Prbaudes projektu stenoanas viets Airisa Budova Sabiedrbas attstbas
Pārbaudes projektu īstenošanas vietās Airisa Budova Sabiedrības attīstības projektu nodaļas vadītāja
Ietvars Ø MK 10. 02. 2016. noteikumi Nr. 77 «ES struktūrfondu un Kohēzijas fonda projektu pārbaužu veikšanas kārtība 2014 -2020. gada plānošanas periodā» Ø Vadlīnijas par ES struktūrfondu un Kohēzijas fonda līdzfinansētā projekta pārbaudēm 2014. -2020. gada plānošanas periodā Ø MK 16. 06. 2015. noteikumi Nr. 313 «Darbības programmas «Izaugsme un nodarbinātība» 9. 2. 2. specifiskā atbalsta mērķa «Palielināt kvalitatīvu institucionālai aprūpei alternatīvu sociālo pakalpojumu dzīvesvietā un ģimeniskai videi pietuvinātu pakalpojumu pieejamību personām ar invaliditāti un bērniem» 9. 2. 2. 1. pasākuma «Deinstitucionalizācija» īstenošanas nosacījumi SADARBĪBAS IESTĀDE – veic pārbaudes, lai gūtu pārliecību par finansējuma saņēmēja projektā veikto izdevumu pamatotību, atbilstību normatīvajam aktam par SAM īstenošanu un līgumam/vienošanās par projekta īstenošanu (t. sk. pārliecināties par iespējamās krāpšanas neesamību) un būtu pamats apstiprināt attiecināmo izdevumu summu. Mērķis - pārliecināties par finansējuma saņēmēja sniegtās informācijas faktisko atbilstību un projekta ieviešanas faktisko situāciju.
Kur meklēt informāciju par projektu īstenošanu 3
Palīgs finansējuma saņēmējam
Kad un kādas pārbaudes CFLA veic? Ø Pirms-līguma/vienošanās pārbaude Ø Pārbaude projekta īstenošanas laikā Ø Pārbaude pēc projekta pabeigšanas
Pārbaužu veidi PLĀNOTĀS PĀRBAUDES ĀRPUSKĀRTAS PĀRBAUDES Par plānotajām pārbaudēm CFLA informē 5 darba dienas pirms pārbaudes veikšanas
Kur var veikt pārbaudi? Ø Pie finansējuma saņēmēja Ø Pie sadarbības partnera Ø Pie gala saņēmēja
Pārbaude projekta īstenošanas laikā Maksājumu pamatojošā dokumentācija, grāmatvedības uzskaite, dubultais finansējums, ieņēmumi Kontroles sistēma, dokumentācijas uzglabāšana, vizuālā identitāte, horizontālā principa ievērošana, iepirkumu atbilstība Atbilstība projektam, līgumu faktiskā izpilde Projekta ietvaros radīto materiālo vērtību, vienību fiziska pārbaude (kvalitāte, apjoms, atrašanās vieta, izmantošanas mērķi)
Dokumenti, kuri parasti tiek pakļauti pārbaudei (I) HORIZONTĀLIE: Ø Vienošanās par projekta īstenošanu Ø Maksājuma pieprasījumi Ø Projekta vadības un īstenošanas personāla dokumenti Ø Lietvedības organizācijas dokumenti Ø Grāmatvedības sistēmas dati Ø Pamatlīdzekļu uzskaites reģistri / kartiņas Ø Iepirkuma norises dokumentācija Ø Noslēgtie līgumi projekta ietvaros Ø Rēķini / Pavadzīmes Ø Pieņemšanas – nodošanas akti Ø Bankas kontu izraksti / Maksājumu uzdevumi Ø Nodevumi Ø Preses relīzes/publikācijas mājas lapā/ publikācijas laikrakstos 9
Dokumenti, kuri parasti tiek pakļauti pārbaudei (II) ATBILSTOŠI SAM NOSACĪJUMIEM: v Ar izvērtēšanas procesu saistītā dokumentācija ü Personas atbilstība mērķa grupai ü Personas izteiktā vēlme par dalību projektā ü Individuālais atbalsta plāns v Ar sniegtā pakalpojuma nodrošināšanu saistītā dokumentācija ü Klienta lieta, kurā iekļauti dokumenti atbilstoši MKN 313 un/vai MKN 338 noteiktajam Piemēram: «Atelpas brīdis» pakalpojums • Iesniegums par pakalpojuma piešķiršanu • Pārstāvniecības tiesību apliecinošs dokuments • VDEĀK atzinums par īpašas kopšanas nepieciešamību • Ģimenes ārsta izsniegta izziņa par veselības stāvokli • Sociālā dienesta lēmums par pakalpojuma piešķiršanu
