Praktiskais seminrs Dokumentu noformana un izstrde nevalstiskajs organizcijs

Praktiskais seminārs «Dokumentu noformēšana un izstrāde nevalstiskajās organizācijās» Dr. iur. Kitija Bite 2017. gada 19. aprīlis

Kādi dokumenti NVO nepieciešami? RĪKOJUMS VĒSTULE PROTOKOLS IZZIŅA PILNVARA DARBA LĪGUMS IESNIEGUMS AKTS SADARBĪBAS LĪGUMS

Pārvaldes dokumentu grupas [1] 1. Organizatoriskie (statūti, dibināšanas līgums, nolikums, reglaments, instrukcija, ieteikumi); 2. Rīkojuma dokumenti (vienpersoniska vai koleģiāla organizācijas vai pasākuma vadība – pavēles, rīkojumi, norādījumi); 3. Publisko tiesību līgumi (VPIL noteiktajā kārtībā slēdz NVO – sadarbības līgums, administratīvs līgums, līdzdalības līgums); 4. Personāla dokumenti (darba līgums, atvaļinājuma grafiks, amata aprakts); 5. Sarakstes dokumenti (vēstules, e-vēstules); 6. Faktus fiksējoši dokumenti (protokoli, akti, izziņas, pārskati). [1] Pārvaldes dokuments – ar kura palīdzību organizācija īsteno vadību (MKN 66. -73. punkts)

Pārvaldes dokumentu grupas ORGANIZATORI SKIE DOKUMENTI • Dibināšanas dokumenti (statūti) • Organizatori skie (sadarbības līgumi) RĪKOJUMA DOKUMENTI • Rīkojums • Pavēle • Lēmums IZZIŅU UN PĀRSKATA DOKUMENTI • • • Izziņa Protokols Akts Pilnvara Vadības ziņojums u. c. SARAKSTES DOKUMENTI Vēstule Ziņojums Iesniegums Paskaidroju ms • Atzinums • • PERSONĀLA DOKUMENTI • Darbinieki (iesniegums, CV, rīkojumi, amata apr. ) • Biedri (iesniegums, CV) • Brīvprātīgie (iesniegums, līgums)

Dokumentu veidi šodienas nodarbībai 1. 2. 3. 4. Dokumenti saistīti ar NVO darbību Dokumenti saistīti ar nodarbinātību Dokumenti saistīti ar NVO sadarbību Dokumentu reģistrācija (elektroniskais žurnāls)

Juridiskais ietvars § Dokumentu juridiskā spēka likums. Latvijas Vēstnesis Nr. 78, 19. 06. 2010. Pieejams: http: //likumi. lv/doc. php? id=210205 § Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība. Ministru kabineta 28. 09. 2010. noteikumi Nr. 916. Latvijas Vēstnesis Nr. 163, 14. 10. 2010. Pieejams: http: //likumi. lv/doc. php? id=219491 Pēdējie grozījumi 2017. gada 14. februārī!!!!

Dokumenti saistīti ar NVO darbību Ø Protokoli, Ø Pilnvara, Ø Dāvinājumi/ziedojumi

Dokumenta izraksts • Izstrādā, pārrakstot dokumenta oriģināla teksta daļu, kas satur nepieciešamo informāciju, vai aizpildot īpašo izraksta veidlapu. • Izraksts ir informācijas sniegšana 3. personai par konkrētu jautājumu. Izrakts nodrošina: - visa oriģināla dokumenta nepieejamību; - saņēmēja neapgrūtināšanu ar pilnu dokumenta oriģinālu [UR pieņem tikai dokumenta izrakstus!!!]. 8

Dokumenta izrakstā: • Pirmās lapas augšējā labajā stūrī ar lielajiem burtiem raksta vārdu IZRAKSTS; • Pārraksta visus oriģināla rekvizītus; • Pārraksta nepieciešamo dokumenta teksta daļu, savukārt nepārrakstītā dokumenta teksta daļas vietā raksta [. . ]; • Nelabo kļūdas, norāda nesalasāmo informāciju utt. 9

