POKOK BAHASAN 6 MANAJEMEN UMUM 6 1 Tujuan

POKOK BAHASAN 6 MANAJEMEN UMUM 6. 1. Tujuan Perusahaan didirikan tentu mempunyai tujuan yang telah ditentukan, sebab tujuan merupakan titik tolak bagi segala pemikiran dalam perusahaan dan tujuan juga memberikan arah bagi kegiatan dan cara untuk mengukur efektivitas kegiatan perusahaan. Sering dikatakan bahwa, tujuan perusahaan pada umumnya ialah untuk memuaskan kebutuhan dari konsumen dengan nilai-nilai tertentu. Sebetulnya, pertimbangan terakhir mengenai barang atau jasa apa yang harus dibuat oleh perusahaan adalah terletak pada konsumen. Konsumen akan memberikan pertimbangan mengenai seberapa jauh kebutuhannya telah dapat dipenuhi dengan pembelian barang dan jasa tersebut. Diasumsikan bahwa, konsumen dapat bertindak rasional, menganalisis kebutuhannya, menentukan persyaratan dalam pemuasan kebutuhan, menilai kemampuan barang dan jasa tersebut untuk memenuhi kebutuhan serta mampu untuk memperkirakan nilai kepuasan tersebut dibandingkan dengan harga atau biaya barang dan jasa itu.

Tujuan perusahaan dapat digolongkan sebagai berikut : 1. Tujuan Pelayanan Primer ØTujuan organisatoris ØTujuan operasional 2. Tujuan Pelayanan Kolateral ØTujuan pribadi ØTujuan sosial 3. Tujuan Pelayanan Sekunder.

1. Tujuan Pelayanan Primer Di sini dapat dikatakan bahwa, tujuan primer dari suatu perusahaan adalah pembuatan barang/jasa yang dijual untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Jadi tujuan primer ini lebih dipengaruhi oleh konsumen/pasar yang dilayani oleh perusahaan yang bersangkutan. Tujuan Pelayanan Primer ini dapat dikaji dari sudut bagian organisasi seperti : devisi, bagian atau seksi yang sering disebut unit organisasi. Masing-masing unit itu akan memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan perusahaan. Tujuan organisatoris adalah nilai-nilai yang harus disumbangkan oleh masing-masing atau kelompok individu yang berada pada bagian yang bersangkutan. Sedangkan, tujuan operasional merupakan nilai-nilai yang disumbangkan oleh masing-masing tahap dalam suatu unit prosedur kerja secara keseluruhan.

2. Tujuan Pelayanan Kolateral Dalam perusahaan besar, hubungan antara masing-masing pihak menjadi semakin jauh, sedangkan masing-masing pihak mempunyai tujuan sendiri-sendiri. Maka perlu diketahui perbedaan antara tujuan primer perusahaan dengan tujuan individu atau kelompok yang biasa disebut Kolateral. Hal ini karena tujuan kolateral akan tercapai apabila tujuan primber dapat dipenuhi terlebih dahulu. Tujuan Kolateral dibedakan dalam tujuan pribadi dan tujuan sosial. Tujuan Kolateral Pribadi adalah nilai-nilai yang ingin dicapai oleh individu atau kelompok individu dalam perusahaan. Sedangkan, tujuan Kolateral Sosial ialah nilai-nilai ekonomi yang lebih luas/umum yang diperlukan bagi kesejahteraan masyarakat dan yang dapat secara langsung dihasilkan dari kegiatan perusahaan. Tujuan Kolateral Pribadi dapat diketahui dari tujuan ekonomi masing-masing golongan yang ada hubungannya dengan perusahaan.

Tabel 6. 1. : Tujuan Kolateral Pribadi dilihat dari Tujuan Ekonomis TUJUAN KOLATERAL PRIBADI Golongan : Tujuan Ekonomis : - Manajemen Gaji, bonus, jaminan hari tua - Karyawan Upah, gaji - Pemegang saham Deviden - Serikat Buruh Iuran dan memperjuangkan hak pekerja - Konsumen Harga yang rendah - Pemasok Pesanan, pembayaran - Masyarakat setempat Kesempatan kerja, perkembangan ekonomi - Masyarakat umum Kesejahteraan, donasi rumah ibadat, bea siswa, sponsor - Pesaing Pembagian-pembagian Pasar

Golongan-golongan tersebut mendukung usaha mencapai tujuan primer dengan maksud agar tujuan pribadinya dapat dipenuhi. Dalam hal ini tugas manajer adalah memenuhi tujuan masing-masing golongan dari penghasilan perusahaan, sehingga dapat memelihara dukungan mereka dalam mencapai tujuan primer perusahaan. Meskipun manajer dapat memberikan kepuasan lebih banyak kepada suatu golongan dengan mengurangi kepuasan golongan lainnya, namun tujuan primber perusahaan tidak dapat dikurangi. Di samping tujuan ekonomis seperti tersebut di muka, terdapat juga tujuan pribadi non-ekonomis, seperti keinginan untuk maju, prestise, status, hubungan sosial, dan lain-lain. Tujuan Kolateral Sosial bersifat lebih luas untuk kepentingan masyarakat, misalkan : membayar pajak meskipun perusahaan bukan kantor pemerintah, pemberian bea siswa meskipun perusahaan bukan lembaga pendidikan.

3. Tujuan Pelayanan Sekunder Tujuan ini merupakan nilai-nilai yang diperlukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan primer. Contoh : - Bagian Pemeliharaan dari suatu pabrik sebenarnya tidak memberikan sumbangan secara langsung terhadap penciptaan, distribusi atau pembelanjaan barang dan jasa, tetapi mempermudah pekerjaan fungsi-fungsi tersebut, sehingga kegiatan perusahaan dapat lebih ekonomis. - Bagian Staf juga menyumbangkan tujuan sekunder, dengan memberikan ide-ide kepada bagian operasi dalam organisasi perusahaan. Staf Hukum dapat juga menyumbangkan tujuan sekunder dengan memberikan nasehat-nasehat hukum. Tetapi secara umum, tujuan perusahaan sering dapat berupa : a. mencapai keuntungan maksimal b. mempertahankan kelangsungan hidup c. mengejar pertumbuhan d. menampung tenaga kerja

Untuk dapat mencapai beberapa tujuan yang telah diuraikan di muka, maka perusahaan harus pandai dalam mengelola faktor produksi atau sumber daya yang ada dalam perusahaan. Faktor-faktor produksi tersebut yaitu : “ 5 M” (Men, Materials, Machines, Methods, Money) atau tenaga kerja, bahan baku, mesin, metode dan uang atau modal. Kelima faktor itu harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh pengelola perusahaan (manajer) dengan menggunakan fungsi atau aspek-aspek manajemen yaitu : - Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengkoordinasian - Pengendalian Seringkali ke lima faktor produksi tersebut ditambah lagi dengan “Market” (pasar) jadi berjumlah 6 faktor produksi.

Pengertian Manajemen merupakan suatu proses yang khas, yang terdiri atas kegiatan-kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Sehubungan dengan pengertian di atas, maka terdapat aktivitas-aktivitas khusus dalam manajemen yang merupakan suatu proses untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Di dalam mencapai tujuannya, manajemen melibatkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang ada di perusahaan.

Di samping itu manajemen juga menggunakan metode ilmiah dan seni dalam setiap pendekatan atau penyelesaian masalah. Metode ilmiah ini pada hakekatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut : 1. Mengetahui adanya persoalan 2. Mendefinisikan persoalan 3. Mengumpulkan fakta, data dan informasi 4. Menyusun alternatif penyelesaian 5. Mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelesaian 6. Melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.

