Praxis Tipps bei organisatorischen nderungen Stand 042019 Projekt

Praxis Tipps bei organisatorischen Änderungen Stand 04/2019

Projekt Organisationsentwicklung Infos und Tipps bei organisatorischen Änderungen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Struktur Funktionen Bestellungen/ Vollmachten (Erteilung, Widerruf) Kontierungsobjekte Globalbudget (Kostenstellen, Innenaufträge) Kontierungsobjekte Drittmittel (Kostenstellen, Innenaufträge) Freigabe- Berechtigungen (Urlaube, Dienstreisen, Bestellungen/Rechnungen/ Eingangsrechnungen, Insight) Buchhaltung (Rechnungen, Reisen) Personal (Zuordnungen, Veränderungen von Zuordnungen/ organisatorischer Wechsel) TISS (Zusatzfunktionen, Adressbuch, Mitarbeiter_innenwechsel/weitere Mitarbeiter_innen, Lehre, up. TUdate und TUphone Eingabemasken, Projektdatenbank/Projektbewertung, Forschungsportal, Publikationsdatenbank, ) TU. it (TU Phone, Up. TUdate, TUfiles) 2

Übersicht Struktur und Funktionen ZENTRALER BEREICH 3

Übersicht Struktur und Funktionen FAKULTÄT 4

Strukturänderungen / Leitung / Vollmacht Strukturänderungen o Bestellung Leiter o Abberufung Leiter o Erteilung Vollmacht o Widerruf Vollmacht 5

Strukturänderungen Formular Strukturänderung ü Für jegliche Änderung der Struktur (auch Namensänderungen) sowohl im Zentralen Bereich als auch im Fakultätsbereich bitte ausschließlich dieses Formular verwenden https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/universitaetsentwicklung_und_ qualitaetsmanagement/Dokumente/Formular_Strukturelement. pdf ü Bei Änderungen der Struktur im Fakultätsbereich muss auch die Stellungnahme des Fakultätsrats angeschlossen sein Übermittlung Formular an organisationsaenderung@tuwien. ac. at Hinweis: Das Formular muss vollständig ausgefüllt und von allen Beteiligten unterfertigt sein. Allfällige Beilagen sind anzuschließen. Die Übermittlung kann auch per E-Mail erfolgen. 6

Strukturänderungen Dauer der Umsetzung von Strukturänderungen ü Neueinrichtungen/Umbenennungen: ab Rektoratsbeschluss 1 Monat Vorlauf bis zum nächsten Monatsersten ü Veränderungen/Auflösung: ab Rektoratsbeschluss 3 Monate Vorlauf bis zum 1. 9. des Jahres ü Bei Organisationsplanänderungen (Änderungen Fakultät, Institut, Abteilung) sind die Gremien Senat und Universitätsrat zu befassen Hinweis: Gremien bei der Planung berücksichtigen Bei Fragen Ø Abteilung Universitätsentwicklung und Qualitätsmanagement, Karoline Rasl Ø Fachbereich Assistenz und Sekretariat, Evelin Prentinger 7

Leitung / Vollmacht Bestellung Diese erfolgt aufgrund der Vorschriften in der Struktur und Governance RL https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/universitaetsentwicklung_un d_qualitaetsmanagement/Dokumente/Richtlinie_Struktur_und_Governance. pdf Nähere Informationen siehe auch https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/universitaetsentwicklung_un d_qualitaetsmanagement/Dokumente/Organisationshandbuch_Struktur_und_Gover nance_27112018. pdf Vollmachtserteilung Dafür ist ausschließlich folgendes Formular zu verwenden https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/universitaetsentwicklung_un d_qualitaetsmanagement/Dokumente/Antrag_Erteilung_Vollmachten. pdf Übermittlung Formular an Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement Hinweis: Das Formular muss vollständig ausgefüllt und von allen Beteiligten unterfertigt sein. Allfällige Beilagen sind anzuschließen. Die Übermittlung kann auch per E-Mail erfolgen. 8

Leitung / Vollmacht Abberufung/Rücktritt Diese/dieser erfolgt aufgrund der Vorschriften in der Struktur und Governance RL https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/universitaetsentwicklung_und _qualitaetsmanagement/Dokumente/Richtlinie_Struktur_und_Governance. pdf Nähere Informationen siehe auch https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/universitaetsentwicklung_und _qualitaetsmanagement/Dokumente/Organisationshandbuch_Struktur_und_Governa nce_27112018. pdf Widerruf Vollmacht Dafür ist ausschließlich folgendes Formular zu verwenden https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/Datenschutz_und_Dokumente nmanagement/Antrag_Widerruf_Vollmachten. pdf Übermittlung Formular an Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement Hinweis: Das Formular muss vollständig ausgefüllt und von allen Beteiligten unterfertigt sein. Allfällige Beilagen sind anzuschließen. Die Übermittlung kann auch per E-Mail erfolgen. 9

