Podnikov informan systmy Informan strategie podniku Efektivnost PIS

Podnikové informační systémy Informační strategie podniku Efektivnost PIS Prof. Ing. Zdeněk Molnár, CSc Ústav řízení a ekonomiky podniku MOLNAR@FSIH. CVUT. CZ

Základní otázky informační strategie ? • Jak může informační technologie (IT) přidat hodnotu naším produktům? • Jaký informační systém (IS) zvýší nejvíce naší konkurenceschopnost? • Kdo a jak má řídit rozvoj a provoz IS/IT? • Jak má být rozvoj a provoz IS/IT organizován? • Kolik prostředků máme vydávat na rozvoj a provoz IS/IT? • Kde a jak máme získávat tyto zdroje a jak hodnotit jejich efektivnost? • Jak vychovávat a motivovat pracovníky ve využívání IS/IT?

Podnikatelská strategie Informační systém PROČ? CO? INFORMAČNÍ STRATEGIE ORGANIZACE Informační management KDO? KDE? KDY? ZA KOLIK? Informační technologie JAK?

Hierarchická struktura řízení IS/IT Informační strategie strategické řízení Rozvoj infrastruktury taktické řízení Řízení projektů (aplikací) Řízení provozu aplikací operativní řízení

Proces formulace informační strategie je dialog, mezi obecným managementem a informatiky, jak pomocí IT podpořit podnikové cíle a jak pomocí IT získat strategickou výhodu není to datová analýza, ani diskuse o tom, jaký hardware, nebo software se nakoupí je o tom - jakou přijmeme vývojovou strategii (evoluce nebo revoluce) - jak vybudujeme příslušnou infrastrukturu - jaké bude naše IS/IT portfolio (priority a etapy) - kdo bude naším partnerem a kdo systémovým integrátorem - jak budeme vychovávat a motivovat pracovníky

Východiska pro tvorbu informační strategie Jaká je naše současná situace v aplikaci IS/IT (Kde jsme? ) Jaké příležitosti nám nabízí IS/IT (Kde bychom mohli být? ) Jaké jsou naše nezbytné potřeby v oblasti IS/IT nutné k rozvoji naší podnikatelské činnosti (Kde chceme být? )

Vývoj cílů informační strategie Konkurenceschopnost (agilita) produktivita náklady 1960 1970 1980 1990 2000

SMART cíle • • • Specific (konkrétní) Measurable (měřitelné) Achievable (dosažitelné) Realistic (reálné) Timeframe (s konkrétními termíny)

vysoká PŘEŽITÍ nízká účelnost (effectivness) Hodnocení přínosů (podle Druckera) POMALÁ SMRT PROSPERITA RYCHLÁ SMRT nízká vysoká účinnost (efficiency)

Porterův rozšířený model Vyjednávací síla dodavatelů: Může IS/IT změnit jejich vyjednávací sílu? Hrozba vstupu nových konkurentů. Může IS/IT pomoci vybudovat bariery vstupu? Současná konkurence na trhu. Může IS/IT pomoci vytvořit konkurenční výhodu? Hrozba vstupu substitučních produktů: Může IS/IT pomoci vytvářet nové produkty? Vyjednávací síla odběratelů: Může IS/IT změnit jejich vyjednávací sílu?

Process Quality Management - účel Podnikatelská strategie Podnikové cíle Kritické faktory úspěchu (CSFs) Informační systém Podnikové procesy

Klíčové generátory hodnot Strategické směřování podniku Koncepce informatiky Klíčové procesy

Klíčové generátory tvorby hodnot (ilustrace) Cíl: Budování konkurenční výhody CSFs: - zvýšit sortiment - zkrátit dodací lhůty - zvýšit kvalitu produktů Procesy: - prognózování poptávky - plánování výroby - přijímání objednávek - řízení plánu dodávky - řízení kvality

Process Quality Management - postup Identifikace CSF Identifikace procesů Určení vazeb procesů na CSF Určení nejkritičtějších procesů Opatření v oblasti řízení Opatření v oblasti IS/IT

Každý kritický faktor musí být - ovlivnitelný - měřitelný - vyzývající k aktivitě - reálný - v souladu s posláním (cíli) Množina kritických faktorů musí být - omezená počtem (5 - 9) - nutná a postačující k dosažení cílů - vzájemně nezávislá

dle životního cyklu produktů

počet ovlivněných CSFs Mapa kritičnosti procesů kvalita procesu

Otázky manažerů týkající se efektivnosti IS/IT • Víme kolik utrácíme za IS/IT? • Jaká hodnota se vytváří těmito výdaji? • Jak by měly být alternativy IS/IT hodnoceny a financovány? • Jaké priority dát těmto alternativám? • Proč se výdaje na IS/IT neustále zvyšují, když klesá cena prostředků IT? • Jak můžeme znovu získat důvěru v návratnost výdajů do IS/IT?