Gambar 6. 1. : Proses Manajemen Dalam Perusahaan Fungsi Manajemen Metode Suatu proses yang menggunakan metode Ilmu dan Seni Ilmu dan seni Perencanaan Pengorga- Pengarahan Pengkoor- nisasian Pengendalian dinasian Diterapkan pada : Kelompok Kegiatan sekelompok orang yang orang Faktor Tenaga Produksi Diperlengkapi dengan : Material Mesin Metode Kerja Untuk mencapai T u j u a n Tujuan yang telah ditetapkan Terlebih dulu Uang Pasar

Dari gambar di muka dapat dilihat bahwa, manajemen mempunyai lima fungsi yaitu : perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian. Kemudian terdapat aktivitas khusus yang merupakan bagian dari suatu proses manajemen dan aktivitas tersebut dilakukan untuk mencapai sasaran yang ditetapkan sebelumnya. Pelaksanaannya berlangsung dengan bantuan manusia dan sumber daya lainnya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut : Pema- Peren- saran canaan Pro-duksi Per-usahaan Kegiatan Pembe- Fungsi Peng- Perusaha-an lanjaan Mana- arahan jemen Per- Peng- sonalia koordi- Adm. nasian Pengen Akun- dalian tansi TUJUAN

Dengan demikian dapat kita ketahui bahwa di dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen tersebut dibutuhkan kecakapan dan keterampilan merencanakan, mengorganisasi, mengkoordinasi, mengarahkan dan melakukan pengendalian semua kegiatan perusahaan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Seperti telah tersebut di muka bahwa, setiap perusahaan mempunyai tujuan primer untuk menyediakan barang dan jasa yang diperlukan oleh konsumen dengan mengingat tujuan sekunder yang menyangkut kepentingan pemilik, manajer, pekerja dan masyarakat umum. Dalam hal ini manajemen berpedoman pada sistem pemikiran yang menetapkan suatu hubungan logis antara konsepsi-konsepsi yang menyangkut tujuan perusahaan dengan prinsip, fungsi dan faktor yang dipergunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Oleh sebab itu manajemen sangat berpengaruh terhadap pemikiran eksekutif dalam mengambil kebijakan dan keputusan untuk menentukan tujuan yang diinginkan, memilih prioritas kegiatan yang dilakukan, menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi serta pendayagunaan pekerjaan eksekutif. Di sini manajemen mengandung dua unsur yaitu : a) Konsepsi-konsepsi nilai b) Faktor-faktor perusahaan. Konsepsi-konsepsi nilai dalam manajemen meliputi keyakinan-keyakinan sebagai berikut : Ø Pemberian kepuasan pada konsumen merupakan tujuan primer dari perusahaan manajemen dan keuntungan merupakan penghargaan yang tepat bagi usaha yang berhasil dalam mencapai tujuan primer tersebut. Ø Tujuan primer perusahaan harus diprioritaskan terlebih dulu daripada kepentingan pribadi pemilik, manajer dan karyawan. Ø Pentingnya digunakan metode ilmiah sebagai dasar penyelesaian masalah perusahaan Ø Perlunya pengkajian terhadap prinsip-prinsip kepemimpinan eksekutif Ø Standar etika yang baik merupakan dasar hubungan usaha Ø Adanya hak pekerja untuk mengadakan perjanjian kerja secara kolektif Ø Pentingnya memelihara inisiatif perseorangan dan kebebasan bertindak Ø Kewajiban pemilik dan manajer untuk mengembangkan teknologi serta kemajuan perusahaan.

Keyakinan-keyakinan itu dapat dituangkan menjadi pedoman kerja manajer dalam mengambil keputusan. Kemudian selain menetapkan konsepsi nilai, manajemen juga menunjukkan faktor-faktor pokok yang ada di lingkungan perusahaan, sehingga perlu dipertimbangkan, diperhitungkan dikembangkan. Hal ini dapat digambarkan seperti berikut : Kepentingan Umum Tujuan Perusahaan Kepemimpinan Eksekutif Kebijakan Perusahaan Prinsip Etika Fungsi Perusahaan Faktor Pokok Faktor Manusia Faktor Fisik Faktor Turunan Struktur Organisasi Prosedur Perusahaan Semangat Pekerja Kegiatan Operatif

6. 2. Perencanaan Fungsi ini merupakan langkah awal daripada fungsi manajemen yang lain. Dengan perencanaan ini semua kegiatan akan mempunyai suatu pedoman pelaksanaan kerja. Perencanaan mempunyai bentuk-bentuk : a. Sasaran Dalam kurun waktu tertentu perusahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang hendak dicapai. Misalnya akan mengadakan pengurangan biaya produksi sebanyak 6% dalam waktu dua tahun atau mengurangi kerusakan barang sebanyak 8%, dan sebagainya. Jadi semua kegiatan akan diarahkan pada sasaran ini. b. Kebijakan Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan. Misalkan kebijakan seorang perancang pakaian adalah, hanya membuat atau merancang pakaian berselera tinggi dengan bahan yang pilihan. c. Strategi merupakan program yang luas untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Suatu strategi akan menetapkan arah yang terjadi dari berbagai tujuan dan membimbing penggunaan sumber daya yang diperlukan. Ketepatan waktu pelaksanaan adalah masalah yang perlu diperhatikan dalam strategi ini.

d. Prosedur Merupakan rangkaian tindakan yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan. e. Aturan Yaitu merupakan bagian dari Prosedur dan merupakan tindakan yang spesifik. Beberapa aturan yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur. f. Program Merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan anggaran atau budget. Perencanaan di sini dapat meliputi : Ø Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan dibuat agar tepat dalam hal kualitas, manfaat dan kuantitasnya agar dapat dicapai keuntungan maksimal. Ø Menetapkan jumlah dana yang diperlukan untuk modal kerja maupun modal tetap. Apakah akan dipenuhi dengan modal sendiri atau dengan pinjaman (kredit). Ø Menentukan jumlah pekerja yang akan ditarik dan dipekerjakan dalam perusahaan.

Manfaat Perencanaan : 1) Dapat memberikan arah dari arti tujuan bagi perusahaan 2) Dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standar/ukuran untuk mengurangi ketidak-pastian serta perubahan di masa mendatang. 3) Dengan perencanaan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaan, sehingga akan mempermudah pengawasan. 4) Membantu memperkirakan peluang di masa mendatang Dengan perencanaan akan dapat diminimumkan risiko-risiko dan memperkirakan peluang yang dapat dijangkau. 5) Dengan perencanaan akan timbul efisiensi sehingga pengeluaran biaya dapat ditekan.

Di dalam menyusun suatu perencanaan perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : Ø Supaya diingat meskipun kadangkala waktu dan kesempatan untuk membuat perencanaan itu terbatas, tetapi hendaknya dapat dibuat suatu rencana yang terperinci dan realistis, sehingga pelaksanaannya mudah dan tidak banyak penyimpangan. Ø Biasanya rencana sudah dibuat agar fleksibel, mudah mengikuti perubahan. Oleh karena itu perlu diimbangi adanya tindak lanjut apabila rencana tersebut mengalami hambatan. Ø Jika perusahaan akan membuat suatu rencana, maka perlu disesuaikan jumlah dana yang tersedia untuk itu, sebab diperlukan biaya-biaya misalnya untuk penelitian pasar, sebagai dasar perencanaan penjualan dan lain-lain.

Perencanaan Strategis merupakan suatu rumusan proses perencanaan berjangka panjang yang digunakan untuk menentukan dan mencapai sasaran organisasi. Sifat-sifat Perencanaan Strategis : 1) Menyangkut kurun waktu yang panjang 2) Menyangkut persoalan dasar organisasi 3) Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan manajerial sehari-hari 4) Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan 5) Pada umumnya perencanaan strategis merupakan kegiatan manajemen puncak.

Faktor-faktor yang mempengaruhi semakin pentingnya Perencanaan Strategis : a) Peningkatan perubahan teknologi Adanya perubahan teknologi, mendesak perusahaan-perusahaan untuk mencari kesempatan baru secara aktif, tidak cukup hanya bertahan saja dalam persaingan. b) Semakin rumitnya tugas manajerial Dengan adanya perencanaan strategis, para manajer dapat berantisipasi pada masalah-masalah dan kesempatan-kesempatan yang akan muncul. c) Lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks Perencanaan strategis sangat bermanfaat untuk menghadapi pengaruh lingkungan di luar perusahaan yang semakin rumit, sehingga perusahaan akan dapat mengambil posisi yang tepat. d) Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengan dampaknya di masa yang akan datang, sehingga memerlukan suatu perencanaan yang masak untuk pengambilan keputusan.

