Planifikimi ka t bj Si t arrij atje

Planifikimi

. Ç‘ka të bëjë? Si të arrijë atje? Me çfarë mjete? Sa kohë më nevojitet? Kush mundë të më ndihmoj? Si …. ? ?

. P L A N I F I K I M I? Si të planifikojë kur nuk e di si do sillet tregu vitin e ardhshëm?

Objektivat e Planifikimit Përkufizimi i planifikimit Nevoja për planifikim Rëndësia e planifikimit Procesi i planifikimit Përkufizimi i misionit Përkufizimi i qëllimeve Llojet e qëllimeve Menaxhmenti përmes qëllimeve – MBO Planet Llojet e planeve

Ku jemi? Ku duam të arrijmë?

Përkufizimi i planifikimit Planifikimi është aktivitet mental i menaxhmentit në përcaktimin e qëllimeve, strategjive, politikave, planeve duke përdorur teknikat ndihmëse të prognozimit të rrethinës eksterne dhe interne të organizatës

• • • Planifikimi përkufizohet si një proces që përfshin: Qëllimi - çfarë duhet të realizohet për një afat të caktuar kohorë? Strategjitë – programe të gjëra të aktiviteteve, të nevojshme për arritjen e qëllieve Politikat bazë – si udhërrëfyes/guidë për t’I orjentuar njerëzit në procesin e marrjes së vendimeve për arritjen e qëllimeve. Procedurat – metodat e kryerjes së aktiviteteve të ardhshme, Rregullat – janë udhëheqje për veprim. Programet – përfshijnë një diapazon të gjërë aktivitetesh të cilat rëndom zbërthehen në projekte. Buxhetet – burimet e domosdoshme për realizimin e programit/projektit dhe shprehen nëpërmjetë treguesve financiarë dhe materialë.

Përkufizimi i planifikimit Strategjitë Rregullat Programet PLANIFIKIMI Procedurat Buxhetet Politikat bazë Qëllimet

Përkufizimi i planifikimit Planifikimi paraqet proces që ka të bëjë me parashikimin e të ardhmes. • Me ndihmën e planifikimit menaxherët mundohen ta parashikojnë ardhmërinë, ta anticipojnë dhe të përgatiten për rastësitë dhe goditjet eventuale që vijnë nga aktivitetet për realizimin e qëllimeve.

Vazhdimësia e procesit të planifikimit Ndërmarrja e aksionit Ndjekja e rezultateve Planifikimi

Nevoja për planifikim Menaxherët kanë nevojë për planifikim për shkak se “ai jep drejtim, zvogëlon goditjet nga ndryshimet në rrethinë, zvogëlon humbjet dhe vendos standarde përmirësimin e kontrollit. Të gjithë të interesuarit të dine se në çfarë drejtimi shkon organizata dhe çfarë kontributi duhet të japin për arritjen e qëllimit, fillojnë t’i koordinojnë aktivitetet e tyre, të kooperojnë me njeri tjetrin dhe të punojnë në ekipe.

Planifikimi si përcaktim i gjendjes së re të sistemit . P L A N E T N e v o j a e v e n d o s j e s Çfarë lloji të strukturës ka organizata? Çfarë njerëz na duhen dhe kur? Organizimi Ekipimi Cilat janë rezultatet e udhëheqjes? Udhëheqja Standardet e kontrollit Kontrolli

Rëndësia e planifikimit si proces kryesor qëndron në faktin se ai mundëson: • • Zhvillim të afiniteteve menaxheriale Zmadhim të sigurisë për sukses Koordinim të përpjekjeve ndërmjet njësive Përgatitje për ndryshime Përqendrim të vëmendjes kah qëllimet Opsionet i bën më ekonomike Ndihmon kontrollin, etj.

