PLANEJAMENTO ESTRATGICO Ktia de Lima Passos Ferreira Residente

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Kátia de Lima Passos Ferreira Residente de Administração em Gestão Hospitalar do HU/UFJF residecoadm. hu@ufjf. edu. br

PLANEJAR Planejar é organizar uma atividade de forma consciente para se atingir um objetivo da melhor maneira possível. O Planejamento Estratégico (PE) é uma técnica de organização que procura definir qual a melhor maneira (estratégia) de se atingir um objetivo.

POR QUE PLANEJAR? Para preparar-se para o inevitável; Para controlar: minimizar ou eliminar as influências de mercado; Para coordenar suas atividades: decompondo uma estratégia em intenções atribuíveis a cada parte da organização.

“Preparar-se para o inevitável, prevenindo o indesejável e controlando o que for controlável” (Peter Drucker). Em resumo, o tempo dedicado ao planejamento é vital para evitar problemas na fase de execução. O objetivo central do planejamento é minimizar a necessidade de revisões durante a execução.

PLANEJAMENTO Planejamento é um processo contínuo e dinâmico que consiste em um conjunto de ações integradas, coordenadas e orientadas para tornar realidade um objetivo futuro, de forma a possibilitar a tomada de decisões antecipadamente.

Essas ações devem ser identificadas de modo a permitir que elas sejam executadas de forma adequada e considerando aspectos como o prazo, custos, qualidade, segurança, desempenho e outras condicionantes. Por exemplo: planejar ações para elaboração dos pregões para 2014 (padronização, descrição do item, quantitativo)

O Planejamento: Determina o propósito organizacional; Verifica a capacidade de resposta da organização às mudanças do ambiente externo (ex: greve dos servidores); Alinha os objetivos dos setores com a missão da organização; Define um caminho a ser seguido para que os objetivos sejam alcançados.

ESTRATÉGIA A palavra estratégia tem sua origem no grego, e significa “arte do general”, referindo -se às habilidades dos militares em comandar e definir as ações das tropas, designando o caminho da vitória em uma guerra.

“Estratégia é o conjunto de meios (recursos) que uma organização utiliza para alcançar seus objetivos” (Fernando Serra) É um plano: direção, guia, curso de ação para o futuro.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO (PE) A ideia de estratégia foi agregada à administração e ao conceito de planejamento sobretudo nas últimas décadas, como forma de lidar com a acirrada competitividade das empresas no mercado.

No campo teórico, o planejamento estratégico surgiu em oposição ao planejamento tradicional, que efetuava planos fixos, determinados. Esses se mostraram ineficientes, ao tentar apreender a realidade de um único ponto de vista. Surgiu nos anos 50, na América, inicialmente como um exercício orçamentário. Na década de 60 já havia se instalado nas grandes organizações como planejamento estratégico de fato.

CONDIÇÕES PARA O PLANEJAMENTO Consciência de sua necessidade; Decisão pela sua utilização; Envolvimento efetivo da Direção; Informações relevantes para planejamento; Participação organizada. o

Para o desenvolvimento de um plano estratégico, existem diversas metodologias, não há uma metodologia específica para direcionar a construção de um planejamento estratégico, no entanto, todos os tipos de planejamento possuem necessariamente alguns elementos em comum.

FASES DO PE Fase de preparação: - conhecimento do sistema como um todo; - determinação dos objetivos e prazos; - estabelecimento de prioridades; - seleção dos recursos disponíveis; Fase de desenvolvimento: - desenvolvimento do programa; - aprovação; - execução; Fase de aperfeiçoamento: - avaliação(controle e supervisão); - replanejamento.

SÍNTESE DAS ETAPAS DE UM PE: VALORES MISSÃO e NEGÓCIO ANÁLISE AMBIENTAL VISÃO ESTRATÉGICA QUESTÕES/DIRETRIZES ESTRATÉGICAS AÇÕES ESTRATÉGICAS (plano de ação)

Portanto, nota-se que o planejamento estratégico pode ser considerado como o processo pelo qual líderes de uma organização visualizam um contexto futuro e desenvolvem procedimentos e operações necessárias para atingir um objetivo. Delimita os domínios de atuação da Instituição. Envolve todos os níveis da Instituição para a consecução dos fins maiores.