Protokola izraksts ar pilnvarojumu veikt konkrētai personai izmaiņas UR UZDEVUMS: sagatavot izrakstu no protokola! 2017. gada 19. aprīlī biedrība «Dokumentu fani» organizēja biedru sapulci, kurā viens no darba kārtības jautājumiem bija juridiskās adreses maiņa. Sapulce pilnvaroja biedrības biedru Jāni Komatiņu veikt UR jaunās adreses izmaiņas. Biedrības valdei ir tiesības pārstāvēt valdi pa divi kopā.

Pilnvara • Dokuments, kas apliecina oficiāli piešķirtas tiesības kaut ko darīt pilnvaras devēja (atsevišķas personas, biedrības u. c. ) vietā un vārdā. UZDEVUMS: sagatavot pilnvaru izņemt visa veida pasta sūtījumus un apmaksātās preces līdz gada beigām!

Pilnvarojuma līgums [CL 2289. -2317. pants] • Ar pilnvarojuma līgumu viena puse (pilnvarnieks, uzdevuma ņēmējs) uzņemas izpildīt otrai (pilnvaras devējam, pilnvarotājam, uzdevuma devējam) – zināmu uzdevumu, bet pilnvaras devējs apņemas pilnvarnieka rīcību atzīt par sev saistošu. • Pilnvarnieks Veic uzdevumu • Pilnvarotājs Rīcību atzīst par sev saistošu 12

Pilnvaru veidi [CL 2291. pants] - speciālpilnvara – ved atsevišķas noteiktas lietas (pasta sūtījumu izņemšana); - universālpilnvara – pārzina visas pilnvarotāja lietas; - ģenerālpilnvara – pārzina tikai pilnvarotāja zināmas šķiras lietas (izmaiņu fiksēšana UR). Detalizētāk par pilnvarojumu skatīt: http: //home. lu. lv/~lilze/PLK/bakalauri_2/Saistibu_ti esibas_II/Pilnvarojums. ppt 13

Pilnvarojums veikt kādu konkrētu uzdevumu/darbību NVO veikt konkrētu uzdevumu var uzdot 3 veidos: I. Ar biedru sapulces lēmumu [vajag biedra piekrišanu]; II. Ar pilnvaru; III. Ar rīkojumu.

Dāvinājums/ziedojums • Dāvinājumu vai ziedojumu veic bez atlīdzības ar mērķi kādu iepriecināt vai palīdzēt. • Atšķirība ir šāda – biežāk ziedojums tiek saprasts kā naudas piešķiršana kāda mērķa realizācijai (piemēram, „ziedot līdzekļus remontam”, „ziedot naudu operācijai”). • Arī „dāvinājums” var būt nauda, tomēr biežāk tas tiek saprasts kā darījums, kurā kāds aiz labvēlības piešķir kādam citam (bez atlīdzības) kādu mantisku vērtību. • Papildu informācija pieejama: https: //businessnetwork. lv/ievads/bilance/kas-janemvera-ziedotajiem-47978

Dokumenti saistīti ar NVO nodarbinātību Ø Rīkojums par pieņemšanu/atlaišanu, Ø Amata apraksts, Ø rīkojums par papildu uzdevumu veikšanu Ø Rīkojums par tehniskā nodrošinājuma piešķiršanu Ø Rīkojums par atvaļinājumu Ø Rīkojums par komandējumu Ø Rīkojums par sodīšanu/apbalvošanu

Rīkojums – vienpersoniska vai koleģiāla organizācijas vai pasākuma vadība; - tiesisks akts, ko savu pilnvaru ietvaros operatīvas darbības veikšanai izdod organizācijas vadītājs [rīkojumi par uzņēmuma darbību, rīkojumi par personālsastāvu un komandējumiem].

