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Planificación y ejecución

Planificación y ejecución n Esta presentación tiene dos partes: Primera parte: Planificación estratégica Segunda parte: Ejecución del plan Hoy vamos a considerar la primera parte…

Primera parte Planificación Estratégica Un plan estratégico Para el futuro de su empresa

Los componentes de la planificación 1 • Palabras y su significado • Elementos de la planificación estratégica 2 • El proceso de elaborar un plan • Examinando la situación actual de su empresa 3 • Imaginando el futuro de su empresa • Moviéndose de los sueños a la realidad

Para que nos podamos comunicar • Palabras y su 1. 1 significado

n n n Planificación es el proceso de elaborar el plan para el futuro de su empresa. Plan es el documento que contiene sus ideas para guiar a su empresa desde donde está ahora hasta donde usted anticipa verla dentro de tres o cinco años. Estrategia es decidir cómo guiará a su empresa en medio de condiciones dinámicas (en constante cambio).

Plan estratégico El plan estratégico es el documento que expresa: n Que es lo que distingue o hace única a su empresa n Operaciones que harán para atender a sus clientes con profesionalismo y excelencia n Actividades que evitarán hacer, cueste lo que cueste n Criterios para medir el crecimiento de su empresa

1. 2 • Elementos de la planificación estratégica

Visión Misión Pasión Valores y principios Evaluación y corrección Ejecución e implementac ión Resultados deseados Establecer prioridades Metas y planes de acción

• El proceso 2. 1 de elaborar un plan

¿Dónde comenzamos? n n n Escoger tres a cinco personas para que formen un grupo de planificación estratégica. Preferiblemente personas que conocen la industria en la cual opera la empresa. (Si hay recursos, contratar a un asesor externo). Su tarea es presentar un documento escrito para la aprobación final por el dueño o los socios de la empresa.

Elementos necesarios n n Identificar la información que van a necesitar para hacer las decisiones apropiadas. Determinar el propósito primario de su empresa. Definir los valores o principios que gobiernan la empresa ahora. Imaginar su empresa si todo lo planeado saliera perfecto.

n n Cuáles son las fortalezas y debilidades de su empresa Qué oportunidades y obstáculos hay dada la competencia en la industria del libro cristiano en castellano. Qué mercados están abiertos para su empresa (denominación, doctrinas, énfasis) Como resume sus Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Obstáculos

Considerando las prioridades n n n Cuál es la mayor ventaja competitiva que tiene su empresa. En qué es la mejor. Cuáles son sus metas/objetivos de largo plazo Es posible segmentar a sus clientes y cómo puede servir a cada segmento

Organice sus ideas n n Defina los resultados deseados durante el primero, segundo y tercer años. Establezca sus objetivos/metas en armonía con sus prioridades y los resultados deseados. Redacte un documento suficientemente amplio que sirva de referencia: El plan estratégico Redacte un resumen del plan estratégico para comunicarlo a todo el personal de la empresa.

Comunique el plan a toda la organización n Cada persona que labora en la empresa debe recibir una copia del plan (impresa, correo electrónico, poner carteles en las paredes de los pasillos y salones de reuniones) Identificar y designar al líder o “el campeón” del plan estratégico. Buscar y proveer los recursos humanos y financieros para llevar a cabo el plan.

2. 2 • Examinando la situación actual de la empresa

Revisar la visión, la misión o pasión n n Dice exactamente cuál es el propósito primario de su negocio o empresa Es breve y fácil de ser repetida por los empleados y los clientes

Editorial Mundo Hispano n Un ejemplo: Nuestra pasión es: Comunicar el mensaje de Jesucristo y facilitar la formación de discípulos por medios impresos y electrónicos.

¡Manos a la obra! n Ejercicio: En una hoja de papel escriba la visión y misión de su empresa. n n ¿Dice exactamente la razón para la cual existe su empresa? Es fácil de memorizar

• Imaginando 3. 1 el futuro de la empresa

Valores y principios bíblicos n n ¿Están claros los valores o principios bíblicos por los cuales la empresa se va guiar mientras hace sus operaciones? Cuatro o cinco deben ser suficientes.

