Presentaciones Profesionales Jos Onofre Montesa Andrs Universidad Politcnica

Presentaciones Profesionales. José Onofre Montesa Andrés Universidad Politécnica de Valencia Escuela Superior de Informática Aplicada 2003 -2004 GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

¿Presentaciones? • Vamos a ver de que forma tenemos que abordar a una presentación. – La preparación. • Cómo obtener el material, • Conocer a los asistentes. . . – La realización. • Que hacemos nosotros. • Que hacen los otros. • Que mostramos. . . GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 1

Introducción • En la mayoría de los trabajos el ser humano actúa de forma colectiva. – Las personas debemos comunicarnos de forma efectiva. – El método más utilizado para comunicar temas de forma detallada es la presentación. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 2

Visión General • El tener claras las ideas no es suficiente • Hay que enviar el mensaje del modo en que mejor lo acepte la audiencia. – Los asistentes no están siempre interesados. – La retroalimentación es muy importante. • No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros” GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 3

Proyecto informático y presentaciones. • A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones. – Expresar y evaluar ideas. – Guiar las discusiones. – Inspirar al equipo. • Son una forma de impresionar a la audiencia. – Somos lideres y el resto de las personas lo necesitan GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 4

Las presentaciones y el P. I. Empresa de desarrollo Empresa Cliente Equipo de desarrollo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 5

Visón Global del Tema GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 6

Fases de una presentación. • Fijar el Objetivo. • Preparar la presentación. – Obtener la información. – Conocer a la audiencia. – Estructurar la información. • Presentar ante el público. – El presentador. – Atraer la Atención de la audiencia. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 7

Fijar el Objetivo. • Habitualmente el objetivo viene dado: – Pedro, la semana que próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto. – … Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 8

¿Para que una presentación? • ¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…? • ¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje? GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 9

Obtención de información y material base. • Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con: – Información publicada. • Investigación de escritorio. – Información no publicada. • • Experimentos. Entrevistas. Reuniones sobre el trabajo. Debates…. – Cúmulo de información. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 10

Conocer a la audiencia. • • Objetivos, Necesidades, Interés. Conocimiento de la materia. Nivel cultural (jergas) ¿Cuantos serán? GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 11

Estructurar el mensaje. – – – Apertura. Introducción. Cuerpo. Sumario Cierre • Es muy útil el hacer un Storyboard. – Tiempos, duración. . . – Se ven redundancias. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 12

Apertura. • Estamos en el mismo barco. • Entendemos y compartimos el problema. • Objetivo: – Obtener la atención. – Obtener su confianza. – Ser aceptados. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 13

Introducción. • • Interés en el tema. Temas a tratar. Porqué yo. Visión global de la exposición. Este asunto es de vital importancia Veremos los distintos aspectos. . . He trabajado en. . . Durante. . . y ahora. . . De que va todo esto, . . . Pues. . . GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 14

Cuerpo. • Puntos fundamentales, desarrollados. • Utilizar Ejemplos. • Hacer Resúmenes GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 15

Estructura el contenido • Hay que estructurar la presentación para que se pueda seguir. – – – Argumentación secuencial. Descomposición jerárquica. Orientada al problema y su solución. Piramidal. Bocata substancioso. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 16

Argumentación secuencial. • Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión. • Exposición monótona donde un tema lleva al otro. • Hacerlo bien es difícil. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 17

Descomposición jerárquica • El tema se descompone en subtemas y así sucesivamente. • Los libros. . . Capitulo, sección, párrafo. • Se comenta la estructura en cada tema. • • 1. ~~~. 1. 2. ~~~. 2. 1. ~~~. 2. 2. ~~~. . GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 18

Orientada al problema y su solución • Se plantea un problema y la situación. • Se muestran varias líneas de solución. – Ventajas e inconvenientes. • Se resume soluciones, pros y contras. • Se opta por una solución o se inicia una discusión. • Se suele presentar criterios. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 19

Piramidal • Se muestra toda la información por oleadas. • Como los periódicos o noticias TV. • Siempre toda la historia pero con más detalle. – Aumenta la receptividad. – Fácil de ajustar al tiempo. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 20

Bocata substancioso • • Comienzo - Medio - Final Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre. Introducción - Contenido - Conclusión. Esto se hace con cada sección. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 21

Sumario • Ser concisos. • Próximos pasos a dar. • Revisar si han quedado preguntas pendientes. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 22

Cierre • Impactar, que la gente lo recuerde. • Dar las gracias • Regresar a las ideas iniciales y ver como ayudara esto. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 23

Medios a utilizar: Objetivo • Reforzar el mensaje. • Explicar cosas que son difíciles de explicar verbalmente. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 24

Medios a utilizar • • Transparencias Copias y papeles Videos Música Olores… Objetos a dejar correr por la sala Muestras GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 25