Procesi i planifikimit paraqet seri të fazave të lidhura me njëra tjetrën dhe të zhvilluara sipas një rendi logjik

Analiza e rrethinës së jashtme dhe të brendshme Disponibiliteti i burimeve dhe kufizimeve Teknikat ndihmëse në planifikim Përcaktimi i drejtë i objektivave Identifikimi i alternativave të mundshme Menaxherët Ndihmësit Vlerësimi dhe zgjedhja e alternativës më të mirë Hartimi i planeve suportuese Buxhetimi i planeve Zbatimi dhe kontrolli periodik

Niveli menaxherial përgjegjës Koha Mena. i lartë 1. Vendosja e qëllimeve zyrtare 2. Parashikimi I kushteve ekonomike 4. Bashkimi I planeve të sektorëve 3. Zhvillimi I planeve të sektorëve Menaxhmenti i mesëm Menaxhmenti i nivelit të parë 6. Koordinimi I planeve të sektorëve 5. Përgatitja e planeve sektoriale detale Përgatitja e planeve të njësive Lidhja midis hapave të planifikimit dhe hierarkisë menaxheriale 8. Integrimi I buxheteve të sektorëve 7. Përgatitja e buxhetit sektorial Përgatitja e planeve të njësive

MISIONI? Çfarë? Pse? Cili? Si?

Përkufizimi i misionit Misioni paraqet nje deklaratë e shkurtër te arsyeve të ekzistences së organizatës, funksioneve që ajo kryen dhe metodave që ajo përdor për realizimin e qëllimeve Deklarata e misionit e përpunuar mirë, nuk është vetëm forcë kohezive për arritjen e destinimeve të dëshiruara, por ajo është një përmbledhje solide e kapaciteteve (mundësive) dhe qëllimeve të synuara, e nevojshme në procesin e planifikimit.

Misioni i organizatës paraqet shumën e shkaqeve që e arsyetojnë ekzistencën e organizatës dhe trason rrugën kah duhet të lëviz organizata në një periudhë më të gjatë kohore, rrugë përmes së cilës vazhdimisht shkohet dhe në princip kurrë nuk përfundon. (B. Ademi)

Përkufizimi i qëllimeve Qëllimet e organizatës janë gjendje ku ajo deshiron të arrij në të ardhmen dhe kah e cila janë të orjentuara aktivitetet e planifikuara.

Përkufizimi i qëllimeve Ndikimi i faktorët te jashtëm dhe të brendshëm në vendimin e qëllimeve të organizatës • SMART? Specific (specifike) Measurable (të matshme) Achievable (të arritshme) Realistic (realistike) Timed-bound (korniza kohore)

Rëndësia e qëllimeve Formulimi i qëllimeve mundëson koordinimin e aktiviteteve të organizatës dhe paraqet orjentime kah janë të drejtuara aktivitetet e të gjithë të punësuarve

. Burimi i motivimit Udhërrëfyes i aksioneve Bazë për vendime Rëndësia e qëllimeve Bazë e drejtimit Matje të rezultateve Rëndësia e qëllimeve

Llojet e qëllimeve Qëllimet zyrtare (menaxhmenti i lartë) Qëllimet operative (menaxhmenti i mesëm) Qëllimet ekzekutive (niveli më i ulët i menaxhmentit)

Qëllimet organizative në hierarkinë menaxheriale Qëllimet afatgjata Qëllimet abstrakte Zyrtare Operative Qëllimet afatshkurta Qëllimet konkrete Ekzekutive

Peter Drucker dallon tetë qëllimesh operative: 1. Qëllimet e marketingut. 2. Qëllimet inovative. 3. Qëllimet profitabilitetit. 4. Qëllimet e resurseve financiare 5. Qëllimet e resurseve fizike. 6. Qëllimet e resurseve njerëzore. 7. Qëllimet e produktivitetit. dhe 8. Përgjegjësia shoqërore.