Langkah-langkah penyusunan Perencanaan Strategis Ø Menentukan sasaran organisasi Ø Mengadakan pemahaman terhadap sasaran dan strategi yang telah ada Ø Melakukan analisis sumber daya : a. Menyusun profil sumber daya b. Menentukan syarat kunci tentang sumber daya yang diperlukan c. Membandingkan profil sumber daya dengan syarat kunci Ø Mengadakan analisis lingkungan Ø Mengenali kesempatan dan ancaman strategis Ø Menentukan sejauh mana strategi yang sudah ada perlu diubah Ø Melakukan pengambilan keputusan strategis, yang meliputi : a. Penyusunan altenatif strategis b. Penilaian alternatif strategis c. Pemilihan alternatif strategis Ø Pelaksanaan rencana strategis Ø Evaluasi penerapan rencana strategis

Hambatan-hambatan dalam Perencanaan a. Hambatan dari pihak manajer Hal ini timbul karena manajer enggan untuk menetapkan sasaran. Keengganan dalam menetapkan sasaran ini disebabkan : • Takut menghadapi risiko/kegagalan • Kurang adanya pengetahuan tentang organisasi • Kurang memahami tentang lingkungan • Kurang percaya bahwa organisasinya mampu mencapai sasaran b. Hambatan dari pihak pelaksana Pihak pelaksana/pekerja seringkali merasa enggan untuk menerima perubahan dalam perencanaan, hal ini disebabkan karena : • perubahan dianggap mengurangi kebebasan untuk melakukan kegiatan yang disukai • perubahan tidak memberikan keuntungan langsung Untuk mengatasi hal ini, manajer perlu merencanakan sasaran yang jelas, mengumpulkan informasi yang lengkap tentang organisasi dan lingkungan. Di samping itu manajer perlu mengikutsertakan bawahan dalam kegiatan perencanaan diberikan informasi tentang sasaran yang akan dicapai.

Manajemen Dengan Sasaran (Management by Objectives) Manajemen Dengan Sasaran (MBO) merupakan suatu program yang terdiri atas seperangkat prosedur formal atau semi formal yang dimulai dengan penetapan sasaran-sasaran sampai dengan peninjauan kembali hasil pelaksanaan. • MBO dapat digunakan untuk memperbaiki motivasi karyawan dan untuk pengendalian. Dalam hal ini MBO memusatkan perhatian pada hasil-hasil dan bukan pada perilaku yang diperlihatkan oleh seorang karyawan. Asumsi yang digunakan ialah bahwa, hasil-hasil yang dihasilkan oleh manajer dan karyawan merupakan hal yang penting, bukan kesibukan mereka. • Intisari dari sistem MBO terletak pada kerjasama antara para manajer dan karyawan dalam penetapan sasaran-sasaran. Setiap bidang tanggung jawab utama seseorang ditetapkan dengan jelas, dipandang dari segi hasil-hasil yang diharapkan. Jadi, titik tolak MBO adalah suatu pandangan atau sikap yang positif terhadap manusia dan apa motivasi kerja mereka.

Di dalam sistem MBO terdapat unsur-unsur : a. Keterikatan pada program Di sini antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi diusahakan untuk terkait. Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pertemuan antara manajer dan karyawan untuk menetapkan sasaran dan pencapaiannya. b. Penetapan sasaran tingkat puncak Sasaran pendahuluan ditetapkan oleh manajer puncak, kemudian dirundingkan dengan anggota organisasi yang lain. c. Sasaran-sasaran individu Dari sasaran umum kemudian dijabarkan ke dalam sasaran-sasaran yang lebih rendah sampai ke tingkat sasaran individu. d. Peran serta dari karyawan dan manajer Secara umum diperlukan adanya saling berperan serta antara manajer dan karyawan sehingga sasaran akan semakin mudah dicapai. e. Pengkajian kembali hasil pelaksanaan Manajer dan karyawan mengkaji kembali kemampuan dalam mencapai sasaran. Mereka memutuskan persoalan-persoalan apa yang ada dan bagaimana pemecahan dan hasilnya.

Kebaikan-kebaikan MBO ØMemberi kesempatan kepada individu untuk menyesuaikan tujuan-tujuan pribadinya dengan tujuan organisasinya. ØSasaran organisasi akan dapat dicapai dalam waktu yang tepat karena manajer dapat membuat perencanaan dengan bantuan MBO. ØDapat meningkatkan komunikasi antara manajer dan karyawan ØMembuat proses manajemen berjalan wajar dengan memusatkan pada pencapaian sasaran.

Kelemahan-kelemahan MBO ØDiperlukan kecakapan hubungan antar pribadi ØSering terjadi konflik antara kreativitas dan pencapaian sasaran yang ditetapkan ØSasaran yang penuh tantangan dan realistik seringkali sulit dirumuskan ØDiperlukan adaptasi dan perubahan-perubahan yang mendapat dukungan dari manajer ØSeringkali terdapat pendekatan yang otoriter dan terpusat dalam pengambilan keputusan.

BAWAHAN Membahas tugas dan hasil-hasil yang diperlukan. Menyetujui tujuan-tujuan hasil pelaksanaan jangka pendek Bertemu secara periodik untuk membahas kemajuan menuju ke arah tujuan yang telah ditetapkan Mengevaluasi hasil-hasil dari upaya bawahan dan menetapkan tujuan baru. SASARAN-SASARAN DARI SUATU UNIT Gambar 6. 4. Hubungan antara Atasan dan Bawahan dalam mencapai suatu Tujuan pada Manajemen dengan Sasaran.

6. 3. Pengorganisasian Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses penciptaan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada satu tujuan. Dalam suatu organisasi terdapat hubungan informal dan hubungan formal. Hubungan informal menyangkut hubungan manusiawi, di luar dinas atau bersifat tidak resmi. Sedangkan hubungan formal merupakan bentuk hubungan yang disengaja, secara resmi (kedinasan). Biasanya ditunjukkan dengan suatu bagan organisasi. Ada 3 (tiga) hubungan dasar dalam hubungan formal itu : - Tanggung jawab Hal ini merupakan kewajiban individu untuk melaksanakan tugasnya. Barangkali bisa diarahkan terjadinya spesialisasi dalam bekerja. - Wewenang Maksudnya adalah hak untuk mengambil keputusan mengenai apa yang harus dijalankan oleh seseorang dan merupakan hak untuk meminta kepada orang lain untuk melakukan sesuatu. Sebaiknya wewenang harus seimbang dengan tanggung jawab yang dipikulnya.

- Pertanggungjawaban Apabila wewenang berasal dari pimpinan yaitu alirannya dari atas ke bawah, maka pertanggungjawaban ini berasal dari bawah ke atas. Di sini pertanggungjawaban merupakan laporan hasil kerja dari bawahan kepada yang berwenang (atasan). Berikut ini dapat kita gambarkan hubungan antar komponen organisasi di mana tujuan merupakan titik tolak untuk melaksanakan fungsi-fungsi organisasi dan antar tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang dan pertanggungjawaban mempunyai hubungan yang sangat erat. Tujuan Fungsi Tanggung Wewenang jawab Gambar 6. 5. Hubungan antar Komponen Organisasi Pertanggung jawaban

Langkah-langkah dalam Pengorganisasian a. Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi. Misalkan : pembelian peralatan produksi, penempatan tenaga yang akan menjaga/ menjalankan alat tersebut. b. Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang. c. Mengkombinasikan pekerjaan anggota perusahaan dalam cara yang logis dan efisien. Misalkan : dipadukan antara bagian pemuasan dan bagian produksi atau juga dengan bagian keuangan. d. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis. e. Memantau efektivitas organisasi dan pengambilan langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas. Di sini diperlukan penilaian ulang terhadap keempat langkah terdahulu secara berkala.