Dokumenti, kuri parasti tiek pakļauti pārbaudei (III) ATBILSTOŠI SAM NOSACĪJUMIEM: v Ar pakalpojuma sniedzēju saistītā dokumentācija ü Ja pakalpojums tiek iepirkts: - Iepirkuma dokumentācija (t. sk. cenu aptauja); Pakalpojuma līgums; Rēķins; Pieņemšanas nodošanas akts; Apliecinājums par pakalpojuma saņemšanu; Konta izdruka / maksājuma uzdevums; U. c. ü Ja pakalpojumu nodrošina pašvaldības izveidots pakalpojuma sniedzējs: - Pašvaldības saistošie noteikumi ar cenrādi; - Rēķins (ja attiecināms); - Apliecinājums par pakalpojuma saņemšanu; - Konta izdruka / maksājuma uzdevums (ja attiecināms) !Pakalpojuma sniedzējam ir jābūt reģistrētam atbilstošā reģistrā
Informatīvais plakāts Ø jāizvieto sabiedrībai labi redzamā vietā Ø jābūt salasāmai tekstuālajai informācijai Ø ja projekta īstenošanas laikā tiek bojāts, jānodrošina tā atkārtota uzstādīšana
Vizuālās identitātes prasības ü Jānodrošina, lai personas, kuras piedalās pasākumā, būtu informētas par ES fondu sniegto finansējumu projekta īstenošanai ü Projekta ietvaros sagatavotajiem administratīvajiem dokumentiem nav piemērojama prasība izvietot vizuālo elementu ansambli
E-dokumentu glabāšana • Elektroniskā dokumenta saglabāšanā jānodrošina: Ø Fiziskā saglabāšana - lai tas būtu fiziski nebojāts, atverams Ø Pieejamības saglabāšana – lai tas būtu nolasāms Ø Saprotamības saglabāšana – lai tas būtu saprotams § Elektroniskos dokumentus parakstītus ar elektronisko parakstu var uzglabāt iestādes izvēlētās drošās vietās (datorā, ārējos datu nesējos. CD, USB atmiņā u. c. , informācijas sistēmās, slēgtās sistēmās, piemēram Intranet, datu centros, serveros, interneta vietnēs utt. ) § Drošībai var veidot arī vairākas rezerves kopijas un glabāt tās dažādās vietās Elektronisko dokumentu likums MK 28. 06. 2005. noteikumi Nr. 473
Dokumentu glabāšanas laiks v Eiropas Parlamenta un Padomes Regula Nr. 1303/2013 nosaka ar projekta īstenošanu saistīto dokumentu glabāšanu - divus gadus, kas sākas 31. decembrī pēc to pārskatu iesniegšanas, kuros ir iekļauti pabeigtās darbības galīgie izdevumi. v Vadlīnijas nosaka, ka CFLA informē finansējuma saņēmēju par attiecīgā projekta dokumentācijas glabāšanas termiņu pēc noslēguma maksājuma veikšanas finansējuma saņēmējam saskaņā ar Regulā Nr. 1303/2013 noteikto. v Administratīvā dokumentācija tiek glabāta atbilstoši saistošajiem ārējiem normatīvajiem aktiem.
Pārbaudes rezultāts Pozitīvs Nav konstatēti pārkāpumi vai konstatētie pārkāpumi nav būtiski un nevar ietekmēt projekta mērķu sasniegšanu Var būt ieteikumi Ar iebildumiem Ir konstatēti pārkāpumi, bet tos ir iespējams novērst Negatīvs Piemēram, uz vietas nav pieejama visa dokumentācija Ir konstatēti tādi pārkāpumi, kurus nav iespējams novērst un kuri var ietekmēt projekta mērķu sasniegšanu. Ir konstatēti neatbilstoši veikti izdevumi - radītas finansiālas sekas projektā Piemēram, pieprasa atmaksu par faktiski nesniegtiem pakalpojumiem, veikto iepirkumu pārkāpumi
Pārbaužu dokumentēšana ØFoto fiksācija (vizuālās identitātes un ar projekta īstenošanu saistītās dokumentācijas) ØPārbaudes akts (divos eksemplāros)
* GDPR – General Data Protection Regulation / Vispārīgā datu aizsardzības regula * ES fondi – Eiropas Reģionālās attīstības fonds, Eiropas Sociālais fonds, Kohēzijas fonds
CFLA - personas datu pārzinis Veic datu apstrādi projektu īstenošanas uzraudzības un kontroles procesā, lai nodrošinātu projektu mērķu un iznākuma rādītāju sasniegšanas uzraudzību saskaņā ar normatīvajos aktos noteikto, t. sk. ES fondu projektu e-vides jeb KPVIS izmantošanā.
