Poslovni informacijski sustavi PIS PIS i poslovno upravljanje

Poslovni informacijski sustavi (PIS) PIS i poslovno upravljanje

Literatura Ž. Panian, K. Ćurko (urednici), POSLOVNI INFORMACIJSKI SUSTAVI, Element, 2010. 2. poglavlje, str. 11 -30 2

Sadržaj Poduzeće kao poslovni sustav Podaci i informacije u poslovanju Informacijski sustav IS: Izvršni sloj IS: Upravljački sloj IS: Suradnički sloj Integralni informacijski sustav 3

Poduzeće kao poslovni sustav upravljački procesi ulazi izvršni procesi izlazi Opći model poslovnog sustava adaptivan sustav povratna veza - regulacija rada sustava 4

Poduzeće kao poslovni sustav Poslovni sustav ljudi, sredstva, poslovi interakcija zajednički cilj (profit, zadovoljstvo korisnika, . . ) Izvršni procesi izvršavanje temeljnih zadataka poslovnog sustava proizvodi se proizvod, obavlja se neka usluga Upravljački procesi upravljanje poslovnim sustavom razrada plana proizvodnje, analiza rezultata poslovanja 5

Podaci i informacije u poslovanju Podatak skup znakova zapisanih na nekom mediju podatkom zapisujemo određenu činjenicu Informacija podatak kojeg moramo znati pročitati i interpretirati podatak koji za čitatelja ima neko značenje tako dobivamo informaciju (obavijest) 6

Podaci i informacije u poslovanju Kada podatak pohranimo u računalu: Znak ‘a’ Fotografija niske rezlucije = 5 Mb Sva “papirnata” građa US Library of Congress = 100 Kb Sva Shakespeare-ova djela = 1 byte = 10 terabytes (terabyte=1. 000 bytes) ……… 7

Podaci i informacije u poslovanju Elementarni podatak Elementarna informacija interpretacija elementarnog podatka podatak “ 19. 03. 2012. ” može imati različite interpretacije Znanje znakovni prikaz jednog obilježja nekog objekta interpretacija informacija sagledanih kao cjelina Mudrost znanje koje je odoljelo testu vremena 8

Podaci i informacije u poslovanju točna potpuna u cijelosti i objektivno opisuje stanje stvari primjerena korektno opisuje stanje stvari odgovara problemu koji iziskuje odlučivanje i osobi koja odlučuje pravovremena dobivena na vrijeme 9

Podaci i informacije u poslovanju Vrijednost informacije teško utvrditi posredno - preko odluke koja je temeljena na informaciji odgovara razlici u vrijednosti rezultata odluke koja se temeljila na informaciji i vrijednosti rezultata odluke koji se nije temeljila na informaciji Kvalitetna informacija je bezvrijedna ako nije upotrijebljena za odlučivanje Koliko smo racionalni? 10

Podaci i informacije u poslovanju Informacija kao resurs: informacijska imovina (engl. Information Asset) Rezultati istraživanja: Većina strateških odluka donosi se “intuitivno” Nedostatak kvalitetnih informacija utječe na financijski rezultat 75% velikih kompanija 11

Podaci i informacije u poslovanju Case Study: Inadequate IT Contributed to 11 September Intelligence Failure izvor: Chaffey, D. , Greasley, A. , Hicke, S. (2006), Business Information Systems: Tecnology, Developmete & Management for the e-Business, Prentice Hall, pp 23 -24. 12

Informacijski sustav (IS) prikuplja, pohranjuje, čuva, obrađuje i isporučuje informacije važne za organizaciju čineći ih dostupnim i upotrebljivim svakome trebaju. IS može, ali ne mora, koristiti suvremenu IT ? Obračun kamata u bankama obavlja se primjenom računalnog programa: izračun se radi kao i ručno, ali brže i točno Evidencija prisutnosti zaposlenika obavlja se biometrijskom detekcijom: točnost i pouzdanost Zrakoplovna karta se kupuje putem internetskog bankarstva: udobnije, efikasnije i jeftinije 13

Informacijski sustav informacijski sustav (izvršni sloj) (upravljački sloj) (suradnički sloj) sustav za obradu transakcija sustav za potporu upravljanju sustav za komunikaciju i suradnju 14