Beberapa keuntungan adanya Pengorganisasian yang baik : 1) Dapat terjalin pola hubungan yang baik antar organisasi, antar anggota organisasinya serta antar anggota organisasi dengan organisasi, sehingga akan mempermudah pencapaian tujuan organisasi. 2) Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawabnya. Karena di sini terjadi pendelegasian wewenang secara tegas. Organisasi Pada hakekatnya antara organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan. Organisasi merupakan alat manajemen untuk mencapai tujuannya. Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan orang untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Jadi dalam organisasi terdapat 3 (tiga) faktor : 1. adanya sekelompok orang 2. adanya hubungan dan pembagian kerja di antara orang-orang itu 3. adanya tujuan yang ingin dicapai. Secara singkat, definisi organisasi adalah sebagai berikut : 1. Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. 2. Dalam arti struktur, organisasi ialah gambaran secara skematis tentang hubungan kerjasama orang-orang yang terdapat dalam suatu badan dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan. 3. Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab serta penetapan hubungan antara unsur-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang dapat bekerjasama secara efektif untuk mencapai tujuan. 4. Secara pendek dapat dikatakan, organisasi adalah suatu pelaksanaan differensiasi tugas-tugas.

Tujuan mengorganisasi Salah satu tujuan utama mengorganisasi adalah untuk mempermudah dalam melaksanakan tugas; membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Di samping itu juga untuk mempermudah pimpinan dalam melaksanakan tugas pengawasan. Dengan mengorganisasi dapat ditentukan orang yang dibutuhkan untuk memangku tugas-tugas yang telah dibagi-bagi itu. Pembahasan tentang prinsip-prinsip organisasi, struktur organisasi dan deskripsi pekerjaan dapat dibaca pada bab berikutnya.

6. 4. Pengarahan Di dalam aspek pengarahan ini akan timbul hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara lebih berdaya guna untuk mencapai tujuan. Arti dari Pengarahan itu sendiri adalah tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya tujuan. Oleh karenanya, di sini manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk/nasehat, berpikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas serta memberikan stimulasi kepada para karyawan. Dengan demikian kegiatan pengarahan ini banyak menyangkut masalah pemberian Motivasi kepada para anggota organisasi, Kepemimpinan serta Pengembangan Komunikasi.

Sifat Individu dalam Organisasi Dalam bekerja, individu mempunyai perbedaan fisik dan mental, nilai individual serta problema pribadi mereka sesuai dengan keadaan sosial ekonomi mereka. Tugas manajer adalah bagaimana menyelaraskan antara tujuan perusahaan dengan tujuan individu agar tidak terjadi konflik dalam organisasi. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan agar dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan para pekerja : 1) kebiasan serta emosi penting sekali untuk menerangkan kelakuan manusia dan akal bersifat sekunder. 2) Manusia mengingingkan pujian untuk pekerjaan yang dilaksanakan apabila mereka pantas memperolehnya. 3) Para pekerja ingin mendapat pengawas yang terpercaya dan dapat menimbulkan rasa hormat mereka. 4) Para pekerja ingin memanfaatkan kemampuan mereka yang maksimal dan menikmati kepuasan atas hasil kerja mereka itu. 5) Perlu dihindarkan adanya perubahan-perubahan kerja yang mendadak.

Kemudian, yang disebut dengan Motivasi ialah proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi secara efisien dapat tercapai. Dengan memberikan motivasi tidak berarti dapat mengganti kedudukan perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengendalian, tetapi saling mengisi. Jadi di dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia untuk menjalankan tugas-tugas yang selaras dengan tujuan organisasi. Faktor-faktor penting yang mempengaruhi motivasi adalah : – Kebutuhan pribadi – Tujuan dan persepsi individu atau kelompok – Cara untuk mewujudkan kebutuhan, tujuan dan persepsi. Apabila para pekerja menyukai pekerjaan mereka, menganggap bahwa tugas mereka penuh tantangan dan mereka menyukai lingkungan kerja secara umum, maka biasanya mereka akan berusaha secara maksimal untuk melaksanakan pekerjaan mereka dengan bersemangat dan dedikasi.

Dalam hal ini terdapat 2 (dua) jenis motivasi, yaitu : 1. Motivasi Positif Yaitu merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya dengan memberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman dan lain sebagainya. 2. Motivasi Negatif Adalah proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Misalnya memberi gambaran akan diturunkan pangkatnya, dipotong gajinya ataupun dipecat dari jabatannya. Sebaiknya pimpinan menggunakan baik motivasi positif maupun negatif dalam memberikan dorongan kepada bawahan. Mengenai proporsi dari keduanya tidaklah menjadi persoalan atau terserah kebijakan manajer.

Beberapa Teori Motivasi a. Teori Motivasi Klasik (Frederick W. Taylor) Konsepsi dasar teori motivasi klasik adalah bahwa, seseorang akan bersedia bekerja dengan baik, apabila orang tersebut berkeyakinan akan memperoleh imbalan yang ada kaitannya langsung dengan kerjanya. Konsep ini mempunyai arti bahwa, seseorang akan menurun semangatnya dalam bekerja apabila imbalan yang berbentuk natura maupun uang itu (sesuai dengan perjanjian) tidak segera diberikan atau ditunda pemberiannya. b. Teori Motivasi Kebutuhan (Abraham H. Maslow) Menurut Maslow ada 5 (lima ) jenjang kebutuhan individu : 1) Kebutuhan Fisik (Physiological Needs) Kebutuhan fisik merupakan kebutuhan pokok yang harus dipenuhi dan dipuaskan paling awal, karena kebutuhan ini timbul dari rasa yang pertama kali timbul dalam fisik manusia untuk dapat hidup (survive). Kebutuhan itu misalnya, kebutuhan akan makan, minum. Dalam hal ini paling tidak harus terpenuhi kebutuhan fisik minimumnya.

2) Kebutuhan akan Keamanan/Keselataman (Safety/security needs) Kebutuhan jenjang berikut ini memberi rasa aman dan selamat bagi individu, seperti adanya perlindungan dan kepastian dari pihak organisasi yang menjamin kehidupannya. Kebutuhan ini dapat dibedakan berdasarkan wujud, yaitu : a. Material, misalnya pakaian, tempat tinggal/rumah yang menjamin kesehatan serta melindungi dari cuaca dan alam sekitarnya. b. Immaterial/semi material, misalnya keyakinan bahwa tidak akan dipecat setiap saat, pensiun/jaminan hari tua, asuransi, rasa aman di tempat kerja dan sebagainya. Semua itu menciptakan rasa aman dan selamat bagi karyawan. 3) Kebutuhan untuk berkelompok (Affection needs/Love needs/Social needs/Belonging needs) Apabila kita melihat secara mendasar, kebutuhan ini memang sudah merupakan kodrat manusia, yaitu bahwa manusia itu adalah makhluk sosial. Oleh karena itu setiap individu membutuhkan waktu untuk bisa berkumpul, bergaul, membina persahabatan, saling memperhatikan/mencintai untuk berkembang bersama di dalam kelompok.

4) Kebutuhan akan Harga Diri/Penghormatan (Esteem needs/Egoistic needs) Kebutuhan ini lebih bersifat individual atau mencirikan pribadi, ingin dirinya dihargai atau dihormati sesuai dengan kedudukannya. Sebaliknya setiap pribadi tidak ingin dirinya dianggap lebih rendah dari yang lain; mungkin secara jabatan lebih rendah, tetapi secara manusiawi setiap individu baik pria maupun wanita, tidak ingin direndahkan. 5) Kebutuhan akan Pengakuran Diri dan Pengembangan Diri (self Actualization needs/ Self Realization needs/Self Fulfilment needs/Self Expression needs) Kebutuhan akan pengakuran diri dan pengembangan diri adalah keinginan setiap individu untuk diakui bahwa dirinya mempunyai kemampuan (khususnya di dalam bekerja) dan ia harus puas apabila keinginan untuk mengembangkan diri terpenuhi sesuai dengan potensinya.

c. Teori X dari teori Y (Douglas Mc. Gregor) Dalam hubungannya dengan motivasi kerja, menurut Douglas Mc. Gregor ada 2 (dua) perangkat asumsi yaitu Teori X dan Teori Y. Ø Teori X adalah asumsi yang didasari oleh pandangan tradisional bahwa manusia (Human Being) bersedia/mau bekerja apabila sesuatu harus dikerjakan untuk kehidupannya. Oleh karena itu mereka akan berusaha menghindari pekerjaan apabila keadaan memungkinkan. Secara lebih terperinci Teori X adalah sebagai berikut : • Manusia rata-rata tidak suka bekerja dan berusaha menghindari pekerjaan bila mungkin. • Karena karakternya tidak menyukai bekerja, maka kebanyakan orang harus dipaksa, diawasi, diarahkan/dibimbing, diancam dengan hukuman-hukuman/sanksi- sanksi agar mereka mau berusaha menuju ke tujuan organisasi. • Manusia rata-rata lebih suka diarahkan, cenderung atau ingin menghindari tanggung jawab, mempunyai ambisi yang kecil dan menginginkan kepastian atau lebih mementingkan keamanan dirinya.

