Portefljestyring ledelse af besparelse og innovation fem styringsmssige

Porteføljestyring: ledelse af besparelse og innovation - fem styringsmæssige problemer i en dansk kommune 1

Intro -Danske kommuner er i forandring og bliver mere offensive i deres brug af IT - Om oplæget - perspektivet IT Projekt portefølje management (IT PPM) - Fire former for styring, der indbefatter alle tiltag der har som formål at få individer/enheder til at arbejde mod de samme overordnede målsætninger Kontekst Teori om styring i IT PPM Intro Oplæg Min undersøgelse Et generelt billede? Anbefalinger -Et dækkende billede for den offentlige/private sektor? - konceptet ”styring” og ”IT PPM” i en offentlig kontekst. -Tilhørernes erfaringer og refleksioner - Hvordan foreslår vores teori at løse de 5 problemer Resultater -30 interviews -To workshops -Tre observationsstudier -Læsning af 70 dokumenter - 5 styringsmæssige problemer i IT PPM i Newport

Intro IT Projekt Portefølje Management (IT PPM) • Dækker over organisationens styring og koordinering af alle projekter, der har et IT indhold, herunder: IT infrastrukturprojekter og digitaliseringsprojekter • Analogi: IT PPM kan sammenlignes med de processer, der foretages af kontroltårnet i en lufthavn. Hvis der ikke er nogen overordnede styring, der koordiner flys afgange og ankomster, så vil denne være mindre effektiv på trods af at piloterne og medarbejderne i lufthavnen er dygtige. (ITprojekterne kan så sammenlignes med fly i luftrummet, som lufthaven har ansvar over) • 3

Intro Om oplæget • • • Varer 30 minutter – afbryd gerne! Omhandler Newport - en dygtig dansk kommune – når men leder efter problemer, så finder man problemer Oplæget bygger i store træk på en publiceret artiklen af Hansen and Kræmmergaard (2012)* *Transforming Local Government by Project Portfolio Management: Identifying and Overcoming Control Problems. Published in Transforming Government: Processes, People and Processes 4

Konteksten for IT PPM i en dansk kommune 5

Kontekst 6

Kontekst Nolan and Mcfarlan (2005) 7

Kontekst Spørgsmål: Der er bred enighed om at vores nuværende IT systemer og services er kritiske i dagligdagen Antal af borgere I høj grad I nogen grad I mindre grad Total/ Antal Under 40. 000 89% 5% 5% 100% (lille) (17) (1) 19 40. 001 -100. 000 90% 6% 3% 100% (medium) (28) (2) (1) 31 100. 000 - 100% 0% 0% 100% (stor) (5) (0) 5 Total 91% 5% 4% 100% (50) (3) (2) 55 DISIMIT (2012) N=55 8

Kontekst Spørgsmål: Der er bred enighed om at det er strategisk vigtigt at udvikle nye IT systemer og services Antal af borgere I høj grad I nogen grad I mindre Slet ikke grad -40. 000 Total/ Antal 37% 47% 11% 5% 100% (7) (9) (2) (1) 19 40. 001 -100. 000 42% 55% 3% 0% 100% (medium) (13) (17) (1) (0) 31 100. 000 - 80% 20% 0% 0% 100% (Stor ) (4) (1) (0) 5 Total 44 49 5 2 100% (24) (27) (3) (1) 55 (lille ) DISIMIT (2012) N=55 9

Kontekst 10

Kontekst 11

Teori om styring af IT PPM 12

Teori om styring af IT PPM Hvordan styres der mellem de hierarkiske niveauer og hvordan kan styring være problematisk ? Hierarkisk niveau 1 Hierarkisk niveau 2 Hierarkisk niveau 3 Hierarkisk niveau N Typer af styring Outcome Behavior Clan Self 13