Preparar las transparencias. • Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante. • Los títulos pueden ir en mayúsculas • El contenido en minúsculas. • Usar el color para impactar. • 6 líneas es una cantidad razonable GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 26

Probar el material • Realizar una prueba ante una persona conocida. – El del espejo es un conocido – El vídeo es otra alternativa. • Visitar la sala de exposición antes: – Acomodarse al lugar. – Conocer los interruptores…. – Probar el material audiovisual. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 27

Hacer la presentación ante el Público. • El local • El presentador: – La indumentaria, – El lenguaje no verbal. – El kit de supervivencia. • El auditorio – Hacer grupos visuales. – Ver que están cómodos. . . GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 28

El local • • Tamaño. Estructura del local. Posición del orador. Equipo de soporte. Persona de mantenimiento. Cerrar la puerta. Luz encendida. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 29

La Comunicación Interpersonal • “La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch • Credibilidad y mensaje inconsciente: – Verbal: las palabras que se dicen; 7% – Vocal: entonación, resonancia 38% – Visual: lo que se ve: cara, cuerpo 55% GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 30

Claves de la Comunicación Interpersonal • • • Comunicación Visual Postura y Movimiento Gestos y Expresión de la cara El Vestir y el Aspecto Voz y Entonación Lenguaje y Muletillas Atraer la atención del que escucha Humor Ser uno mismo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 31

Comunicación Visual • • • Mirar con sinceridad y sin titubear. Intimidad, Intimidación e Implicación Cinco segundos para mayor efectividad. No disparar la mirada. No parpadear lentamente. Incidencia del ángulo de la mirada. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 32

Postura y Movimiento • Pararse erguido, moverse suavemente y con naturalidad. • Mantenerse erguido • Observa la parte inferior de tu cuerpo • Utilizar la “posición preparada”. • Moverse. • Tener estilo propio. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 33

Gestos y Expresión de la cara • ¿Cómo te ven los demás? • Relájate y actúa con naturalidad cuando hablas – – Conoce tus hábitos Los ademanes nerviosos No puedes exagerar demasiado Sonríe 1/3 • La percepción es la realidad en el ojo del que mira GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 34

El Vestir y el Aspecto • Los 5 primeros segundos… • los 5 primeros minutos - 50% del efecto • 90% se nos ve ropa • 10% restante pelo, cara, manos son muy importantes. • Se propio, consciente. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 35

El Vestir y el Aspecto • Se propio – Valora la comodidad – Apropiado a las circunstancias • Consciente. – Colores – Peinados • ¿Por qué uso estos…? • Es mayor de lo que pensamos • Dice lo que tu sientes de ti mismo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 36

Voz y Entonación • • • Instrumento sonoro y resonante Atrae la atención Tu voz transmite energía El tono y la calidad, el 80% por tel. Variedad vocal. Leer… – genera monotonía. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 37

Lenguaje y Muletillas • Pausas y muletillas • Muletilla: ah…, esto…, … (No usarlas) • Pausas: recurso dramático (4 -5 segundos) • lenguaje directo • Lo intentare lo haré • Intentare conseguir una respuesta. . • Vocabulario, jerga, • Cambia muletillas por pausas. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 38

Atraer la atención del que escucha • Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS – Instante de interés total en la mente del que escucha. – Ups…, invitación a participar, una pregunta. . . GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 39

Atraer la atención • Mediante: – Estilo propio. – Interacción. – Contenido. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 40

Estilo propio. • Drama. – Sorprender con afirmaciones. – Elemento emocional, alegría, enfado. . . – Enfocar hacia la acción al finalizar. • Comunicación visual. • Movimiento: Cambio de lugar, avanzar. • Visuales: Variedad, Distintos tipos de material, Participación del público. . . GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 41

Interacción. • Preguntas. – Retóricas, votación, voluntarios. • Demostraciones. • Muestras – Divertirse con el publico. – Regalar cosas a los voluntarios. – Creatividad. . . Pero con buen gusto. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 42

Contenido. • Interés: – ¿En que beneficia? – Mi propio interés influye. • Humor: – Comentarios cálidos. – Humanizar. – Reírse de uno mismo. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 43

Humor • No cuentes chistes 100 -10 - 1. • Si historias y anécdotas. • Humanizar es humor. – Directo, abierto, amigable, … • Muestra la personalidad. • Tu sonrisa es lo que los otros ven. • La gente aprende mejor con humor. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 44

Ser uno mismo • A la gente le gusta encontrarse con una persona al otro lado. • Todos somos diferentes, con nuestras debilidades y fortalezas. – Estudiar nuestras debilidades y abordar la mejora. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 45

Bibliografía • Decker, B. , El arte de la comunicación, Editorial Granica. • Blair, G. , Starting to manage: the essential skills, IEEE, 1995. • Buckler, P. , Presentaciones eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo) GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 46