POSTULACIN AL RECONOCIMIENTO A LA GESTION DE PROYECTOS

“POSTULACIÓN AL RECONOCIMIENTO A LA GESTION DE PROYECTOS DE MEJORA 2018” CATEGORÍA: SECTOR PÚBLICO “TAM VIRTUAL - OPTIMIZANDO EL CONTROL MIGRATORIO ” AGOSTO - 2018

ÍNDICE 1 Alineación del Proyecto de Mejora 2 Problema Identificado 3 Alternativas de Solución 4 Resultados 5 Sostenibilidad del Proyecto 2

1 Alineación del Proyecto de Mejora Objetivo Estratégico del Sector Interior OE 4. Mejorar la atención de los servicios que la ciudadanía demanda Acciones Estratégicas del Sector Interior PESEM 2016 -2021 AE 4. 2 Implementar e integral los módulos de atención en el sector interior para una mejora de la calidad de los servicios que se brindan a la ciudadanía en el ámbito nacional. Objetivo Estratégico Institucional OEI 1. Elevar la calidad de los servicios migratorios de las personas nacionales y extranjeras. Acciones Estratégicas Institucionales PEI 2017 -2019 AEI 1. 1: Servicios migratorios simplificados, automatizados y en línea para las personas nacionales y extranjeras. AEI 1. 3: Mejorar los canales de atención a nivel nacional. Proyecto de Mejora “Tarjeta Andina de Migraciones - TAM Virtual” 3

2 PROBLEMA Problema Identificado “ELEVADOS TIEMPOS DE ATENCIÓN PARA EL CONTROL MIGRATORIO” CAUSAS Registro manual de la información del viajero Carencia de un sistema para registro de información en tiempo real Equipos para control con tecnología desfasada Deficiente interconexión con otras actividades para validación de datos Carencia de plataformas para intercambio de información Dificultades para conectividad de equipos (luz, teléfono e internet) Limitado número de personas para atención del servicio de control migratorio 4

3 Alternativas de solución Metodología de solución de problemas y alternativas de solución PASO 1: IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN INICIAL • FODA PASO 2: IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA CENTRAL Y EFECTO FINAL • Árbol de problemas PASO 3: IDENTIFICACIÓN DEL OBJETIVO PRINCIPAL Y FIN ÚLTIMO • Árbol de Objetivos PASO 4: DEFINICIÓN DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN Y ESTRATÉGÍAS • Matriz de Marco Lógico 5

Selección de la alternativa de solución IMPACT O (1 – 3) PRIORIDA D (1 – 10) PONDERACION I*P ACUMULADO % ACUMULADO 3 10 30 30 29. 4 Implementación de TAM portable Construcción de plataforma de interoperabilidad con Entidades del Estado Implementación de un sistema de interconexión entre órganos desconcentrados de MIGRACIONES Implementación de mayor número de módulos de control (recojo de información) 3 8 24 54 52. 9 2 9 18 72 70. 6 2 7 14 86 84. 3 2 5 10 96 94. 1 Mejorar el formato de TAM manual 1 6 6 102 100 ALTERNATIVA Implementación de TAM virtual. Matriz de Marco Lógico Se diseñó la Matriz de Marco Lógico, a través de la cual se describe la alternativa de solución “IMPLEMENTACIÓN DE TAM VIRTUAL” que propone el equipo de trabajo, definiendo los indicadores, los medios de verificación y los supuestos. El marco lógico responde a la solución del control del proyecto y a su ejecución real verificable. 6

Desarrollo de la solución Proceso de implementación de la alternativa de solución INICIACIÓN Acciones PLANIFICACIÓN Desarrollo de sistema para captura de información de documentos. Prueba piloto de captura y migración de datos. EJECUCIÓN Capacitación de personal para uso de equipos. SEGUIMIENTO Y CONTROL Elaboración de Plan de sostenibilidad del uso de equipos para captura de información. CIERRE 7

4 Resultados CLIENTE INTERNO Fortalecer el proceso de control migratorio, dotándolo de eficiencia, innovación, mejora continua y aprendizaje en todas sus actividades. Reducción del tiempo de registro, por parte del Oficial de Migraciones en los sistemas de la Institución, permitiendo que la captura de datos de los viajeros para la TAM Virtual se efectúe desde su documento de viaje, sin necesidad de ser registrados manualmente en formato físico. De 4 minutos bajo a 30 segundos. Eliminación del uso de material físico y, por ende, el ahorro de papel, en concordancia con las Medidas de Ecoeficiencia para el Sector Público, lo que permite la mejora continua del servicio público, mediante el uso de menos recursos, así como la disminución de impactos negativos en el ambiente, traduciéndose ello en un ahorro económico para el Estado. Base de datos confiables, sin errores de digitación y la Reducción del costo a cero en la impresión de la TAM física. Recuperación de espacio físico de 600 metros cuadrados aproximadamente en las instalaciones de la institución, espacio físico ocupado por las de TAM que ya fueron eliminadas y ahora son ocupadas por los trabajadores para mayor comodidad. 8

4 Resultados CLIENTE EXTERNO Captura de datos de los viajeros para la TAM Virtual se efectúe desde su documento de viaje, sin necesidad de ser registrados manualmente en formato físico. De 15 minutos de tiempo promedio que se utilizaba desde el registro manual hasta el registro en los sistemas de Migraciones, bajo a 1 minuto. Se brinda un servicio accesible a las personas nacionales y extranjeros que realicen su control migratorio, proporcionando información proveniente de una fuente confiable y segura, mejorando el nivel de confianza de la institución, toda vez que la información de la TAM VIRTUAL ha sido procesada de una manera sistemática e integral, a través del proceso de control migratorio. El módulo de consulta TAM Virtual considera criterios de usabilidad, permitiendo a las personas nacionales y extranjeras consultas gratuita, fácil y ágil, a través de la página web institucional, incrementando la satisfacción de los viajeros sobre el control migratorio. Facilita y agiliza el tránsito de las personas durante su control migratorio de ingreso y salida del territorio nacional, sin necesidad de llenar formularios y pasar tiempo en largas colas. Se permite que, en caso que el viajero extranjero sufra del robo o pérdida de la TAM, pueda acceder a la visualización de la misma a través de la página web institucional e imprimirla de considerarlo necesario, para los fines de exoneración de impuestos correspondientes. Eliminando los costos al extranjero al ya no tener que pagar S/ 14. 40 por el trámite de duplicado de la TAM. 9

5 Sostenibilidad del Proyecto Ampliación de Cobertura de TAM Virtual: Actualmente, se brinda el servicio de TAM Virtual en 16 sedes Acciones para la sostenibilidad 1. Contratación del servicio de mantenimiento de los equipos informáticos que forman parte del proyecto de la TAM Virtual. 2. Según lo planificado en la implementación del proyecto de mejora de la TAM Virtual, en el año 2019 se concluirá con la implementación en todos los puestos de control migratorio, esto garantiza la estandarización y mejora del proyecto implementado. 3. Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad - Norma ISO 9001: 2015 en el Proceso de control migratorio. 10