Nianses, uzsākot darba tiesiskās attiecības • Lai noformētu darba līgumu, sagatavotu rīkojumu par pieņemšanu darbā un sagatavotu amata aprakstu, jāņem vērā Profesiju klasifikatora prasības. Pieejams: https: //likumi. lv/doc. php? id=210806

MKN «Par Profesiju klasifikatoru, profesijai atbilstošiem pamatuzdevumiem un kvalifikācijas pamatprasībām un Profesiju klasifikatora lietošanas un aktualizēšanas kārtību»

Rīkojums par pieņemšanu darbā UZDEVUMS: sagatavot rīkojumu par pieņemšanu darbā! 2017. gada 19. aprīlī biedrība «Dokumentu fani» pieņēma darbā grāmatvedi uz noteiktu laiku, nosakot amata algu 550 EUR.

Nianses, izbeidzot darba tiesiskās attiecības • Darba tiesiskās attiecības [ja ir darba līgums] var izbeigt 15 veidos [DL paredzētajā kārtībā]: 1. DL 47. pants – pārbaudes neizturēšana; 2. DL 100. pants - darbinieka uzteikums; 3. DL 113. pants – uz laiku noslēgta darba līguma izbeigšanās; 4. DL 114. pants – pušu vienošanās; 5. DL 101. panta pirmā daļa – darba devēja uzteikums [11 gadījumi]

Rīkojums par darba tiesisko attiecību izbeigšanu UZDEVUMS: sagatavot rīkojumu par darba tiesisko attiecību izbeigšanu! 1) Darbinieka uzteikums (DL 100. panta pirmā daļa); 2) Darbinieka disciplinārpārkāpums (DL 101. panta pirmās daļas 1. punkts); 3) Pušu vienošanās (DL 114. pants).

Rīkojumi darba tiesisko attiecību ietvaros UZDEVUMS: sagatavot rīkojumu par: 1) darbinieka disciplinārsodīšanu ar rājienu; 2) darbinieka apbalvošanu ar prēmiju 100 EUR; 3) darbinieka atvaļinājumu; 4) darbinieka komandējumu; 5) papildu pienākumu noteikšanu darbiniekam un mobilā telefona piešķiršanu ar noteiktu sarunu limitu.

Amata apraksts - dokuments, kurš nosaka darbinieka pienākumus, pakļautību, tiesības un atbildību. • Nav obligāti sagatavojams, jo visu informāciju var iekļaut darba līgumā; • Sagatavojot amata aprakstu, jāņem vērā Profesijas klasifikatora profesijas kodu un noteikto pienākumu un pamatuzdevumu aprakstu.

Dokumenti saistīti ar NVO sadarbību Ø Vēstules, Ø Dokumentu atvasinājumi – KOPIJA, NORAKSTS, DOKUMENTU KOPAS atvasinājums, Ø apliecinājums, Ø Izziņa, Ø Rekomendācija, Ø Sadarbības līgums

Sarakstes dokumenti [vēstules] - ar sarakstes dokumentu [korespondences] palīdzību informācija tiek nodota adresātam – uzņēmumam, organizācijai, privātpersonai. • LIETIŠĶA VĒSTULE – dažāda satura sarakstes dokuments, kas atbilst nosūtīšanas paņēmienam [iniciatīvas vēstule, atbildes vēstule, informatīvā vēstule, garantijas vēstule] • 19. gs. – Juris Alunāns [vēstnīca un breve-brevis] un Atis Kronvalds [vēstīt - vēstule]

Dokumenta juridiskais spēks Nodrošina iespēju izmantot attiecīgo dokumentu: ü tiesību īstenošanai, ü likumisko interešu aizstāvībai. Dokuments bez juridiskā spēka nav saistošs nevienam, izņemot dokumenta autoru. 27

Dokumenta juridiskais spēks saistīts ar: u fiziskas personas tiesībspēju un rīcībspēju, u juridiskas personas normatīvajos aktos, statūtos, nolikumā vai dibināšanas līgumā u. c. reglamentējošos tiesību aktos noteiktajām pilnvarām. Statūtos noteiktā pārstāvniecība 28

