Planning Writing and Completing Oral Presentations Veliki broj
Planning, Writing, and Completing Oral Presentations
Veliki broj stručnjaka koji proučavaju fenomen komunikacije ukazuju na značaj okruženja u kome živimo. Najčešće se ukazuje na: - Podcenjivanje i nedostatak stimulisanja pravilnog izražavanja u privatnom i poslovnom segmentu života. - Čestu inferiornost u pogledu jasnog izlaganja ideja i misli. - Nedostatak sistematičnosti u organizaciji i vođenju raznih vrsta razgovora. - Posvećivanje malo vremena i interesovanja formiranju, razvoju i usavršavanju osnovnih karakteristika lične komunikativnosti: objektivnost, koncentrisanost, praktičnost, fleksibilnost, senzitivnost, duhovitost, individualnost itd.
§ Uspešan nastup ličnosti u javnom, kulturnom i profesionalnom životu podrazumeva: Ø posedovanje izgrađenih osnovnih karakteristika lične komunikativnosti, ali i Ø obavezno planiranje situacija u kojima će se informacije razmenjivati, uključujući i tajming. § Za uspešnu komunikaciju bitno je postavljanje pitanja, prosuđivanje reakcija partnera u toku razgovora, stvaranje prijatne atmosfere, saznavanje ciljeva kojima teži sagovornik, metoda koje primenjuje u praksi itd. § Uspeh komunikacije zavisi od razumevanja onoga šta izlaže sagovornik, uvažavanja ličnosti partnera, mogućnosti izbegavanja nejasnoća, emocionalnog profila sagovornika, poznatih i neočekivanih predrasuda, stavova i načina ponašanja sagovornika itd.
Strategija lične komunikativnosti Kao osnovne faze u govornim komunikacijama, tipa poslovnog razgovora, identifikuju se: Faza informisanja - od pošiljaoca poruke zahteva se da sluša i posmatra sagovornika. Faza argumentisanja – ne treba insisitirati na činjenicama koje će u potpunosti izmeniti stav ili mišljenje poslovnog partnera. U ovoj fazi treba odabrati određeni pravac, 2 -5 ključnih argumenata, sa 2 -6 pomoćnih argumenata koje bi trebalo podržati podacima i činjenicama. Faza donošenja odluke – nastupa kada se neutrališu prigovori. Forsiranje odluke može biti direktno ili indirektno podržavano argumentima.
Uspeh ličnosti u komuniciranju sa poslovnim partnerima zavisiće i od permanentnog obrazovanja i usavršavanja. Potrebno je izgraditi kriterijume za analizu: – Opštih mogućnosti za razumevanje - opšte interdisciplinarno znanje, specijalističko stručno znanje. – Operativnih tehnika – tehnika delegiranja pitanja, umetnost slušanja, zvanični pristup, ozbiljan tretman razgovora, finalno rezimiranje itd. – Retoričkih tehnika – lični imidž, vizuelni kontakt, kinestetičko i proksemičko komuniciranje, gestikulaciju, mimiku itd. – Ličnih kvaliteta (kvaliteta lične komunikativnosti) – objektivnost, koncentrisanost, fleksibilnost, individualnost i sl.
Zašto su nam potrebne veštine prezentovanja? • • • • traženje povišice ubedjivanje informisanje grupe vodjenje obuke vodjenje sastanka prodaja robe i usluge korišćenje telefona osnivanje firme vodjenje tima rešavanje problema odlučivanje u grupi briga o klijentima držanje govora dobijanje zaposlenja razgovor za posao
Strašna istina • prezentacije su važan deo skoro svake oblasti poslovanja • na osnovu njih drugi ocenjuju vašu delotvornost • dobro izlaganje je od suštinske važnosti i van posla • mnogi se plaše nastupa pred grupom ljudi više od visine, zmija, bolesti, finansijskih problema, smrti. . .
• Možete li zaista biti dobar prezentator? • Možda vam se čini da je previše teško ostaviti utisak? • ako kažete NE UMEM DOBRO DA IZLAŽEM to postaje istina!