Casen –Newport en dansk kommune Local government of Newport 14

Min undersøgelse 15

Resultater Hvilke hierarkiske niveauer er vigtige i Newport ift. IT PPM? Level Political organization Director level IT executive level IT project level Authority to take major decisions regarding the organization’s strategic direction Authority to take major decisions regarding major initiatives in the administrative organization Authority as a level 3 executives No authority without steering group Knowledge IT PPM considered as less relevant Resources Allocate money resources via budgets Large knowledge regarding most important strategic IT projects Allocates resources via approving recommendation Knowledge regarding content in IT PPM and how IT PPM can be improved Lack of knowledge regarding IT project management is pronounced in unit based projects Most of IT executives’ resources are bound to maintaining the current systems Internal resources are held by units and subunits 16

Resultater Political organization Typeraf styring Outcome Behavior Clan Self Director level Type af styring Outcome Behavior Clan Self IT executive level Typeraf styring Outcome Behavior IT project level Clan Self Konkrete mekanismer Det årlige budget der godkendes af byrådet har nogle tal for brug af IT Generelle procedure for kommunikation mellem den politiske og den administrative organisation Daglige kontakt mellem rådmænd og direktørerne Direktørniveauet har mindre præferencer for IT PPM og har incitament til at bibeholde organisationens silostruktur Konkrete mekanismer Kun få konkrete måltal er identificeret IT grupper, med formelle procedure og rutiner Ofte tætte samarbejdsrelationer med stor tillid og fælles perspektiv på IT PPM mellem IT chefer og direktørerne IT cheferne har præferencer for IT PPM og deres selvkritik driver udvikling af IT PPM Konkrete mekanismer Det er ofte vanskeligt at specificere operationelle mål i projekter Bruger dokumentet ”projektaftalen” til at formalisere projekt ledelses procedurer Brug af uformelle sanktioner til at sikre interne ressourcer IT projektlederne sætter egne standarter for brug af projektledelses metoder (Hansen and Kræmmergaard 2012) 17

Resultater Fem styringsmæssige problemer i Newport Political organization P 1: Weak accountability processes between the political and administrative level Director level P 2: Weak accountability between the director level and the IT executives P 3: IT projects established based on incomplete information about internal resources IT executive level P 4: Lack of operational goals to hold IT projects accountable. P 5: No account of actual IT project costs. IT project level (Hansen and Kræmmergaard 2012) 18

Anbefalinger til at imødekomme problemer 19

Anbefalinger Type af styring Potentielle fordelle Potentielle problemer Formel styring (Adfærd eller output) Kan kommunikeres og genbruges på tværs af tid og rum I nogle tilfælde er det vanskeligt eller upassende at lave formaliserede mål eller regler Uformel styring (Klan- eller selv-styring) Kan reducerer bureaukratisk overhead i komplekse og hastig ændrende opgaver Stiller store krav til de individuelle ledere og/eller medarbejdere (Hansen and Kræmmergaard 2012) 20

Anbefalinger (Hansen and Kræmmergaard 2012) 21

Opsummering Mine tre pointer 1. Forandringer sætter pres på den eksisterende styring af IT i kommunerne 2. Casens tiltro til uformelle styringsmekanismer er problematisk 3. Mere formel styring af IT bør tilføjes de eksisterende uformelle mekanismer 22

Opsummering - Danske kommuner i forandring - Bliver offensive i deres brug af IT - Fire former for styring, der indbefatter alle tiltag der har som formål at få individer til at arbejde mod de samme overordnede målsætninger - Om oplæget - Hvad er IT PPM Kontekst Teori om styring i IT PPM Intro Oplæg Min undersøgelse Et generelt billede? Anbefalinger -Et dækkende billede for den offentlige/private sektor? - konceptet ”styring” og ”IT PPM” i en offentlig kontekst. -Tilhørernes erfaringer og refleksioner - Hvordan foreslår vores teori at løse de 5 problemer Resultater -30 interviews -To workshops -Tre observationsstudier -Læsning af 70 dokumenter - 5 styringsmæssige problemer