BENEFÍCIOS Agiliza decisões; Melhora a comunicação; Aumenta a capacidade gerencial para tomar decisões; Direção única para todos; Orienta programas de Qualidade; Melhor relacionamento da organização com o ambiente externo; Permite controle apropriado; Produtos e serviços entregues conforme requisitos exigidos pelo cliente; Possibilita resolução antecipada de problemas e conflitos.

PLANEJAMENTO NO SETOR PRIVADO Usado para alcançar objetivos de interesse privado Atende a demandas manifestadas no mercado

PLANEJAMENTO NO SETOR PÚBLICO Voltado para a solução dos problemas da sociedade, de interesse da maioria, que não encontram solução nas forças do mercado Sujeito a prescrições constitucionais e legais

DIFERENÇAS NA IMPLEMENTAÇÃO DO PE: PÚBLICO X PRIVADO Os princípios para implementação de um planejamento estratégico em empresas privadas e instituições públicas são praticamente idênticos, pois ambos tem que analisar seu ambiente interno e externo, formular uma missão, verificar seus objetivos, desenvolver planos e projetos para execução, controlar e avaliar a execução do planejamento.

Mas não há como negar que existem algumas diferenças específicas entre as empresas privadas e as instituições públicas que certamente influenciam a formulação, aplicação e controle do planejamento estratégico. As diferenças estruturais básicas (propriedade, custeio, ramo de atuação) são significativas no momento de se apresentar um planejamento estratégico, pois as instituições públicas possuem missão e objetivos diversos.

As empresas privadas visam o lucro e o crescimento no mercado em que atuam X As instituições públicas visam a prestação de um serviço com o objetivo do bem comum da população

MISSÃO É a razão de ser da empresa, o motivo pela qual ela existe (seu objetivo maior); Serve para orientar a tomada de decisões, definir objetivos e auxiliar na escolha das decisões estratégicas. Deve responder às questões: Que necessidades de nossos clientes nossos produtos/serviços procuram satisfazer? O que nossos clientes mais valorizam em relação a produtos/serviços/atendimento?

MISSÃO “ Uma empresa não é definida pelo seu nome ou estatuto. É definida pela sua missão. Somente uma definição clara da missão da organização possibilita ter objetivos claros e realísticos”. (Peter Drucker)

Alguns exemplos de Missão: “Criar um mundo onde todos possam ser criança” Disney World “Prestar assistência de excelência e referência com responsabilidade social, formar recursos humanos e gerar conhecimento, atuando decisivamente na transformação de realidades e no desenvolvimento pleno da cidadania” HCPA “Formar Recursos Humanos, gerar conhecimentos e prestar assistência de qualidade na área de saúde à comunidade e região. ” HU/UFJF

VISÃO Projeção de oportunidades futuras e concentração de esforços em busca de um objetivo; Definição do objetivo principal; Revista periodicamente; Compromisso da organização com ela mesma.

Deve responder a pergunta como: Onde a empresa quer chegar? O que pretende ser no futuro? Exemplos: “Ser um referencial público de alta confiabilidade em saúde” – HCPA “O HU deverá, nos próximos dois anos, ter autonomia na rede de serviços de saúde, como centro de referência para o desenvolvimento regional, formando e reciclando RH, consolidando a pesquisa e prestando assistência humanizada à clientela da região, com qualidade e resolubilidade. HU/UFJF

Diferenças entre Missão e Visão MISSÃO VISÃO Inclui o Negócio. É o que “sonha” no Negócio. É a “partida”. É “aonde vamos”. É a “Carteira de Identidade” da empresa. É o “Passaporte” para o futuro. Identifica “quem somos”. Projeta “quem desejamos ser”. Dá o rumo para a empresa. Energiza a empresa. É orientadora. É inspiradora. Foco do presente para o futuro. Focalizado no futuro.

Os valores de uma empresa são a base de sua administração; Pautam a ação da organização junto a sociedade, colaboradores e fornecedores. O Mc. Donald´s compactou sua Mc. Filosofia em 4 letras: Q (qualidade), S (serviço), L (limpeza) e V (valor).

Valores do HU-UFJF (alguns): Satisfação dos clientes; Qualidade e produtividade; Inovação; Respeito ao patrimônio; Humanização.

É a segmentação do serviço/produto oferecido; O benefício que o produto/serviço oferece; Domínio de atuação (identificação de concorrentes). Exemplos: “Assistência, Ensino e Pesquisa em saúde” (HCPA). “Assistência, Ensino Pesquisa e área na saúde de para o desenvolvimento da região. ” HU/UFJF

O resultado de um planejamento é o plano. Plano = "um curso predeterminado de ação sobre um período específico", que apresenta "a previsão, a programação e a coordenação de uma sequência lógica de eventos, os quais, se aplicados com sucesso, deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam“.