Da biste bolje izlagali, morate • • verovati da je to moguće znati da je to poželjno želeti da se to ostvari raditi na tome
Lista provere veština prezentovanja • tražite redovne povratne informacije o svom izlaganju • radite na tome da razvijate svoje prezentacije • usavršavajte se formalnom obukom i čitanjem i stvarnim držanjem prezentacija • stalno pokušavajte da otkrijete šta deluje a šta ne
Osnovni principi • biti moćan prezentator znači biti ono što jeste razvijajući svj lični stil • način na koji nastupa vaša devojka, vaš šef ili omiljeni voditelj nije obavezno i način kako biste i vi trebali da nastupate • svaki moćan prezentator otkriva vlastiti način kako ostaviti utisak • najbolji prezentatori često krše sva pravila • oni se mogu skandalozno izražavati ili ponašati, a ipak dobro prolaziti • uspeh potiče od toga što su ono što jesu, što nikog ne podražavaju
Uprkos svom uspehu, dobri prezentatori uvek se pitaju • Šta je to što ne radim? • Šta bi drugo moglo delovati bolje?
Savršena prezentacija počiva na ova 4 osnovna principa 1. Svako ima nešto da kaže – uključujući i vas 2. Postoje načini na koje prenosite to što imate a koji su samo vaši 3. Imate pravo da vas čuju 4. Odgovorni ste za to što su vas čuli
Svako ima nešto da kaže • čak i ako se od vas zahteva da prenesete unapred odredjenu poruku kompanije, održite reklamni prodajni govor ili standardni govor, u njemu su vaša vlastita gledišta, stavovi, verovanja i iskustva koja daju poseban naglasak onome što govorite • ne postoje dosadni ljudi, postoji samo dosadno ponašanje
Ne, nemamo banane • • • kasirka u samoposluzi premijer vaš najbolji prijatelj vaša majka engleska kraljica Silvester Stalone kelner u grčkom restoranu vodoinstalater. . . sada vi recite nekoliko puta. . .
Lični stil komunikacije • • glas telo oči glava ruke noge šta, kada i kome kažete
Imate pravo da vas čuju • mnoga naša životna iskustva usadila su nam verovanje da nemamo pravo da nas čuju
Odgovornost za to što su vas čuli • koliko vremena, pažnje i prostora možete zahtevati zavisi od vas i vaše publike • što ste bolji u prezentaciji, to više svega toga možete tražiti • imate pravo i obavezu da proverite jesu li vas čuli • uvek postoji nešto možete uraditi kako biste uticali na odredjenu situaciju • ispitajte sebe pre nego što ponete da krivite publiku!
Omiljeni izgovori za lošu prezentaciju • • • Publika je bila grozna Članovima odbora se nisam svideo NIko nije želeo da čuje ono što sam imao da kažem. Svakako da su bili kritični, nisu se složili sa mnom. Nije bilo dovoljno vremena. Nisam ima priliku da se pripremim. Ionako nije želeo istinu. Trebalo je da postoji mikrofon. Nisam imao vremena da ostavim utisak. Šta možete i da očekujete odmah posle ručka?
Prepreke • • • pisane beleške vizuelna sredstva govor tela skrivena značenja blebetanje
Pisane beleške • Padate li u iskušenje da koristite beleške u kojima ste zapisali sve što želite da kažete? • Pogled na celokupan tekst na neke ljude deluje umirujuće, ali mali broj ljudi sa tim može održati pažnju slušalaca • kada spustite pogled morate prvo pronaći mesto gde se u tom trenutku nalazite, a sledeći korak je da počnete da čitate • možda se nikada nećete vratiti svom najvažnijem zadatku, a to je POSMATRANJE KAKO VAS PRIMA PUBLIKA
Vizuelna sredstva • mora da bude prirodno • ako se brinete zbog tehnologije onda vam ona stoji na putu
Govor tela • vaše telo ne ume da čuva tajnu • u toku prezentacije vas može bukvalno izdati • čak i veoma stručne osobe mogu smanjiti efekat onoga o čemu govore ako nisu svesne onoga što govori njihovo telo • kada jednom ovoga postanete svesni, obično je moguće svojim telom upravljati sa više uspeha • treba se u potpunosti predati izlaganju, i doći do povratne informacije o onome što radite (video zapis, ogledalo)
Skrivena značenja • čitanje izmedju redova • sposobnost da ljudi vas pročitaju • ono što leži iza izgovorenih reči ponekad govori glasnije od onoga što je glasno izrečeno
Blebetanje • to što publika čuje vaš glas ne znači i da razume ono što govorite • govorite jednostavno • savršene prezentacije izostavljaju sve što nije suštinski vezano za temu • vrebajte komplikovane rečenice (tzv. ruske lutke) • kad ste postigli ono što ste hteli – tačka. • vaših 30 minuta su mnogo više protraćenog vremena publike!