Oriģināldokumenta rekvizīti u fiziskas personas izstrādātam dokumentam: ① dokumenta autoru nosaukums, ② dokumenta datums, ③ paraksts; u organizācijas izstrādātam dokumentam + ① dokumenta izdošanas vietas nosaukums, ② zīmoga nospiedums, ③ dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta aptiprināšanu, ④ dokumenta reģistrācijas numurs, ⑤ adresāts; grozījumi paredz, ka var nebūt, ja to paredz likums. 29

Paraugs fiziskas personas rekvizītiem: Uzņēmuma reģistra galvenajam notāram Kārļa Krūmiņa p. k. xxxxxx-xxxxx Rīga, Gudrā iela – 17, LV xxxx Iesniegums. Lūdzu izsniegt man biedrības «Smaidiņš» reģistrācijas apliecību. 2017. gada 25. janvārī Dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, norāda arī adresātu paraksts 30

Paraugs juridiskas personas rekvizītiem: Rīgā Nr. 3/2017 Biedrība «Smaidiņš» 2017. gada 25. janvārī Teksts. Biedrības priekšsēdētājs (paraksts) V. Uzvārds 31

Vēstules sagatavošana UZDEVUMS: sagatavot vēstuli par: 1) uzaicinājumu uz semināru; 2) garantētu rēķina apmaksu [Garantijas vēstule ir paredzēta kā solījums pušu saistību izpildei – piegāde, samaksa].

DOKUMENTS ORIĢINĀLS DUBLIKĀTS ATVASINĀJUMS Dokumenta rekvizīti Noraksts – pilnībā pārraksta oriģināla informāciju vai aizpilda īpašu noraksta veidlapu Izraksts – pārraksta oriģināla daļu, kas satur nepieciešamo informāciju, vai aizpilda īpašu izraksta veidlapu Izstrādā, ja oriģināls, kurš bija izstrādāts vienā eksemplārā, ir zudis. Kopija – nokopējot oriģinālu ar visām dokumenta grafiskajām u. c. īpatnībām 33

Dokumenta atvasinājums - ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu. Atvasinājumu izstrādā noraksta, izraksta vai kopijas veidā. Atvasinājumu var izstrādāt arī no noraksta, izraksta vai kopijas, ja tie izstrādāti un apliecināti normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā. 34

Dokumenta noraksts • Izstrādā pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla informāciju vai aizpildot īpašu noraksta veidlapu. • Noraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī ar lielajiem burtiem raksta vārdu NORAKSTS; • Pārraksta visu oriģināla pamatinformāciju tādā secībā kā oriģinālā; • Nelabo oriģinālā pieļautās kļūdas, negroza un nepapildina dokumenta informāciju; 35

• Pārraksta tikai to teksta daļu, kas ir skaidri salasāma, bet nesalasāmās teksta daļas vietā raksta vārdus (nav salasāms); • Vietā, kur oriģinālā ir personiskais paraksts, raksta vārdu (personiskais paraksts); • Vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, ģerbonis, emblēma, reģistrētās preču zīmes attēls, raksta attiecīgu vārdu (piemēram, (zīmogs). Zīmogam normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos norāda zīmoga nospieduma tekstu. 36

Dokumenta kopija • Izstrādā, nokopējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattēlu ar visām oriģināla dokumenta grafiskajām un citām īpatnībām; • Izstrādājot elektroniskā dokumenta kopiju papīra formā, tos dokumenta rekvizītus, kas nav redzami papīra formā, atveido dokumenta kopijā uzreiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta virs apliecinājuma uzraksta. • Kopijas pirmās lapas augšējā stūrī ar lielajiem burtiem raksta KOPIJA. 37