Editorial Mundo Hispano n Nuestros valores y principios: n Buscar que todo lo que hacemos y nuestras relaciones sean del agrado de Dios y faciliten el crecimiento de su reino. n Ofrecer un lugar adecuado de trabajo y mejores beneficios para todos los empleados. n Orientar la selección de los productos y el servicio al cliente por las necesidades del último usuario y su desempeño como discípulo de Jesucristo. n Ser buenos mayordomos de los recursos humanos, facilidades físicas y financieras que nos han sido confiados para hacer que el ministerio/empresa sea cada vez más sólido, estable y en constante crecimiento.

¡Manos a la obra! n n Ejercicio: Escriba los valores éticos o principios bíblicos de su empresa. Si su empresa no los ha escrito, redacte un “primer borrador”.

Resultados deseados n Deben ser expresados como una actividad constante de la empresa, pero… Deben poder ser objetivos y medibles. n Ejemplos de resultados deseados n

Editorial Mundo Hispano n Resultados deseados: n Mejorar el entusiasmo de todos los participantes en el proceso de cada producto desde la imaginación hasta el uso satisfactorio. n Alcanzar a un mayor número de usuarios y colaboradores satisfechos con el contenido, la presentación y el precio por título. n Maximizar la productividad/rentabilidad de todos los participantes en el proceso de cada producto desde la imaginación, desarrollo, promoción, distribución, venta y servicios al cliente. n Aprovechar las nuevas tecnologías para facilitar el mayor alcance de nuestro ministerio.

¡Manos a la obra! n n n Escriba tres de los resultados deseados de su empresa. ¿Podría establecerse una cantidad (o un número) para medir su progreso en cada resultado deseado? Nota: los resultados que caen en el campo de las actitudes, afectos o emociones son más difíciles de cuantificar. Lo mejor es observar que la conducta deseada es practicada.

Traducción de los resultados a metas, planes de acción y costos n Primer resultado deseado: n Meta 1. 1: Debe ser objetiva, medible y con una fecha o circunstancia cuando se va a alcanzar. n Plan de acción 1. 1: Nos dice qué tarea debe hacerse, quién es responsable y cuándo debe estar terminada. n n Plan de acción 1. 2: Nos dice qué tarea debe hacerse, quién es responsable y cuándo debe estar terminada. n n Presupuesto 1. 1: Nos dice cuánto dinero se requiere para cumplir con la tarea. Presupuesto 1. 2: Nos dice cuánto dinero se requiere para cumplir con la tarea. Plan de acción 1. 3: Nos dice qué tarea debe hacerse, quién es responsable y cuándo debe estar terminada. n Presupuesto 1. 3: Nos dice cuánto dinero se requiere para con la tarea. cumplir

n Segundo resultado deseado: n Meta 2: 1: Objetiva, medible y con fecha o circunstancia n Plan de acción 2. 1: Nos dice qué tarea debe hacerse, quién es responsable y cuándo debe estar terminada. n n Plan de acción 2. 2: Nos dice qué tarea debe hacerse, quién es responsable y cuándo debe estar terminada. n n Presupuesto 2. 1: Nos dice cuánto dinero se requiere para cumplir con la tarea. Presupuesto 2. 2: Nos dice cuánto dinero se requiere para cumplir con la tarea. Plan de acción 2. 3: Nos dice qué tarea debe hacerse, quién es responsable y cuándo debe estar terminada. n Presupuesto 2. 3: Nos dice cuánto dinero se requiere para con la tarea. cumplir

3. 1 • Moviéndonos de los sueños a la realidad

¿Cómo hacen para que los sueños se vuelvan realidad? n n n Se preguntó a 90 directores y ejecutivos de empresas. Al analizar las respuestas emergieron cinco conductas o prácticas. Estaba leyendo ese estudio cuando de repente mi mente saltó a un antiguo relato que encontramos en Génesis 41: 33 – 36 y 53 – 57. Las cinco prácticas o conductas que mencionaron los 90 ejecutivos modernos son las mismas que practicó ese antiguo y casi olvidado ejecutivo del Antiguo Testamento llamado José.

Visión n Tener la visión o el paradigma deseado bien claro y creer que sí es posible hacerlo realidad. José expresó su visión imaginando el establecimiento de grandes almacenes de granos básicos en las ciudades importantes de Egipto. Cuando se le ofreció la oportunidad de participar asumió el compromiso con empeño. Nosotros como dirigentes de una empresa tenemos que elaborar y declarar nuestra visión. Decir con exactitud la razón por la cual existe la empresa y cómo se propone llevar a cabo su visión.

