POLOAJ NABAVE U ORGANIZACIJSKOJ STRUKTURI Doc dr sc

POLOŽAJ NABAVE U ORGANIZACIJSKOJ STRUKTURI Doc. dr. sc. Ivan Kovač Zagreb, 2015.

POJAM ORGANIZACIJE Ø nadređeni pojam za institucije u kojima ljudi surađuju s određenom svrhom (npr. da bi građanima osigurali usluge, proizvodili automobile ili zastupali interese članova) (Schmidt, 1975) Ø zadatak provođenja ili uspostavljanja jednokratne aktivnosti ili suradnje (npr. razgledavanje izložbe) Ø unutarnja struktura neke organizacije ili sustava Ø uspostavljanje strukture i odnosa u sustavu da može uz određene uvjete ostvariti postavljene ciljeve 2

Sa aspekta organizatora razlikujemo: Ø Ø ORGANIZACIJE SA SOCIOLOŠKIM I DISPOZITIVNOM SMISLOM (jednokratno važeća struktura) TRAJNO STRUKTURIRANE ORGANIZACIJE FORMALNA ORGANIZACIJA: Trajno strukturiranje organizacije podrazumijeva da su struktura elementa organizacije kao i odnosi među njima uspostavljeni tako da mogu dugoročno ostvariti postavljene ciljeve organizacije u određenim uvjetima 3

Formalna i neformalna organizacija Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 4

ORGANIZIRANJE I IMPROVIZIRANJE ORGANIZIRANJE – proces s precizno utvrđenim tijekom putem kojega se odvija rad na stvaranju novog sustava organizacije (Ferišak, 2002. ) IMPROVIZIRANJE – subjektivna rješenja kod neočekivanih i neuobičajenih promjena koji utječu na organizaciju. o cilj - prilagodba organizacije brzim promjenama 5

DETERMINANTE SUSTAVA NABAVE • CILJEVI SUSTAVA (opskrba privrednog subjekta na najracionalniji način) • ELEMENTI SUSTAVA (odjeli, pododjeli, radna mjesta, zaposlenici, radni nalozi, podaci) • VEZE SUSTAVA (između radnih mjesta, zadataka, interne, eksterne) • PONAŠANJE SUSTAVA (ocjena na temelju ispunjenja kvalitativnih i kvantitativnih ciljeva) 6

CILJ PROCESA ORGANIZIRANJA NABAVE: v Uspostava strukture i veza između elemenata sustava kako bi se racionalno i uspješno riješio zadatak nabave, uskladile aktivnosti ljudi u okviru fleksibilne organizacije sposobne prilagoditi se brzim promjenama v Uloga nabave je krucijalna kada je riječ o ekonomičnosti i uspješnosti privrednog subjekta budući da je ona glavna spona između poslovnog subjekta i dobavljača v Nabava mora biti tako organizirana da može dugoročno na najracionalniji način osigurati opskrbu privrednog subjeka 7

Raščlamba organizacije sustava nabave Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 8

ORGANIZACIJSKA STRUKTURA • njome se trajno reguliraju poslovi nabave bilo da se oni odvijaju istodobno ili jedni za drugima sa namjerom uskladbe svih međuovisnosti tih poslova, uzimajući u obzir ciljeve nabave • bavi se ljudskim i drugim resursima • ona određuje: ü podjelu zadataka i funkcija nabave üsustava rukovodnih i izvršnih radnih mjesta i njihovih odnosa üsustava obaveza, ovlaštenja i odgovornosti radnih mjesta üsustav komunikacije između radnih mjesta 9

ORGANIZACIJSKA STRUKTURA • Njome su definirani zadaci nabave svake pojedine organizacijske jedinice odnosno radnog mjesta (nositelja zadatka nabave) kao i njegove ovlasti i odgovornosti • Matrična organizacija za razliku od taylorističke (tradicionalne) organizacije i timski rad sve su više aktualni u suvremenim uvjetima poslovanja, gdje linijske funkcije podržavaju rad timova u izvršenju projekata ▪ npr. timovi za nabavu isključivo su orijentirani korisnicima predmeta nabave i dobavljačima, ostvaruju procese nabave uz visoku kakvoću ukupnog poslovanja i primjerene troškove, nastojeći kontinuirano poboljšati procese 10

