Praca kontrolna z Oprogramowania biurowego Analiza danych z

Praca kontrolna z Oprogramowania biurowego

Analiza danych z list i tabel. Analiza danych jest to wyodrębnianie najistotniejszych danych z, przeważnie dużych zbiorów arkuszy kalkulacyjnych lub baz danych, które to mogą zawierać dedukcję spłaty kredytu lub też księgowość danej firmy. Do analizy danych jest szereg przydatnych funkcji takich jak: sortowanie, filtrowanie, sumy pośrednie, tabele przestawne, wartości minimalne i maksymalne, oraz wykresy.

Analiza danych za pomocą sortowania. Sortowanie pomoże nam poukładać np. alfabetycznie czy też według daty wydania, nasz spis wszystkich filmów. Przykładowo, jeżeli nasza filmoteka zawiera ponad 500 tytułów, wystarczy kilka kliknięć i cała nasza filmoteka jest posortowana.

Jak wykonać sortowanie danych? Sortowanie danych wykonujemy w następujący sposób: na początku należy się przenieść do komórki, powinna to być komórka znajdująca się w zakresie komórek z danymi do posortowania. Wybieramy z menu Dane-Sortuj. . . Excel sam zaznaczy dany zakres komórek, ponieważ zgaduje, że to jest zakres, który chcemy posortować. Równocześnie z zaznaczeniem komórek pojawi się okno dialogowe Sortowanie. Wybieramy kliknięciami kryteria sortowania które nas interesują. Tutaj mamy dość duży wybór kryterii sortowania. Gdy już ustalimy nasze wymagania naciskamy przycisk OK i mamy posortowaną listę według naszych wymogów, operacja jest całkiem prosta i szybka w wykonaniu.

Analiza danych za pomocą filtrowania. Następnym wygodnym narzędziem do analizy danych jest filtrowanie. Potrafi ono wyodrębnić daną listę tak, by widoczne były np. tylko te utwory które zostały wydane w roku który nas interesuje. Filtr możemy zastosować z kilkoma kryteriami np. gatunek muzyki, rok wydania, i czas trwania utworu.

Jak wykonać filtrowanie danych? Filtrowanie danych odbywa się w dość prosty sposób, mianowicie. Przechodzimy do dowolnej komórki z danymi. Następnie wybieramy z menu Dane-Filtr-Autofiltr. W komórkach górnych wierszy pojawią się szare przyciski z symbolami strzałki. Klikamy na strzałce w komórce która nas interesuje, rozwinie się lista. W niej wybieramy interesujące nas kryterium. W ten sposób możemy odfiltrować kilka interesujących nas kolumn. Po wykonaniu tych mało skomplikowanych operacji w wierszach pojawią się tylko te dane które spełniają nasze wymogi.

Analiza danych za pomocą sum pośrednich. Sum pośrednich używa się w większych listach do podsumowania wartości liczbowych, pozycji lub do wykonania innych obliczeń. Sumy kalkulacyjne bardzo zmieniają arkusz kalkulacyjny i dlatego nie powinno się wpisywać nowych danych do list zawierających sumy pośrednie.

Jak wykonać sumy pośrednie danych? Operacja ta jest dość skomplikowana i nie należy do łatwych, a wykonuje się ją w następujący sposób. Ustawiamy kursor w jednej z komórek zakresu zajmowanego przez nasze dane. Wybieramy z menu Dane-Sumy pośrednie. . . Pojawi się nieduże okno dialogowe, w którym określamy, co ma się wydarzyć. Przykładowo musimy zsumować nasze dane, więc w oknie Użyj funkcji: wybieramy Suma. W ten sposób Excel zsumuje nasze dane. Przed wykonaniem tego zadania nasze dane muszą być posortowane!

Analiza danych za pomocą tabeli przestawnej. Tabele przestawne to kolejna z przydatnych możliwości Excela do analizy danych. Są one szczegółowym zestawieniem danych z arkusza kalkulacyjnego. Dają one doskonały i przejrzysty wygląd danych, szczególnie wtedy, gdy na arkuszu zapisanych jest wiele informacji.

Jak wykonać tabele przestawne? Przygotowanie tabeli przestawnej. Aby wykonać tabele przestawną umieszczamy kursor w dowolnej komórce zawierającej dane. Wybieramy z menu Dane-Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. W ten sposób uruchomiliśmy kreatora, który za pomocą trzech okien pomoże nam zaprojektować naszą tabele. W pierwszym oknie wybieramy zakres danych, w drugim zaś widzimy jaki zakres komórek zostanie wzięty pod uwagę przy tworzeniu tabeli. Za oknem dialogowym widzimy, jaki obszar danych został wzięty pod uwagę, klikamy Dalej, w kolejnym oknie wybieramy Zakończ. W ten sposób na ekranie pojawi się całkiem nowy arkusz, w którym znajdują się niebieski ramki z tekstami, a także nowy „unoszący się” pasek narzędzi. W ten sposób przygotowaliśmy się do utworzenia tabeli przestawnej.

Jak wykonać tabele przestawne? Wybór danych. Wszystkie guziki w Tabeli przestawnej przeciągamy na tabele w której są opisane wszystkie kolumny co gdzie się musi znaleźć. W ten skomplikowany sposób stworzyliśmy tabelę przestawną. Niestety nie zawsze jest ona przejrzysta i uporządkowana, trzeba ją ładnie poukładać tak aby wyglądała przejrzyście, a to jest już dość prostą sprawą i w każdych zestawieniach danych odbywa się inaczej.

Analiza danych za pomocą wartości minimalnych i maksymalnych. Excel posiada dużo przydatnych funkcji jedną z nich jest właśnie „wyłapywanie” wartości maksymalnych jak i minimalnych. Funkcja ta przydaje się gdy mamy do prześledzenia nasze wydatki, stosując ją pomoże nam znaleźć największą i najmniejszą wartość z zaznaczonego zakresu komórek.

Jak „wyłapać” wartości minimalne i maksymalne? W komórce gdzieś na uboczu wpisujemy tekst czego nasz wynik się będzie tyczył. Następnie zaznaczamy wszystkie dane ze wszystkich arkuszy z których chcemy „wyłapać” wartości minimalne i maksymalne. Obok opisu wpisujemy następującą formułę, jeżeli chcemy „wyciągnąć” wartość minimalną =min(adresy komórek: adresy komórek), natomiast jeżeli chcemy wartość maksymalną =max(adresy komórek: adresy komórek). Analiza ta nie jest wcale trudna i skomplikowana a pozwala nam śledzić istotne dla nas wartości.

Analiza danych za pomocą wykresu. Do analizy danych doskonale nadają się też wykresy, za ich pomocą możemy graficznie przedstawić wszelkiego rodzaju zestawienia dochodów w stosunku do wydatków i tym podobne.