PORADA Co je to porada Porada je jakkoliv

PORADA

Co je to porada Porada je jakákoliv schůzka (schůze) svolaná s určitým cílem, který závisí na typu porady. Ø Ø Ø Cílem porady může být např. : identifikace problémů, přijetí rozhodnutí, řešení problémů, předání informací apod. Ø PORADY SE MAJÍ POŘÁDAT JEN TEHDY, JE-LI TO BEZPODMÍNEČNĚ NUTNÉ. Ø PORADA, KTERÁ NESPLNILA SVŮJ CÍL, JE ZTRÁTOU ČASU.

K čemu jsou porady Ø Ø Ø Ø Ø Jedná se o důležitý komunikační prostředek každé organizace. Zlepšují informovanost. Skupinová diskuse je účinným nástrojem přesvědčování, analyzování a kreativity. Lidé raději podporují rozhodnutí, na kterých se sami podíleli. Mohou učinit lidi odpovědnějšími za přijatá rozhodnutí. Možnost k ovlivnění přijímaných rozhodnutí. Možnost k předkládání vlastních návrhů. Možnost k obhájení návrhů, přijímaných rozhodnutí. Umožňují pohled z více úhlů, nové přístupy k problémům a jejich řešení.

Trochu čísel Ø Člověk za svou pracovní kariéru stráví na poradách průměrně 6 000 hodin. Ø Střední manažer stráví na poradách až 35 %, top manažer často více než 50% pracovního času. Ø Cca 5– 7% rozpočtu na lidské zdroje utrácí firmy za to, že se jejich zaměstnanci účastní porad (do toho není započtena příprava a čas po poradě). Ø Na 75 % manažerů velkých a středních firem je nespokojeno s nízkou efektivitou porad ve svých podnicích.

Typy porad Ø Formální – řídí se předem danými písemnými pravidly a postupy, např. pravidelné porady managementu, jednání zastupitelstva atd. Ø Neformální – jejich pravidla a postupy bývají velmi málo formalizovány. Ø Účelové – jsou svolávány z nějakého důvodu, např. v reakci na řešení krizové situace, v reakci na ohlasy v médiích atd. Ø Řešitelské – cílem je vyřešení problému nebo návrhy nových řešení, nové nápady. Ø Informační – cílem je informovat ostatní, např. ranní porady jednotlivých útvarů.

Formální porady Ø Řídí se předem danými písemnými pravidly a postupy. Ø Jsou svolávány prostřednictvím pozvánek, obsahují obvykle program. Ø Náležitosti – zápis z porady, datum a místo konání porady, prezence, omluvené absence, kontroly plnění úkolů, uložené úkoly, termíny plnění úkolů, zodpovědné osoby za plnění úkolů, datum a místo příští porady, minimální počet účastníků (usnášeníschopnost) atd. Ø Námitky a připomínky vyřizovat prostřednictvím předsedajícího. oficiálních

Příprava porady Nejprve si musíme poradu připravit. Stanovíme si cíl porady a vše ostatní mu podřídíme… Poradu naplánujeme a program porady sestavíme z odpovědí na otázky: Co? (body jednání, přiměřený počet témat, logická návaznost, priority, podklady) Ø Proč? (co očekáváme, výsledek, rozhodnutí) Ø Kdo? (předsedající, účastníci) Ø Kdy? (den, hodina) Ø Kde? (místo odpovídající počtu zúčastněných) Ø Jak? (způsob projednání, potřebné vybavení) Ø Kolik? (jak dlouho – čas na téma i poradu, náklady) Ø Program má být připraven a znám účastníkům porady před jejím konáním (nejlépe 2 až 3 dny).

Klasifikace priorit dle Eisenhowerova principu: Body k jednání by měly být seřazeny podle priorit. Ø Kategorie A – vysoce naléhavé a důležité záležitosti – projednávat jako první. Ø Kategorie B – důležité, ale méně naléhavé záležitosti – projednávat následně (nevěnováním pozornosti vniká nebezpečí přesunu do kategorie A). Ø Kategorie C - velice naléhavé, ale méně důležité záležitosti – řešit, ale nevěnovat příliš času, stanovit časový. Ø Záležitosti málo důležité a málo naléhavé - na poradu nezařazovat.

Účastníci porady Ø Předsedající. Účastníci. Ø Předsedající - manažer (vedoucí, předseda), Ø který vede poradu. Efektivní předsedající: ü ü ü dokáže udržet poradu v rychlém tempu, probere všechna témata v daném časovém rámci, rekapituluje projednávané záležitosti, dá prostor všem účastníkům, dokáže zvládnout různé typy účastníků, dovede diskusi k závěru.

Ø Ø Účastníci porady by měli: ü znát program a cíl porady, ü přijít včas, ü být připraveni, ü být aktivní, ü vyjadřovat se k tématu, stručně a jasně. Základní typy účastníků ü pozitivní, ü učitel, ü plachý, ü nezúčastněný, ü upovídaný, ü hádavý, ü pochybovač, ü nekooperativní. Dobrý předsedající dokáže využít schopností rozdílných individualit.

Zásady efektivní porady Ø Začínat včas. Ø Ujistit se, že všichni znají cíl a program. Ø Určit zapisovatele. Ø Shrnovat a zaznamenávat. Ø Dodržovat strukturu diskuse. Ø Vtáhnout všechny do aktivní účasti. Ø Dodržovat časový harmonogram. Ø Směřovat k přijetí rozhodnutí. Ø Zvládat agresi a konflikty. Ø Končit včas.