Informacijski sustav – Izvršni sloj Automatizacija procesa, transakcijske prirode Potpora aktivnostima unutar jedne ili više funkcija Moduli, aplikacije, podsustavi IS-a Sustav za obradu transakcija (transakcijski sustav) podupire izvršenje poslovnih procesa izvođenjem transakcija Primjeri transakcija IS-a: izdavanje računa za prodanu robu prihvaćanje podataka o prijemu robe na skladište slanje narudžbe dobavljaču 15

Informacijski sustav – Izvršni sloj Opće funkcije transakcijskog sustava izvršava transakcije i vodi evidenciju o obavljenim transakcijama generira dokumente vezane uz transakcije nužne za poslovanje obrada računa ispis računa u papirnom obliku izvještava o stanju poslovanja zbrajanje i ispis iznosa po izdanim računima tijekom dana realizira se ugradnjom izvještajnih transakcija kojima se generiraju traženi poslovni izvještaji 16

Informacijski sustav – Izvršni sloj Prema obliku obrade: U grupnoj obradi, najprije se prikupljaju transakcijski podaci, a zatim obrađuju grupno, u vrijeme manjeg opterećenja informacijskog sustava 1. Primjer: obračun plaća zaposlenika Podaci relevantni za izračun plaće (broj sati na radu, satnica, vrsta poslova, porezne stope …) se prvo prikupe, a zatim obrađuju plaće svih zaposlenika U obradi u stvarnom vremenu transakcija se obrađuje odmah 2. Primjer: transakcija na POS-uređaju (prodajnom mjestu) koja registrira kupnju i realizira plaćanje 17

Informacijski sustav – Izvršni sloj Prema mjestu obrade: Na glavnom računalu (mainframe) Transakcija se pokreće, unose ulazni podaci i primaju rezultati putem terminala vezanih na glavno računalo U klijentsko-poslužiteljskom konceptu Transakcija se obrađuju na poslužitelju (server) pokreće se na klijentu (client) - upisuju se ulazni podaci i preuzimaju izlazni rezultati Klijentsko-poslužiteljska arhitektura baza podataka na serveru s bazom podataka , programi za obradu transakcija na aplikacijskom serveru prezentacija rezultata na klijentu 18

Informacijski sustav – Izvršni sloj Sa gledišta baze podataka: Transakcija: posao nad podacima u bazi podataka (može se sastojati od više aktivnosti, operacija) Temeljne karakteristike transakcije : Atomarnost (Atomicity) – mora se obaviti u cijelosti, ne djelomično Konzistentnost (Consistency) – promjenom podataka prevodi bazu podataka iz jednog u drugo konzistentno stanje Izoliranost (Isolation) – svaka transakcija je izolirana od drugih; učinak izvršenja transakcija je kao da se obavljaju izolirano, jedna iza druge Izdržljivost (Durability) – efekti transakcije ne smiju se izgubiti čak i u slučaju kvara sustava 19

Informacijski sustav - Upravljački sloj Upravljanje poslovnim sustavom planiranje, organiziranje i kontroliranje aktivnosti poslovnog sustava operativno, taktičko i strateško Temelji se na donošenju odluka rezultat mentalnog procesa koji rezultira izborom najpovoljnije opcije rješenja Temelji se na uvažavanju eksplicitnih ali i neeksplicitnih pretpostavki (i intuicije) Za donošenje dobre poslovne odluke potrebne su kvalitetne informacije 20

Informacijski sustav - Upravljački sloj Prepoznavanje problema Pronalaženje i ocjenjivanje opcija ispitivanjem tržišta bit će odabrano preoblikovanje proizvoda i prodaje proizvoda pod drugim nazivom Provedba (a) poboljšati marketing proizvoda, (b) preoblikovati proizvod, (c) napustiti proizvodnju proizvoda Odabir opcije prodaja određenog, inače perspektivnog proizvoda opada, proizvod donosi gubitke. detaljnije istraživanje tržišta i ukusa kupaca, te preoblikovanje proizvoda u skladu s time Ocjena kako je riješen početni problem i kolika je ostvarena dobit ? ? 21