Leitung / Vollmacht Hinweis: Die Erteilung/Widerruf von Vollmachten erfolgt durch die Rektorin. Die Vollmacht ist erst ab diesem Zeitpunkt wirksam. Bei Fragen ØEinbringung von Anträgen: Abteilung Datenschutz und Dokumentenmanagement, Christina Thirsfeld ØInhaltliche Fragen zu Vollmachten: Fachbereich Forschungs- und Transfersupport, Peter Karg Siehe auch https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/Datenschutz_und_ Dokumentenmanagement/Paragraph__26_27_und_28_Universitaetsgeset z_2002__UG__. pdf Fragen zu Rechnungen: Quästur 10

Projektvollmachten/Projektdatenbank Projektvolumen in EUR exkl. Mw. St. (nicht Fördersumme) Projekt intern einreichen Ressourcen bestätigen und Projekt intern genehmigen Notizen < 10. 000 PL Fo. BL Erteilung Projektvollmacht durch Rektorin PL = Fo. BL IL, wenn PL = Fo. BL PL Fo. BL (immer möglich für Dekan IL/AL, Fo. BL/Fa. BL) PL=Fo. BL IL (immer möglich für Dekan) PL IL PL = IL Siehe Zusatzregelung (immer möglich für Dekan) PL IL PL = IL od. Dekan Siehe Zusatzregelung 10. 001 - 100. 000 100. 001 - 400. 000 > 400. 000 Zusatzregelung Unabhängig von Projektvolumen Wenn PL = IL IL Dekan Wenn PL = Dekan IL Dekan, wenn Dekan = IL, dann VR Forschungs-vollmacht bis 100. 000 Vertragsfreigabe VR Forschung und Innovation "4 -Augen-Prinzip" 11

Projektvollmachten/Projektdatenbank Bei Fragen ØInhaltliche Fragen zu Vollmachten: Fachbereich Forschungs- und Transfersupport, Peter Karg Siehe auch https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/Datenschutz_und_Dok umentenmanagement/Paragraph__26_27_und_28_Universitaetsgesetz_2002 __UG__. pdf Fragen zur Projektdatenbank: Fachbereich Campus Software Development, Wolfgang Spreicer 12

Weiterführende Informationen • Handbuch zur Struktur und Governance https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/universitaetsentwick lung_und_qualitaetsmanagement/Dokumente/Organisationshandbuch_Str uktur_und_Governance_27112018. pdf • Informationsveranstaltungen finden Sie unter https: //www. tuwien. at/tu-wien/organisation/zentraleservices/personalentwicklung/aus-und-weiterbildung/ • Richtlinie Struktur und Governance https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/dienstleister/universitaetsentwick lung_und_qualitaetsmanagement/Dokumente/Richtlinie_Struktur_und_Go vernance. pdf 13

Projekt Organisationsentwicklung 4. Strukturänderungen – neue Stammdaten im SAP Globalbudget Jede Strukturänderung zieht eine Bearbeitung bzw. Neuanlage der SAP Stammdaten (Profit Center, Kostenstelle, Innenaufträge) nach sich. Bedingt dadurch, dass Zusammenlegungen, Splittungen, Schließungen mit einem erheblichen Aufwand verbunden sind, bedarf es in diesen Fällen einer längeren Vorlaufzeit, wodurch sich abhängig von der Art der Strukturänderung unterschiedliche Fristen ergeben. A Neueinrichtung eines Strukturelements (neue OE, FAB|FOB, FAG|FOG) Frist: Monatlich nach Beschlussfassung B Änderung an einem bestehenden Strukturelement ohne Ressourcenverschiebung (z. B. : Namensänderungen) Frist: Monatlich nach Beschlussfassung C Änderung an einem bestehenden Strukturelement mit Ressourcenverschiebung (inkl. Auflösung) Ressourcenverschiebung bedeutet, dass mit der Änderung Neuzuordnung von Personal oder anderer Ressourcen verbunden ist. Frist: 3 Monate Vorlaufzeit ab Beschlussfassung |Stichtage: Fakultäten 01. 09 | zentraler Bereich: 01. 01 Bei jeder Änderung wird wie schon im OE Projekt, ein Formular ausgeschickt, wo für alle Fachabteilungen, notwendigen Informationen wie z. B: Stammdaten und|oder Personalzuordnungen, etc. abgefragt werden. Das retournierte Formular ist wieder die Grundlage für die weitere Bearbeitung. Kontakt: Elisabeth Schmid-Müllegger | Finanzen | FAB Controlling elisabeth. schmid-muellegger@tuwien. ac. at | DW: 407203 14

