Portefljestyring hva er det Kan brukes til drfting

Porteføljestyring – hva er det? • • Kan brukes til drøfting av potensialet i å innføre portefølejstyring Tilpass etter målgruppe

Innhold • Hvorfor er det smart å innføre en prosjektmodell og porteføljestyring? • Hvordan innfører vi porteføljestyring i praksis?

Hvorfor er det smart å innføre en prosjektmodell og porteføljestyring?

Utfordringen Stigende mengde utviklingsoppgaver Stigende krav til gevinstrealisering krever Stigende kompleksitet og krav Prioritering og økt profesjonalisering i å drive prosjektarbeid

De sentrale begrepene • Et prosjekt er en mulig måte å organisere og styre et utviklingsarbeid. • Dersom en gruppe av prosjekter har et felles overordnet mål kan virksomheten velge å styre og samordne disse gjennom et program. • Den totale samlingen av prosjekter og programmer utgjør virksomhetens prosjektportefølje.

Det du trenger for å styre Porteføljestyring er å styre, lede og organisere virksomhetens prosjektaktiviteter, slik at ledelsen kan: • Gjøre en tverrgående prioritering og samordning • Beslutte hvilke prosjekter og programmer som i størst mulig grad bidrar til å realisere virksomhetens strategiske mål og realisere gevinster • Bruke virksomhetens ressurser mest hensiktsmessig Prosjektveiviseren er Difis anbefalte modell for overordnet prosjektstyring i offentlig sektor. Den er også anvendbar for andre prosjekttyper enn digitaliseringsprosjekter. KMD anbefaler å bruke en prosjektmodell basert på god praksis også ved prosjekter under 10 millioner kroner.

Hvordan innfører vi porteføljestyring i praksis?

For å komme i gang med porteføljestyring trenger vi… 1. Ledelsesforankring på strategisk nivå 2. Implementering av en prosjektmodell

For å komme i gang med porteføljestyring trenger vi… Steg 1 Ta beslutningen 3 – 6 mnd. Om fase 1 • Sett fokus på de innledende beslutningsprosessene • Avklar formål • Avklar roller og ansvar • Beskriv organiseringen av porteføljestyringen • Synkroniser porteføljestyringen med virksomhetens årshjul • Skap kobling til strategiprosessen • Skap kobling til budsjettprosessen • Få besluttet en implementeringsplan • Innfør en prosjektmodell om dere ikke har • Beskriv hvilke prosjekter og programmer som er omfattet av porteføljestyringen • Beskriv prioriteringsmodellen • Beskriv beslutningsprosesser • Velg verktøy Steg 2 Etablere porteføljen 3 - 6 mnd. Om fase 2 • Fokuser på datainnhenting og første porteføljeoverblikk • Hent inn data om virksomhetens prosjekter • Skap overblikk • Gruppér i prosjekttyper og forløp • Velg ut prosjekter og programmer • Foreta prioritering • Sørg for vedlikehold av porteføljeprosessene Steg 3 Implementere løpende porteføljestyring 6 – 9 mnd. Steg 4 Følge opp og evaluere Etter 1 år Om fase 3 • Fokuser på innhold og struktur på porteføljemøtene Om fase 4 • Vurder neste skritt for å få en mer effektiv prosjektorganisasjon • La det som skjer i porteføljestyret være åpent og tilgjengelig • Arranger kick-off med organisasjonen • Etabler den løpende porteføljestyringen • Hold organisasjonen godt orientert slik at formålet med porteføljestyring er forstått • Evaluer porteføljestyringsaktiviteten i samarbeid med porteføljeledelsen • Bruk en modenhetsmodell – finn inspirasjon på nettsidene til Difi