LABĀ PRAKSE citos projektos (I) Projekta īstenotāji: ØIr izstrādājuši skaidras un viegli saprotamas atskaišu formas ar paskaidrojumiem ØVeic sadarbības partneru iepirkumu dokumentācijas pārbaudes pirms iepirkumu izsludināšanas un līgumu slēgšanas ØIr izstrādājuši informatīvos materiālus par pakalpojumu saņemšanas nosacījumiem mērķa grupām un pakalpojumu nodrošināšanas nosacījumiem sadarbības partneriem ØSabiedrības informētībai par projekta īstenošanu ir izveidojuši atsevišķas interneta vietnes ØAr preses relīžu starpniecību nodrošina sabiedrības informētību par projekta aktuālajiem procesiem ØOrganizē pastāvīgas tikšanās par projekta progresu vai kavējošiem faktoriem ar sadarbības partneriem
LABĀ PRAKSE citos projektos (II) Pašvaldībās: Ø Ir deleģēts pārstāvis projekta vadītājs / koordinators Ø Tiek sniegts administratīvais atbalsts: - juridiskajos jautājumos – iepirkumu organizēšanā, līgumu slēgšanas procesā - lietvedības jautājumos - projekta dokumentācijas uzturēšanā un lietu nomenklatūras sagatavošanā Ø Ir noteiktas datu aizsardzības kārtības, kuras tiek ieviestas projekta līmenī Ø Ir izveidota nodrošināto pakalpojumu uzskaites kārtība POZITĪVI, ka Ø Ir uzsākta vairāku jaunu pakalpojumu sniegšanas nodrošināšana Ø Notiek pieredzes apmaiņa starp sociālo dienestu pārstāvjiem
IETEIKUMI (I) v Informēt sadarbības partnerus par aktualitātēm projekta īstenošanā v Sniegt nepieciešamo atbalstu sadarbības partneriem sekmīgākai projekta īstenošanai v Sniegt sadarbības partneriem papildus informāciju par pakalpojumu sniegšanas iespējām projekta ietvaros, izskatot alternatīvas iespējas, piem. , viena pakalpojuma sniedzēja piesaistīšana vairākām pašvaldībām v Informēt sadarbības partnerus par dokumentu glabāšanas nosacījumiem, atbilstoši noslēgtās vienošanās ar aģentūru prasībām v Sekot līdzi sadarbības partneru atskaišu iesniegšanas termiņiem, atbilstoši iekšējās procedūrās/kārtībās noteiktajam, nepieciešamības gadījumā veicot attiecīgus grozījumus
IETEIKUMI (II) v Sekot līdzi sadarbības partneru atskaišu iesniegšanas termiņiem, atbilstoši iekšējās procedūrās/kārtībās noteiktajam, nepieciešamības gadījumā veicot attiecīgus grozījumus v Sekot līdzi, lai sadarbības partneru iesniegtās atskaites tiktu saskaņotas un izdevumi kompensēti, atbilstoši sadarbības līgumu un SAM MKN nosacījumiem, kā arī iekšējās procedūrās/kārtībās noteiktajiem termiņiem v Skaidrot sadarbības partneriem izdevumu kompensēšanas nosacījumus, ņemot vērā SAM MKN nosacījumus, lai mazinātu neatbilstoši veikto izdevumu rašanos un nodrošinātu vienotu interpretāciju v Izlases veidā veikt pārbaudes pie sadarbības partneriem, lai gūtu pārliecību, ka pakalpojumi tiek sniegti saskaņā ar nozares MKN nosacījumiem
IETEIKUMI (III) v Nodrošināt, ka uz visām ar projektu saistīto lietu mapēm ir norādīti atbilstoši dokumentu glabāšanas termiņi v Nodrošināt, ka klientu lietās ir pieejama visa ar projektu saistītā dokumentācija, piemēram, sabiedrībā balstīto sociālo pakalpojumu piešķiršanas un nodrošināšanas pamatojošie dokumenti v Nodrošināt vizuālās identitātes un publicitātes prasības v Pakalpojumu līgumos izpildes nosacījumus noteikt, atbilstoši pakalpojuma specifikai
Paldies!
- Slides: 25