Informacijski sustav - Upravljački sloj Unutarnji podaci opisuju aktivnosti unutar poduzeća uzimaju se iz transakcijskih podsustava: financijskog (glavna knjiga …), logističkog (planiranje materijala, nabava, transport, distribucija …), prodajnog (faktura, reklamacija…) proizvodnog (upravljanje i kontrola proizvodnje, radni nalozi, projekti, kvaliteta …), kadrovskog podsustava … 22

Informacijski sustav - Upravljački sloj Vanjski podaci opisuju aktivnosti izvan poduzeća pribavljaju se od specijaliziranih institucija: podaci konkurentnosti (proizvodi, usluge …), ekonomski pokazatelji (valute, kamate, burzovni podaci), robni podaci (cijene sirovina …), ekonometrijski podaci (prihodi pojedinih skupina, ponašanje potrošača …), meteorološki podaci, demografski podaci, marketinški podaci … Podaci nastali u postupku odlučivanja podaci koje su stvorili menadžeri planovi proizvodnje ili prodaje 23

Informacijski sustav - Upravljački sloj Operativno upravljanje Operativni ili niži menadžeri koji vode i nadgledaju osnovne poslovne procese dnevna prodaja u prodavaonici Odluke su repetitivne, a odlučivanje strukturirano postupak odlučivanja je poznat prema unaprijed utvrđenim pravilima, procedurama ili algoritmima, temeljenima na eksplicitnim podacima uspješno se „automatizira“ kroz transakcijski sustav 24

Informacijski sustav - Upravljački sloj Operativno upravljanje Primjeri strukturiranog odlučivanja odluka može li se na bankomatu isplatiti traženi iznos propisana je pravilima banke odluka može li student upisati naredni semestar ovisna je o tome je li student ispunio propisane uvjete odluka hoće li banka odobriti kredit ovisna je o tome ispunjava li tražitelj kredita propisane uvjete 25

Informacijski sustav - Upravljački sloj Operativno upravljanje Obilježje: statičko izvještavanje sadrže statičke (tipizirane, unaprijed programirane) izvještaje o stanju poslovnog sustava Statički izvještaji izrađuju se nizom alata za izvještavanje (RPG, Crystal Reports) Važan čimbenik kvalitete statičkog izvještavanja je stupanj integracije podataka ERP – integralno rješenje Problem: uz stotine unaprijed programiranih izvještaja često se traže novi izvještaji: „bogatstvo podataka, ali siromaštvo informacija“ 26

Informacijski sustav - Upravljački sloj Taktičko upravljanje Posao taktičkih ili srednjih menadžera koji upravljaju skupinama poslovnih procesa ukupna prodaja proizvoda Odlučivanje je polustrukturirano, nije unaprijed propisano potrebni su umješnost i iskustvo u korištenju informacija (sumarni izvještaji, izvještaji o izuzecima dnevnih aktivnosti) 27

Informacijski sustav - Upravljački sloj Taktičko upravljanje Obilježje: iterativna analiza Analitičar postavlja upite na bazu ili skladište podataka, analizira dobivene rezultate i pokušava dijagnosticirati poslovnu pojavu; Ponavlja postupak dok nije zadovoljan„dijagnozom“ Analitička obrada podataka (on-line analytical processing – OLAP) u dimenzijski organiziranim podacima u skladištu podataka Analiza prodaje (količine, iznosa) kroz “dimenzije” proizvod, tržište i mjeseci (vrijeme) 28

Informacijski sustav - Upravljački sloj Taktičko upravljanje Softver za analitičku obradu podataka eliminira potrebu programiranja izvještaja odnosno analiza - dinamičko izvještavanje Koncept poslovne inteligencije „Inteligentna“ transformacija podataka u informacije, a zatim u znanje i konačno u profit Primjeri softvera: Business Objects, Cognos …. 29

Primjer: analitička obrada u Manageru 4 30

Primjer: analitička obrada u Manageru 4 31

Primjer: analitička obrada u Manageru 4 32

Informacijski sustav - Upravljački sloj Strateško upravljanje Strateški menadžeri, dugoročne, poslovne odluke koje pripadaju ključnim poslovnim funkcijama (marketing, financije, proizvodnja, razvoj) Nestrukturirano (neprogramirano) odlučivanje nije poznato pravilo ili procedura odlučivanja Teret odlučivanja preuzima osoba koja odlučuje uloga je IS-a da pruži dovoljno relevantnih informacija agregirane informacije potrebno je dobro poznavanje poslovne pojave i kompleksnih metoda analiza podataka 33