Projekt Organisationsentwicklung 4. Strukturänderungen – neue Stammdaten in SAP Globalbudget (2) Sie erhalten das gewohnte Formular mit der Bitte um Zuordnung der SAP Stammdaten, Personaldaten, TU Phone Beauftragte. TO DO: Regelmäßiges Update auf unserer Website holen Kontakt: Elisabeth Schmid-Müllegger | Finanzen | FAB Controlling elisabeth. schmid-muellegger@tuwien. ac. at | DW: 407203 15

Projekt Organisationsentwicklung 5. Strukturänderungen – Kontierungsobjekte im Drittmittel-Bereich (1/3) Jede Strukturänderung zieht eine Bearbeitung bzw. Neuanlage und Abrechnung der SAP Stammdaten (Projekt. Innenaufträge, Sammler, V-Innenaufträge) nach sich. Je nach dem um welche Art der Strukturänderung es sich handelt, hat der Fachbereich Projektcontrolling und – support folgende Arbeiten durchzuführen. A Neueinrichtung eines Strukturelements (neue OE, FAB|FOB, FAG|FOG) Ø Anlage neuer Sammel- und V-Innenaufträge für alle Ebenen des neuen Strukturelements (neue OE, FOB, FOG) Ø Frist: Monatlich nach Beschlussfassung B Änderung an einem bestehenden Strukturelement ohne Ressourcenverschiebung (z. B. : Namensänderungen) Ø Änderung der Bezeichnung der bestehenden Sammel- und V-Innenaufträge Ø Änderung der Verantwortlichen der bestehenden Sammel- und V-Innenaufträge Ø Frist: Monatlich nach Beschlussfassung 16

Projekt Organisationsentwicklung 5. Strukturänderungen – Kontierungsobjekte im Drittmittel-Bereich (2/3) C Änderung an einem bestehenden Strukturelement mit Ressourcenverschiebung (inkl. Auflösung) Ressourcenverschiebung bedeutet, dass mit der Änderung Neuzuordnung von Personal oder anderer Ressourcen verbunden ist. Basis für die Änderung ist das Formular „Struktur-Excel“ , im welchen alle aktiven Sammel- und V-Innenaufträge vom Institut dem neuen Strukturelement zuzuordnen sind. Ø Anlage neuer Sammel- und V-Innenaufträgen, einzeln für alle Ebenen des neuen Strukturelements (Institut, FOB, FOG) Ø Anlage neuer Projekt-Innenaufträge für jedes zum Stichtag aktive § 26 - oder § 27 -Projekt. • Diese neuen Projekt-Innenaufträge werden in jenen Strukturelementen (FOG/FOB, bzw. auf Instituts-Ebene) angelegt, welchen auch die Projektleitung lt. „Struktur-Excel“ zugeordnet wurde. • Die Bezeichnungen der Projekt-Innenaufträge bleibt unverändert. Ø Abrechnung der zum Stichtag aktiven Sammel- und V-Innenaufträge auf die Sammel- und V-Innenaufträge des neuen Strukturelements, entsprechend der Zuordnung der einzelnen Innenaufträgen lt. dem „Struktur-Excel“. Ø Abrechnung der zum Stichtag aktiven Projekt-Innenaufträge auf die Projekt-Innenaufträge des neuen Strukturelements. Ø Frist: 3 Monate Vorlaufzeit ab Beschlussfassung |Stichtage: Fakultäten 01. 09 | zentraler Bereich: 01. 01 17