Model tvorby užitku UŽITEK má potřebu IS/IT znamenají hodnotí efektivnost SUBJEKT přinášejí VÝDAJE

Kdo má užitek z IS/IT? • majitelé (zhodnocování majetku) • manažeři (efektivní řízení zdrojů) • zaměstnanci (lepší pracovní podmínky) • zákazník (vyšší přidaná hodnota/nižší cena)

Model efektivnosti Organizace jako „černá schránka“ Strategie IS/IT (rozhodování) Výstupy (přínosy z IS/IT) Vstupy (výdaje do IS/IT) Faktory ovlivňující efektivnost

Přiměřenost výdajů do IS/IT (dle KPMG)

Přínosy IS/IT je třeba hledat v • • • podpoře rozhodovacích procesů přidání hodnoty produktu/službě vyšší produktivitě a nižších nákladech zlepšení koordinace procesů uvnitř i mimo podnik zvýšení spokojenosti uživatelů

Klasifikace ukazatelů přínosů IS/IT • finanční a nefinanční • kvantitativní a kvalitativní, • přímé a nepřímé • krátkodobé a dlouhodobé • absolutní a relativní

Komplexní finanční ukazatel přínosů IS/IT ROA – Return of Assets, (rentabilitu celkového kapitálu) Roční zisk po zdanění + úroky ROA = x 100 Celkový kapitál

Měřitelné nefinanční ukazatele přínosů IS/IT Øzkrácení průběžné doby vývoje a výroby, Øsnížení počtu reklamací, Øzvýšení počtu zákazníků, Øzvýšení podílu na trhu, Øsnížení doby prostoje výrobního zařízení, Øzkrácení doby obsluhy zákazníka, Ørozšíření výrobního sortimentu,

Cash-to Cash Cycle Nákup materiálu Prodej a subdodávek výrobků Průměrná doba zásob Průměrná doba závazku Průměrná doba pohledávek čas Cash-to- Cash Cycle Platba za materiál Platba za prodané a subdodávky výrobky

„Měkké“ - kvalitativní ukazatele Øzlepšení dobrého jména podniku Øspokojenost zákazníků, Øzvýšení zákaznické věrnosti, Øflexibilita podniku v přijímání nových produktů či procesů, Øreakce na nové potřeby trhu Øzlepšení pracovního prostředí Øzvýšení kvalifikace pracovníků podniku Øpřidání hodnoty produktu či službě.

Důležitá je změna Každá implementace IS/IT by měla přinést žádoucí změnu v některém z ukazatelů. Proto pro hodnocení efektivnosti musíme znát hodnotu (stav) příslušného ukazatele PŘED a PO implementaci

Přínosy IS/IT dle aplikací STRATEGICKÉ restrukturalizace procesů KLÍČOVÉ zrychlení (koordinace) procesů POTENCIÁLNÍ inovace procesů PODPURNÉ úspora nákladů na procesy

„Úspěšný“ projekt IS/IT K dosahování efektivnosti IS/IT je nezbytné, aby každý projekt IS/IT byl řízen tak, aby byl úspěšný, protože na průběhu implementace záleží, zda se v podniku vytvoří příznivá atmosféra očekávání budoucích přínosů, která pomůže překonat všechny problémy a strasti implementace

Positivní Negativní Výsledný efekt Matice přínosů IS/IT Identifikovat, využít a poučit se Dosažené dobrým management Příležitostní prémie Investiční „ospravedlnění“ Porozumět a vyhnout se Rozpoznat a minimalizovat Nepříjemná překvapení Cena, kterou stojí zaplatit Neočekávané Očekávané Předvídatelnost výsledků Převzato Pecha: Problémy hodnocení přínosů IS/IT pro organizaci

Positivní Negativní Výsledný efekt Matice přínosů IS/IT (žádoucí stav) Neočekávané Očekávané Předvídatelnost výsledků Převzato Pecha: Problémy hodnocení přínosů IS/IT pro organizaci

Desatero pro informační strategii 1) Mít jasně definovány cíle (účel) proč si IS/IT pořizujeme a ke každému cíli určit hodnotící ukazatele (metriky) jejich dosahování. 2) Uvažovat celé generické portfolio přínosů účinnosti, účelnosti a tržní expanze (vytváření nových příležitostí) 3) Uvažovat celé portfolio „příjemců“ užitku (majitele, manažery, pracovníky i zákazníky) 4) Pro každý ukazatel stanovit systém hodnocení a to jak v rovině časové (Kdy? ), tak i v rovině personální (Kdo? ) 5) Zavést controllingový systém hodnocení výdajů na IS/IT jak z hlediska druhového tak i aplikačního

Desatero pro informační strategii 6) „Optimalizovat“ (vyvažovat) vnitřní i vnější zdroje IS/IT 7) Pořizovat si jenom kvalitní IS/IT, protože nekvalitní IS/IT nemůže být nikdy efektivní 8) Neustále sledovat obecné trendy IS/IT zejména pak vývoj IS/IT u obchodních partnerů a konkurence 9) Vytvořit účinný motivační systém pro všechny pracovníky, aby sami vnímali náklady a hledali přínosy IS/IT 10) Všechny tyto zásady a rozhodnutí neustále komunikovat nejen se všemi pracovníky uvnitř podniku, ale i ke svým zákazníkům, aby nás vnímali jako podnik, který má jasnou perspektivu trvalého rozvoje