ORGANIZACIJSKA STRUKTURA q Za uspješnu koordinaciju rada nabave, upravljanje nabavom, donošenje odluka vezano uz nabavu, kontrolu nabave i reguliranje poslovanja nabavom, neophono je u linijskoj organizacijskoj strukturi precizno definirati sljedeće (Priručnik za organizaciju nabave): ü ü ü Organizacijske sheme Opise radnih mjesta Ovlaštenja prema radnim mjestima Matrice zadataka Organizacijske propise Upute za rad. . . 11

ORGANIZACIJA POSLOVANJA • bavi se strukturiranjem procesa nabave, kako bi se njegovo odvijanje, odnosno ispunjenje zadataka djelovanjem ljudi i sredstava bilo u skladu s ciljevima nabave • usmjeravanje pozornosti na: ü ü zadatke koje treba izvršiti vremensko i prostorno odvijanje poslovnih zadataka angažman ljudi i sredstava u izvršavanja zadataka regulaciju izvršenja zadataka u skladu s ciljevima nabave i provedenom organizacijskom strukturom 12

ORGANIZACIJA POSLOVANJA q OPĆA ORGANIZACIJA POSLOVANJA – obuhvaća zadatke procesa rada koji se rješavaju bez primjene računala. q ORGANIZACIJA OBRADE PODATAKA – bavi se onim zadacima nabave za koje se u njihovu izvršavanju koriste, u svim fazama ili djelomično, uređaji za elektroničku obradu podataka i druga organizacijska sredstva za obuhvat, memoriranje, prikazivanje, obradu, prijenos i izdavanje podataka na čovjeku ili uređajima čitljive nosioce podataka. q UREDSKA ORGANIZACIJA – bavi se problemima opremanja radnih mjesta, primjene sredstava i njihova razmještanja u poslovnom prostoru. 13

PROCES ORGANIZACIJE POSLOVANJA (4 faze ciklusa uspostavljanja organizacije poslovanja) Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 14

Faze procesa organiziranja poslovanja Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 15

PROJEKTIRANJE ORGANIZACIJE (projektna organizacija) Ø Postupak koji se primjenjuje za kompleksne organizacijske zadatke čije je planiranje i provođenje vremenski, predmetno i organizacijski ograničeno Ø U njemu sudjeluju suradnici različitih profila i iz različitih hijerarhijskih instanca OBILJEŽJA PROJEKTA • Određeni rok početka i završetka radova • Jasno određeni i specificirani ciljevi • Utvrđena raspoloživa financijska sredstva za njegovo izvođenje • Utvrđeni eventualni ograničavajući čimbenici • Utvrđeni tim suradnika koji će izvesti projekt (projektni tim, radna grupa) • Provodi se izvan permanentnih zahvata u organizaciji • Utvrđeni način kontrole napredovanja radova i rezultata pojedinih aktivnosti i projekta u cjelini • Utvrđeni način izvještavanja o radu na projektu 16

Organizacijska sredstva 1) ORGANIZACIJSKI POSTUPCI a) Organizacijske metode (npr. metode projektiranja organizacije; metode analize organizacije; metode prikazivanja organizacijske strukture. . . ) b) Organizacijske tehnike (npr. tehnika analize organizacije pomoću lista kontrolnih pitanja; tehnike odlučivanja pomoću organizacijskih propisa, shema i dr. ) 2) ORGANIZACIJSKI PREDMETI a) Projektna sredstva (npr. šablone za izradu dijagrma, pribor za crtanje. . . ) b) Sredstva sustava (npr. kompjutor za upravljanje skladišnim poslovanjem, kopirni uređaji, uredski stolovi. . . ) 17

OTPORI ORGANIZACIJSKIM PROMJENAMA Razlozi pružanja otpora organizacijskim promjenama: v Nesposobnost djelatnika u svladavanju promjena koje su vezane za zahtjeve nove organizacije v Nemotiviranost za prihvaćanje promjena v Djelatnici se brane od načina kako su tretirani u procesu promjena i uloga koje su im dodjeljene GUBITAK KONTROLE Otpor organizacijskim promjenama = pokušaj povrata izgubljene kontrole i postizanja psihičke ravnoteže Ciljevi: v Upoznati djelatnike sa svim detaljima poslovana i uspostaviti s njima otvorene odnose v Uključiti ih u sve faze procesa projektiranja organizacije, razgovarati o očekivanim učincima te o konfliktnim ciljevima v Motivirati ih za promjene 18