5 P savršene prezentacije • • • preparation purpose presence passion personality
Priprema • priprema obuhvata sve ono što vam omogućava da budete spremni za izlaganje – istraživanje publike – osmišljavanje izlaganja – organizovanje pomoćnih sredstava za izlaganje – probu – ličnu pripremu
PAŽLJIVA PRIPREMA JE KADA 1. ISTRAŽITE PUBLIKU 2. OSMISLITE PREZENTACIJU 3. ORGANIZUJETE SREDSTVA ZA PREZENTACIJU 4. PROVERITE MESTO ODRŽAVANJA 5. PROBATE 6. PRIPREMITE SEBE
Cilj • prihvatanje vašeg projekta, prikaz novog proizvoda, donošenje neke odluke. . . • privući pažnju slušalaca • objasniti ko ste • izgraditi poverenje • nasmejati ljude • otkloniti njihove sumnje • upozoriti ih na nešto • razljutiti ih, uzbuditi, zadovoljiti, zainteresovati
Prisutnost • biti prisutan u odredjenom trenutku • poblici šaljete ponudu o svojoj energiji i da ste tu, što zahteva pažnju • nije ograničena na harizmatske vodje ili čuvene osobe
Strast • strast znači mariti za nešto • čak i dosadne materije napravi zanimljivu, ukoliko vaša publika shvati zašto vam je baš ta materija toliko bitna • ako vi ne marite mnogo za vašu temu, zašto bi vaši slušaoci?
Ličnost • ličnost je unošenje celog sebe u prezentaciju • neki ljudi uporno nastoje da ne budu nervozni tokom izlaganja, ali sa živcima napolju ostaju i još neki važni delovi njihove ličnosti i na podijumu se pojavljuje nekakav bledunjav davalac informacija
Prezentacija je priča koja ima • početak • sredinu • kraj • prvi čin – situacija • drugi čin – zaplet • treći čin - rasplet
5 koraka do instant govora • • • korak 1 – privucite pažnju korak 2 – to vam je važno korak 3 – glavna poruka korak 4 – na primer. . . korak 5 - kraj
Sredstva za prezentaciju • Integrated – Moves – Professional – Appropriate – Communicates – Technically • mala složenost - materijali koji se dele učesnicima, tabla, izloženi proizvodi • srednja složenost – slajdovi, grafoskopi, osnovna video oprema • velika složenost – laserski pokazivači, bežični mikrofoni, projektori visoke rezolucije
Osnovna pravila vidljivosti • ne više od 6 redova na jednom vizuelnom prikazu • tekst dovoljno velik da ga vidi svako iz zadnjih redova • pretpostavite da najvažniji slušalac kasni, seda u zadnji red i prilično je kratkovid! • veličina slova – do 10 metara 5 mm – 10 -15 metara 10 mm – 15 -20 metara 15 mm
Neverbalna komunikacija • Kinestetička komunikacija: Pokreti tela i facijalne ekspresije. • Proksemička komunikacija: Korišćenje prostora pri komunikaciji, vlastiti prostor, njegova veličina, položaj, dekorativni elementi. • Paralingvistička komunikacija: način na koji su stvari rečene (tempo, pauze, jačina glasa, akcenat, visina glasa, boja glasa).