Projekt Organisationsentwicklung 5. Kontierungsobjekte-Drittmittel-Bereich (3/3) Die Institute erhalten das „Struktur-Excel“ mit der Bitte um Zuordnung der SAP Stammdaten (Sammler, V-Innenaufträge), sowie der Personaldaten (Projektleiter_innen). TO DO: Ø Regelmäßiges Aufrufen der Website des FAB zwecks Update Ø Dokumentation „Übersicht der Innenaufträge im Drittmittel-Bereich“ Ø Dokumentation „Abfrage von Innenaufträgen in SAP“ Kontakt: Finanzen | FAB Projektcontrolling und –support Eldina Halvadzija: eldina. halvadzija@tuwien. ac. at, DW: 407300 Andreas Pauller: andreas. pauller@tuwien. ac. at, DW: 407301 Beate Berthold: beate. berthold@tuwien. ac. at , DW: 407303 18

Projekt Organisationsentwicklung 6. Freigabeberechtigungen (SAP Services) Kurzinformation: Folgende Anträge (Workitems) können derzeit in „SAP Services“ bearbeitet, d. h. genehmigt oder abgelehnt werden: • Bestellfreigabe durch Budgetverantwortliche • Optionale Freigabe der Bestellung durch Zusatzprüfer_in • Sachliche Rechnungsprüfung • Rechnungsfreigabe als Anweisungsberechtigte_r • Freigabe von Urlaubs- und Reiseanträgen und Reisekosten (auch weiterhin über das SAP Employee Self Service Portal (ESS) möglich). Einstieg: https: //sap. tuwien. ac. at mit den jeweiligen TU Zugangsdaten (TU User und Passwort) 19

Projekt Organisationsentwicklung 6. Freigabeberechtigungen Bestellungen und Eingangsrechnungen o Die Freigaben von Bestellungen und Eingangsrechnungen funktionieren wie bisher. o Änderungen gibt es bei den Betragsgrenzen. o Die Gruppe der Personen die Freigaben durchführen dürfen wird durch die Einführung von FOBL, FOGL, FABL und FAGL in den meisten Fällen größer werden. Hinweis: Falls die erwartete Person nicht zur Freigabe vorgeschlagen wird, melden Sie dies bitte dem FB Controlling bzw. dem FB Projektcontrolling und -support 20

Projekt Organisationsentwicklung 6. Freigabeberechtigungen Urlaub Umsetzung inklusive Stichtage: o Alle personellen Abweichungen zum Organisationsmanagement werden derzeit in einer „Sondertabelle“ gepflegt. Spätestens mit 7. 1. 2019 werden die bestehenden Zuordnungen für die Institute aus dieser „Sondertabelle“ entfernt. o Die zuständige Person zur dienstrechtlichen Freigabe von Abwesenheiten wird aus dem Organisationsmanagement abgeleitet. Kontakt: Franz Dornhackl, franz. dornhackl@tuwien. ac. at, DW: 407812 21

Projekt Organisationsentwicklung 6. Freigabeberechtigungen Dienstreisen o Alle personellen Abweichungen zum Organisationsmanagement werden derzeit in einer „Sondertabelle“ gepflegt. Spätestens mit 7. 1. 2019 werden die bestehenden Zuordnungen für die Institute aus dieser „Sondertabelle“ entfernt. o Wenn ein Reiseantrag zur Genehmigung gesendet wird, werden die Budgetverantwortlichen laut Kostenverteilung der Reise bzw. die/der Dienstvorgesetzte_r laut Organisationsmanagement mit dem Datum der Antragstellung eruiert. o Offene Reiseanträge deren Kontierungsobjekt(e) mit Stichtag 01. 2019 nicht mehr gültig sind, werden automatisiert auf die neuen Kontierungsobjekte umgeschlüsselt. o Die Kostenverteilung der Reisen kann eventuell zu Probleme führen, wenn zwischen Antragstellung und Genehmigung das Jahr gewechselt wird und dadurch bestimmte Kontierungselemente Ihre Gültigkeit verlieren. Empfehlung: - Reiseanträge und -kostenabrechnungen mit Reisedatum bis 31. 12. 2018, sollten bis spätestens 11. 12. 2018 erfasst und genehmigt werden. - Reiseanträge mit Reisedatum ab 01. 2019, sollten erst ab 2019 erstellt werden. Anleitung: https: //www. tuwien. at/fileadmin/Assets/intern/department_fuer_finanzen/Quaestur/Dokumentationen/ Reise/Handbuch_ESS_Reisemanagement. pdf Kontakt: Stefan Keceti, stefan. keceti@tuwien. ac. at, DW: 407812 22

