Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Processo Eletrônico FAQ # SEI PMPA Questões Freqüentes 2017 Leia também o Manual Básico do SEI para maiores detalhes sobre cada operação do sistema

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Tópicos Principais • Começando – Primeiros Passos • Montando um processo eletrônico • Consultando e analisando processos • Índice Remissivo Outras dúvidas / Informações / Contato

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Começando – Primeiros Passos • • • O que é o SEI? Para que é usado na PMPA? Quem tem acesso? Como posso me cadastrar? Como aprender a usar o SEI? Meu processo não está no SEI, como faço?

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Montando um processo eletrônico • • • Como identificar um tipo de processo? Quais são as informações iniciais do processo? O que é o nível de acesso? Como fazer / para onde enviar meu processo? Como digitalizar documentos em papel? Posso criar / usar modelos de documentos? Posso remover arquivos ou documentos? Quem pode assinar um documento? Como encaminho um documento para assinatura? Posso dar prazo em um processo? Um processo pode estar em mais de uma unidade? Posso anexar processos ou novos volumes?

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Consultando e analisando processos • • • Como receber um novo processo? Como incluir anotações / observações no processo? Como organizar processos na minha área de trabalho? Como distribuir processos na minha equipe? Como dar acesso a pessoa externa? Como localizar um processo? Como recuperar um processo que já foi enviado? Posso reaproveitar documentos do processo? Qual é a autenticidade de documentos eletrônicos? Como arquivar / desarquivar um processo eletrônico? Posso salvar cópia de um processo eletrônico?

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Índice Remissivo Acesso Externo Cadastro Editar documento Prazo Acompanhamento Especial Cancelar documento Especificação Relacionamento Andamento Certificação Estatísticas Restrito Anexar processo Ciência Excluir documento Retorno Anotação Correspondência Eletrônica Histórico Rotina de Trabalho Arquivamento Credencial Interessado Sei Assinatura Desarquivamento Manual do Usuário Sigiloso Assunto Digitalização Modelo Texto Padrão Atribuição Documento Externo Nível de Acesso Tipo de Processo Base de Conhecimento Documento Interno Pdf Usuário Externo Bloco de Assinatura Duplicar processo Pesquisa Zip

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração O que é o SEI ü SEI é Sistema Eletrônico de Informações, desenvolvido pelo Judiciário Federal e atualmente usado pelos mais diversos órgãos da administração pública brasileira. É um sistema on-line de registro e circulação de informações em meio inteiramente digital. Dispõe de recursos para a tramitação formal de documentos (assinatura eletrônica, numeração de documentos, histórico de tramitação, etc. ), necessários à formação de processos administrativos. Começando - Primeiros Passos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Para que é usado na PMPA Na PMPA, o objetivo do SEI é substituir todas as rotinas de trabalho que atualmente ocorrem através de processos administrativos em papel, eliminando a necessidade de uso do GPA (terminal Procempa). Também pode ser usado na padronização e formalização de rotinas que, por falta de meios adequados, funcionam hoje por meios informais (troca de e-mail, comunicação oral, etc. ). Não é objetivo do SEI substituir ou concorrer com sistemas já existentes que informatizam rotinas de trabalho específicas (ex. : Siat, Orquestra etc. ), salvo na existência de etapas dessas rotinas que exijam circulação de documentos e informações em papel – caso em que deverão ser substituídas pelo SEI. Começando - Primeiros Passos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Cadastrando-se como Usuário do SEI Na PMPA, o acesso ao SEI se dá por unidade de trabalho. Todos os usuários da rede PMPA - servidores, terceirizados, estagiários etc. - podem utilizar o SEI, desde que tenham seu cadastro solicitado por unidade de trabalho ativa no sistema. Não é possível usar o SEI sem ter acesso à rede. Unidades de trabalho – ou respectivas unidades de apoio – devem solicitar inclusão ou alteração de seus cadastros através do SEI, processo “SISTEMA SEI - Cadastro Usuários/Unidades”, utilizando o documento eletrônico “Formulário