Informacijski sustav - Upravljački sloj Strateško upravljanje – neke metode Metode optimizacije - pronalaze optimalna rješenja za probleme opisane linearnim funkcijama Metode višekriterijalnog odlučivanja (Analytic Hierarchy Process ) -za pronalaženje alternativnih rješenja problema Simulacijske metode - u kompleksnim sustavima s velikim brojem povezanih elemenata s ponašanjem koje varira u vremenu, a ne može se modelirati matematičkim modelima Ekspertni sustavi - za rješavanje problema korištenjem znanja i tehnikama zaključivanja kojima se služe eksperti Metode otkrivanja znanja odnosno rudarenja podataka 34

Informacijski sustav - Upravljački sloj Primjer: otkrivanje znanja u bazama podataka Knowledge discovery in databases, rudarenje podataka (data mining), dubinska analiza podataka Postupak pronalaženja novih, valjanih, razumljivih i potencijalno korisnih oblika podataka Rezultat: novootkrivena pravilnost među varijablama povezanost broja poslanih SMS-poruka i starosti korisnika mobitela Ako se pravilnost odnosi na čitavu populaciju (sve podatke) radi se o otkrivenom modelu, a ako se odnosi samo na dio populacije radi se o otkrivenom uzorku 35

Informacijski sustav - Upravljački sloj Primjer: otkrivanje znanja u bazama podataka Provodi se na velikom broju podataka iz baza podataka da bi se otkrilo novo znanje koje je skriveno u podacima Primjenjuje se u: segmentaciji potrošača, profiliranju kupaca, detekciji zlouporaba, planiranju promotivnih akcija, analizi kreditnog rizika … 36

Primjer prediktivnog rudarenja podataka Copyright 2006. Miljenko Vuković 37

Sustav za potporu upravljanje poslovna analitika upravljanje efikasnošću poslovnog procesa elektroničke poslovne kontrolne ploče, uravnotežene usporedne tablice statičko izvještavanje dinamičko izvještavanje (jednostavne analize) dubinske analize integracija podataka (u skladište podataka) izvori podataka (transakcijski podsustav, vanjski izvori, unutarnji izvori) poslovna domena (poslovni proces) 38

IS: Suradnički sloj Sustav za komunikaciju i suradnju (informativni, suradnički sustav) pomaže u obavljanju poslova: Komunikacije: e-pošta, telefoniranje, faksiranje, konferencije (telekonferiranje, videokonferiranje – (MS Net. Meeting), sustavi istovremenih poruka (IRC, ICQ), distribucijske i diskusijske skupine, forumi, brbljaonice (chat room) Potpora suradnji u skupini: skupno odlučivanje, komunikacija u skupini, e-glasovanje 39

IS: Suradnički sloj Potpora individualnom radu: priprema, prepisivanje, raspoređivanje, pohranjivanje, arhiviranje dokumenata i drugih podataka obrada teksta - MS Word, izrada prezentacija - MS Powerpoint, tablično kalkuliranje - MS Excel, Lotus, organizatori rada - MS Outlook, izrada manjih baza podataka - MS Access, planiranje i vođenje projekata - MS Project) 40

IS: suradnički sloj Upravljanje sadržajima (dokumentima): priprema, obrada i pohranjivanje različitih polustrukturiranih i nestrukturiranih podataka tekstnih dokumenata, slika, zvučnih i multimedijskih zapisa u bazu dokumenata te njihovo pretraživanje i distribuiranje Pretraživanje dokumenata odnosi se na pretraživanje javnih specijaliziranih baza dokumenata i Weba 41

IS: suradnički sloj Skup sređenih dokumenata na Webu koji pokrivaju jednu temu ili pripadaju jednoj organizaciji naziva se Web-mjestom ili portalom http: //www. efzg. hr - portal Ekonomskog fakulteta, http: //europa. eu. int - portal Evropske unije, http: //www. yahoo. com - opći portal Primjeri sustava za komunikaciju i suradnju Oracle Collaboration Suite MS Exchange Server 42