OBJETIVOS E METAS Objetivo é o que se pretende atingir em um determinado prazo. Ex. : ampliar a capacidade com 120 leitos até 2014; Metas são partes menores de um objetivo. Ex. : a partir de 2013, aumentar 30 leitos por ano.

ANÁLISE AMBIENTAL É o processo de identificação de oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que afetam a organização no cumprimento da sua missão.

MATRIZ FOFA OU MATRIZ SWOT F orças S trenghts O portunidades W eaknesses F raquezas O pportunities A meaças T hreats

A Matriz SWOT foi desenvolvida na escola de negócios de Harvard na década de 70. Ferramenta de gestão utilizada por empresas como parte do planejamento estratégico (análise de ambientes). Conhecimento e avaliação do ambiente, da concorrência e de si mesmo.

A organização que identificar e agir com antecedência: Tira melhor proveito das oportunidades; Terá menos das ameaças. Exemplo de Análise externa: variáveis econômicas; socioculturais; políticas; tecnológicas; naturais; dentre outras.

Oportunidades: São as forças externas à organização, que a influenciam positivamente apesar de não se ter controle sobre elas. Devem ser aproveitadas para contribuir no alcance dos objetivos. Muitas vezes podem vir através de algum aspecto econômico novo, políticas do governo…

OPORTUNIDADES • Novos talentos no mercado • Novas tecnologias • Vigilância sanitária (aprovação de novos exames/cirurgias) • Mudança nos hábitos • Grande procura pelo SUS • Mudanças Climáticas • Localização

Ameaças: São as forças externas à organização, e que pesam negativamente para sua empresa. Elas podem prejudicar o alcance dos objetivos. Devem ser constantemente monitoradas pelos gestores, pois, muitas vezes, podem apresentar um risco muito maior que a capacidade de retorno. Além disso, podem se tornar oportunidades.

AMEAÇAS • Concorrência • Não liberação do SUS • Redução dos preços • Mudanças das necessidades dos usuários • Novas Tecnologias • Captação de recursos

Forças ou Pontos Fortes: Características internas, que indicam o que deve ser potencializado e aproveitado para atingir os objetivos. Descreve quais são as competências mais fortes da sua empresa.

FORÇAS ou PONTOS FORTES • Referência para tratamento de certas doenças • Equipamentos de primeira geração • Perspectiva de crescimento • Assistência de qualidade • Capacitação profissional • Imagem • Visão da liderança • Ambiente de trabalho • Diversas fontes de recursos

Fraquezas ou Pontos Fracos: Características internas, que indicam deficiências da organização. Devem ser corrigidas. As fraquezas devem ser bem estudadas e mensuradas, pois muitas vezes é possível revertê-las em forças.

Você pode encontrá-las fazendo as seguintes perguntas: Meus funcionários são capacitados para suas funções? Onde eu deveria melhorar minha empresa? Por que meus clientes escolhem os concorrentes? Quais são as deficiências dos meus colaboradores? Por que os clientes não voltam depois de uma compra?

FRAQUEZAS OU PONTOS FRACOS • Procedimentos mal remunerados • Falta de mão-de-obra qualificada • Nº reduzido de recursos humanos • Falta de infra-estrutura (demanda) • Não capacitação de pessoal • Falta de manutenção de equipamentos • Desorganização (gestão: processos informais, falta de padronização)

Ferramentas para levantar pontos fortes e fracos: Pesquisa de clima organizacional; Benchmarking com concorrentes; Caixa de sugestões; Avaliação de desempenho; Café com direção; Pesquisa de Satisfação.

internas da organização em relação Pontos Fortes/ Forças Vantagens aos objetivos FATORES INTERNOS Pontos Fracos/ Fraquezas Desvantagens internas da organização em relação aos objetivos Oportunidades Aspectos positivos do ambiente que envolve a organização com potencial de trazer-lhe vantagens Ameaças Aspectos negativos do ambiente que envolve a organização com potencial para comprometer as vantagens que ela possui. FATORES EXTERNOS

RESULTADOS DA MATRIZ SWOT

Muito obrigado! residecoadm. hu@ufjf. edu. br 4009 -5172