Berdasarkan uraian di atas, maka di dalam menghadapi manusia bertipe teori X ini, manajer/pimpinan harus bersikap “keras” (strict) atau otoriter, sebab bila tidak demikian maka karyawan akan seenaknya dalam bekerja. Perangkat asumsi yang kedua yang disebut Teori Y, menyebutkan sebagai berikut : Ø Teori Y, adalah asumsi yang didasari oleh sifat manusia suka bekerja, bahkan dengan bekerja manusia akan menemukan kepuasan. Pekerjaan merupakan sumber kepuasan. Secara terperinci teori Y dapat diringkas : 1) Usaha yang bersifat fisik dan mental dalam bekerja bersifat alami seperti bermain, beristirahat. 2) Pengawasan dari luar (orang lain) dan ancaman dengan hukuman/sanksi bukan hanya cara untuk mengarahkan usaha manusia menuju pencapaian tujuan organisasi. Jadi pada dasarnya manusia mau/bersedia mengarahkan dan mengontrol dirinya sendiri dalam mencapai tujuan yang telah disepakati/-diterima.

3) Keterikatan dengan tujuan organisasi merupakan fungsi dari penghargaan yang diperoleh karena suatu prestasi. 4) Manusia rata-rata bersedia belajar dalam kondisi yang layak, tidak mau menerima tetapi juga mencari tanggung jawab. 5) Ada kesepakatan yang relatif tinggi/besar dalam hal imanjinasi, kecerdikan dan kreativitas untuk memecahkan masalah organisasi yang luas itu. 6) Dalam kondisi kehidupan yang mutakhir, potensi intelektual karyawan jangan hanya dimanfaatkan sebagian. Berdasasarkan teori Y, karena pekerjaan merupakan sumber kepuasan, maka manusia mau dan suka bekerja. Menurut pandangan ini apabila ada karyawan yang kurang menyukai kerja, ambisinya rendah, itu bukan karena dasarnya demikian, tetapi disebabkan oleh lingkungan kerjanya atau karena pengalamannya. Dalam hal ini manajer/pimpinan bukannya mengawasi karyawan tetapi membantu/membimbing untuk sepenuhnya dalam mencapai tujuan organisasi atau tujuan perusahaan.

Dapat dikatakan bahwa, ukuran keberhasilan teknik pemberian motivasi yaitu berupa kenaikan produktivitas kerja yang dapat berbentuk : kenaikan penjualan, peningkatan hasil produksi, penurunan tingkat absensi dan sebagainya. Terdapat dua teknik pemberian motivasi yaitu : § Motivasi Tidak Langsung Adalah berupa usaha manajemen untuk menciptakan suasana kerja secara umum yang dapat mendorong karyawan berprestasi secara maksimal. Ini dapat diberikan dalam bentuk : a. Penyesuaian aspirasi individu dengan tujuan organisasi, dengan jalan : 1. Memberikan pengertian yang mendalam kepada karyawan tentang tujuan organisasi dan cara pencapaiannya. 2. Menyadari kenyataan adanya berbagai macam kepentingan yang dimiliki oleh karyawan, sehingga dalam mencapai tujuan organisasi tidak akan digunakan cara yang merugikan karyawan. 3. Memberi kesempatan kepada karyawan, sesuai tingkatannya dalam organisasi, untuk ikut berpartisipasi dalam menentukan cara-cara pencapaian tujuan organisasi.

b. Penciptaan situasi dalam organisasi yang menunjang untuk berprestasi : 1. Situasi Sosial : Adanya perbedaan dalam hal pendidikan, pengetahuan, keterampilan dapat menimbulkan ketidakpuasan, karena itu keadaan ini harus ditekan agar pemberian motivasi sesuai dengan prestasi masing-masing karyawan. 2. Situasi Kerjasama : Harus diciptakan suasana yang mendorong ke arah kerjasama atas dasar saling membutuhkan, baik antara sesama karyawan maupun dengan atasan dan bawahan. 3. Situasi Syarat Kerja : Syarat kerja minimum harus dipenuhi yaitu tingkat upah/gaji serta syarat kerja maksimum yaitu jam kerja tiap minggunya. 4. Situasi Tempat Kerja : Hal ini menyangkut penerangan, kebersihan, pengaturan udara di tempat kerja.

§ Motivasi Langsung Di sini motivasi langsung diwujudkan dalam bentuk insentif yang diberikan di atas balas jasa yang pokok atau yang berlaku bagi seluruh karyawan. Insentif ini berupa Insentif Material dan Insentif Non Material. a. Insentif Material dapat berupa : • Bonus Diberikan sebagai insentif untuk pekerjaan yang memberikan hasil yang lebih besar dari standar yang ditentukan. • Komisi Insentif ini diberikan untuk hasil penjualan yang lebih banyak dari targetnya. • Profit Sharing Yaitu berupa bagian dari pembagian laba perusahaan. • Jaminan Sosial Misalkan jaminan di hari tua (pensiun), jaminan jika terjadi kecelakaan kerja, sakit dan juga adanya asuransi jiwa. • Kesejahteraan Ini dapat berupa : bea siswa untuk sekolah/kursus, pemberian kredit perumahan/ kendaraan, pemberian pakaian dinas, pemberian cuti atas biaya perusahaan dan sebagainya.

b. Insentif Non Material : Insentif ini meskipun tidak berupa uang namun secara tidak langsung mempunyai akibat juga dalam keuangan, misalnya pemberian piagam penghargaan, kenaikan pangkat/jabatan, hak untuk menggunakan fasilitas tertentu (kendaraan, rumah). Hubungan antara Pemberian Motivasi dengan Peningkatan produktivitas jika digambarkan akan tampak seperti berikut ini : Penyesuaian aspirasi individu dengan tujuan organisasi Tidak langsung Penciptaan situasi dalam organisasi yang menunjang untuk berprestasi Motivasi dari dalam diri karyawan Motivasi Kebutuhan Individu Dorongan kerja Produkti-vitas Material Langsung Insentif Kepentingan Individu Non Material Peningkatan

Kepemimpinan Yaitu proses pengarahan yang dapat memotivasi orang lain utnuk bekerja ke arah pencapaian tujuan tertentu. Jadi dalam kepemimpinan ini melibatkan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain. Di sini motivasi itu harus dapat diterima oleh orang lain (bawahan) dan menjadi pendorong untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pemimpin dengan kekuasaan (power) dapat mengarahkan dan mempengaruhi bawahan agar bersedia melaksanakan tugas-tugasnya. Kekuasaan atau power merupakan kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain sehingga aktivitas orang tersebut sesuai dengan yang diharapkan oleh orang yang memiliki kekuasaan tersebut. Dengan adanya kekuasaan inilah bawahan bersedia tunduk pada pemimpinnya (atasannya).

Terdapat 7 (tujuh) dasar kekuasaan (Power) 1) Kekuasaan Legitimasi (Legitimate Power) Kekuasaan ini bersumber pada jabatan yang dipegang oleh pemimpin. Secara formal, semakin tinggi posisi seseorang pemimpin maka semakin besar kekuasaan legitimasinya. 2) Kekuasaan keahlian (Expert Power) kekuasaan ini bersumber pada keahlian, kecakapan atau pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang pemimpin yang diwujudkan lewat rasa hormat dan pengaruhnya terhadap orang lain. Seorang pemimpin yang tinggi kekuasaan keahliannya ini, kelihatannya mempunyai keahlian untuk memberikan fasilitas terhadap perilaku kerja orang lain. 3) Kekuasaan Referensi (Referent Power) Kekuasaan ini bersumber pada sifat-sifat pribadi, dari seorang pemimpin. Seorang pemimpin yang tinggi kekuasaan referensinya ini pada umumnya disenangi dan dikagumi oleh orang lain karena kepribadiannya.