Integralni IS Integriranost IS-a se ostvaruje povezivanjem podataka Podaci jedne poslovne pojave se pohranjuju u jednom a koriste u više podsustava o zaposlenicima u kadrovskoj evidenciji, obradi plaća, proizvodnji Rješenja Obrađuju podatke svih resursa organizacije: ERP - Enterprise Resource Planning Niz međusobno povezanih programskih modula za pojedina funkcijska područja 43

Integralni IS Programski moduli potpore upravljanju – nadogradnja integralnog IS Poslovna analitika Upravljanje financijskom i poslovnom efikasnošću Upravljanje odnosima s kupcima Upravljanje lancem nabave, proizvodnje i prodaje Primjeri softvera: SAP ERP + BW (Business Warehouse); SAP ERP + Business Objects ili Cognos 44

Integralni IS Strateško upravljanje Sustav za potporu upravljanju (upravljački sloj) Procesne aplikacije Upravljanja financijskom i poslovnom efikasnošću Sustav za komunikaciju i suradnju (suradnički sloj) Sustav za obradu transakcija (izvršni sloj) Taktičko upravljanje Procesne aplikacije Upravljanja odnosima s kupcima Operativno upravljanje (procesi) Procesne aplikacije Upravljanja lancem nabave, proizvodnje i prodaje nabava proizvodnja prodaja 45

Integralni IS Poslovna analitika Specifične aplikacije u skladu s procesnom organizacijom poslovanja: Upravljanje financijskom i poslovnom efikasnošću Upravljanje odnosima s kupcima Upravljanje lancem nabave, proizvodnje i prodaje 46

Integralni IS Upravljanje financijskom i poslovnom efikasnošću Financial and Business Performance Management Corporate Performance Management – CPM upravljanje efikasnošću poduzeća Pristupi i metode mjerenja efikasnosti poslovanja: financijsko i operativno planiranje, konsolidacija, izvještavanje modeliranje, analiza i praćenje ključnih indikatora efikasnosti (key performance indicators – KPI) uravnotežene usporedne tablice (BSC) Six Sigma …. 47

Elektronička poslovna kontrolna ploča 48

Integralni IS Upravljanje odnosima s kupcima Customer Relationship Management komunikacija s kupcima i praćenje komunikacije informiranje kupaca različitim kanalima (e-pošta, SMS) segmentiranje kupaca po različitim kriterijima vođenje kontaktnih centara upravljanje marketinškim kampanjama, analiza upravljanje procesom prodaje (internetskim kanalima) Neophodno je vođenje podataka o svakom kupcu, profilima kupaca, prodaji, plaćanjima, komunikaciji 49

Integralni IS Upravljanje lancem nabave, proizvodnje i prodaje Supply Chain and Operations koordinacija svih aktivnosti od nabave sirovina od dobavljača do isporuke proizvoda kupcima Pridonosi većoj efikasnosti pojedinih procesa u lancu, smanjuje kompleksnost čitavog lanca, pomaže uočavanju i otklanjanju uskih grla 50

Primjer: prodajna transakcija Kupljeni artikli za kupca obrađuju se jednom transakcijom na prodajnom mjestu (Point of Sale - POS) Transakcija bilježi podatke kupnje, upisuje ih u bazu podataka i generira maloprodajni račun: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Otvara se transakcija i čitačem stupčastog koda čitaju se šifre i količine prodanih artikala Za svaki se artikl iz baze podataka uzimaju podaci naziva artikla, jedinice mjere, jedinične cijene, stope PDV-a i postotka rabata Za svaki prodani artikl izračunava se stavka s prodajnim iznosom Izračunava se ukupni prodajni iznos zbrajajući prodajne stavke, njemu se dodaje iznos PDV-a te dobiva ukupni iznos računa Generira se i na papiru ispisuje prodajni račun Podaci prodajnog računa pohranjuju se u bazu transakcijskih podataka, a transakcija završava. 51

Primjer: račun uz prodajnu transakciju 52

Primjer: analitička obrada prodaje 53