Zásady efektivní porady Ø Začínat včas. ü Buďte nekompromisní a netolerujte nedochvilnost (např. poslední opozdilec platí všem účastníkům kávu nebo dělá zápis z porady atd. ). ü Kvůli opozdilcům nepřerušujte průběh jednání. ü V případě absence klíčových účastníků, poradu zrušte a přesuňte na jiný termín. O vzniklých potížích spojených s přesunem porady a navrhovaných opatřeních k nápravě informujte zúčastněné.

Zásady efektivní porady Ø Ujistit se, že všichni znají cíl a program. ü Kdo přijde na poradu nepřipraven má raději poslouchat a nezasahovat. ü Na počátku porady si stanovte pravidla (např. vždy mluví jen jeden, vypneme mobilní telefony atd. ), odsouhlaste je a pak se jich držte.

Zásady efektivní porady Ø Určit zapisovatele. Ø Shrnovat a zaznamenávat. ü Přehledný zápis na tabuli včetně schémat urychlí proces porady a napomůže snadnějšímu dorozumění. ü Pokud je něco zapsáno chybně, účastníci mají možnost na to hned upozornit. ü Srozumitelně přepsaný zápis doručit zúčastněným co nejdříve po poradě (nejlépe na jedné straně, s uvedením vytýčených úkolů, termíny jejich splnění a zodpovědnými osobami, kontrolou).

Zásady efektivní porady Ø Dodržovat strukturu diskuse. ü Neodbíhat od tématu. ü Nezabývat se zbytečnými detaily. ü Zdržet se „společenských hovorů“. ü Každé téma uzavřít krátkým shrnutím.

Zásady efektivní porady Ø Vtáhnout všechny do aktivní účasti. ü Vytvořit tvůrčí atmosféru. ü Poznat typy účastníků. ü Využít jejich potenciál.

Zásady efektivní porady Ø Dodržovat časový harmonogram. ü Pověřit jednoho z účastníků, aby hlídal čas (dodržení času přestávek, délky projevu jednotlivých účastníků). ü Domluvit si signál k upozornění na blížící se konec času na dané téma.

Zásady efektivní porady Ø Zvládat agresi a konflikty. ü Při vzniku konfliktu nepřecházet k dalšímu bodu programu (neutíkat od konfliktu, objeví se znovu). ü Získat nad ním kontrolu. ü Soustředit se na fakta. ü Probrat všechna proti. ü Neignorovat pocity účastníků. ü Uplatňovat trpělivost, uvážlivost, zdvořilost, rozhodnost.

Zásady efektivní porady Ø Vždy směřovat k přijetí rozhodnutí. Ø Rozhodnutí by mělo obsahovat: ü co a jak má být řešeno (uděláno), ü osobu zodpovědnou za daný úkol, ü termín plnění, ü kontrolu. Úkol bez stanoveného termínu splnění a zodpovědné osoby je stanoven zbytečně. S největší pravděpodobností nebude splněn.

Zásady efektivní porady Ø Končit včas. ü Pověřit jednoho z účastníků, aby hlídal čas (viz bod Dodržovat časový harmonogram). ü Pozor, po cca 45 minutách klesá pozornost posluchačů. ü V závěru vyzvat účastníky ke kritice průběhu porady. ü Končit optimisticky, pozitivně.

Dobrý manažer by si měl každou poradu vyhodnotit. Ø Bylo dosaženo plánovaného cíle? Ø Byl dodržen program a časový rámec porady? Ø K jakým chybám při poradě došlo a proč? Ø Co příště udělat jinak a lépe?

Zvláštní typy porad Ø Vymykají se běžným zvyklostem. Ø Jedná se o techniky tvůrčího řešení problémů. Ø Neplatí pro ně dříve uvedené zásady. Patří mezi ně: Ø Brainstorming (bouře mozků), Ø Brainwriting, Ø Thing thank (zásobárna nápadů).

Pár kontrolních otázek na konec Pokuste se vybrat správnou odpověď. (Po chvíli se správná odpověď zvýrazní červeně. ) Jestliže se porada řídí předem danými písemnými pravidly a postupy, jedná se o: a) poradu formální, b) poradu neformální, c) zvláštní typ porady, např. brainstorming, d) ani jedna z uvedených odpovědí není správná.

Jestliže účastník porady rád a dlouze diskutuje k daným tématům a zpravidla mu nestačí vyhrazený časový prostor k vyjádření, jedná se o typ účastníka: a) b) c) d) e) f) g) h) pozitivní, učitel, plachý, nezúčastněný, upovídaný, hádavý, pochybovač, nekooperativní.

Jestliže účastník porady u projednávaných bodů spolupracuje, ale často vznáší dotazy a připomínky, které mají za cíl upozornit i na problémové stránky řešené problematiky, jedná se o typ účastníka: a) b) c) d) e) f) g) h) pozitivní, učitel, plachý, nezúčastněný, upovídaný, hádavý, pochybovač, nekooperativní.

Použité zdroje ŠULEŘ, O. Manažerské techniky. 1. vyd. Olomouc: Rubico 1995, 225 s. ISBN 80 -85839 -06 -7 PALMER, S. , WEAVER, M. Úloha informací v manažerském rozhodování. 1. vyd. Praha: Grada, 2000. 168 s. ISBN 80 -7169 -940 -3 HAMPLOVÁ, A. Neděste se porad, lépe je organizujte. [online] © září 1998, [cit. 30. 7. 2007]. URL: <http: //expand-media. cz/kancelar/ obsah/praxe-porada. htm> ZVONEK, R. PORADA = ZTRÁTA ČASU? / EFEKTIVNÍ VEDENÍ PORADY. [online] © 25. 10. 2004, [cit. 30. 7. 2007]. URL: <http: //www. orlita. cz/detail. php? clanek=61 >

KONEC