4) Kekuasaan Penghargaan (Reward Power) Kekuasaan ini bersumber atas kemampuan untuk menyediakan penghargaan atau hadiah untuk orang lain, seperti gaji, promosi atau penghargaan jasa. 5) Kekuasaan Paksaan (Coercive Power) Kekuasaan ini berdasarkan atas rasa takut dan ini menjadi sumber dari kekuasaan paksaan ini. Pemimpin yang memiliki kekuasaan jenis ini mempunyai kemampuan untuk mengenakan hukuman, pemecatan. 6) Kekuasaan Informasi (Information Power) Kekuasaan ini berdasarkan karena adanya ekses informasi yang dimiliki oleh pemimpin yang dinilai sangat berharga oleh pengikutnya. 7) Kekuasaan Hubungan (Connection Power) Kekuasaan ini bersumber pada hubungan yang dijalin oleh pimpinan dengan orang-orang penting dan berpengaruh baik di luar atau di dalam organisasi.

Teori-teori Kepemimpinan a. Teori Sifat (Trait Theory) Teori ini sering disebut teori “The Great Man” yang menyatakan bahwa, seseorang yang dilahirkan menjadi pemimpin ia akan menjadi pemimpin apakah ia mempunyai sifat atau tidak mempunyai sifat sebagai pemimpin. Apabila ia tidak membawa sifat tersebut, maka ia akan berusaha memperolehnya dengan cara mempelajari sejarah pemimpin-pemimpin besar untuk menemukan ciri yang dimiliki mereka, misalnya Napoleon, Mahatma Gandhi dan lain-lain. Keith Davis merumuskan 4 (empat) sifat umum yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan Kepemimpinan di dalam organisasi : – Kecerdasan Seorang pemimpin tentu memiliki kecerdasan yang lebih tinggi dari para bawahannya. – Kedewasaan dan hubungan sosial yang luas Pemimpin cenderung mempunyai sikap matang dan emosi yang stabil serta mempunyai perhatian yang luas terhadap aktivitas-aktivitas sosial. – Motivasi diri dan dorongan berprestasi Para pemimpin relatif mempunyai dorongan motivasi yang kuat untuk berprestasi – Sikap hubungan manusiawi Pemimpin sebaiknya mempunyai orientasi pada karyawan bukannya pada produksi; mau menghargai para pengikutnya.

b. Teori Kelompok Anggapan dari teori ini ialah, supaya kelompok bisa mencapai tujuannya maka harus terdapat suatu pertukaran yang positif di antara pemimpin dan pengikutnya. Di sini dapat dijelaskan pula bahwa, para bawahan dapat mempengaruhi pemimpin dengan perilakunya, sebanyak pemimpin beserta perilakunya mempengaruhi para bawahannya. Juga dapat dikatakan, jika para bawahan tidak melaksanakan pekerjaan secara baik, maka pemimpin cenderung menekankan para struktur pengambilan inisiatif (perilaku tugas). Tetapi ketika para bawahan dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik, maka pemimpin menaikkan penekanannya pada pemberian perhatian (perilaku tata hubungan). c. Teori Situasional dan Model Kontijensi Fred Fiedler mengembangkan suatu teknik untuk mengukur gaya kepemimpinan yang dikenal dengan “A Theory of Leadership Effectiveness”.

Di sini dapat dijelaskan bahwa : – Hubungan kemanusiaan atau gaya yang lunak dihubungkan pemimpin yang tidak melihat perbedaan yang besar di antara teman kerja yang paling banyak dan paling sedikit disukai atau memberikan suatu gambaran yang relatif menyenangkan kepada teman kerja yang paling sedikit disenangi. – Gaya yang berorientasi tugas dihubungkan dengan pemimpin yang melihat suatu perbedaan besar di antara teman kerja yang paling banyak dan paling sedikit disenangi dan memberikan suatu gambaran yang paling tidak menyenangkan pada teman-teman kerja yang paling sedikit diskusi. Model Kepemimpinan Kontijensi berisi tentang hubungan antara gaya kepemimpinan dengan situasi yang menyenangkan.

Adapun situasi yang menyenangkan itu diterangkan oleh Fiedler dalam hubungannya dengan dimensi-dimensi empiris seperti berikut : – Hubungan pemimpin – anggota (pemimpin diterima oleh para pengikutnya) – Derajat dari struktur tugas (tugas ditentukan secara jelas) – Posisi kekuasaan pemimpin yang dicapai lewat wewenang formal). Manakala terjadi hal yang sebaliknya, maka menurut Fiedler akan tercipta situasi yang tidak menyenangkan bagi pemimpin.

d. Teori Jalan Kecil – Tujuan (Path – Goal Theory) Teori ini menganalisis dampak kepemimpinan (terutama perilaku pemimpin) terhadap motivasi bawahan, kepuasan dan pelaksanaan kerja. Martin Evans dan Robert House memasukkan empat tipe atau gaya kepemimpinan : 1) Kepemimpinan Direktif (Directive Leadership) Di sini bawahan mengetahui senyatanya apa yang diharapkan darinya dan pengarahan yang khusus diberikan oleh pemimpin. Dalam model ini tidak ada partisipasi dari bawahan. 2) Kepemimpinan Suportif (Supportive Leadership) Dalam hal ini pemimpin selalu bersedia menjelaskan sebagai teman, mudah didekati dan menunjukkan diri sebagai sahabat sejati bagi bawahan yang mempunyai perhatian kemanusiaan yang murni terhadap bawahan. 3) Kepemimpinan Partisipatif (Participative Leadership) Pemimpin meminta dan menggunakan saran-saran dari bawahan, tetapi pemimpin masih membuat keputusan-keputusan. 4) Kepmimpinan yang berorientasi pada prestasi (Achievement Oriented Leadership) Gaya kepemimpinan ini menetapkan serangkaian tujuan yang menantang para bawahannya untuk berpartisipasi dan pemimpin juga merangsang bawahan untuk mencapai tujuan tersebut serta melaksanakan tugas pekerjaan dengan baik.

• Dari uraian di muka, jelas bahwa unsur dasar yang utama dari Kepemimpinan adalah manusia. Dengan demikian, berhasil atau tidaknya seorang pemimpin dalam melaksanakan tugas kepemimpinannya, lebih banyak ditentukan oleh keahliannya dalam menggerakkan orang lain untuk bekerja dengan baik yaitu yang disebut keterampilan manajerial (Managerial Skills) daripada keterampilan teknis (Technical Skills) yang dimilikinya. • Perlu ditekankan di sini, bahwa seorang pemimpin yang baik adalah seseorang yang tidak melaksanakan sendiri kegiatan atau tindakan yang bersifat operasional, tetapi mengambil keputusan, menentukan kebijakan dan menggerakkan orang lain untuk melaksanakan keputusan yang telah diambil sesuai dengan kebijaksanaan yang telah digariskan itu.

Karakteristik Bawahan Perilaku/Gaya Kepemimpinan : -Direktif -Suportif -Partisipatif -Prestasi Hasil : Bawahan : -Persepsi -Motivasi -Keputusan -Kejelasan peranan -Kejelasan tujuan -Pelaksanaan kerja Kekuatan-kekuatan Lingkungan -Karakteristik tugas -Sistem wewenang formal -Kerja utama group Gambar 6. 7. Tata Hubungan dalam Aplikasi Path-Goal Sumber : Fred Luthans, Organizational Behavior 3 rd, ed. , 1981, p. 428. Tugas setiap manajemen adalah meliputi baik tugas teknis maupun tugas manajerial. Dalam melaksanakan tugas teknis, setiap manajer memerlukan kecakapan teknis, sedang dalam pelaksanaan tugas manajerial diperlukan kecakapan manajerial. Dalil yang biasa berlaku ialah : Semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, semakin kurang ia memerlukan keterampilan teknis (technical skills) dan semakin banyak ia memerlukan keterampilan manajerial (managerial skills) dan sebaliknya.