OTPORI ORGANIZACIJSKIM PROMJENAMA Oblici otpora I. Aktivno i pasivno pružanje otpora II. Otvoreno i prikriveno pružanje otpora III. Svjesno i nesvjesno pružanje otpora Svladavanje otpora ü Aktivno uključivanje djelatnika službe nabave u sve faze procesa organizairanja ü Upoznavanje djelatnika sa sličnim rješenjima u drugim poduzećima gdje takva rješenja dobro funkcioniraju 19

OBLIKOVANJE ORGANIZACIJSKE STRUKTURE NABAVE • • • Organizacijska struktura nabave mora biti tako oblikovana da znanje, sposobnost i kreativnost ljudi nisu ugrožene pretjeranom centralizacijom i hijerarhijskim razinama Da bi se to postiglo na važnosti sve više dobiva mrežna struktura i timski rad A. Sloan: „Give a man a job and let do it him!” Organizacijska struktura nabave mora omogućiti da nabava maksimalno doprinosi uspješnosti poslovanja privrednog subjekta Kako nabava može pridonijeti uspješnosti poslovanja? o korištenjem ekonomije količina i odlučivanjem o izdacima na jednome mjestu o izborom pravih dobavljača na regionalnom i globalnom tržištu o ako normizacijom predmeta i količina nabave poveća produktivnost i ekonomičnost poslovanja o ako uključi dobavljače u razvoj, proizvodnju i logistiku vlastitog poduzeća i na taj način snizi troškove i poboljša djelotvornost tih funkcija o povećanjem djelotovornosti procesa nabavljanja automatizacijom i delegiranjem oprativnog naručivanja korisnicima predmeta rada ili prepuštanjem pojedinih poslova opskrbe dobavljačima. 20

METODE I NAČELA OBLIKOVANJA ORGANIZACIJSKE STRUKTURE • ORGANIZACIJSKE METODE – postupci raščlanjivanja zadataka nabave i materijalnog poslovanja na organizacijske elemente kao i njihovog svrsishodnog povezivanja u skupove zadataka koji onda predstavljaju podlogu za formiranje određenih organizacijskih jedinica (sektori, službe, odjeli) 21

ORGANIZACIJSKA NAČELA • Načelo ekonomičnosti (učinci nadmašuju utrošak rada, sredstava i vremena) • Načelo prilagodljivosti (promjene, fleksibilnost) • Načelo kontinuiteta (zadržavanje dobrih starih rješenja u novoj organizaciji) • Načelo transparentnosti (jednostavna i jasna organizacija) • Načelo analize i sinteze - Iz načela analize i sinteze kao podlogu za rad na organiziranju nabave izvedena su posebna načela analize i sinteze zadataka. 22

ANALIZA I SINTEZA ZADATAKA NABAVE v Analiza zadataka nabave služi za formiranje mjesta u nabavi za izvršenje određenih zadataka koji u ukupnosti ispunjavaju cjelovit zadatak funkcije nabave ▪ Ona polazi od ciljeva i cjelovitog zadatka funkcije nabave a završava analizirajući najelementarnije zadatke i funkcije nabave v Sinteza zadataka nabave objedinjuje skupove zadataka u pojedine organizacijske jedinice nabave (mjesta) sa ciljem što boljeg iskorištenja raspoloživosti resursa (ljudi, organizacijska sredstva) ▪ Prema kojim načelima će se izvršiti sinteza zadataka i uspostaviti organizacijska struktura nabave ovisi o: opsegu i načinu odvijanja posla, troškovima kvalifikacije kadrova, dobavljačima, skladištu itd. ▪ Za uspostavljanje sinteze zadataka i nabave rijetko se koristi samo načelo centralizacije ili decentralizacije ▪ Najčešće se koristi funkcionalno ili objektno načelo, a rjeđe se koristi načelo prema dobavljačima, teritoriju, osobama ili prema sredstvima rada 23

ANALIZA ZADATAKA ▪ Analiza zadataka je neophodna za formiranje mjesta koja će izvršavati određene zadatke kao i za cjelovit zadatak funkcije nabave ▪ polazište analize zadataka su ciljevi nabave koji definiraju cjeloviti zadatak, a on se dalje raščlanjuje od ciljeva funkcije nabave preko pojedinih razina hijerarhijskih nadređenih zadataka pa do elementarnih zadataka 24

