ett sammanhållet e-arkiv • Tydliga strategier som är väl förankrade i hela organisationen • Förvaltningsfrågorna är viktiga inte bara IT-system utan även rutiner och organisation • Säkerheten kring informationen jätteviktig • Arkivredovisningen, en viktig byggsten i E-arkivet

Efter förstudierapporten • Infört arkivredovisningssystemet Klara • Förankrat förstudierapporten i verksamheterna • Diskussioner om eventuella samarbeten med andra myndigheter/kommuner • Pilot startad kring processorienterad arkivredovisning • Deltagit på nationella sammankomster kring ramavtal och Klassa • Utarbetat ”Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun”

Riktlinjer för digital arkivering • Syftet är att: Skapa rutiner och förutsättningar för en digital arkivering • Använt oss av Riksarkivets rekommendationer • Tagit hjälp av andra kommuner ex. Örebro och Vetlanda • Knutit riktlinjerna mot arkivreglementet för Linköpings kommun

Digital arkivering modell Ansvar Förvaltning Systemupphandling Arkivmyndighet Gallring Informationssäkerhet Filformat Systemdokumentation Överlämnande Mottagande Lagringsmedium/Förvaring Tillgängliggörande 8 System för bevarande

Ansvar Förvaltningarna/bolagen • Ansvarar för att informationen i verksamheten kan tillhandahållas i läsbart skick till dess att den överförs till långtidsarkivering • Ansvarar för att de fastställda riktlinjerna för digital arkivering följs • Ser till att den digitala informationen kan levereras till arkivmyndigheten i läsbart skick och enligt de instruktioner/tillämpningsanvisningar som fastställs • Står för de kostnader som kan uppkomma i samband med leverans till arkivmyndigheten.

Ansvar Kommunens arkivmyndighet (Stadsarkivet) • Bereder riktlinjer för digital arkivering • Ger instruktioner till förvaltningarna för digital arkivering enligt fastställda riktlinjer • Bevakar teknikutvecklingen vad gäller lagringsmedia och filformat för långtidsarkivering • Tar emot och tillgängliggör långtidsarkiverad information • Ansvarar för migrering/konvertering av långtidsarkiverad information

• Systemupphandling - Vid systemupphandling ska alltid riktlinjer för digital arkivering följas - Bevarandematerial ska inte långtidslagras i förvaltningarna • Gallring - Gallring utförs fortsatt i förvaltningarna - Material som överförs till system för bevarande ska gallras i förvaltningarna när leveransen är godkänd

• Informationssäkerhet - Regelbundna säkerhetskopior bör göras för att minimera risken för att information försvinner eller förstörs - Rätt behörighet till informationen, framförallt sekretessbelagd information

Filformat • Vägledande för valet av format är Riksarkivets föreskrifter och internationella arkivstandarder Kontorsdokument • PDF/A (SS-ISO 19005 -1: 2005) ODF (SS-ISO/IEC 26300: 2008) Databaser • XML • Sekventiella filer (ASCII eller UNICODE) med fast fält- och postlängd eller teckenseparerade fält Webbsidor • HTML 4. 0 eller senare (ISO/IEC 15445) • XML • PDF/A (SS-ISO 190051: 2005) q Mer utförligt beskrivning kommer att finnas i ”Instruktion/tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Systemdokumentation • En teknisk systemdokumentation - Tabeller - Relationer - Systemkrav • En verksamhetsbaserad systemdokumentation - Historik - Systemets funktioner - Hur det används av verksamheten i drift q Mer utförligt beskrivning kommer att finnas i ”Instruktion/tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering”

• Överlämnande - Så säkert som möjligt, speciellt vad gäller sekretessinformation - Överenskommelse mellan överlämnande förvaltning och arkivmyndigheten • Mottagande - Kontroll av läsbarhet och innehåll av mottagande arkivmyndighet - Gallring i verksamhetssystem - Informationsägare är nu arkivmyndigheten

• Lagringsmedium och förvaring - Kontinuerlig kontroll av informationens läsbarhet måste ske under hela kedjan från uppkomst till bevarande • Tillgängliggörande - Tillgänglig och sökbar information under hela kedjan - Sekretessbelagda uppgifter ska hanteras med särskild omsorg

Sammanfattning • För att Linköpings kommun ska kunna bevara och tillgängliggöra digital information behövs samsyn och delat ansvar mellan förvaltningarna och arkivmyndigheten

Plan framåt • Riktlinjer klart • Förankring/diskussion i verksamheten • Pilotprojekt verksamhetsbaserad arkivredovisning • Systemöversikt • Koll –tänkbara leverantörer av system för bevarande • Förbered kravställning system för bevarande • Själva eller samarbete? • Förvaltning/organisation e-arkiv?