Selain itu semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi semakin abstrak tugasnya dan ia harus semakin menjadi seorang generalis, sedang semakin rendah kedudukannya dalam organisasi, semakin konkrit. Di samping itu semakin tinggi kedudukan seseorang, maka ia mempunyai tanggung jawab mental, sebaliknya semakin rendah kedudukan seseorang, tanggungjawabnya lebih bersifat fisik. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat gambar berikut : Manajemen Abstrak Tertinggi Manajemen KETERAMPILAN Menengah MANAJERIAL Manajemen Pelaksana KETERAMPILAN Konkrit Generalis Mental Spesialis Fisik TEKNIS Gambar 6. 8. : Tugas-tugas Manajemen

1. Manajemen Tertinggi (Top Management) Sering disebut pula dengan manajemen puncak atau eksekutif kunci (keyexecutive). Termasuk di sini adalah : Dewan Direktur, Direktur Utama, Presiden Direktur dan para pejabat eksekutif lainnya. Manajemen puncak bertugas mengembangkan rencana-rencana yang luas dan melakukan pengambilan keputusan strategis. 2. Manajemen Menengah (Middle Management) Termasuk ke dalam kategori manajemen menengah ini adalah : pimpinan pabrik, kepala divisi, kepala seksi, kepala bagian. Tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh para manajer di sini yaitu mengembangkan rencana-rencana operasi untuk melaksanakan semua rencana yang telah disusun oleh manajer puncak. 3. Manajemen Pelaksana (Operating Management) Para manajer di sini bertanggung jawab untuk melaksanakan semua rencana yang telah dibuat oleh manajer menengah serta bertugas untuk mengawasi para pekerja yang melakukan pekerjaan sehari-hari. Oleh sebab itu manajer pelaksana ini sering pula disebut sebagai pengawas atau penyelia tingkat pertama (First line supervisors).

Untuk mempimpin, seorang manajer memerlukan kualifikasi tertentu yaitu : a. Kecerdasan Seorang manajer diharapkan memiliki kemampuan berpikir yang lebih luas dari bawahannya. b. Kemampuan Memimpin Ini merupakan sifat yang seharusnya dimiliki seorang manajer, karena tanpa adanya kemampuan untuk memimpin, maka akan mengurangi kewibawaannya. c. Kemampuan Berkomunikasi Dalam hal ini seorang pemimpin di samping menerima laporan, keluhan maupun saran dari bawahan, juga dituntut harus mampu mengadakan komunikasi ke bawah yaitu, memberikan perintah, petunjuk dan sebagainya. d. Berpikir Logis Setiap manajer dituntut untuk memecahkan masalah-masalah secara logis, tidak emosional. e. Mengenal Kultur setempat Hal ini penting agar perusahaan atau organisasi yang dipimpinnya dapat menyesuaikan diri dengan adat-istiadat dan kebudayaan setempat.

f. Ketahanan Moral yang tinggi sangat menunjang kewibawaan seorang manajer, oleh karena itu hal ini mutlak diperlukan. g. Bersikap Adil Seorang pemimpin harus berusaha berlaku adil terhadap siapapun, jika seseorang bersalah harus ditegur atau dikenakan sanksi (tata tertib perusahaan). h. Inisiatif Hal ini diperlukan sekali terutama menyangkut pengembangan produk perusahaan agar menjadi pendahulu (pelopor) dari perusahaan lain supaya dapat diciptakan ide-ide baru untuk pengembangan usaha.

Pengembangan Komunikasi merupakan kegiatan untuk saling memberi keterangan dan ide secara timbal-balik, yang diperlukan dalam setiap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam hal ini terdapat tiga macam komunikasi : (1). Komunikasi ke bawah (Down ward Communication) Yaitu komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan yang dapat berupa : instruksi atau petunjuk, keterangan umum, perintah, teguran dan pujian. (2). Komunikasi ke atas (Up ward Communication) Jenis komunikasi ini disampaikan oleh bawahan kepada atasan dan ini dapat berupa : laporan-laporan ataupun keluhan, pendapat maupun saran-saran. (3). Komunikasi horizontal (Horizontal Communication) Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi yang dapat berupa : pemeriksaan ulang secara berturut-turut untuk memperoleh persetujuan serta pemeriksaan ulang secara bersama untuk memperoleh persetujuan. Untuk menjalankan pengawasan organisasi maka yang diperlukan adalah komunikasi ke bawah. Jadi di sini tugas pimpinan adalah penting sekali dalam hal memberi pengertian tentang tujuan organisasi itu, agar tidak bertentangan dengan tujuan pribadi masing-masing karyawan.

6. 5. Pengkoordinasian Dalam suatu organisasi sering terjadi tujuan masing-masing anggota organisasi itu berbeda satu sama lain. Padahal suatu organisasi disusun untuk mencapai satu tujuan bersama. Hal ini dapat menimbulkan perbedaan pendapat yang akhirnya dapat mempengaruhi keputusan-keputusan yang akan diambil oleh manajemen. Oleh karena itu berbagai macam pendapat itu perlu dipadukan supaya harmonis dalam suatu tindakan koordinasi yang akan menuju ke suatu tujuan organisasi. Koordinasi Adalah suatu proses pengintegrasian tujuan dan aktivitas unit-unit yang terpisah (departemen/bidang fungsional) dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi dalam pengkoordinasian diupayakan adanya keselarasan aktivitas pada satuan organisasi atau keselarasan di antara pejabatnya.

Dalam melaksanakan fungsi koordinasi ini manajer mengusahakan agar : - Lingkungan organisasi turut mendukung tugas itu misalnya, adanya tenaga kerja yang kualifaid, pembagian tugas yang baik dan lain-lain. - Penerapan prinsip-prinsip koordinasi pada setiap anggota organisasi yaitu : a. harus terjalin hubungan antar anggota organisasi, baik vertikal maupun horisontal. b. Harus dipupuk prinsip kerjasama antar anggota organisasi agar diperoleh adanya informasi timbal balik. Untuk berhasilnya tugas koordinasi ini diperlukan juga fakta penunjang lainnya yaitu peraturan dan prosedur kerja organisasi yang jelas serta tegas. Sebab, karyawan pada umumnya akan lebih bergairah dalam bekerja apabila mempunyai sesuatu yang ingin dicapai di masa yang akan datang. Hal itu akan mempermudah pelaksanaan koordinasi kerja organisasi.

Dengan adanya fungsi koordinasi maka akan diperoleh manfaat : 1) Terjadi efisiensi di semua bidang karena terjadi koordinasi antar bagian. 2) Adanya suasana kerja yang tenteram karena terjadi keseimbangan tugas dan hak setiap anggota organisasi. 3) Terdapat kesatuan tujuan dari masing-masing individu dalam organisasi. 4) Menghindarkan adanya konflik dan perebutan sumber/fasilitas dalam organisasi. 5) Menjamin adanya kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan pelaksanaan dalam pekerjaan.

6. 6. Pengendalian Fungsi terakhir dari manajemen yang harus dilaksanakan oleh manajer adalah fungsi pengendalian. Pengendalian merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan. Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengendalian, sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat diadakan tindakan koreksi. Proses pengendalian mencatat perkembangan ke arah tujuan pokok dan sasaran serta metode pencapaiannya dalam organisasi yang memungkinkan manajer melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karenanya, pengendalian berkaitan erat dengan perencanaan. Dalam hal ini, perencanaan mengidentifikasi komitmen-komitmen terhadap tindakan yang ditujukan untuk hasil-hasil di masa yang akan datang.