Analiza zadataka Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 25

NAČELA ANALIZE ZADATAKA Ø Funkcionalna analiza (prema vrstama poslova nabave, npr. nabava materijala) Ø Objektivna analiza (predmeti nabave; sirovine, pomoćni materijal, pogonski materijal, trgovačka roba i sl. ) Ø Analiza prema rangu zadatka (odlučivanje, izvršenje) Ø Analiza faza zadataka (planiranje, realizacija, kontrola) Ø Analiza prema obilježjima zadataka (primarni zadaci: prikupljanje ponuda, naručivanje praćenje isporuke, istraživanje tržišta, šifriranje, evidentiranje, inventura) 26

Funkcionalna raščlamba zadatka nabave materijala Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 27

NAČELA SINTEZE ZADATAKA Ø Funkcionalno načelo (objedinjavanje prema vrstama poslova i operacija) Ø Objektno načelo (objedinjavanje prema vrstama predmeta nabave, materijali za pojedine finalne proizvode, prema porijeklu materijala i sl. ) Ø Načelo sinteze podataka prema dobavljačima Ø Teritorijalno načelo (objedinjavanje zadataka prema tržištima u zemlji i inozemstvu) Ø Načelo sinteze prema sredstvima za rad Ø Načelo objedinjavanja zadataka prema osobama 28

Jednostavna funkcionalna matrica Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 29

OBLIKOVANJE ORGANIZACIJSKIH MJESTA NABAVE • Mjesta u nabavi moraju biti tako oblikovana da se zadaci mogu dobro koordinirati da se brzo i fleksibilno može riješiti svaki zahtjev koji se stavlja pred funkciju nabave • Svako mjesto sadrži: q Nematerijalne elemente (zadaci, ovlaštenja, odgovornosti) q Materijalne elemente (djelatnici, sredstva, energija) 30

Ispravan i pogrešan način kombiniranja nematerijalnih elemenata Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 31

Vrste organizacijskih mjesta i tijela Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 32

Razine managementa Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 33

OBLICI ORGANIZACIJE STRUKTURE NABAVE 34

Funkcionalna raščlamba zadatka nabave materijala Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 35

CENTRALIZACIJA NABAVE • Za poslove opskrbe nadležna je isključivo jedna organizacijska jedinica • Organizira se u malim i srednjim poduzećima PREDNOSTI ▪ Objedinjavanje potreba i naručivanje većih količina predmeta rada uz povoljnije uvjete i niže troškove nabave ▪ Korištenje količinskih i drugih popusta ▪ Jedinstveno provođenje politike nabave ▪ Normizacija predmeta i količina nabave ▪ Sniženje normativna zaliha jer su potrebne manje sigurnosne zalihe i koriste se povoljniji sustavi nabavljanja ▪ Bolja logistička suradnja s dobavljačima ▪ Bolje praćenje tržišta nabave i veći utjecaj na tržišna zbivanja ▪ Bolja kontrola poslovanja nabave ▪ Plaćanje računa dobavljača s jednog mjesta NEDOSTACI ▪ Manjak kreativne slobode za pojedine korisnike predmeta rada ▪ Otežano komuniciranje nabave s korisnicima predmeta nabave = vremenski pomaci u donošenju odluka i lošiji rezultati ▪ Djelatnici nabave nemaju osjećaj za tehničke probleme u svezi s izmjenama potreba i primjenom pojedinih materijala = birokratizacija poslovanja, povećanje troškova nabavljanja 36

CENTRALIZACIJA NABAVE PROSTORNA – koristi se u malim i srednjim poduzećima – organizacijska jedinica nabave smještena jednoj lokaciji i ona obavlja sve zadatke nabave LOGIČKA – postojanje više dislociranih organizacijskih jedinica za nabavu (npr. službe ili odjeli nabave u pojedinim pogonima ili divizijama ili u pojedinim regijama) koje preuzimaju zadatke nabave prema objektnom načelu za potrebe cijelog poduzeća CENTRALIZACIJA 37

Linijska organizacija prostorno centralizirane nabave Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 38

Logička centralizacija nabave u poduzeću srednje veličine Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 39

DECENTRALIZACIJA NABAVE • • • Zadatke nabave obavljaju različite organizacijske jedinice Uspostavlja se u poduzećima koja imaju više prostorno udaljenih pogona, čiji se asortiman potrebnih materijala značajno razlikuje Prostorna i predmetna decentralizacija nabave koristi se: a) U organizacijskim jedinicama poduzeća za koje ima prednosti pojedinačna opskrba b) Ako nabavu mogu uspješno obaviti samo specijalisti koji dobro poznaju materijale i zahtjeve tehnologije proizvodnje c) Ako zbog svojih svojstava materijali nisu pogodni za opskrbu s vlastitih zaliha d) Ako bi zbog nepovoljnog prostornog položaja pogona nastali veliki troškovi nabavljanja 40

