Pracownia techniki biurowej TEMAT korespondencja zewntrzna OBIEG PISMA

Pracownia techniki biurowej TEMAT : korespondencja zewnętrzna

OBIEG PISMA To jaką pokonuje pismo od momenty przyjęcia do firmy do momentu załatwienia sprawy – wysłania odpowiedzi. Pracownicy różnych komórek organizacyjnych PUNKTY ZATRZYMANIA • • • kancelaria sekretariat dyrektor Kierownicy referent

ZASADY OBIEGU PISM: • • • Zgodny ze sposobem załatwiana sprawy Krótka droga pisma, mała ilość punktów zatrzymania Jeden punkt = jeden postój Odpowiedzialność i podział obowiązków pracowników Automatyzacja pracy – odpowiednie urządzenia. ZASADY OBIEGU PISM określa : INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SYSTEM KANCELARYJNY REJESTROWANIE GROMADZENIE PORZĄDKOWANIE OZNACZANIE PRZECHOWYWANIE

SYSTEMY KANCELARYJNE : DZIENNIKOWY Rejestruje pisma otrzymywane i wysyłane w DZIENNIKACH PODAWCZYCH (potwierdzanie odpowiednim zapisem) JENODZIENNIKOWY Rejestracja pism wpływających i wychodzących w jednym dzienniku (PRAWA I LEWA STRONA) DWUDZIENNIKOWY Rejestruje pisma otrzymywane i wysyłane w 2 dziennikach

ZADANIA JEDNOSTEK W OBIEGU PISMA : Kancelaria sekretariat Dział firmy referent Kancelaria sekretariat • Rejestracja w DP • Opis dokumentu ; data, nadawca, ZNAK • Otrzymanie i potwierdzenie w DP • Przekazanie i odbiór od referenta • Rozpatrzenie sprawy • Odpowiedź • Rejestracja jako pismo wychodzące • Rejestracja i wysłanie pisma • Opis dokumentu : adresat, znak, rodzaj sprawy, data

SYSTEMY KANCELARYJNE : Brak dziennika podawczego Dokumenty umieszczane w teczce lub segregatorze. bezdziennikowy Zawiera wykaz akt, stanowiący załącznik do instrukcji kancelaryjnej z nadanymi ZNAKAMI LICZBOWYMI Wszystkie zagadnienia z zakresu działalności firmy, rejestrowane za pomocą formularza zwanego : WYKAZEM SPRAW

Ćwiczenia 1. Wykonaj szablon dziennika podawczego (MS Word, Excel) 2. Zadanie 1 strona 197.