Cadastro SEI”. Devem ser cadastrados no SEI servidores que efetivamente operem processos eletrônicos por suas unidades de trabalho. Para consultar processos de interesse pessoal do servidor, deve-se solicitar acesso externo ao processo de interesse. Começando - Primeiros Passos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Aprendendo a usar o SEI A tela inicial do SEI disponibiliza a opção Para saber+, no menu superior, com tutoriais em vídeo sobre as principais funções do sistema. Na base de conhecimento do SEI (menu principal, à esquerda da tela), há um manual básico online (procurar por palavra-chave “manual básico”) com o passo a passo de cada operação necessária ao uso do processo eletrônico. Outros materiais podem ser encontrados na base de conhecimento (palavra-chave “material de ajuda”). A SMPG disponibiliza periodicamente oficinas presenciais sobre o SEI, para usuários já cadastrados, com divulgação das datas por e-mail e inscrição pelos RH’s. Nota: A oficina presencial não é pré-requisito para uso do SEI. O conteúdo programático da oficina está descrito no manual online. Devido ao grande número de usuários na PMPA, devem ser inscritos em oficina presencial apenas aqueles servidores que atuarão como multiplicadores de conhecimento em seus locais de trabalho. Começando - Primeiros Passos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Migrando para o SEI A PMPA tem migrado progressivamente diversos processos para o SEI. Alguns processos ainda não estão em uso no sistema, apesar de haver a necessidade. Quando for este o caso, entre em contato com a Administração do Sistema. Para incluir nova rotina de trabalho no SEI, são necessárias basicamente as seguintes etapas: • Identificar o assunto a ser tratado e descrever sua finalidade; • Identificar as unidades de trabalho envolvidas na atividade e, caso ainda não estejam integradas ao SEI, contatá-las para esse fim; • Relacionar documentos e formulários padronizados que serão utilizados; • Outras informações – base legal, condições, área responsável, etc. Nota: a participação em treinamento não é pré-requisito para migrar para o SEI. Começando - Primeiros Passos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Tipos de Processo no SEI O tipo de um processo, no SEI, é a informação que define que assunto será tratado por esse processo e, conseqüentemente, a rotina de trabalho a ser desenvolvida. É a primeira informação a ser dada quando se inicia um novo processo. Ao iniciar um processo, o SEI sugere uma lista dos tipos de processo mais usados por aquela unidade. Se necessário, pode-se ver também a relação completa de tipos existentes, em ordem alfabética. O tipo de processo é denominado sempre por um macro-tema (RH, Pagamento, Ação Fiscal etc. ) seguido do nome da rotina. Assim, rotinas que tratam de um mesmo tipo de atividade aparecerão sempre agrupadas. Para localizar um tipo de processo, utilize o menu principal, opção Administração / Tipos de Processo, e pesquise por palavra-chave (“afastamento”, “viagem”, “nota fiscal” etc. ). Não localizei o tipo de processo que eu preciso. Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Iniciando um processo no SEI Selecionado o tipo de processo, o usuário poderá acrescentar informações adicionais ao processo, as quais serão especialmente úteis para a localização do processo no futuro: • Especificação – funciona como um título e um complemento para o tipo selecionado, e será apresentada na tela principal do SEI ao passar o mouse por cima do número; Ex. : Tipo de Processo “Pagamento de Nota Fiscal” + Especificação “Empresa ZYX Janeiro” Informação na tela principal: [ Pagamento de Nota fiscal Empresa ZYX Janeiro ] • Assunto – informação para fins de classificação arquivística, já vem preenchida a partir da seleção do tipo do processo e não deve ser alterada, mas serve como critério de pesquisa; • Interessados – pessoas físicas ou jurídicas, internas ou externas à PMPA, que serão relacionadas ao processo para identificação ou localização futura. Ao digitar o nome de uma pessoa, o sistema a localiza no cadastro. Caso não esteja cadastrada, digitar nome completo, sem erros, e dar Enter. Veja também Níveis de Acesso. Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Níveis de Acesso O nível de acesso é identificado no momento que se inicia novo processo no SEI, e define que pessoas terão acesso às informações contidas nesse processo. A regra geral da PMPA é de acesso público, ou seja, qualquer usuário do SEI que saiba localizar o processo poderá ler seu conteúdo. O acesso restrito é previsto para casos em que apenas as unidades envolvidas na atividade devem ter acesso à informação. Mas todos os membros dessas unidades terão igual acesso ao processo. O acesso sigiloso é nominal, e cada pessoa que necessite intervir no processo deverá ser credenciada por outra pessoa. A primeira credencial é dada à pessoa que inicia o processo. Níveis de acesso diferentes de público devem ser previstos para o tipo de processo em uso. Ao salvar o processo, o usuário responsável deve informar a base legal que sustenta a restrição, a partir de um conjunto de hipóteses previstas no sistema. Saiba mais na Base de Conhecimento (palavra-chave “hipóteses legais”). Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Como fazer o processo Na PMPA, há diversas rotinas de trabalho que são realizadas através do SEI. A rotina é identificada pelo tipo de processo selecionado ao iniciar o processo, e determina – conforme o caso – documentação obrigatória, base legal, fluxograma de tramitação do processo e unidades responsáveis por cada tarefa, entre outras informações. Para rotinas de trabalho já mapeadas pelas áreas responsáveis, o SEI disponibiliza essas informações na Base de Conhecimento, que pode ser acessada a partir do botão “B” ao lado do número do processo. Também pode-se pesquisar bases de conhecimento a partir do menu principal e utilizando palavras-chave (ex. : “nota fiscal”, “afastamento”, “viagem”). As unidades podem encaminhar contribuições sobre suas rotinas de trabalho (manuais, fluxogramas, normas etc. ) para a Administração do Sistema incluir na base de conhecimento do SEI. Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Digitalização de Documentos Essas orientações se referem aos critérios adotados na PMPA para a digitalização de documentos externos a serem inseridos no SEI. Documentos do tipo “Externo” são todos aqueles salvos em arquivo a ser anexado ao processo (opção Incluir Documento / Externo). Deve-se utilizar, preferencialmente, o formato PDF, a fim de facilitar a visualização dos documentos e estabelecer um padrão. Digitalizações devem ser feitas em monocromático, com resolução de, no máximo, 300 dpi, com opção de OCR ativada, se disponível no seu equipamento. Se o original estiver “ótimo”, 200 ou 240 dpi serão suficientes. O Reconhecimento Óptico de Caracteres, ou OCR, é uma tecnologia que permite converter tipos diferentes de documentos, como papeis escaneados e arquivos em PDF, em dados pesquisáveis. Notas fiscais ou documentos coloridos em geral devem ser digitalizados em 100 dpi. Deve-se evitar digitalização colorida, sempre que possível. Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Modelos de Documentos Para elaborar documentos eletrônicos, pode-se começar com um documento em branco, a ser elaborado, ou utilizar modelos prontos, pelas seguintes formas: • Formulário padrão – modelos de uso geral da PMPA estão previstos no SEI e são encontrados a partir da opção “Incluir Documento”, na lista de tipos de documento, por ordem alfabética; Nota: inclusão de novos formulários deve ser solicitada à Administração do Sistema. • Documento modelo – após elaborar um documento, pode-se salvá-lo como modelo na área de trabalho da unidade, pela opção “Adicionar aos Modelos Favoritos”, dando um nome ao modelo; • Textos Padrão – a partir do menu principal, pode-se salvar textos padrão na área de trabalho da unidade. Ao incluir novo documento, após selecionado o tipo, deve-se selecionar como texto inicial “Texto Padrão”, “Documento Modelo” ou “Nenhum”. Em qualquer caso, o documento gerado pode ser editado pelo usuário. Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Exclusão de Documentos Para excluir documentos eletrônicos, deve-se estar com o processo aberto na unidade de trabalho e ser “proprietário” do documento. Além disso, um documento só pode ser excluído enquanto não for visualizado ou movimentado dentro do processo. Após visualização ou movimentação, o documento torna-se permanente e não pode mais ser excluído. Se não for válido, pode ainda ser cancelado – o documento continua existindo no processo, mas fica riscado e o usuário que cancelou deve registrar justificativa no histórico do processo. Para cancelar, é necessário também ter o processo aberto na unidade e ser proprietário do documento. O documento interno – criado dentro do SEI - não pode ser visualizado antes de estar assinado. Depois de assinado, ainda pode ser alterado (caso em que perderá sua assinatura) ou excluído desde que não tenha sido visualizado ou movimentado. Caso contrário, a certificação digital da assinatura torna-se permanente, mas a unidade geradora do documento ainda pode cancelá-lo. Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Assinando documentos eletrônicos Para assinar um documento eletronicamente, este deve ser gerado a partir do próprio sistema. Para documentos criados em outros aplicativos, pode-se usar o recurso de copiar e depois colar no editor do SEI. Usuários que tenham chaves públicas para certificação digital também podem certificar documentos externos em seus softwares de origem (Office, Acrobat etc. ) antes de anexar ao SEI. Usuários do SEI na PMPA devem ter permissão prevista para assinar documentos. Por regra geral, essa permissão é prevista para servidores do quadro e CC’s. Nesse caso, devem usar sua senha de login na tela do documento, opção “Assinar”. Podese utilizar também chaves públicas para certificar assinaturas digitais, mas é necessário antes solicitar liberação desse recurso à Administração do Sistema. Pessoas externas à rede PMPA também podem assinar documentos no SEI. Para isso, devem solicitar um cadastro de usuário externo e criar uma senha. Usuários externos só poderão assinar documentos para os quais receberem acesso pela unidade geradora do documento. Deseja coletar assinaturas de outros usuários? Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Coletando Assinaturas Para outras pessoas assinarem seu documento, observe as seguintes situações: • Outro usuário da mesma equipe – membros da equipe podem entrar no SEI, identificar na tela inicial o processo, selecionar o documento e assinar normalmente; • Usuário de outra equipe presente no local – qualquer usuário pode informar seu login e senha na tela de assinatura, no computador onde o documento está aberto; • Usuário de outra equipe distante do local – deve ser criado um bloco de assinatura (menu principal) para compartilhar documentos entre as duas unidades. Uma vez criado o bloco em uma unidade, documentos para assinatura da outra unidade devem ser inseridos nesse bloco. Depois, o bloco deve ser disponibilizado para assinatura. O proprietário do bloco pode acompanhar em sua tela quando seus documentos são assinados. Veja um passo a passo do uso de blocos de assinatura na base do conhecimento (palavra-chave “bloco de assinatura”). Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Prazo em processo no SEI Ao enviar um processo, há a opção retorno programado, onde se pode informar uma data como prazo para retorno do processo à unidade remetente. O uso dessa opção gera uma notificação na tela principal da unidade destinatária, onde constará a identificação do remetente, prazo e contagem de tempo restante. Se o prazo vencer, essa notificação fica vermelha. As unidades também podem fazer o controle de seus prazos a partir do menu principal, opção Retorno Programado. Nota: o retorno programado notifica a unidade destinatária, mas não a obriga a retornar o processo no prazo. Contudo, essa unidade fica obrigada a enviar o processo de volta para a unidade remetente. Caso necessite enviar para outras unidades, deverá usar a opção “manter processo aberto”, até que cumpra com o retorno. Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Processo em mais de uma unidade Um mesmo processo eletrônico pode estar simultaneamente em 2 ou mais unidades. A unidade que remete um processo pode selecionar várias unidades destinatárias e ainda manter o processo aberto para si mesma. Cada unidade que recebe o processo ganha acesso a incluir documentos e despachos. Aviso de Atualização – Todas as unidades em que um processo está aberto são avisadas pelo sistema quando há um novo documento e podem ver todos os documentos e despachos efetuados pelas demais. É interessante notar que um processo eletrônico não tramita de uma unidade para outra. Ele permanece sempre armazenado em um servidor de dados. Enviar o processo significa abrir um acesso para uma nova unidade acrescentar informações ao processo. Portanto, várias unidades podem ter acesso simultâneo ao processo, mas apenas acrescentar informações, nunca alterar ou suprimir informações das demais. Tudo o que uma unidade faz fica no histórico do processo e visível a todas as outras, organizado por ordem cronológica das ações. Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Relacionamento entre Processos Um processo relacionado, no SEI, é um processo que aparecerá sempre junto de outro, para consulta das unidades envolvidas. Ao abrir um processo em tela, os processos relacionados a ele aparecerão logo abaixo, independente de terem sido enviados a essa unidade. Processos relacionados funcionam como anexos, em caso de assuntos que devem ser tratados em conjunto, ou como novos volumes de um processo, para melhor organização da documentação. Também podem ser úteis para o envio de diferentes documentos a diferentes destinos a partir de um único processo, como um processo de pagamento com várias faturas, cada uma devendo ter aceite de uma unidade diferente. Um novo processo pode ser criado já relacionado a outro existente, pela opção “Iniciar Processo Relacionado” na tela do processo existente. Na opção “Relacionamentos do Processo”, pode-se incluir outros relacionamentos ou desfazer os já existentes. Montando um processo eletrônico

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Recebendo processos Na tela inicial do SEI, chamada Controle de Processos, estão relacionados os processos em aberto na unidade de trabalho do usuário. Processos em vermelho indicam que são novos naquela unidade e ainda não foram recebidos. Passando o mouse sobre cada número de processo, pode-se ver a descrição do que se trata o processo. Essa informação deve ser dada ao iniciar o processo, pela seleção do tipo de processo e pelo uso do campo Especificação – o qual funciona como um título para o processo. Clicando sobre um número, abre-se a tela do processo com seu conteúdo. Na opção Consultar Andamento estão todas as informações do histórico de tramitação – recomenda-se sempre consultar essa tela. Abaixo do número do processo, estão relacionados por ordem de inclusão os documentos do processo. Pode-se clicar sobre cada documento para ler seu conteúdo. Ao lado do número do processo, aparecerá normalmente um ícone “B”, que leva a orientações sobre como proceder com esse processo. Veja como fazer anotações ou distribuir processos na unidade. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Fazendo anotações Para processos constantes na tela inicial do SEI, chamada Controle de Processos, os membros da unidade podem incluir anotações e orientações. O ícone Atualizar Andamento permite inserir um texto (no máximo 2 linhas) diretamente no histórico do processo. Uma vez salva, essa mensagem não poderá mais ser alterada ou apagada, ficando visível a todos que tenham acesso ao processo. Anotações são mensagens que ficarão visíveis apenas na tela inicial da unidade como notificação junto ao processo. Outras unidades não veem essa informação. Membros da unidade podem alterá-la ou apagá-la. Não permanece no histórico. Nota: a opção “Prioridade” gera notificação vermelha na tela para indicar destaque. Selecionado um processo ou documento, pode-se usar o ícone Ciência, que registra no histórico do processo a data e hora que aquele usuário está dando ciência no documento ou processo. Ao lado dos documentos cientificados aparecerá o ícone de ciência para verificação dos demais usuários. Veja também como distribuir processos na unidade e organizar processos por marcadores. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Organizando marcadores Para processos constantes na tela inicial do SEI, chamada Controle de Processos, os membros da unidade podem incluir marcadores ou pontos de contole, sinalizadores coloridos que podem ser usados para agrupar processos por uma determinada categoria ou situação. Quando sob o cursor, apresentam sua descrição. Ficam visíveis apenas para a unidade, junto a cada processo. Outras unidades não veem essa informação. Membros da unidade podem incluir, alterar ou apagar, permanecendo um histórico de uso de marcadores e pontos de controle por processo para consulta apenas da unidade. Pontos de Controle são previamente definidos pelo sistema, para situações de uso geral. Sua criação, quando necessária, deve ser solicitada à Administração do Sistema. Marcadores são sinalizadores coloridos, podem ser definidos pelos próprios usuários (cor e descrição) para uso de cada equipe. Na tela inicial, pode-se consultar os processos agrupados por categoria de marcador. Marcadores e pontos de controle possuem históricos próprios, que podem ser consultados a partir do menu principal ou em cada processo. Veja também como distribuir processos na unidade e fazer anotações. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Distribuindo processos Os processos recebidos pertencem sempre à unidade para a qual foram enviados. Contudo, para organização interna do trabalho, podem ser distribuídos entre os membros da equipe através da operação Atribuir Processo. Apenas membros de uma mesma equipe podem distribuir processos entre si. Não é possível atribuir processo a pessoas de outras equipes. A atribuição tem o efeito de marcar o nome da pessoa escolhida junto ao número do processo na tela inicial e também no histórico do processo. Cada usuário pode, ao entrar na tela inicial, pedir a visualização apenas dos processos em seu nome. Qualquer membro da equipe pode, também, clicar sobre qualquer nome na tela para ver a relação de processos atribuídos àquele usuário. A atribuição trata apenas de organização interna e tem caráter informativo, não alterando o acesso dos demais membros da equipe ao processo. Veja também como organizar processos por marcadores e fazer anotações. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Acesso Externo Para que pessoas externas ao sistema possam acessar documentos e informações de processos eletrônicos, deve-se usar o recurso “Acesso Externo” a partir de cada processo. Por essa opção, é enviado um link por e-mail ao interessado, para que este possa consultar todo o conteúdo do processo online. Pode-se dar acesso em um mesmo processo a diferentes interessados, encaminhando e-mail a cada um. Para cada acesso, deve ser especificado prazo de validade em dias. O usuário que concede o acesso deve confirmar o envio do e-mail com sua senha de login. O acesso externo serve apenas para leitura, mas apresenta sempre todos os documentos e histórico de tramitação atualizados até o momento da consulta. Para que uma pessoa externa não tenha mais acesso ao processo, deve-se entrar na mesma tela, identificar o acesso a ser encerrado e clicar em “Cancelar”. Posteriormente, pode ser concedido novo acesso ao mesmo interessado, como novo prazo de validade. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Localizando um processo O SEI permite localizar um determinado processo de diversas maneiras: • Quando o número foi salvo em Acompanhamento Especial pela unidade, esta será a maneira mais fácil e rápida, a partir do menu principal; • Para processos com prazo para retorno, o menu Retorno Programado permite localizar e também controlar prazos em aberto ou alterar prazos dados a outras unidades; • Para processos com pontos de controle, o menu Pontos de Controle permite localizar e consultar os diferentes pontos de controle do processo naquela unidade. • O menu Pesquisa serve quando o processo não tem retorno nem acompanhamento, utilizando qualquer combinação de critérios para pesquisa, conforme as informações registradas no processo (tipo, especificação, etc. ); • O menu Estatísticas da Unidade permite pesquisar apenas pelo intervalo de datas em que o processo tramitou pela unidade (todos os números listados são links para ver a relação de processos). Sempre que aparecer um número de processo em qualquer das situações acima, clicando nesse número o conteúdo do processo abre na tela. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Recuperando um processo Ao enviar um processo, o SEI permite salvar o número desse processo para acompanhamento – esse número ficará salvo na área de trabalho da unidade, podendo ser consultado a qualquer hora, através do menu principal, opção Acompanhamento Especial. Pode-se localizar esse processo também por pesquisa, pelo número ou por qualquer outro dado que tenha sido informado ao sistema. A unidade que enviou o processo poderá, a qualquer momento que localizá-lo no sistema, utilizar a opção Reabrir, que abre novamente o processo nessa unidade de trabalho para incluir novas informações e enviar a outras unidades. No acompanhamento especial, membros da unidade também podem acrescentar observações a cada processo, alterá-las e mover os processos para grupos de acompanhamento especial, que funcionam como pastas, criadas pelos usuários na área de trabalho de sua unidade para separação interna dos processos. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Duplicando um processo O recurso de duplicar processo permite gerar um novo processo no SEI a partir de outro já existente, aproveitando a documentação deste. No momento da duplicação, o usuário pode selecionar aqueles documentos que serão reaproveitados. Nem todos os documentos de um processo podem ser duplicados em outros processos. Uma vez feita essa operação, o novo processo será totalmente independente do anterior, sem nenhuma geração automática de vínculo entre eles. Também é possível vincular documentos no SEI sem duplicá-los, incluindo links internos para esses documentos em outros. Veja também como salvar cópia de documento. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Autenticidade de Documentos e Despachos O sistema registra automaticamente, no histórico do processo, todas as ações que são executadas pelo usuário, como abertura e conclusão do processo, inclusão de documentos e despachos e o envio de uma unidade para outra. Em cada registro, constará a identificação do usuário responsável pela ação, sua lotação e a data e hora da ação executada. O usuário também pode acrescentar registros ao histórico, pela atualização de andamento. Documentos criados dentro do SEI podem ser assinados eletronicamente, utilizando a senha de usuário da rede PMPA, o que tem valor legal de assinatura, lembrando que a senha é de responsabilidade pessoal e intransferível. Documentos do SEI podem conter ainda links para outros documentos no sistema, inclusive arquivos externos anexados ao processo. Cada documento – interno ou externo – recebe um número de referência único, que o identifica no sistema e não pode ser alterado, o que garante também a autenticidade dos documentos referenciados em links. Esse recurso está disponível no Editor de Conteúdo. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Arquivar / Desarquivar Processos Um processo estar aberto em uma unidade significa que essa unidade pode acrescentar documentos e despachos a esse processo, que aparecerá na tela inicial Controle de Processos dessa unidade. O processo estar concluído significa que a unidade não tem mais acesso para acrescentar informações e o processo deixa de aparecer no controle de processos. O processo torna-se concluído quando se usa a opção Concluir Processo. A unidade que já teve acesso a um processo pode reabri-lo, localizando-o no SEI e identificando o ícone Reabrir. A conclusão ou reabertura de processo por uma unidade não interfere na tramitação desse mesmo processo em outras unidades em que ele esteja aberto, ficando cada ação registrada no histórico e disponível para consulta de todas as unidades. Uma vez que o processo eletrônico tramita, ou seja, outra unidade além da que o gerou recebe acesso, ele não será mais apagado do banco de dados. Mesmo após todas as unidades que o receberam terem concluído sua tramitação, ele permanece disponível online para consulta ou reabertura. Há diversas maneiras de localizar um processo já concluído. Não é necessário nenhum procedimento adicional para arquivamento ou encerramento do processo eletrônico. Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Salvando cópia de processo Um processo de acesso público está sempre disponível online para consulta, inclusive de pessoas externas. Mas, se for necessário fazer cópia offline de um ou mais documentos, o SEI permite as seguintes operações na tela do processo: • Enviar um ou mais documentos por e-mail – opção “Enviar Correspondência Eletrônica”, informando os dados do destinatário; • Salvar um ou mais documentos em pdf – opção “Gerar Arquivo PDF”; • Salvar um ou mais documentos em uma pasta zip – “Gerar Arquivo ZIP”. Para as duas últimas, o arquivo gerado deve ser salvo pelo usuário a partir de seu computador. Obs. : a geração em pdf também é útil para visualização rápida de processos com muitos documentos, abrindo o conteúdo do processo em forma de páginas seqüenciais e usando os recursos de leitura do Acrobat Reader (deve estar disponível no computador). Consultando e analisando processos

Prefeitura Municipal de Porto Alegre Secretaria Municipal de Administração Maiores Informações e Contato üSMA/CGMA – Administração SEI üRamal: 1670 üE-mail: administracaosei@sma. prefpoa. com. br Acompanhe também a divulgação de novas funcionalidades e dicas de uso do sistema no menu Novidades , na barra superior da tela principal do SEI-PMPA.