Hierarkia e qëllimeve. Qëllimi operativ A A 1 A 2 Qëllimi operativ B B 1 Qëllime ekzekutive B 2

Llojet tjera të qëllimeve Qëllimet ekonomike Qëllimet shërbyese Qëllimet personale

Qëllimet dhe hierarkia organizative. S-E Misioni Qëllimet globale Qëllimet e përcaktuara si të përgjithshme Qëllimet e pjesëve të ndërmarrjes Këshilli i drejtorëve Menaxherët e lartë Menaxherët e nivelit të mesëm Qëllimet e njësive Menaxherët e nivelit të ulët Qëllimet e individit

Menaxhmenti përmes qëllimeve MBO -Themelues Peter Drucker 1954 MBO- paraqet mënyrë të menduarit, e cila është e përqendruar në realizimin e rezultateve të organizatës me inkuadrimin e menaxherëve të përcaktuar në secilin nivel të organizatës në formulimin e qëllimeve. -Filozofia është menaxhmenti participativ!

Sistemi MBO Tri nevojat menaxheriale sipas sistemit MBO: 1. 2. 3. Duhet të krijoj bazën për planifikim të mirë. Komunikim më të mirë. Pjesëmarrja në procesin e formulimit të qëllimeve.

Procesi i MBO-s Menaxhmenti I lartë Përkrahja dhe vendosja Formulimi i objektivave të përgjithshme të organizatës Formulimi i objektivave specifike për çdo ndarje organizative dhe individ Menaxherët Hartimi i planit të veprimit dhe burimeve të nevojshme Zbatimi i objektivave të vendosura Rishikimi dhe kontrolli i punës Vlerësimi i nivelit të arritur të objektivave dhe punës së vartësve Ndihmësit

Përparësitë e MBO-s Përparësitë: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Lehtëson vendosjen e objektivave, ndihmon koordinimin. Përqëndrim i vëmendjes së punëtorëve në rezultatet e dëshiruara. Rritje e shkallës së komunikimit dhe efikasitetit. Vlerësim efikas të rezultateve dhe shpërblimin e punëtorëve. Rritje të sasisë dhe cilësisë në realizimin e detyrave. Lidhje vertikale midis qëllimeve të ndryshme në hierarkinë menaxheriale. Kontroll efektiv.

Dobësitë: -Mungesa e përkrahjes nga menaxhmenti i lartë për sistemin MBO. -Qëllimet vështirë formulohen. -Mbivlerësimi i objektivave afatshkurta. -Rritja e madhe e vëllimit të punëve. -Realizimi i qëllimeve përcillet me formalizma të tepruara. -Shpesh ndodh që qëllimet të vendosen në mënyrë arbitrare, etj.

Planet janë shprehje e asaj se si duhet të realizohen qëllimet. Plani duhet të hartohet në atë mënyrë që të përgjigjet në pyetjet si: Cilat aktivitete kërkohen që të realizohet qëllimi? Kush është përgjegjës për realizimin e tyre? Kur duhet të kryhen ato detyra? Kur duhet të realizohen aktivitetet e dhëna?

Plani Gjithashtu menaxhmenti duhet të ketë parasyshë që plani të jetë: 1. Objektiv, logjik, real me respektim të misionit 2. Ekonomik (kvantitet dhe kualitet) 3. Aktivitetet, procedurat dhe njerëzit e duhur.

Karakteristikat e planit. I përshtatshëm ndaj ndryshimeve të rrethinës Dimensioni kohorë se kur duhet të kryhen detyrat Konkretizimi i detyrave në dinamikë, bartës dhe njësi Frekuencat e përgatitjes së planit (kontinuitet – një herë) Përfshirja e gjithë aktiviteteve P L A N I Kompleksiteti I planit (komponentat e përfshira)

Llojet e planeve. Strategjike Sipas nivelit hierarkik Taktike Operacionale Afatgjate LLOJET E PLANEVE Sipas kohëzgjatjes Afatmesme Afatshkurta Me një përdorim Sipas përdorimit Plane standarde

Llojet e planeve sipas nivelit herarkik Ninelet e Menaxhmentiti I lartë Plani strategjikë I mesëm Plani taktik I ulët Plani operativ 0 1 5 10