Projekt Organisationsentwicklung 7. Buchhaltung: Eingangsrechnungen zum Jahreswechsel (inkl. FWF Projekte) TO DO: Erfassung und Freigabe aller Eingangsrechnungen für das Finanzjahr 2018 bis 18. 12. 2018 Rechnungsdatum: Laut Rechnung (2018) Buchungsdatum: spätestens 18. 12. 2018 Bestellung: spätestes Belegdatum 18. 12. 2018 Achtung: Abgelehnte, mangelhafte Rechnungen, die sich noch im Workflow befinden, sind bis spätestens 31. 12. 2018 zu korrigieren und auch vom Anweisungsberechtigten freizugeben. Gilt auch für den Ankauf von Anlagen! Erfassung einer Eingangsrechnung mit RG-Datum aus 2018 nach dem 31. 12. 2018: Rechnungsdatum: laut Rechnung (2018) Buchungsdatum: Tagesdatum 2019 Bestellung: Tagesdatum 2019 mit neuem Innenauftrag Bestellung bereits 2018 angelegt: Korrektur auf neuen Innenauftrag Kontakt: Fr. Glatzer DW 407100; Fr. Graf DW 407133 23

Projekt Organisationsentwicklung 7. Buchhaltung: Ausgangsrechnungen zum Jahreswechsel (inkl. FWF Projekte) TO DO: Erfassung von Ausgangsrechnungen für das Finanzjahr 2018 auf „alten“ Innenaufträgen bis spätestens 18. 12. 2018. Rechnungsdatum: spätestens 18. 12. 2018 Ausgangsrechnungen für das Finanzjahr 2019 können ab 08. 01. 2019 erstellt werden. Für Ausgangsrechnungen mit Buchungsdatum 2019 können ausnahmslos nur mehr die neuen Innenaufträge werden Achtung: Die Verbuchung der Faktura ist unabhängig vom Zahlungseingang am Girokonto. Kontakt: Fr. Schmid DW 407104 24

Projekt Organisationsentwicklung 8. Personal o Für Änderungen bei Zuordnung des Personals zu den Organisationseinheiten gelten die o bekannten Prozesse und Formulare Stammdaten werden in SAP gepflegt und von dort aus an die weiteren EDV-Systeme verteilt! Wenn die Stammdaten nicht/falsch richtig gepflegt sind, dann hat das Auswirkungen auf: o Vollmachtvergabe (ER-Freigabe, …) o Darstellung von Organisationen und Personen im TISS-Adressbuch o Rollen und Rechte in IT-Systemen o Sichtbarkeit, Freigabe, Bearbeitung von Projekten in der Projektdatenbank Kontakt: Hr. Laa (Fachbereich wissenschaftl. Personal) - DW 410 400 Hr. Wunsch (Fachbereich allg. Personal) - DW 410 50 25

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS Adressbuch Personal Organisatorischer Wechsel o o o Ist ein Wechsel von einer Organisationseinheit auf eine andere, auch innerhalb eines Instituts bzw. einer Abteilung (bspw. E 101 auf E 101 -02) In TISS kann dieser Wechsel dazu führen, dass Informationen wie Adressen, Website oder Zusatzinformationen verloren gehen. Wir bitten JEDE_N MITARBEITER_IN nach einen organisatorischen Wechsel ihre Visitenkarten zu kontrollieren und gegeben falls zu aktualisieren. Bei tatsächlichen Wechsel der Organisationseinheit (anderes Institut, Fakultät, Abteilung – „ 1. Ebene bspw. E 111 auf E 222) müssen bestimmte Rechte und Rollen neu vergeben werden, wir bitten Sie hierzu ein kurze E-Mail an inside@tiss. tuwien. ac. at zu schicken. Verantwortliche Rolle: Adressmanager, jede_r Mitarbeiter_in Adressbuch – aktuelles Organigramm Das aktuelle Organigramm ist in TISS unter https: //tiss. tuwien. ac. at/adressbuch/organigramm zu finden. 26

Titelmasterformat durch Klicken bearbeiten 9. TISS- Lehre o Die LVA-Administration bleibt auf Institutsebene o – wenn keine E-Nummern Änderung erfolgt oder die Person das Institut wechselt, bleiben auch die Rollen / die Bearbeitungsfunktion erhalten. o Erfolgt eine Änderung (Umbenennung Institut, E-Nummernwechsel muss die Rolle (bspw. Notenvergabe) manuell nachbearbeitet werden – hier für bitte Anruf/Ticket bei TISS Helpdesk. Handlungsbedarf: Grundsätzlich Nein außer im genannten Fall Verantwortliche Rolle: Sekretariat Beginn ab 1. 1. 2019 möglich 07. 06. 2019 27