Alineación n n Alineación con la visión. Es la conducta por la cual cada uno de los participantes sabe exactamente lo que se espera de él/ella. José propuso que todos debían guardar la quinta parte (20 por ciento) de todo el producto de la tierra. Salvar la empresa era tarea de todos. Nosotros como dirigentes hemos animado a la gente pero nos ha hecho falta decirles exactamente lo que cada uno debe hacer. Por supuesto, los empleados quieren saber cuáles serán los beneficios que obtendrán por su esfuerzo. ¡Habrá comida para todos!

Proceso n n n Vivir el proceso de cambio como parte de la experiencia que la transformación demanda. José dijo que el proceso de guardar el 20% de la producción debía hacerse durante siete años exactamente. El proceso requiere tiempo y debemos señalar un tiempo adecuado para el logro de los resultados deseados.

Enfoque n n n Mantener el enfoque en la dirección propuesta especialmente cuando la situación se vuelve difícil y surgen las dudas sobre si se está haciendo lo correcto o si hay posibilidades de llegar a la meta. José le recordó constantemente a su gente que vendrían siete años de hambre y escasez por lo tanto había que mantenerse enfocados en la tarea. Como dirigentes a veces nos preguntamos: ¿Qué estoy haciendo aquí? Por toda respuesta, debemos repetir nuestra visión, alinearnos, revisar el proceso y enfocarnos en la tarea.

Ambiente n n n Los miembros de una organización tienen la oportunidad y el privilegio de crear su propio ambiente social de trabajo. Cómo nos relacionamos y cooperamos con otras personas para el logro de los resultados deseados es nuestra decisión. José recurrió al establecimiento de supervisores para asegurar el ambiente apropiado para cumplimiento de las tareas que conducían de la visión a la realidad. Los que trabajamos en una empresa somos los únicos responsables del medio ambiente de amistad, cooperación, entusiasmo y buena voluntad que se respira o no entre nosotros. Cada uno aportamos positiva o negativamente al ambiente social de todos.

En Resumen n Nada sirve mejor a la organización de una empresa, especialmente en tiempos de dudas y paralizantes ambigüedades como las que estamos viviendo, que un equipo de personas que saben lo que quieren, animan a otros, apoyan el proceso, se mantienen enfocados y crean el ambiente social que comunica la satisfacción de ser parte de esta empresa.

Breve cuestionario n n n Veamos si usted califica para ser miembro del equipo de planificación estratégica de su empresa. Si conoce el cuestionario, por favor absténgase de participar, ¡de todos modos usted no califica! Si falla en una respuesta NO puede irse a casa…

¿Cómo puede meter una girafa dentro del refrigerador? n n n La respuesta correcta es: Abrir la puerta del refrigerador, meter la girafa y cerrar la puerta. Esta pregunta “prueba” que, a veces, tenemos la tendencia a complicar las cosas sencillas.

¿Cómo puede meter un elefante dentro del refrigerador? n n n La respuesta incorrecta es: Abrir la puerta del refrigerador, meter al elefante y cerrar la puerta. La respuesta correcta es: Abrir el refrigerador, sacar a la girafa, meter al elefante y cerrar la puerta. Esta pregunta “prueba” nuestra habilidad para recordar las implicaciones de nuestras acciones.

El Rey León ha citado a una reunión de TODOS los animales. Todos han asistido menos uno, ¿cuál es? n La respuesta correcta es: El elefante. Recuerde que usted metió al elefante en el refrigerador. n Esta pregunta “prueba” su memoria. n

A usted no le interesa la conferencia y quiere irse a su casa, pero hay un río, famoso por los muchos cocodrilos que en él habitan, que usted debe cruzar. ¿Cómo cruzaría usted el río? n n La respuesta correcta es: Caminando o nadando. ¿Por qué? Recuerde que todos los cocodrilos están en la conferencia de animales que citó el Rey León Esta pregunta “prueba” que usted puede aprender rápidamente de sus propios errores.

Por favor, no se sienta mal… n De acuerdo con Accenture Consulting, cerca del 90 por ciento de los profesionales respondieron equivocadamente a todas las preguntas. Sin embargo, muchos preescolares las respondieron correctamente. Según esa firma de consultores esta prueba evidencia que la mayoría de los profesionales tienen el cerebro menos desarrollado que un niño de cuatro años. [Citado por Erica Olsen en Developer of My Strategic Plan, pág. 56]

Segunda parte n La ejecución del plan estratégico n Hablaremos de eso en otra reunión… n Por ahora, ¡muchas gracias!

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