DECENTRALIZACIJA NABAVE • Kombinirana (centralizirano – decentralizirana) organizacija – uspostavlja se u velikim i složenim poduzećima • Rukovođenje kritičnim faktorima uspjeha u poslovanju te javljanje različitih rješenja u podjeli zadataka između centralne službe i decentraliziranih jedinica nabave. . . • Odluka o centralizaciji ili decentralizaciji nabave ovisi o: ü ü ü Veličini poduzeća Djelatnostima poduzeća Broju i djelatnosti pogona Stupnju preklapanja djelatnosti pogona Potrebnim vrstama i količinama predmeta rada. 41

MJESTO NABAVE U ORGANIZACIJSKOJ STRUKTURI PODUZEĆA • Mjesto nabave ovisi o uvjetima koji su individualni za pojedino poduzeće • Nabava mora imati mogućnosti djelotvorne i ekonomične realizacije zadataka opskrbe • Rješenja mjesta 42

1. NABAVA U SASTAVU KOMERCIJALNE SLUŽBE • Karakteristike nabave: Ø Nabavno poslovanje nije tehnički zahtjevno i više se naglašava njegovo komercijalno značenje Ø Opseg posla je malen pa je za poslove nabave potreban jedan ili nekoliko djelatnika Ø Jedna osoba (rukovoditelj) može uspješno koordinirati i rukovoditi poslovanjem nabave, prodaje, skladišta i transporta § Nedostatak: najveća pozornost pridaje se prodaji pa su ostali poslovi komercijalne službe, a među njima i nabave, zapostavljeni i ne razvijaju se u skladu s njihovim značenjem i mogućnostima § Pritisak na dobavljače vezano uz ostvarivanje što povoljnije nabavne cijene (Kupi jeftino, prodaj skupo – Buy low, sell high) 43

Nabava u sastavu komercijalne službe Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 44

2. NABAVA U SASTAVU TEHNIČKE SLUŽBE ILI U SASTAVU PROIZVODNJE • Nabava – pomoćna funkcija proizvodnje (prva faza proizvodnog procesa) pa mora biti uključena u sastav tehničke službe ili proizvodnje, odnosno u službu koja neposredno organizira proizvodnju • Ovo organizacijsko rješene bilo je adekvatno uvjetima i načinu rada do pojave serijske i masovne proizvodnje, kada je tržište rada bilo nerazvijeno, asortiman predmeta nabave malen, a tehnički problemi u svezi s nabavom značajni • Nedostatak: tehnička služba nastoji ostvariti što veću sigurnost kontinuiranog odvijanja procesa proizvodnje pa gomila zalihe materijala, dijelova i sklopova te zahtjeva da se nabavljaju materijali što bolje kakvoće • U suvremenom poslovanju takva politika dovodi do problema ekonomičnosti i likvidnosti 45

Nabava u sastavu tehničke službe Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 46

3. NABAVA U SASTAVU FINANCIJSKO – RAČUNOVODSTVENE SLUŽBE • Primjenjuje se u manjim organizacijama (npr. u stacionarima, lječilištima, na većim gradilištima) kod kojih se posebna pozornost pridaje troškovima nabave • Koristi se ciljno orijentirani management troškova (engl. Target costing) na temelju raspoloživih sredstava koja se mogu potrošiti za određenu namjenu, kako bi se ostvarila ciljna cijena i dobit u poslovanju • Nedostaci: Ø Rukovoditelj financijsko – računovodstvene službe nije stručan za poslove nabave niti može obratiti dovoljnu pozornost na probleme nabave Ø Financijsko – računovodstvena služba nastoji nabaviti sredstva za proizvodnju po što nižim cijenama, ne vodeći dovoljno računa o kakvoći Ø Zbog nedostatka materija može doći do zastoja u proizvodnji Ø Osoblje nabave nije dovoljno samostalno u rješavanju zaliha materijala Ø Osoblje financijsko – računovodstvene službe odvaja se od svoga temeljnog zadatka 47