Atvasinājumu noformēšana • Apliecinot atvasinājumu, jālieto apliecinājuma uzraksts: NORAKSTS PAREIZS, IZRAKSTS PAREIZS, KOPIJA PAREIZA; • Dokumenta atvasinājuma apliecinātāja amatu (ar pilnu organizācijas nosaukumu un nepieciešamības gadījumos arī citas ziņas, kas ļauj nepārprotami identificēt personu), personisko parakstu, un tā atšifrējumu; • Apliecinājuma vietas nosaukumu; • Apliecinājuma datumu. 38

Dokumenta atvasinājuma apliecinājuma paraugs: • Juridiskai personai: NORAKSTS PAREIZS Biedrības «Smaidiņš» Valdes priekšsēdētājs V. Uzvārds (personiskais parakts) Rīgā 2017. gada 3. janvārī • Fiziskai personai: IZRAKSTS PAREIZS (personiskais paraksts) Vārds Uzvārds Personas kods: xxxxxx-xxxxx Rīgā 2017. gada 16. janvārī 39

Dokumenta atvasinājuma kopuma noformēšana • Ievēro tos pašus nosacījumus, kurus fiziskas personas vai organizācijas apliecinājumam • Juridiskai personai: DOKUMENTU ATVASINĀJUMU KOPUMS PAREIZS Biedrības «Smaidiņš» Valdes priekšsēdētājs V. Uzvārds (personiskais parakts) Rīgā 2017. gada 3. janvārī • Fiziskai personai: DOKUMENTU ATVASINĀJUMA KOPUMS PAREIZS (personiskais paraksts) Vārds Uzvārds Personas kods: xxxxxx-xxxxx Rīgā 2017. gada 16. janvārī 40

Kur izvietojams dokumenta atvasinājuma apliecinājums? • To izvieto dokumenta beigās uzreiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta. Izraksta teksts. IZRAKSTS PAREIZS Biedrības «Smaidiņš» Valdes priekšsēdētājs V. Uzvārds (personiskais parakts) Rīgā 2017. gada 3. janvārī IZRAKSTS 41

Dokumentu atvasinājumu kopums • Apliecinājuma uzrakstu izvieto dokumentu atvasinājuma kopuma pēdējā lapā uzreiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta; • Ja uzreiz aiz pēdējā rekvizīta nav vietas, apliecinājuma uzrakstu var izvietot: - dokumenta paraksta zonā no rekvizītiem brīvajā vietā; - uz atsevišķas lapas, kuru pievieno dokumentu atvasinājuma kopumam un ierēķina kopējā lappušu skaitā. 42

Ja dokumenta atvasinājums uz vairākām lapām: • Visas dokumenta atvasinājuma lapas apliecina KOPĀ. Lapas sanumurē un cauršuj ar diegu vai caurauklo ar auklu; • Diega vai auklas galus sasien mezglā; • Mezglu ar papīra uzlīmi pielīmē dokumenta atvasinājuma pēdējai lapai tās otrajā pusē neaprakstītajā daļā; • Uz papīra uzlīmes, ar kuru lapai piestiprināts diegs/aukla, izvieto apliecinājuma uzrakstu: 43

Sanumurētas un cauršūtas [caurauklotas] 17 (septiņpadsmit) lapas Biedrības „Smaidiņš” valdes priekšsēdētājs ____________ Kārlis Krūmiņš Rīgā 2017. gada 23. janvārī • Šo apliecinājuma tekstu vai parakstu izvieto tā, lai tas vienlaikus atrastos gan uz dokumenta atvasinājuma pēdējās lapas, gan uz papīra uzlīmes; • Parakstā iekļauj attiecīgās personas personisko parakstu, tā atšifrējumu un ziņas, kas nepārprotami identificē šo personu; • Piemēram, fiziskai personai – personas kods, amatpersonai – amata reģistrācijas numuru utt. . 44

Cauršūt dokumentus un noformēt kā dokumentu atvasinājumu kopumu

Apliecinājums - dokuments, ar kura palīdzību iestāde, uzņēmums, biedrība, fiziska persona apņemas veikt kādu darbību. • To var noformēt kā garantijas vēstuli vai slēgt vienošanos; • Bet var arī vēstules tekstā norādīt veicamās darbības.