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS Zusatzfunktionen (Personal – Zusatzfunktionen, öffentliche Rollen) • Adressmanager_in (verwaltet Adressen der OE, kann Personal-Zusatzfunktionen vergeben, verwaltet WMA und Passwörter, up. TUdate Gruppen. . . Details F. 20) • Schlüsselverwalter_in (Schließsystemberechtigte_r, kann TUcards für Externe bestellen und abholen) • IT-Kontaktperson • Datenschutzansprechperson • TUnet-Freigabeberechtigte_r • TUphone-Freigabeberechtigte_r • Erste-Hilfe-Beauftragte_r • Brandschutzwart_in • Sicherheitsvertrauensperson • Strahlenschutzbeauftrage_r Weitere Informationen: https: //tiss. tuwien. ac. at/hilfe/zu/tiss/organisation/adressbuch/pers_zusatzfunktionen Zusatzfunktionen sind manuell in TISS zu vergebene Rollen und bleiben auch bei organisatorischen Wechsel auf der alten Organisationseinheit erhalten und müssen auf der neuen Organisationseinheit neu vergeben werden 28

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS- Adressmanager_in & TISS Adressbuch • • JEDER Leiter einer Organisationseinheit ist automatisch Adressmanager von dieser Adressmanager einer übergeordneten Einheit bspw. E 123 sehen nicht automatisch auch die darunterliegenden Forschungs-/Fachbereiche und Gruppen. Hierfür müssen Sie sich die Rolle Adressmanager auch für die darunterliegenden Bereiche erteilen Adressmanager_innen können über „Rollen bearbeiten“ Zusatzfunktionen innerhalb ihrer OE und darunterliegenden OE´s vergeben Adressen von Organisationseinheiten müssen bei neuer Untergliederung neu eingetragen bzw. überprüft werden (TAN-Briefe) – selbiges gilt bei Webseiten, Telefonnummern und Zusatzinformationen 29

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS- TUphone – Neuanlage Organisationseinheit – Vergabe Innenauftragsnummer in TISS • Diese Anpassungen müssen bei jeder neuen Organisationseinheit gemacht werden – auch zentrale Bereiche müssen Ihre Entgeltkonten prüfen! • Um das Volumen der überzuleitenden Profile zu reduzieren, empfiehlt es sich vorab nicht mehr benötigte zu löschen. Darunter fallen auch Kurzwahlen. (TISS Organisation > TUphone > Org. EH-Verwaltung > Übersicht) Die Überleitung der Profile erfolgt in drei Schritten: 1. Die TUphone-Freigabeberechtigten werden für die neuen Organisationseinheit vom Leiter_in oder vom Adressmanger_in berechtigt. 2. Die TUphone-Freigabeberechtigten erstellen das TK-Entgeltkonto für die neue OE (TISS Organisation > TUphone > Org. EHVerwaltung > Konto) Den TUphone-Freigabeberechtigten wird eine Liste der bestehenden Profile und Apparate zur Verfügung gestellt. Für die Überleitung wird für jedes Profil die neue Organisationseinheit und das TK-Entgeltkonto benötigt. Die Überleitung erfolgt durch das TUphone-Team. A 1 Network • • • Die TUphone-Freigabeberechtigten beantragen ein A 1 Konto in der neuen Organisationseinheit. Die gewünschten Rufnummern werden im Anschluss auf das neue Konto übertragen (durch das TUphone-Team) Kontakt: TU. it Servicecenter; Telnr. : 42002; mail: help@it. tuwien. ac. at Hier geht´s zur Videoanleitung Verantwortliche Rolle: TUphone-Freigabeberechtigter 30

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS- up. TUdate Gruppen in TISS bearbeiten TISS Organisation- Abschnitt Adressbuch-Menüpunkt up. TUdate o up. TUdate Gruppen zu neuen Organisationseinheiten werden automatisch erstellt – gilt auch für Forschungs, Fachbereiche, Forschungs, - Fachgruppen o Personen müssen in TISS der neuen Organisationseinheit zugeordnet werden/ Aufgabe des Adressmanagers o Sollen Personen von Organisationseinheit X zu Organisationseinheit Y gesiedelt werden, muss der Adressmanager die Rolle auf beiden Organisationseinheiten inne haben. o Teilt sich ein Institut in mehrere Forschungsbereiche, kann Adressmanager vom Institut die Personen auf die jeweiligen Untergruppen aufteilen. o Eine Person kann zu mehreren up. TUdate-Gruppen gehören o Mitglieder einer up. TUdate Gruppe müssen nicht derselben Organisationseinheit angehören o Jede_r Mitarbeiter_in kann unter TISS / up. TUdate die eigenen up. TUdate Gruppen sehen o Nähere Informationen zu up. TUdate finden Sie unter https: //www. it. tuwien. ac. at/uptudate/ Verantwortliche Rolle: Adressmanager 31