4. NABAVA KAO TEMELJNA POSLOVNA FUNKCIJA • Nabava se organizira kao temeljna poslovna funkcija ravnopravna prodaji, proizvodnji i drugim poslovnim funkcijama poduzeća Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 48

5. NABAVA U SASTAVU SLUŽBE MATERIJALNOG POSLOVANJA • Materijalno poslovanje (engl. Materials Management) – rukovodni organizacijski koncept koji omogućuje pregled nad svim materijalnim tokovima u nabavi, skladištenju i fizičkoj distribuciji a) b) OPERATIVNA NABAVA – obavlja poslove istraživanja i pokrivanja potreba korisnika (dispozicije i naručivanje robe, praćenje rokova isporuke. . . ) • Može se decentralizirati za sve materijale koje koristi samo jedan pogon, tako da svoje zadatke obavlja u sastavu toga pogona STRATEGIJSKA NABAVA – istražuje tržište, brine se o odnosima s dobavljačima, koordinira i analizira rad operativne nabave, surađuje s tehničkom službom i marketingom. . . 49

Nabava u sastavu službe materijalnog poslovanja Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 50

6. MJESTO NABAVE U MATRIČNOJ ORGANIZACIJI • Matrična organizacija – produkt više – linijskog načela rukovođena • glavne i opće funkcije poslovanja (oblik matrice) Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 51

• PREDNOSTI MATRIČNE ORGANIZACIJE: ü Poslovanje je fleksibilnije, promjene se brže akceptiraju i bolje integriraju ü Razvija se stručni umjesto formalnog autoriteta ü Zajedničko donošenje odluka (onemogućava se samovolja pojedinaca) ü Postižu se bolji međuljudski odnosi i veća motiviranost djelatnika ü Moguća je specijalizacija djelatnika ü Potiče se proces učenja i kreativnog traženja rješenja. § NEDOSTACI MATRIČNE ORGANIZACIJE: ü Mogućnost nastajanja konfliktnih situacija zbog različitih pristupa te nereguliranih nadležnosti i prioriteta linijskih rukovoditelja ü Složeniji komunikacijski odnosi ü Potrebni su stručni kadrovi ü Opasnost da doše do loših kompromisa. 52

• S matričnom strukturom fomiraju se: v Timovi za poslovanje s određenim proizvodima (Productmanagement) Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. v Projektni timovi (Projectmanagement) v Timovi koji se brinu o procesu naručivanja (Proces – Management) v Timovi za provođenje programa organizacije dana dobavljača (Program – Management) 53

7. MJESTO NABAVE U DIVIZIONALNOJ ORGANIZACIJI • Divizionalna organizacija (organizacija prema poslovnim područjima) uspostavlja se u velikim poduzećima s raznovrsnim programima proizvoda, odnosno djelatnosti Pretpostavke za formiranje divizionalne organizacije: • Raznovrsni proizvodni programi ili djelatnosti što se odvijaju najčešće na prostorno razdvojenim područjima • Potreba za različitim materijalima • Različiti zahtjevi u pogledu politike opskrbe i zaliha te politike prodaje 54

Divizionalna organizacija Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 55

KARAKTERISTIKE DIVIZIONALNE ORGANIZACIJE: q Stvaraju se manje, relativno autonomne, organizacijske cjeline u kojima je cjelokupno poslovanje, pa tako i materijalno poslovanje, transparetntno i zbog toga su djelatnici više motivirani za uspjeh q Jasno su razgraničena ovlaštenja i odgovornosti, što proizlazi iz linijske strukture divizija q To je marketinški orjentirana organizacija q Postoji opasnost od prevelikog osamostaljivanja pojedinih područja poslovanja (divizija) na štetu ciljeva i učinkovitosti cijelog poduzeća 56

8. NABAVA U TIMSKOJ ORGANIZACIJI • Timska organizacija – temelji se na linijskoj organizaciji • Odluke se donose konsenzusom, sporazumno • Svi poslovi rješavaju se u timovima, participacijom i suradnjom članova koji sami organiziraju svoj rad • Rad timova koordinira centralni (rukovodni) tim • Unutar tima nema hijerarhije • Suradnici su ravnopravni = kreativan rad i otvorena razmjena informacija 57

Timska organizacija – primjer tima za managment opskrbe Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 58

9. NABAVA U PROCESNOJ ORGANIZACIJI • Procesna organizacija – podloga strukturiranja je organizacija procesa poslovanja • Organizacijske jedinice (timovi) formiraju se za pojedine procese, odnosno za cjelovite dijelove procesa • Horizontalno povezivanje dijelova procesa koji se redaju u određenom slijedu, a obavljaju ih timovi Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 59

