PODSTAWOWE BAZY DANYCH W ARCHIWACH PASTWOWYCH Nowy Scz

PODSTAWOWE BAZY DANYCH W ARCHIWACH PAŃSTWOWYCH: Nowy Sącz 2012, Sylwester Rękas

SEZAM IZA PRADZIAD ELA oraz w wersji testowej Zo. SIA

Baza danych SEZAM jest bazą podstawową, w obecnej wersji zawiera informacje o narodowym zasobie archiwalnym przechowywanym w archiwach państwowych (z wyjątkiem archiwów państwowych w Lublinie i Poznaniu oraz ich oddziałów), a także w 23 współpracujących instytucjach krajowych i polonijnych. Baza ta – scalona z dostępną bazą IZA i zawierająca dane z bazy ELA (jak też i reszta baz) jest dostępna na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych: www. archiwa. gov. pl Dane tych baz są raz w roku aktualizowane - wszystkie archiwa przesyłają aktualne dane do NDAP.

Jeżeli wybierzemy z listy dane archiwum (przykładowo Archiwum Państwowe w Krakowie Oddział w Nowym Sączu - nr 31) i klikniemy na pole „szukaj” bez określenia w polach do wyszukiwania nazwy zespołu/zbioru archiwalnego, to wtedy rozwinie się lista wszystkich zespołów/zbiorów archiwalnych przechowywanych w tym Oddziale.

Jeżeli obok nazwy danego zespołu/zbioru archiwalnego znajduje się ikonka symbolizująca tekst, oznacza to, że dany zespół/zbiór archiwalny posiada również dokładną pomoc archiwalną jaką jest inwentarz archiwalny wpisany w bazie IZA scaloną z bazą SEZAM. Wystarczy wtedy kliknąć pole „więcej” aby przejść do bazy inwentarza archiwalnego IZA, która jest pomocą na poziomie poszczególnych jednostek archiwalnych – jest opisana ich zawartość, sygnatury, itp.

Jeżeli nie wybierzemy z listy żadnego konkretnego archiwum a w polu do wyszukiwania nazwy zespołu/zbioru archiwalnego wpiszemy fragment nazwy np. miejscowości „Muszyn” baza przeszuka nam wszystkie zespoły/zbiory archiwalne we wszystkich archiwach państwowych oraz innych jednostkach krajowych i polonijnych używających bazę SEZAM i IZA. Następnie pokaże listę zespołów/zbiorów archiwalnych z różnych archiwów, w których występują zespoły archiwalne zawierające w swojej nazwie fragment poszukiwanego przez nas słowa. W podanym przykładzie baza wykazała między innymi zespoły/zbiory archiwalne w Archiwum Państwowym w Krakowie – nr 29 oraz w jego Oddziale w Nowym Sączu – nr 31.

Baza SEZAM jest bazą na poziomie nazwy zespołu, jego rozmiaru (metry bieżące oraz ilość jednostek archiwalnych). Zawiera dane o granicach chronologicznych zespołu/zboru archiwalnego, rodzaju języka i pomocy archiwalnej, dostępności, itp. Te zespoły/ zbiory archiwalne, które nie są zintegrowane z bazą IZA, posiadają dość często krótką informację o dziejach twórcy zespołu/zbioru archiwalnego oraz krótką informację o jego zawartości. Ponadto, do niektórych zespołów dołączone są informacje z bazy ELA czyli określenie jednostek archiwalnych, w których znajdują się zapisy ewidencji ludności. Dokładne informacje o tych jednostkach archiwalnych uzyskamy po kliknięciu w pole „SPISY LUDNOŚCI”.

Zespoły/zbory archiwalne posiadające dokładnie opracowane inwentarze, zatwierdzone przez komisję metodyczną danego archiwum, posiadają także w bazie wstępy do inwentarzy, w których dokładnie scharakteryzowano dzieje twórcy zespołu/zbioru archiwalnego, jego zawartość oraz wybrane metody porządkowania przez archiwistów.