Kinestetička komunikacija Pokreti tela i facijalne ekspresije su sredstvo kinestetičke neverbalne komunikacije. • Lice je najbolji neverbalni prenosilac poruka. • (čelo, obrve, oči, nos, obrazi, usta i brada sposobni su za nezavisne pokrete i za neverbalno prenošenje poruka). Prema Ekman-Frisenovoj teoriji izdvaja se 6 osnovnih izraza lica koji odražavaju emotivna stanja govornika: v izraz sreće, v straha, v besa, v odvratnosti, v iznenađenja, v tuge.
Proksemička komunikacija Jezik tela u socijalnom komuniciranju pokazuje 4 nevidljive granice (prostorne zone sa distancama) koje poslovna osoba uspostavlja: • Intimna distanca – 0, 15 -0, 20 m (najbliža porodica i prijatelji), • Lična distanca – 0, 30 -0, 60 m (bliže osobe), • Socijalna zona komuniciranja – 1, 20 -1, 80 m (poslovna interakcija), • Javna distanca – 3, 60 -4, 50 m (izložbe, sajmovi, promotivni skupovi). Proksemički elementi: vlastiti prostor, njegova veličina, dekorativni elementi (nameštaj: dizajn, raspored), položaj prostorije u zgradi – relevantni su za efekivno komuniciranje.
Paralingvistička komunikacija Jezik se bavi onim šta je rečeno a parajezik, kao vid neverbalne komunikacije, načinom na koji su stvari rečene. Jedna fraza izgovorena različitim intonacijama može dobiti različita značenja. Intonacija podrazumeva skup izražajnih zvučnih sredstava, kao što su: Ø tempo, Ø jačina glasa, visina glasa, boja glasa, Ø pauze, Ø akcenat.
Tempo Brzinu govora uslovljavaju: • Spoljašnji (npr. vreme koje imamo na raspolaganju) i • Unutrašnji uzroci (istinski doživljaji, različitost temperamenta, značaj pojedinih misli itd. ) Postoje tri osnovne kategorije tempa: • Lagani ili spor tempo, • Srednji tempo i • Brz tempo.
Jačina, visina i boja glasa Jačina glasa – uslovljena je emocionalnim momentima i psihičkim stanjima govornika a prilagođava se otvorenom/zatvorenom prostoru. Visina glasa – zavisi od prirode i temperamenta komunikatora, njegovog vaspitanja, odnosa prema sagovorniku, trenutnog raspoloženja. Boja glasa – je prirodno data, uslovljena je polom i fiziološkim specifičnostima pojedinca.
Parajezik možemo analizirati preko 4 značajna segmenta: • Vokalni parametri kvaliteta glasa – volumen, brzina i visina glasa, • Vokalni regulatori kvaliteta – privremene varijacije u visini i volumenu kao i u akcentima pojedinih reči, • Vokalne karakteristične reakcije – smejanje, kašljanje, uzdisanje itd. • Vokalne segregacije – vid jezičkih poštapalica “ah“, “hm“ itd. Pauza je takođe bitan element govora i može biti: v Logička, v Psihička, v Ritmička i v Tehnička.
• Kontakt očima Oči su najvažnije sredstvo komunikacije koje posedujemo. • • Čim pogledamo u nekog, jasno je da je zadobio našu pažnju. Ako ga gledamo duže od 2 sekunde, zaključiće da je zadobio i naše interesovanje. – Mnogo više gledamo u osobu dok je slušamo; – Gledanje sagovornika u oči smatra se znakom poštenja, interesovanja, otvorenosti i poverenja; – Zbunjeni ili nervozni ljudi izbegavaju kontakt očima; – Veći stepen kontakta očima vodi većem dopadanju (zurenje je ipak nepristojno); – Kontakt očima podrazumeva i odgovarajuće prostorno odstojanje u toku komunikacije.
• Izrazi lica Kakva lica smatramo privlačnim? Visoko čelo, jasne oči, lep ten, jednaki zubi. Simetrične crte lica. – Lice pokazuje različite emocije: strah, sreću, tugu, iznenađenje, bes, odvratnost. – Na osmeh će svi reagovati sa više naklonosti, odnos s ljudima će se popraviti, susreti će verovatno trajati duže nego obično. – Osmesi se koriste da zamaskiraju druge emocije. – Žene imaju običaj da se smeju i smeše češće nego muškarci (često zato što je i situacija neprijatna). – Kada ste neraspoloženi i depresivni, smejte se. – Mikrotrenutni izrazi lica – traju delić sekunde i ukazuju na prava osećanja.