Izziņa - apstiprina vai sniedz īsas, būtiskas ziņas par kādu faktu vai personu. • Izziņas veids var būt REKOMENDĀCIJA, kad izziņas sniedzējs iesaka juridisku vai fizisku personu kādas darbības veikšanai

Sadarbības līgums • Līgums = oficiāla vienošanās, saistības, darījumi uz noteiktu laika posmu vai bez tā; • Memorands = starptautiskajās attiecībās – īpašs dokuments, kurā detalizēti ir izteikti jautājumi, kas jau izvirzīti diplomātiskajā sarakstē un kuru pievieno notai; = oficiāls iesniegums par kāda jautājuma izklāstu; = dokuments, teksts, kurā fiksēti kādi fakti, kas jāpatur atmiņā; • Pakts = starptautisks līgums, vienošanās, kam ir sevišķa politiska nozīme; = oficiāls akts, kas nosaka savstarpējās saistības.

Sadarbības līgumu slēdz • par jautājumiem, kad puses apņemas ilgtermiņa sadarbības ietvaros veikt noteiktas darbības, piemēram, starp NVO un skolu; • Sadarbības līgumam var būt kāda termiņa plāni, ko puses apstiprina, piemēram, katram gadam.

Zīmoga nospiedums • Zīmoga nospiedumu, ja tas paredzēts normatīvajos vai citos tiesību aktos, lieto šādos rekvizītos: - paraksts (piemēram, vēstule); - apstiprinājuma uzrakts; - saskaņojuma uzraksts. 50

Dokumentu reģistrācija

Lietu nomenklatūra - saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu sistematizēts institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts. • Lietu nomenklatūras izstrādi un dokumentu noformēšana lietās nosaka MK not. Nr. 748 "Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi". Pieejams: https: //likumi. lv/doc. php? id=252615 • Lietu nomenklatūra ir būtiska ar to, ka tā ir pamats uzņēmumā radīto dokumentu kārtošanai, klasificēšanai un uzglabāšanas kārtībai. Arī dokumentu atrašana. • Tā ir uzņēmuma dokumentu klasifikācijas shēma, pēc kuras uzņēmums veido lietas (lieta – noteiktā secībā sakārtotu dokumentu kopums vai atsevišķs dokuments par kādu jautājumu, darbību, darījumu vai tēmu. MK not. Nr. 748 2. 11 punkts), kurās tiek ievietoti dokumenti, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš un kas pēc satura atbilst lietas nosaukumam.

Dokumentu reģistrēšana • Gada beigās žurnālu var izprintēt un pievienot vēstulēm

Dokumentu reģistrēšanas pienākums noteikts Arhīvu likumā 4. pants. Institūcijas dokumentu un arhīva pārvaldība (1) Institūcijai ir pienākums veikt dokumentu pārvaldību, nodrošinot: 1) savas darbības dokumentēšanu — autentisku, ticamu un integrētu darbības liecību radīšanu — atbilstoši attiecīgajai institūcijai noteiktajām funkcijām un uzdevumiem; 2) dokumentu sistēmas izveidošanu; 3) dokumentu pārvaldības iekšējo kontroli un uzraudzību; 4) dokumentu glabāšanu, izmantošanu un pieejamību līdz nodošanai institūcijas arhīvā.

Izmantotie avoti: 1. NVO dokumentu bezmaksas paraugi http: //www. emontessori. lv/eiro/Bezmaksas%20 dokumentu%20 paraugi 2. Važa, S. Dokumentu pārvaldība (lietvedība): uzdevumi un dokumentu paraugi. Rīga, 2011, 60 lpp. Pieejams: http: //www. koledza. lv/best/download/bibliotek a/Dokumentu_parvaldiba. pdf

Turpmākai komunikācijai: bitija@inbox. lv 56