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektbewertung Zeitraum: 30. 10. - 30. 11. 2018: o o Die Projektbewertung dient der Darstellung der Projekte im Jahresabschluss. o o Die Projektbewertung ist im Zeitraum 30. 10. - 30. 11. 2018 für den Stichtag 31. 12. 2018 auszufüllen. Die Projektbewertung ist von den Projektleiter_innen für alle aktive § 27 -Auftragsforschungsprojekte direkt in der PDB durchzuführen. Projekte, die vorher abgeschlossen werden oder "in Nachbearbeitung" gesetzt werden, sind nicht zu bewerten. Kontakt: Eldina Halvadzija eldina. halvadzija@tuwien. ac. at), DW 407300 Andreas Pauller (andreas. pauller@tuwien. ac. at), DW 407301 TISS Helpdesk (inside@tiss. tuwien. ac. at), DW 42009 Handlungsbedarf: ja (unabhängig von Projekt Organisationsentwicklung, keine Änderung zu Vorjahren) Verantwortliche Rolle: Projektleiter Zeitraum: 30. 10. - 30. 11. 2018 32

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektdatenbank – Zeitablauf Umstellung (1/2) Vor dem 01. 12. 2018: Aktualisieren Sie die Liste der Projekte: Status ändern: „intern eingereicht“ auf „intern freigeben“ oder „ablehnen“, sofern möglich Kontrolle Projektleiter (auch nach dem 31. 12. 2018 aktiver Mitarbeiter) Handlungsbedarf: ja Verantwortliche Rolle: Projektleiter, Sekretariate Ab 01. 12. 2018: Es können keine neuen Projekte angelegt werden Ab dem 01. 12. 2018 können für die umzustellenden Fakultäten keine neuen Projekt. Innenaufträge (D-Innenaufträge, T-Innenaufträge, Sammel-Innenaufträge) vergeben und angelegt werden. Für neue Personalanstellungen und notwendige Buchungen verwenden Sie im Zeitraum 01. 12. 2018 - 31. 12. 2018 vorübergehend bitte einen bestehenden Sammel. Innenauftrag. (Ab dem 03. 01. 2019 wird eine entsprechende Umbuchung möglich sein. ) Handlungsbedarf: nein 33

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektdatenbank – Zeitablauf Umstellung (2/2) Ab 31. 12. 2018: Bestehende Innenaufträge sind für Institute zur Buchung gesperrt o Alle vor 01. 12. 2018 angelegten Innenaufträge werden am 18. 12. 2018 für Buchung durch die Institute gesperrt Handlungsbedarf: nein Ab 8. 1. 2019: Projektanlage in PDB wieder möglich o Die bis 31. 12. 2018 aktiven Innenaufträge sind in der PDB mit den neuen Innenauftragsnummern ersetzt o Projekte, die zum 31. 12. 2018 im Status "abgeschlossen" bzw. "abgelehnt" sind, erhalten keinen neuen Innenauftrag o Projekte, die im Entwurf waren, werden auf die neue Organisationseinheit des Projektleiters übernommen Handlungsbedarf: nein Info: Kleinprojekt-Grenze steigt ab 1. 1. 2019 auf EUR 10. 000 (statt EUR 5. 000) 34

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektdatenbank – Änderungen im Workflow Projektvolumen in EUR exkl. Mw. St. (nicht Fördersumme) Projekt intern einreichen Ressourcen bestätigen und Projekt intern genehmigen Notizen < 10. 000 PL Fo. BL PL = Fo. BL IL, wenn PL = Fo. BL Vergabe § 27(2) Projektleitervollmacht durch Rektorin PL Fo. BL (immer möglich für Dekan IL/AL, Fo. BL/Fa. BL) PL=Fo. BL IL (immer möglich für Dekan) PL IL PL = IL Siehe Zusatzregelung (immer möglich für Dekan) PL IL PL = IL od. Dekan Siehe Zusatzregelung 10. 001 - 100. 000 100. 001 - 400. 000 > 400. 000 Zusatzregelung Unabhängig von Projektvolumen Wenn PL = IL IL Dekan Wenn PL = Dekan IL Dekan, wenn Dekan = IL, dann VR Forschung § 28 neu Forschungsvollmacht bis 100. 000 Vertragsfreigabe VR Forschung "4 -Augen-Prinzip" Info: Kleinprojekte (< 10. 000 EUR) werden einen vereinfachten Workflow bekommen 35