• Pokreti glavom Najčešće korišćeni pokret glavom je klimanje. – Klimanje glavom ohrabruje drugu osobu da govori duže i više. – Odsustvo klimanja rezultira bržim okončanjem razgovora. – Ljudi mnogo više klimaju glavom kada slušaju nego kada govore. – Kada slušamo nekog težimo da imitiramo njegove pokrete glavom. – Blago klimanje, zanošenje glave u stranu i isturanje brade – naglašavanje. – Glava se pomera da se ukaže na pravac u kome želimo da se neko okrene ili pomeri. – Glava se može koristiti i agresivno. – Žene koriste nakretanje glave više nego muškarci. – Muškarci klimaju glavom pri pozdravu više nego žene.
• Gestovi i pokreti tela Neki gestovi imaju univerzalno značenje. – – – – – Zapovednički nastrojene osobe koriste manje telesnih pokreta. Česti pokreti se vide kao pozitivni. Nečinjenje pokreta (mirovanje) – negativno i zloslutno. Grčeviti, neočekivani pokreti posmatraju se kao preteći. Tapkanje prstima ili grčenje stopala – (curenje informacija). Gestovni eho. Muškarci mnogo više menjaju položaj dok sede od žena. Otvoreni gestovi i pokreti telom (neprekrštene noge i ruke, dlanovi na gore) mogu biti korisna sredstva za prenošenje toplote, poverenja i prijateljstva. Kada ljudi pokušavaju da komuniciraju, sličnosti u gestovnim stilovima, mogu da pomognu. Ako želite da odajete utisak entuzijazma i snage – povećajte broj gestova koje koristite.
• Stav (držanje tela) Ljudi koji su u određenom trenutku života prošli kroz produžene periode depresije i dalje stoje povijeno i opušteno. – – Ljudi koji su puni nade, samouvereni, dominantni – uspravno držanje. Negativan stav prema drugoj osobi - ruke prekrštene na grudima. Otvorenost i voljnost za interakcijom - ruke se drže labavo pored tela. Opušten stav pri susretu - kada osoba drugu osobu smatra sebi jednakom ili ispod svog nivoa. – Ženske osobe pokazuju veću neposrednost u komunikaciji. Naginjanje: – Kad sedimo, pozitivni stavovi prema drugima - naginjanje napred. – Negativni ili neprijateljski stavovi - naginjanje unazad. Signaliziranje statusa: – Visok status – uspravno držanje, podignuta glava. – Nizak status, poniznost, pokornost – pogurenost, slegnuta ramena, zatvoreni telesni pokreti. – Jednak status – neverovatna sličnost u držanju.
• Korišćenje prostora (razdaljina i orijentacija) – – Sedimo nasuprot ljudima sa kojima se takmičimo. Sedimo pored ljudi ako smo u kooperativnom odnosu s njima. Simetrično ili asimetrično usmerenje. Horizontalno ili vertikalno usmerenje. • Ljudi koji leže više toga se sećaju, maštovitiji su kad leže, ali će manje reagovati na akciju. • Kada stojimo, spremniji smo na akciju ali manje reagujemo na nove predloge, odluke se donose brže i silovitije. – Status. – Lični prostor.
Kontakt telom – dodir Treba praviti razliku između: • • kontakta telom – koji se odnosi na slučajne dodire, nesvesne i učinjene bilo kojim delom tela, i dodirivanja – koje je namerna akcija, svesna i učinjena primetno šakama. – Dodir prenosi toplinu, ohrabrenje i odobravanje. – Dodir uključuje intimnost te stoga zavisi od pola, godina, porekla itd. – U poslu se vezuje za status – osoba višeg statusa će pre dodirnuti osobu nižeg statusa nego obrnuto. – Pri sastanku i rastanku, telesni kontakt je normalan (rukovanje). – Šake se koriste i za samododirivanje (trljanje brade, nosa, češanje glave) – uglavnom u stresnim trenucima. – Fizičko milovanje u životu zamenjujemo verbalnim milovanjem – korišćenje fraza kao što su – svako dobro, lepo se provedi itd.
