PPEN FRGESTUND 31 JANUARI 2018 Adobe Connect 2

ÖPPEN FRÅGESTUND 31 JANUARI 2018 Adobe Connect

2 Agenda • Backuptider, Staffan Ekstedt • Uppgraderingstider, Staffan Ekstedt • Externa integrationer mot andra myndigheter, Catherine Zetterqvist • Utveckling av IK: n efter Lund, Catherine Zetterqvist • Projektet närmar sig slutet, Johan Sjödin • Kommande produktionssättningar, Malin Zingmark • Hur man skriver supportärenden, Anna Åhnberg • Systemdokumentation i pdf, Anna Åhnberg • Resultat enkät om verksamhetsstöd, Anna Åhnberg

3 Nedtid vid backup Staffan Ekstedt • Backup tas varje natt klockan 01. 00 • Ökat vid varje produktionssättning • Idag cirka 2, 5 timmar • Ny metod efter produktionssättning av Lunds universitet • Preliminärt 30 – 60 minuter • Ingen (liten) ökning vid kommande produktionssättningar

4 Tider för uppgradering av produktionsmiljön Staffan Ekstedt • Uppgradering genomförs på morgonen • Servicefönster mellan 05. 30 och 09. 00 • Målsättning att blir klar före 08. 00 • Gäller alla typer av uppgraderingar • Planerade varannan torsdag • Även extra uppgraderingar • Driftmeddelande två dagar i förväg • Alltid vid planerad uppgradering • Målsättning vid extra uppgradering

5 Externa integrationer mot andra myndigheter Catherine Zetterqvist • Ny. A • • Katalogdata utbildningsinformation, Överföring till Hubble via Emil. Meritöverföring + total hämtning av meriter. Överföring av urvalsresultat inkl studenter samt studieavgiftsstatus, e-post mm. Under för anmälan inom program, från Ladok till Ny. A. • CSN • • • Inleder med en hämtning överföring sker sedan kontinuerligt från Ladok, brister finns dock. Inte nytt system på plats ännu. Data tillgängligt via Ping, brister finns även här. • SCB • • Rapporter för beställning/överföring. Kompletteringar till augusti; resultat på forskarnivå, utbildningssamarbeten och gemensam examen. • Migrationsverket • • Överföring sker kontinuerligt. Studieupphåll, ännu ej registrerade.

6 Utveckling av IK: n efter Lund Catherine Zetterqvist • Pågående • Konvertering av tentamenstillfällen (LU). • Vetenskapligt forskningsarbete för doktorander med pågående studier (LU). • Konvertera resultat på forskarnivå med deltagande på kurstillfällen (Styrning). • Ingen utveckling av ytterligare konvertering • Eventuellt rättning av fel • I vilken utsträckning behövs/är det möjligt med rättning för redan konverterade lärosäten? • Kan rättning göras efter produktionssättning?

7 Ladok 3 -projektet Johan Sjödin

8 6 år som utvecklingsprojekt Den 31 mars försvinner: • Flerårig finansiering • Styrgrupp • Huvudprojektledare

9 Kommande produktionssättningar Malin Zingmark • 20 -22/2 - Högskolan Kristianstad och Karlstads universitet • 6 -8/3 - Blekinge tekniska högskola och Högskolan i Jönköping • 23 -27/3 - Lunds universitet vecka

Att skriva supportärenden Anna Åhnberg

11 När du skapar ett supportärende • Fyll i de obligatoriska fälten efter bästa förmåga • Vår andra eller tredje linje kan dock ändra utifrån vår bedömning

12 När du skapar ett supportärende, forts. • Felanmälan och frågor – skicka gärna med skärmdump med exempel. • Sudda ut eventuella personuppgifter!

13 När du skapar ett supportärende, forts. • Vi föredrar en fråga per supportärende (eftersom det kan vara olika personer hos konsortiet som besvarar respektive fråga). • Om du rapporterar in ett ändringsbehov – beskriv varför ni har det behovet. • Om du rapporterar ett fel – beskriv varje steg som utförts innan felet uppträder, gärna med skärmdump för varje steg.

14 När du skapar ett supportärende, forts. • Personuppgifter som kan anses vara känsliga ska inte rapporteras i JIRA – ring istället supporten. • Större antal personuppgifter kan läggas i JIRAärende – men sätt Security Level för ärendet till ”Ladokkonsortiet”. • Enstaka personuppgifter kan läggas i JIRA-ärende – vi undersöker om vi kan behörighetsstyra fältet Exempel för detta.

15 När ärendet behandlas • Använd kommentarsfältet för frågor som direkt hänger ihop med ursprungsfrågan – för andra frågor ska nytt ärende skapas. • Skriv inte in personuppgifter i kommentarsfältet.

16 När ärendet avslutas • Avslutade ärenden har status ”Resolved”. • Skriv bara kommentar om du behöver öppna upp det avslutade ärendet igen – men vi rekommenderar i de flesta fall att skapa nytt ärende.

Systemdokumentation i pfd Anna Åhnberg

Resultat från enkät om konsortiets verksamhetsstöd Anna Åhnberg

19 Om enkäten • Omfattar frågor om verksamhetsstödet konsortiet ger: • Support, utbildning, information, dokumentation. • Kommer att skickas ut minst 2 ggr per år. • Mottagare är lärosätenas JIRA-användare: • Hälften av lärosätena per utskick. • Första utskicket gjordes i december. • Ca 25% svarsfrekvens.

20 Viktigaste slutsatser • Svårt att hitta rätt i information och dokumentation: • Vi behöver se över vår informationsstruktur. • Webbutbildningarna tas över av diskussioner: • Vi delar på demonstration och frågor/diskussion. • Information om driftavbrott behöver komma tidigare: • Vi tidigarelägger driftmeddelanden till två dagar innan avbrottet (om möjligt).

21 Supporten • Betyg mellan 3, 1 till 3, 7 (skala 1 till 5). • Onödigt med två system att rapportera ärenden i. • Acceptabel väntetid, men varierar. • På väg att bli bättre hantering av incidenter. • Trevligt bemötande i andra linjens support. • Ärenden om ändringsbehov får inte alltid tydliga svar.

22 Information och dokumentation • Betyg 2, 6 (på skala 1 till 5). • För många ställen att leta på. • Ladok. se har blivit mycket bättre än tidigare. • Confluence är svår att hitta i. • Driftmeddelanden behöver komma tidigare. • Finns informationskanaler som används men inte annonseras: • Google-grupp för integratörer

23 Information och dokumentation, forts • Information man oftast söker (i rangordning): • • Om funktionalitet som finns eller planeras i systemet Handhavande i viss funktion Hur genomföra arbetsuppgift som omfattar flera funktioner Kända fel i systemet

24 Information och dokumentation, forts • Var man oftast letar efter information (i rangordning): • • Systemdokumentationen Webbutbildningar JIRA Leveransinformationen

25 Utbildning • Betyg 3, 0 (på skala 1 till 5). • Det borde gå att samordna utbildningsmaterial mer. • Webbutbildningarna tas ofta över av diskussioner. • Varierande kvalitet på webbutbildningarna som ges. • Ibland svårt att få raka svar.