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Projektdatenbank – Verwalten / Bearbeiten / Suchen von Projekten Kurzinformation: Aufgrund der abgegebenen Strukturformulare – abhängig vom Projektleiter – werden neue Innenaufträge angelegt und die Projekte den neuen Organisationseinheiten zugeordnet. Die Funktion des PL innerhalb der Organisationseinheit bestimmt, welche dieser in der PDB hat und welche Personen er zur Auswahl hat. FAQ: Warum sehe / finde ich meine Projekte nicht mehr? • Es werden nur jene Projekte auf die neuen Organisationseinheiten mitgenommen, die zum 31. 12. 2018 einen aktiven Innenauftrag in SAP haben und Projektentwürfe in der PDB. Abgeschlossene bzw. abgelehnte Projekte werden nicht übernommen. Diese bleiben auf der alten Organisationseinheit. • Wissenschaftliche Mitarbeiter einer Organisationseinheit benötigen zusätzliche manuelle Rechte, um die Projekte von anderen Personen der neuen Organisationseinheit zu bearbeiten. Wenden Sie sich bitte an den Helpdesk. Projekte mit dem Status „intern eingereicht“ können nicht bearbeitet werden? • Bitte wenden Sie sich an den TISS Helpdesk. Empfehlungen: Suche in Projektdatenbank nach Projektleiter àunabhängig von Organisationseinheit Kontakt: Eldina Halvadzija eldina. halvadzija@tuwien. ac. at), DW 407300 Andreas Pauller (andreas. pauller@tuwien. ac. at), 407301 Beate Berthold (beate. berthold@tuwien. ac. at), 407303 TISS Helpdesk (inside@tiss. tuwien. ac. at), 42009 36

Projekt Organisationsentwicklung 9. TISS: Forschungsportal – Personen und Forschungseinheitenprofil Kurzinformation: Die Organisationstruktur wird nun über eine Schnittstelle aus SAP übernommen sowie die Personalzuordnung zu Organisationseinheiten wird automatisiert übernommen. Projektgruppen gibt es ab 1. 1. 2019 nicht mehr – diese gehen in die Forschungsbereiche- oder Forschungsgruppen auf. Sollte Information von bestehenden Projektgruppen auf neue Forschungsgruppen übernommen werden ist dies an TISS zu melden. Handlungsbedarf: ja, wenn Informationen aus bestehenden Projektgruppen in neue Forschungsgruppen oder – bereichen übernommen werden sollen (ab 1. 1. 2019) Warum sehe ich Projektgruppen nicht mehr? Die bestehenden Projektgruppen, die manuell angelegt wurden, werden in Zukunft nicht mehr angezeigt. Möchten Sie, dass Informationen zu diesen in den neuen Forschungsgruppen angezeigt werden (aufgrund der Strukturformulare), dann dies bitte dem TISS Helpdesk melden. Dort kann dies überführt werden. Empfehlungen: Suche in Projektdatenbank Kontakt: TISS Helpdesk (inside@tiss. tuwien. ac. at), 42009 37

Projekt Organisationsentwicklung 9. Publikationsdatenbank Kurzinformation: ". . . Tatsächlich wird die neue Struktur für jene Fakultäten, die mit 01. 2019 in die neue Struktur "kippen", in der Publikationsdatenbank erst nach Abschluss der Evaluierung für 2018, also im März 2019 implementiert werden. …" Detailanweisungen bitte aus E-Mail von Herrn Riedling an User der Publikationsdatenbank direkt im September 2018 Kontakt: pub-help@publik. tuwien. ac. at 38

Projekt Organisationsentwicklung 10. TU. it Relevante Themen wie TU- Phone, Up. TUdate und TU files wurden bereits auf Folie 24 erläutert Leistungsverrechnung o Die Kostenstellen werden von der TU. it auf GLB-Innenaufträge geändert o Bestehende Verrechnungsgruppen werden auf entsprechende Forschungsbereiche übergeleitet 39