10. NABAVA U FRAKTALNOJ ORGANIZACIJI • FRAKTAL (lat. frango, fregi, fractum – lomiti, smrviti, razbiti, umanjiti) – najmanji elementi organizacijske strukture koje u određenim okolnostima nema smisla raščlanjivati, a čije „konačno stanje” nije fiksno, nego je polazište novog razvoja – Djelomični sustav poduzeća, poduzeće u poduzeću, najmanja cjelovita funkcija poduzeća, modul koji omogućuje svojim članovima utjecaj na događaje i način izvršavanja zadataka • • Fraktali su organizacijske jedinice ili djelatnosti koje imaju svoje izvršitelje Samostalno rješavaju svoje zadatke koje sami organiziraju i opimiziraju u skladu s ciljevima suradnika/izvršitelja te u skladu s cijevima hijerarhijski viših fraktala Samostalno planiraju i reguliraju odvijanje procesa te su koncipirani prema načelu timskog rada Načelo rada fraktala - malo istih elemenata kao cjelina brzo reagira na promjene u okolini, tako da početne uvjete sama mijenja na temelju povratnih veza, odnosno samoorganiziranjem 60

• Fraktali imaju razne hijerarhijske razine (fraktali niže razine stvaraju fraktale više razine međusobnim spajanjem odnosno povezivanjem) Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 61

UNUTARNJA ORGANIZACIJA SLUŽBE NABAVE • • Unutarnjom organizacijom rješava se pitanje podjele posla na djelomično istovrsne zadatke, koji se objedinjuju i izvršavaju na pojedinim radnim mjestima, u referadama i odjelima Najčešće je štabno – linijska i hijerarhijski strukturirana prema kombiniranim načelima sinteze zadataka Najviša razina – funkcionalno načelo sinteze zadataka i sinteza prema karakteru zadataka Niža razina – objektno ili druga načela sinteze zadataka – Unutarnja organizacija nabave ovisi o: ü Opsegu i učestalosti poslova koje valja obaviti u određenom vremenu ü Načinu rada ü Kvalifikacijama i kapacitetu 62

OBJEKTI PREMA KOJIMA SE FORMIRAJU MJESTA SLUŽBE NABAVE MOGU SE GRUPIRATI PREMA SLJEDEĆIM OSNOVAMA: I. Tehnički srodni materijali (predmetno načelo – npr. elektromaterijali, željezo, tekstil) II. Materijali za određeni finalni proizvod (načelo podjele posla prema gotovim proizvodima) III. Materijali za potrebe pojedinog pogona (proizvodno načelo podjele posla – npr. materijali za potrebe ljevaonice) IV. Materijali prema srodnosti potreba (npr. za potrebe uređenja interijera) V. Materijali prema porijeklu (prirodni materijali, umjetni materijali) VI. Materijali prema asortimanu na strani ponude (npr. za instalacije) VII. Prema dobavljačima, odnosno isporučiteljima (Key Account Management) VIII. Materijali s određenog geografskog područja (teritorijalno načelo podjele posla – npr. referent nabave s područja Slavonije) 63

TEHNIKE PRIKAZIVANJA ORGANIZACIJSKE STRUKTURE Najčešće korišteni grafički prikazi: Ø Ø Organizacijske sheme Organigrami u obliku segmentiranog kruga Organigrami u obliku satelitskih krugova Bločni organigrami 64

ORGANIZACIJSKA SHEMA Okomiti prikaz organizacijske strukture nabave Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 65

ORGANIZACIJSKA SHEMA Vodoravni prikaz organizacije strukture nabave Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 66

ORGANIZACIJSKA SHEMA Kombinirani prikaz organizacijske strukture nabave Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 67

BLOČNI ORGANIGRAM NABAVE Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 68

OBLICI ORGANIZACIJE POSLOVANJA 69

Regulacija procesa povratnim vezama (proces učenja) Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 70

Opći oblik cikličkog odvijanja radnih zadataka Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 71

Pojednostavljeni prikaz odvijanja procesa nabave Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 72

Odvijanje rutinskog procesa nabave Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 73

Dijagram tijeka podataka u upravljanju zalihama Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 74

Hodogram nabave materijala Izvor: Vilim Ferišak: Nabava: politika-strategija-organizacija-management, 2. 75