Polticas Pblicas y Organizacin del Acervo Documental en

Políticas Públicas y Organización del Acervo Documental en Oaxaca. Avances en la Gestión del Archivo General del Estado de Oaxaca

1. Andamiaje de la organización y preservación de archivos en Oaxaca.

Andamiaje jurídico Artículo 4° Párrafo trece • Acceso a la cultura y disfrute de los bienes y servicios culturales. • El Estado promoverá los medios para la difusión y desarrollo de la cultura. Artículo 6° Apartado A • Toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial […] es pública […]. • Toda persona tendrá acceso gratuito a la información pública […]. • Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados, protegiendo los datos personales. Ley Federal de Archivos Ley General de Archivos • Establecer disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos. • Los archivos deben garantizar el derecho a la verdad.

Alineación estratégica Objetivos de Desarrollo Sostenible Agenda 2030 Objetivo 16 Metas 16. 1 y 16. 10 Plan Nacional de Desarrollo 2018 -2024 Eje Transversal II: Combate a la corrupción y mejora de la gestión pública. Eje II: Oaxaca Moderno y Transparente Plan Estatal de Desarrollo 2016 -2022 Componente del Eje II: Coordinadores del Eje II: 1. Administración Moderna Secretaría de la Contraloría y Transparencia Gubernamental Plan Sectorial: Organismo desconcentrado (Ejes rectores) Estructura orgánica Secretaría de Finanzas Subíndice de Gobiernos Eficientes y Eficaces del Índice de Competitividad Estatal (ICE) Sector Gobierno Moderno Plan Estratégico Institucional Secretaría de Administración Archivo General del Estado de Oaxaca Organización Conservación Difusión Dirección de Clasificación de Archivos Dirección del Archivo Histórico Unidad de Difusión

Plan Estratégico Sectorial Gobierno Moderno Temas del PED 2016 - 2022 Indicadores del sector Gobierno Moderno 1. Administración Moderna Subíndice de Gobiernos Eficientes y Eficaces del Índice de Competitividad Estatal (ICE) emitido por el Instituto Mexicano para la Competitividad A. C. (IMCO) 2. Coordinación Institucional

Ejes rectores La transformación del Archivo General del Estado de Oaxaca se concretó en febrero de 2017 con la publicación del decreto de creación como un organismo desconcentrado de la Secretaría de Administración cuyo esquema de actuación responde a tres ejes rectores: Entendida esta como el conjunto de acciones orientadas a clasificar y ordenar los documentos generados por los sujetos obligados para promover la administración eficiente de los archivos públicos y mejorar los procesos de toma de decisión, transparencia y rendición de cuentas. Organización Acciones cuyo propósito es dar a conocer el archivo histórico por medio de publicaciones, exposiciones, folletos, conferencias, visitas guiadas, medios de comunicación y recursos tecnológicos. Difusión Conservación Conjunto de medidas preventivas o correctivas para asegurar la integridad física y funcional de los archivos bajo resguardo y con ello salvaguardar la memoria colectiva, el cual incluye la construcción de un inmueble ex profeso para el adecuado manejo del acervo.

Estructura Orgánica DIRECCIÓN GENERAL (N-22 A) DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS (N-16 A) UNIDAD ADMINISTRATIVA (N-18 A) DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES (N-16 A) UNIDAD DE DIFUSIÓN (N-18 A) UNIDAD JURÍDICA (N-18 A) DIRECCIÓN DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO (N-20 A) DIRECCIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO (N-20 A) DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA (N-16 B) DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN Y EXPURGO (N-16 B) DEPARTAMENTO DE CLASIFICACIÓN, DESCRIPCIÓN Y RESGUARDO DOCUMENTAL (N-16 B) DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN (N-16 B) DEPARTAMENTO DE REPROGRAFÍA (N-16 B)

Decreto que crea el AGEO 27 de febrero de 2017 Manual de Organización Reglamento Interno 13 de mayo de 2017 Manual de Procedimientos 10 de noviembre de 2018 02 de marzo de 2019

Visión Misión Promover la organización, preservación, incremento y difusión del Patrimonio Documental del Estado de Oaxaca, con el fin de salvaguardar la memoria estatal de corto, mediano y largo plazo, así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas conforme a la normatividad aplicable en la materia. Ser la entidad archivística moderna, transparente en sus procesos, garante de los derechos de acceso a los bienes y servicios culturales, a la información y a la verdad, que cuente con personal capacitado y en contacto con las TIC’s para promover la organización, conservación y difusión del acervo documental de la Administración Pública del Estado de Oaxaca. Objetivos Clasificar y ordenar los generados por 2. documentos Aplicar medidas los sujetos obligados del Aplicar medidas preventivas o correctivas para asegurar la Poder Ejecutivo del Estado, preventivas o correctivas para promover una integridad física y funcional de administración eficiente de los para asegurar la integridad archivos bajo resguardo y los archivos públicos y con ello salvaguardar la física funcional de los memoria colectiva. mejorar losyprocesos de toma de decisión, transparencia y archivos bajo resguardo y con rendición de cuentas. ello salvaguardar la memoria colectiva. 3. Difundir la normatividad archivística y el acervo Difundir la normatividad Elaborar un instrumento de archivística y el acervo documental del archivoplaneación que contenga las documental del archivo prioridades de acción y metas, histórico a de través de histórico a través para materializar la publicaciones, exposiciones, contribución de la institución folletos, conferencias, visitas en el logro de los objetivos de guiadas, conferencias, medios de folletos, visitas desarrollo del Estado y comunicación y recursos guiadas, de facilitar su evaluación. tecnológicos. medios comunicación y recursos tecnológicos.

I. Organización Asesorías Capacitaciones Cuadro General de Clasificación Archivística Organización Validación de instrumentos de control archivístico Catálogo de Disposición Documental Notificación de aprobación de Guía de Archivo Documental Notificación de aprobación de Inventario documental Notificación de aprobación de Índices de expedientes clasificados como reservados Validación del destino final de la documentación Bajas documentales

II. Conservación Transferencias de documentos con valores secundarios y/o patrimonio documental Archivos resguardados Conservación Depósito y resguardo de archivos Diagnóstico del estado de conservación de material documental patrimonial Estabilización Restauración Reprografía documental Documentos digitalizados Consulta de archivos históricos Consultas

III. Difusión Publicaciones Difusión del patrimonio documental Actividades culturales Ejecución de servicios del AGEO Visitas guiadas

Atribuciones Coordinar el Sistema Estatal de Archivos Organizar, preservar y difundir Órgano de consulta Elaborar y difundir Lineamientos para la organización, conservación y custodia Desarrollar investigaciones Atribuciones Fomentar el desarrollo profesional archivístico Mecanismos de cooperación y asesoría Proveer un sistema de reproducción Inventarios documentales de cada fondo Exposiciones, visitas guiadas y publicaciones

Avances en el Plan de Trabajo Institucional Consolidar la creación del Archivo General del Estado de Oaxaca como organismo desconcentrado de la Secretaría de Administración. Gestionar la conclusión de la obra civil y la adquisición del equipamiento necesario para habilitar el edificio. Dotar de estructura orgánica al AGEO. Contratar personal técnico especializado y operativo. Vincular al AGEO con organismos y dependencias de la Administración Pública Estatal para transferir sus archivos en fase histórica. Promover la cultura archivística, ejercer la consulta y garantizar el disfrute del patrimonio documental. Promover la generación de respaldos digitales. Gestionar el Fondo de Apoyo Económico para los Archivos. Promover la Licenciatura en Administración de Archivos y Gestión Documental.