Langkah-langkah dalam proses pengendalian : (1) Menetapkan standar dan metode untuk mengukur prestasi Misalkan : Berapa target penjualan yang harus dicapai Berapa jumlah produksi yang harus dicapai (2) Mengukur prestasi kerja Pelaksanaan langkah kedua ini merupakan proses yang berkesinambungan dan berulang-ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktivitasnya. Pengukuran prestasi kerja ini sedapat mungkin dilakukan dengan segera agar waktunya tidak terlalu panjang. (3) Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standar Langkah ini merupakan tindak lanjut dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara langkah pertama dan langkah kedua. (4) Mengambil tindakan korektif Apabila langkah pertama dan langkah kedua telah sesuai atau tidak terjadi penyimpangan, maka manajemen tidak perlu melakukan tindakan apa-apa, tetapi apabila terjadi penyimpangan, maka manajemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini dapat berupa mengadakan perubahan beberapa aktivitas organisasi atau terhadap standar kerja yang telah ditetapkan semula.

tidak Standar dan metode yang ditetapkan untuk mengukur prestasi Mengukur Mengambil tindakan korektif Prestasi Kerja Tidak melakukan Tindakan korektif Gambar 6. 9. Langkah-langkah dalam Proses Pengendalian

Cara-cara Pengendalian yang baik a. Pengendalian harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan Untuk masing-masing kegiatan, cara pengendaliannya berbeda pula, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda-beda. b. Pengendalian harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan Apabila sesuatu penyimpangan ditunda atau terlambat pengatasannya maka akibat yang terjadi kesalahan itu akan semakin parah sehingga semakin rumit tindakan korektif yang harus dilakukan. c. Pengendalian harus berorientasi jauh ke depan Untuk mengetahui yang akan datang maka manajemen perlu membuat perkiraan atau ramalan situasi yang mungkin akan terjadi berkaitan dengan organisasi. d. Pengendalian harus akurat dan obyektif Manusia dalam melakukan pengendalian seringkali bertindak subyektif atau keputusan yang diambil dipengaruhi oleh reaksi pribadi. Oleh karena itu agar pengendalian yang dilakukan itu obyektif, maka diperlukan suatu ukuran sebagai pedoman pelaksanaannya.

e. Pengendalian harus fleksibel Di dalam melaksanakan pengendalian, perlu dicari alternatif-alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan. f. Pengendalian harus serasi dengan pola organisasi Apabila salah satu bagian membuat suatu kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersama-sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu kesatuan organisasi. g. Pengendalian harus ekonomis Perlu diingat bahwa pengendalian adalah alat untuk mencapai tujuan, sehingga biaya-biaya pengendalian perlu diusahakan agar seminimal mungkin. h. Pengendalian harus mudah dimengerti Cara-cara pengendalian harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan yang dimiliki oleh pelaksana pengendalian itu, sehingga akan mudah untuk dimengerti. i. Pengendalian harus diikuti dengan tindakan koreksi Cara pengendalian yang baik harus dapat menunjukkan letak penyimpangan yang terjadi, siapa yang harus bertanggung jawab serta alternatif untuk tindakan koreksi manakah yang akan digunakan.

Luasnya Pengendalian Dalam kenyataannya, pengendalian tidak hanya dilakukan bagi para pekerja di perusahaan, namun mencakup hampir semua bidang dalam perusahaan. Secara singkat, pengendalian dapat dilakukan pada bidang : (a) Produksi Di bidang ini pengendalian dimulai saat menerima pesanan dari pembeli; kemudian melakukan pembelian bahan sampai dengan produk selesai dibuat. Hal ini meliputi pula pengendalian persediaan barang dan pengendalian kualitas serta kuantitas produk. (b) Pemasaran Tugas bagian pemasaran pada suatu perusahaan mulai terasa saat produk akan dikirim ke pasar/konsumen. Oleh karena itu biasanya pengendalian pemasaran juga dimulai dari sini. Tetapi adakalanya bagi perusahaan yang sudah cukup besar, sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi pasar.

(c) Keuangan Bidang Keuangan harus ditangani dengan cepat dan tepat, pengelolaan dan pengendalian yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam kesulitan keuangan. Beberapa analisis keuangan dapat digunakan dalam pengendalian ini, antara lain analisis puang pokok (BEP), analisis-analisis rasio, analisis Return on Invesment (ROI) dan pembuatan suatu anggaran (budget), yang kesemuanya itu bertujuan agar perusahaan dapat menekan biaya-biayanya. (d) Personalia Sebetulnya pengendalian untuk para pekerja ini semakin terasa kompleks dibanding dengan pengendalian untuk bagian lain, sebab semakin lama kondisi tenaga kerja akan semakin maju sehingga pengendaliannya memerlukan perhatian tersendiri. Dapat dicontohkan di sini misalkan pengendalian tingkat absensi, penggunaan waktu kerja, hal ini berhubungan dengan pemberian upah atau kompensasi. Dalam hal ini dapat digunakan net work (jaringan kerja) atau PERT. (Programme Evaluation and Review Technique).

Karakteristik Sistem Pengendalian Yang Efektif (1) Akurat, maksudnya setiap data dari sistem pengendalian harus akurat sebab jika tidak maka akan mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan. (2) Tepat waktu, yaitu informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan segera pula dievaluasi jika hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan. (3) Obyektif dan Komprehensif Di sini informasi dalam sistem pengendalian harus dapat dipahami dan dianggap obyektif oleh individu yang menggunakannya. (4) Dipusatkan pada titik pengendalian strategis. Sistem pengendalian sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standar.

(5) Ekonomis, maksudnya biaya untuk implementasi sistem pengendalian sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem itu. (6) Fleksibel, yaitu untuk semua organisasi sistem pengendalian itu harus fleksibel sehingga organisasi akan lebih mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan-kesempatan baru. (7) Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi Idealnya adalah jika sistem pengendalian itu dapat menghasilkan prestasi kerja yang tinggi di antara para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai kemajuan. (8) Dapat dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh hal : Ø Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi. Ø Informasi pengendalian harus sampai kepada semua orang yang perlu menerimanya.

Pentingnya Pengendalian Terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengendalian di dalam setiap organisasi : (1) Adanya perubahan di lingkungan organisasi Hal itu menyebabkan fungsi pengendalian dilaksanakan agar dampak dari perubahan-perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingga manajemen akan mampu menghadapi tantangan maupun memanfaatkan adanya peluang yang disebabkan oleh perubahan itu. Misalkan timbulnya perubahan teknologi, adanya pesaing-pesaing baru yang muncul. (2) Organisasi menjadi semakin kompleks Oleh karena pada umumnya organisasi pada masa sekarang ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah-pisah secara geografis dan pula menjadi lebih luas dan kompleks. Demikian juga jika banyak dipakai penyalur dalam penjualan produk, maka untuk menjaga kualitas dan profitabilitas, perlu sistem pengendalian yang lebih teliti.

(3) Timbulnya kesalahan-kesalahan dalam bekerja Untuk mendeteksi kesalahan yang mungkin dapat diperbuat oleh pelaku organisasi, maka digunakan fungsi pengendalian. Semakin jarang pekerja melakukan kesalahan dalam bekerja, semakin sederhana manajemen menjalankan fungsi pengendalian. (4) Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang Mengimplementasikan sistem pengendalian agaknya merupakan cara yang tepat untuk memeriksa pelaksanaan tugas-tugas pekerja yang telah didelegasikan dari atasan masing-masing. Namun demikian, manajer harus dapat menjaga keseimbangan antara pengendalian dengan kebebasan pribadi dari pekerja supaya tidak mematikan kreativitas.

Jenis-jenis Pengendalian a. Pengendalian Kemudi (Steering Controls) Sering pula disebut Pengendalian Umpan Maju (Feed Forward Controls) Pengendalian ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan. b. Pengendalian Skrening (Screening Controls) Seringkali disebut Pengendalian ya/tidak (yes/no controls) Tipe pengendalian ini merupakan proses yang terlebih dulu menyetujui aspek tertentu dari suatu prosedur, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan dapat dilanjutkan. Di sini segi keamanan merupakan faktor kunci dan bahkan akan dapat memberikan pengamanan ekstra kepada manajer. c. Pengendalian Purna Karya (Post Action Controls) Sering disebut juga Pengendalian Umpan Balik (Feedback Controls) Jenis pengendalian ini mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Penyebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan serupa di waktu mendatang. Pengendalian ini bersifat historis dan pengukuran dilakukan sesudah kegiatan terjadi.