• Lična pojava Naš prvi kontakt sa ljudima je – oči na telo, tj. prvo pogledamo nečije telo, pa onda uspostavimo kontakt očima. Oblici tela se dele na: § Ektomorfe – mršava i koščata tela, § Mezomorfe – mišićava i § Endomorfe – punija. Naš izbor odeće govori drugima ko smo ili kako vidimo sebe: • Introvertniji ljudi - biraju mirnije i nejasnije boje, • Otvoreniji - biraju svetlije pa čak i kontrastne boje. – Odeća otkriva po nešto o prihodima, statusu, profesiji, ličnosti itd. – Ako nekog želite da impresionirate – prihvatite stil te osobe. – Položaj naših obrva, oblik naših usana, konture lica i mnoge druge aspekte naše pojave učimo od ljudi sa kojima živimo i družimo se.
• Tajming i sinhronizacija Veoma je važno izbeći žurbu – jer nas ona može navesti na greške. (“ko mnogo žuri, sporije stiže”) Istraživanja pokazuju da je najbolje vreme za rad sredina prepodneva i prva polovina popodneva, dok je veče najgore vreme. Dužina tišine i pauza mogu imati komunikativnu vrednost: – Kratka oklevanja, povezana sa greškama u govoru - govornik laže ili je nervozan. – Duga pauza - govornik nema šta da kaže, promišljenost i odbijanje da se bude nateran na odgovor. Sinhronizacija: • Sinhronizacija sa sagovornikom proizvodi ritmičke šeme za koje se veruje da su neophodne da bi se dogodila uspešna komunikacija. • Kada neko počinje da govori, slušalac pokazuje povećanu sinhronizovanost pokreta sa govornikom. Upadanje u reč?
• Neverbalni aspekti govora Jačina, kvalitet glasa, brzina govora, akcenat, naglašavanje, (priroda i broj grešaka), itd. – Da bi zadobili nečije poverenje, jačina glasa ne treba da bude ni prejaka, ni preniska (poverenje je odnos u kome dvoje ljudi imaju jednak status). – Ton ne sme biti ni previše grub, ni previše umilan. Mora da bude samouveren. – Akcenat na važnim rečima i frazama, može se postići pojačanom jačinom glasa i naglašavanjem istih. – Pauza se koristi pre i posle određenih reči i fraza koje govornik želi da naglasi. – Previše naglašavanja vodi ka nikakvom naglašavanju. – Povećana stopa grešaka u govoru - neko govori laži ili pokušava da nas na neki način prevari. – Greške mogu biti u različitim formama: pogrešno izgovorene reči, mucanje i zastajkivanje, korišćenje «hm» , «a» , uzdisaji, kašalj itd. – Kad je ono što je rečeno kontradiktorno sa onim što se radi, veruje se govoru tela.
Poboljšanje neverbalne komunikacije • • • Izbegavajte upotrebu signala koji su konfliktni; Kod prenosa emocija budite što iskreniji; Smejte se iskreno; Održavajte kontakt očima; Budite svesni svog stava i gestikulacije koju koristite; Imitirajte pojavu ljudi koje želite da impresionirate; Respektujte zone komuniciranja (prijatnosti vaše publike); Koristite dodir samo u odgovarajućim situacijama; Budite svesni toga da ljudi mogu pružati lažne neverbalne signale (oni koji su u stanju da ih kontrolišu). Neverbalni signali treba da pojačaju vaše reči, ne i da ih zamene.
Individualne razlike u komunikaciji Lični stil komuniciranja: komuniciranja Kontinuirani način na koji ljudi komuniciraju sa drugima. Razlike u polu: polu Muškarci često povećavaju svoj status dok pričaju za razliku od žena koje imaju tendenciju da ga smanjuju. Razlike u kulturi: kulturi Kulture se razlikuju između ostalog i prema rečima koje koriste, značenju koje pridaju određenim, sličnim terminima i normama ponašanja.
- Slides: 55